Le imprese operanti nell’ambito dell’organizzazione e della gestione degli eventi erogano servizi su commessa. Tali aziende, infatti, svolgono
principalmente un lavoro intellettuale per poter gestire un evento nel miglior modo ed in base ai vincoli che sono stati imposti dal cliente che ha
commissionato l’evento stesso. Queste tipologie di aziende non sono ancora molto sviluppate in Italia, poiché, come accennato precedentemente, solo da pochi anni tale settore ha preso piede ed è quindi in continuo sviluppo.
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Spesso le aziende che organizzano eventi, soprattutto in realtà regionali come la Toscana, sono di piccole o medie dimensioni e con un numero limitato di dipendenti altamente specializzati in tale campo.
A causa di tali caratteristiche è difficile trovare all’interno di un’azienda che organizza eventi un controllo di gestione strutturato in tutte le sue parti. Anche per queste aziende tuttavia si è reso necessario l’adeguamento della struttura organizzativa e informativa per l’attuazione di un efficace controllo di gestione.
La parte preventiva del controllo di gestione relativa ai piani e ai budget è quella che viene maggiormente attuata in tali aziende; infatti in tale settore è necessario stimare nel modo più accurato possibile le eventuali entrate ed uscite relative ad ogni evento, in modo da assicurarsi la copertura di tutti i costi
aziendali e l’ottenimento del margine di profitto dell’azienda. Dovranno essere redatti sia un budget aziendale a livello globale sia dei budget di commessa in cui saranno specificati in modo dettagliato tutti i valori riferiti ad ogni singolo evento.
Solitamente tali imprese effettuano una serie di preventivi iniziali che vengono forniti al cliente per far sì che questi possa prendere delle decisioni oculate su vari aspetti dell’evento.
Prese le decisioni più importanti, in azienda viene redatto un budget dell’evento, solitamente dalla project manager che si occupa della sua
organizzazione, che viene continuamente aggiornato in base alle nuove situazioni emerse nella fase di organizzazione e di gestione.
Ovviamente ogni azienda avrà delle voci diverse da inserire nel budget a seconda della tipologia di evento; tuttavia si possono individuare dei costi che sono comuni alla maggior parte delle aziende:
- costi delle risorse umane direttamente imputabili alla commessa (di
solito sono i costi più significativi in questa tipologia di aziende, poiché spesso è richiesto personale specializzato);
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- costi per risorse tecniche (di solito vengono in parte imputati alla singola commessa e in parte alla struttura);
- costi per acquisti di beni e servizi su commessa;
- costi per materiali di consumo direttamente attribuibili all’evento; - costi per la location;
- costi per viaggi e trasferte;
- ecc…
Saranno invece inseriti nel budget generale i costi non imputabili direttamente alla commessa, come:
- costi delle risorse tecniche, per la parte attribuita alla struttura; - costi per canoni utenze internet e telefoni;
- costi di manutenzione / riparazione;
- costi di affitto dei locali;
- costi di pubblicità e marketing;
- costi per riscaldamento;
- costi per energia elettrica;
- spese amministrative e generali;
- ecc…
Per queste ultime voci non è possibile o non è economicamente conveniente stimare la parte direttamente imputabile ad una singola commessa.
Poiché l’obiettivo del controllo di gestione per commessa è quello di
confrontare le previsioni stabilite in fase di pianificazione con i dati a consuntivo (in modo da poter effettuare un’analisi degli scostamenti fra costi e ricavi a preventivo e a consuntivo), ha molta importanza nelle fasi successive alla pianificazione la consuntivazione di tutte le attività svolte per raggiungere l’obiettivo di commessa, al fine di contabilizzare in modo esatto i relativi costi.
La parte prevalente dei costi di commessa è data dall’attività lavorativa, per lo più intellettuale, delle persone coinvolte nell’organizzazione; è dunque di
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fondamentale importanza consuntivare con precisione tutte le ore lavorate dal personale interno e dai collaboratori esterni sulla commessa.
In queste aziende è presente sia una contabilità generale sia una contabilità industriale, poiché il controllo interno dei costi è essenziale per poter garantire un adeguato svolgimento della gestione.
Relativamente alla contabilità generale, si avrà la redazione sia di un conto economico aziendale, sia di un conto economico di commessa, fondamentale da una parte per determinare la redditività della commessa, dall’altra per la
determinazione del conto economico aziendale. Potranno così essere svolte
successive analisi di bilancio a livello globale e a livello di singolo evento così da poter confrontare commesse diverse.
Tuttavia un buon controllo economico di gestione non è sufficiente a governare nel modo migliore l’organizzazione, poiché, anche se il conto economico indica buoni margini di profitto, potrebbe comunque darsi che la società incontri difficoltà dal punto di vista finanziario in certi momenti dell’anno. Purtroppo queste situazioni non sono rare a causa della non
coincidenza di incassi e di pagamenti. Spesso tali aziende subiscono delle uscite relative, ad esempio, al pagamento anticipato dei fornitori o al pagamento dei collaboratori esterni, che non sono compensati dall’incasso delle fatture attive, le quali dipendono da contratti con i committenti che impongono tempi di
pagamento molto lunghi. E’ necessario quindi predisporre di un budget finanziario e aggiornarlo costantemente in modo da avere sotto controllo la liquidità aziendale, per non trovarsi in situazioni di crisi di liquidità.
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