La prima fase necessaria per l’azienda consiste nell’ottenere una commissione per l’organizzazione di un evento da parte di un cliente. L’azienda, come illustrato precedentemente, eroga servizi differenziati, ma si può affermare che la maggior parte degli eventi che gestisce consistano in Congressi Medici, quindi focalizziamo l’attenzione su questo ambito di attività.
L’acquisizione di un ordine da parte di un cliente, in questo caso, può avvenire in vari modi:
- la responsabile Laura Balbarini pensa ad un format che può essere
interessante per chi investe e lo propone ai possibili clienti (di solito sono le case farmaceutiche quelle che sponsorizzano gli eventi e che quindi possono far si che gli eventi stessi si realizzino). La responsabile fa un preventivo iniziale per capire quale potrebbe essere il costo dell’evento e successivamente lo propone alle possibili aziende clienti (di solito la proposta viene fatta alle aziende con cui c’è già stato un rapporto di lavoro in passato), le quali decideranno se sono interessate alla proposta e se quindi affidare o meno a Meridiana l’organizzazione di tale evento. In questo caso, ovviamente, l’evento sarà monosponsor, cioè verrà sponsorizzato dall’azienda cliente (una casa farmaceutica di solito). Questa opzione negli ultimi anni ha preso campo poiché, mentre negli anni passati era molto più facile ottenere degli “ingaggi”, con la crisi economica in corso sono sempre più le aziende che devono “procurarsi” il lavoro;
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- un professore o una società scientifica decide di organizzare un congresso e decide di scegliere Meridiana come agenzia organizzativa. Di solito questi eventi sono multi sponsor, e sarà l’azienda stessa ad aiutare il cliente a cercare gli sponsor, in modo da avere i finanziamenti per mettere in atto l’evento. Le entrate potranno inoltre derivare anche dal pagamento che può eventualmente essere richiesto ai partecipanti per partecipare all’evento stesso. A seconda delle esigenze del cliente e delle caratteristiche dell’evento vengono redatti vari preventivi da parte dell’azienda. Se l’evento ha già avuto delle edizioni precedenti risulta sicuramente più facile effettuare una stima maggiormente precisa, basandosi su ciò che è avvenuto in passato;
- un’azienda farmaceutica contatta direttamente Meridiana essendo
intenzionata ad organizzare un congresso. In questo caso il cliente ha già in mente, di solito, come deve svolgersi l’evento, dove vuole che venga tenuto e il budget a disposizione. Anche in questo caso, infatti, l’evento sarà monosponsor, e si potrà usufruire solo del budget messo a disposizione dalla casa farmaceutica. Meridiana redige dei preventivi da presentare al cliente, che potranno poi in corso d’opera essere modificati.
Nella fase successiva, una volta acquisito l’ordine dal cliente per l’organizzazione di uno specifico evento, e stabilito il preventivo iniziale, Meridiana inizia a gestire tutti gli aspetti necessari per l’effettuazione dell’evento stesso.
Le attività principali che deve gestire l’azienda riguardano:
- provider ECM, ossia attività di istruttoria, cura e gestione (nel caso in cui l’evento da organizzare sia un evento accreditato ECM);
- elaborazione del progetto organizzativo e definizione del budget iniziale;
- selezione della sede e dei partner coinvolti nell’organizzazione; - cura dei rapporti con gli sponsor;
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- gestione dei rapporti con i relatori, i moderatori, le autorità e gli ospiti;
- elaborazione e cura del programma scientifico e degli abstract in formato cartaceo e digitale;
- grafica, creazione del logo;
- stampa di tutti i materiali congressuali;
- pubblicazione atti;
- gestione informatizzata delle mailing list e dei database;
- gestione delle prenotazioni alberghiere;
- biglietteria viaggi (aereo-treno-navi);
- organizzazione di itinerari turistico culturali;
- gestione ufficio stampa e progettazione di tutto quanto può essere utile alla divulgazione dell’evento;
- gestione di portali web con qualunque link;
- predisposizione di attrezzature tecniche, audiovisive,
videoconferenze gestite in sinergia con una equipe di professionisti specializzati e costantemente aggiornati che consentono di poter offrire una tecnologia sempre all’avanguardia;
- allestimento degli spazi congressuali, creazione di cartellonistica personalizzata, arredi, stand fieristici;
- servizio hostess, steward, interpreti, guide turistiche,
accompagnatori anche presso sedi dislocate;
- catering e ristorazione, organizzazione cene sociali, serate
spettacolo.
Alcune di queste attività vengono svolte internamente dall’azienda, mentre altre vengono gestite da dei fornitori esterni, questo con lo scopo di garantire alta qualità e assicurare sempre un servizio flessibile ed innovativo.
Durante tutta questa fase di preparazione dell’evento (che ha una durata variabile a seconda dell’evento stesso) l’azienda deve sempre “tenere sott’occhio” il budget e aggiornarlo in corso d’opera, sia in riferimento alle
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entrate, sia circa i costi da sostenere. Circa le entrate, negli eventi monosponsor, l’azienda ha già conoscenza all’inizio della fase preparatoria dell’evento quale sarà la somma disponibile per la realizzazione dell’evento stesso, e quindi in corso d’opera non ci potranno essere molti cambiamenti. Per quanto riguarda gli eventi multi sponsor, invece, l’azienda potrà acquisire via via nuovi sponsor per l’evento, aumentando così le possibilità di spesa per l’effettuazione dell’evento stesso. Questo porta delle differenze anche a livello di fatturazione. Negli eventi monosponsor di solito la fattura allo sponsor viene inviata all’inizio della progettazione dell’evento, mentre nel caso di eventi multi sponsor, la fattura verrà inviata alla sponsor corrispondente nel momento in cui quest’ultimo compila la scheda sponsor e viene stipulato il contratto di sponsorizzazione, e ciò potrà avvenire anche in fasi successive all’inizio della preparazione dell’evento. L’azienda deve sempre cercare di fatturare agli sponsor prima dell’evento, in modo da avere disponibilità della somma sponsorizzata. Questo perché l’azienda organizzatrice spesso deve pagare in corso di preparazione dell’evento degli anticipi ai fornitori (ad esempio all’albergo), ed è quindi necessario che ci sia una giusta sincronizzazione monetaria per evitare degli incagli finanziari.
Tutti i cambiamenti che vengono attuati sul budget durante la fase di organizzazione dell’evento devono essere comunicati preventivamente al cliente, in modo da prendere delle decisioni definitive insieme.
Per l’azienda riuscire a verificare sempre la copertura a budget dei costi da sostenere per organizzare l’evento è indispensabile, soprattutto per gli eventi a rischio d’impresa, per i quali essa è maggiormente sottoposta a rischi11
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Successivamente si svolgerà l’evento, e questo è il momento principale in cui potrebbero verificarsi eventuali imprevisti che dovranno essere gestiti nel modo più efficiente possibile da Meridiana.
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Negli eventi a rischio d’impresa, se l’evento rileva una perdita è l’azienda organizzatrice, in questo caso Meridiana, a subire un danno economico, e quindi l’azienda cercherà di andare incontro alle richieste del cliente, ma cercando sempre di non compromettere la sua situazione. Gli eventi non a rischio d’impresa, invece, sono eventi dove esiste una società scientifica e sarà quindi quest’ultima a coprire la perdita.
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Una volta concluso l’evento si redigerà il consuntivo. Già i giorni precedenti alla tenuta dell’evento l’azienda è a conoscenza delle entrate e delle uscite relative all’evento stesso, però solo ad evento concluso si potrà avere la certezza di tali importi. Di solito, gli elementi che possono comportare delle incertezze sono legati ai viaggi dei relatori, che possono essere soggetti ad imprevisti, ai rimborsi spese per i viaggi gestiti in modo autonomo dai relatori, ecc. Tutte queste spese ovviamente potranno essere conosciute in modo certo solo dopo l’evento, ma l’azienda effettua comunque delle stime preventive che vengono inserite nel budget.
Il consuntivo verrà consegnato al cliente, di solito entro due mesi dalla fine dell’evento. Questo perché l’azienda deve attendere la ricezione delle fatture da parte dei fornitori.