Delitti di criminalità organizzata (art. 24 ter D.lgs. 231/2001)

L’estensione della responsabilità degli enti anche ai delitti di criminalità organizzata commessi nel territorio dello Stato è tesa a contrastare la commissione di qualsiasi tipologia di reato, purché in forma associativa, ovvero con il concorso stabile, continuativo e organizzato di almeno tre soggetti: tale logica fa sì che anche illeciti formalmente non ricompresi tra le classi di reati del D.Lgs. 231/2001, possano

determinare la responsabilità amministrativa di COGESA, se commessi con logica associativa.

Un’errata gestione dell’attività di due diligence può favorire il rischio di assunzione di soggetti legati ad associazioni criminali o di emissione di ordini in favore di fornitori che per qualche motivo siano collegati ad associazioni criminali o, ancora, di costituzione di joint venture con Partners collegati ad associazioni criminali.

L’esposizione al rischio

I risultati dell’analisi di rischio hanno condotto ad identificare, nell’ambito dei processi aziendali, le seguenti attività come quelle in cui COGESA risulta maggiormente esposta (sia in via diretta che strumentale) al rischio di commissione dei reati di cui agli artt. 24 ter D.lgs. 231/2001:

- Gestione ciclo attivo - Gestione ciclo passivo - Gestione dei flussi finanziari

- Gestione attività di rilevazione, registrazione e rappresentazione nelle scritture contabili

Amministrazione, contabilità e bilancio

- Gestione approvvigionamenti di beni e servizi - Gestione qualifica fornitori

- Gestione affidamento incarichi consulenziali e prestazioni professionali

Approvvigionamenti

- Gestione crediti Crediti

- Gestione patrimonio Patrimonio

- Gestione manutenzioni Manutenzioni

- Erogazione servizi ecologici

- Gestione impianto di trattamento dei rifiuti indifferenziato o residuo

- Gestione piattaforma ecologica di tipo A

Gestione ciclo integrato dei rifiuti urbani

35 - Gestione impianti di discarica

- Gestione selezione e assunzione del personale - Gestione amministrativa del personale

Gestione risorse umane

Misure per la prevenzione

Per quel che riguarda le attività e i controlli implementati al fine di prevenire i reati di criminalità organizzata e di finanziamento al terrorismo la Società ha adottato le seguenti misure di prevenzione e controllo:

 Codice Etico che declina principi etici volti a prevenire il rischio di entrare in contatto con soggetti (dipendenti, partner, fornitori) ricollegabili ad associazioni criminali o che, comunque, non rispettino determinati criteri di qualifica.

 PG31_Gestione dell’amministrazioneche definisce ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione dei processi amministrativo contabili, garantendo la tracciabilità di operazioni quali, ad esempio:

 Verifiche di pre-fatturazione svolte sulla correttezza dei conferimenti, sull’accettazione della merce o del servizio,sulla verifica sulla correttezza dei servizi spot da parte dei responsabili interessati prima dell’emissione della fattura da parte del Responsabile Amministrativo (ciclo attivo);

 Verifica della corrispondenza tra fattura e richiesta d’acquisto;

 Gestione delle anomalie e blocco del pagamento in caso di anomalie non risolte;

 Verifica di corrispondenza tra dati bancari del soggetto della fattura e dati bancari inseriti nel contratto o nell’offerta;

 Controllo sull’avvenuta verifica dell’effettività della prestazione mediante consultazione della Funzione richiedente, anche tramite la consultazione del Certificato di Regolare Esecuzione o Fornitura (ciclo passivo);

 Tenuta scadenzario delle fatture pagabili;

 Sottoscrizione della distinta cumulativa del bonifico da parte dell’organo amministrativo per l’autorizzazione al pagamento;

 Predisposizione dei bonifici da parte dell’Ufficio Amministrativo mediante Home Banking;

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 Conservazione delle fatture in formato elettronico tramite il software che lavora

sull’interscambio salvo per fatture che non sono emesse da fornitori in formato elettronico;

 Definizione di specifici poteri per operare sui conti correnti della Società;

 Riconciliazione bancaria mensile/trimestrale da parte dell’Ufficio Amministrazione;

 Riconciliazione mensile della piccola cassa (circa 500 euro) con giustificativi di spesa;

 Estrazione settimanale mediante home banking dei flussi;

 Redazione report trimestrale avente ad oggetto dati aggregati sullo scaduto/incassato e dovuto/pagatosiglato dall’organo amministrativo;

 Verifica debiti/crediti reciproci da inviare annualmente all’Ente Pubblico controllante;

 Gestione degli scostamenti tra dovuto e incassato previo accertamento sulla causa;

 Definizione di specifici ruoli, responsabilità e misure di controllo sulla gestione del recupero crediti;

 Archiviazione documenti a disposizione per le autorità competenti (es. collegio sindacale).

 PG34_Procedura Gestione Patrimonio che definisce ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione del patrimonio aziendale e, dunque, nella gestione di nuove acquisizioni e di dismissioni mobiliari ed immobiliari, garantendo la tracciabilità delle operazioni relative.

 PG35_Procedura Gestione Crediti che definisce ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione del credito e, dunque, nella gestione del dato contabile, garantendo la tracciabilità delle operazioni relative.

 PG14_Procedura gestione fornitori e acquisti che definisce ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione del processo approvvigionamenti, garantendo la tracciabilità di operazioni quali, ad esempio:

 Rilevazione esigenza d’acquisto da parte del Responsabile di Funzione, sia per spese inserite a budget che nel caso di spese non inserite a budget;

 Approvazione della Richiesta di Approvvigionamento tramite parere vincolante del Coordinatore Generale e successiva autorizzazione dell’organo amministrativo nel caso di spese non inserite a budget e definizione del responsabile che dovrà occuparsi della richiesta;

 Approvazione Richiesta di Approvvigionamento da parte del Responsabile Tecnico Operation nel caso di spese inserite a budget e definizione del responsabile che dovrà occuparsi della richiesta;

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 Definizione di attività di due diligence sul fornitore mediante verifica casellario ANAC, verifica iscrizione in white list (anche se sono acquisti sottosoglia per singoli servizi), acquisizione dichiarazione art. 80 (anche in caso di affidamento diretto), acquisizione DURC del fornitore.

 Distinzione di due diversi Regolamenti per gli acquisti mediante procedure sotto soglia tra

“Beni e Servizi” e “Lavori”;

 Definizione, per fasce merceologiche, di importi degli appalti ai fini della rotazione;

 Definizione dell’iter procedimentale per gli affidamenti diretti sotto soglia;

 Definizione dell’iter procedimentale per gli affidamenti mediante procedure negoziate sotto soglia;

 Previsione della richiesta di preventivi agli operatori economici nei diversi casi;

 Obbligo di motivazione in caso di deroga dovuta a maggior efficienza, maggior efficacia ovvero urgenza;

 Verifica da parte della Funzione richiedente di corrispondenza tra il servizio prestato o il bene arrivato, l’esigenza rilevata e l’ordine di acquisto/contratto inviato per conoscenza anche al responsabile che ha curato l’affidamento;

 Compilazione modulo qualità relativo alla Valutazione del Fornitore;

 PG10 Gestione della manutenzione che definisce le modalità operative ed i criteri attraverso i quali sono determinate e rese disponibili le risorse strumentali ai servizi di raccolta e descrive il corretto funzionamento e controllo dei processi aziendali di raccolta.

 PG29 Procedura gestione manutenzione impianti che definisce piani di manutenzione ordinaria e ruoli e responsabilità nella gestione delle attività relativa alla manutenzione degli impianti produttivi e non produttivi.

 PG19_Procedura Gestione dei servizi ecologici, PG17_Gestione impianti di trattamento e/o smaltimento, PG24_Gestione impianto di TMB, PG12_Gestione rifiuti, Regolamento di accessoagli impianti, PG20_Gestione impianti di recupero, PG32 Gestione Ecosportello che definiscono ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione di ciascuna delle attività rappresentanti il core business societario, garantendo la tracciabilità di operazioni quali, ad esempio:

Erogazione servizi ecologici

 Formalizzazione attività di progettazione dell’erogazione del servizio;

 Programmazione dell’attività da parte del Coordinatore Generale in seguito alla sottoscrizione di ogni nuova convenzione o contratto (per rendere “cantierabile” il servizio richiesto);

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 Programmazione mensile delle attività (es. definizione punti di presa, numero operatori e attrezzature da utilizzare per il servizio) da parte di ROS;

 Redazione di Ordine di Servizio raccolta con assegnazione giornaliera ovvero settimanale delle risorse – affissione in bacheca di una copia ed archiviazione della seconda copia;

 Attribuzione del potere di modifica dell’Ordine di Servizio in capo al Coordinatore delle singole unità locali;

 Controllo almeno trimestrale dello Scadenziario patenti e CQC;

 Costante aggiornamento dell’ingresso dei mezzi in officina per la manutenzione e conseguente attività di monitoraggio e pianificazione;

 Definizione obbligo di redazione del Rapporto di servizio domiciliare/stradale e ODS (Software gestione rifiuti) affinché CDS controlli quotidianamente l’erogazione del servizio;

 Registrazione di ogni anomalia riscontrata durante l’erogazione del servizio nel Rapporto di servizio – riepilogo della manutenzione a fine giornata da parte di CDS e definizione delle modalità di gestione delle stesse;

 Definizione di specifiche misure di controllo per l’eventuale erogazione di cosiddetti “servizi spot”.

Gestione impianto di trattamento del rifiuto indifferenziato o residuo

 Redazione calendario annuale delle attività di monitoraggio da parte dell’Ufficio Tecnico secondo le indicazioni dell’AIA – rilevazione mensile dei risultati da parte del Responsabile Tecnico dell’impianto trasmessi annualmente agli organi competenti;

 Redazione Ordine di Servizio TMB da parte del Responsabile TMB specificando il turno e l’orario da rispettare ogni giorno;

 Rilevazione mensile dei risultati e invio degli stessi al Responsabile Tecnico Operation da parte del Responsabile TMB;

 Definizione di specifiche modalità di misurazioni e sorveglianza del sistema;

 Definizione di specifiche modalità e criteri di conferimento nell’impianto TMB (Regolamento accesso agli impianti);

 Redazione quotidiana Rapporto di servizio selezione e raffinazione con i dati delle attività svolte e dei risultati dei controlli effettuati durante la lavorazione,

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 Compilazione verifiche cumuli e gestione biofiltroda parte dell’addetto a presidi ambientali;

 Programmazione, esecuzione e registrazione della manutenzione necessaria all’impianto di TMB;

 Registrazione di tutte le attività e archiviazione della documentazione;

 Monitoraggio di sorveglianze e misurazioni secondo il Piano relativo ed affidamento delle verifiche a ditte esterne specializzate;

 Definizione elenco di documenti che trasportatori e conferitori devono presentare alla Società prima dell’ingresso in impianto (es. targhe automezzi da utilizzare, iscrizione all’albo);

 Definizione regole di condotta da rispettare nelle operazioni di carico e scarico;

 Piano di emergenza interna;

 Definizione controlli da parte del personale addetto alla pesa circa la documentazione

autorizzativa dei mezzi, lo stato dei mezzi in ingresso, natura del rifiuto e definite modalità di gestione di eventuali anomalie (es. rifiuto non conforme) sia da parte del personale addetto alla pesa sia da parte del personale addetto all’impianto.

Gestione piattaforma ecologica di tipo A - centri di raccolta e stazioni ecologiche

 Redazione Ordine di Servizio Piattaforma da parte del Responsabile impianti di recupero dei rifiuti differenziati specificando piattaforma, squadra e tipologia di rifiuto da lavorare per ogni giorno;

 Definizione ed identificazione di specifiche aree di stoccaggio;

 Previsione di specifico controllo da parte di PTA o di RD sulla valutazione delle quantità dei rifiuti stoccati ed effettiva separazione nelle aree identificate e verifica visiva da parte del CapiTurno sia per i rifiuti in ingresso che per i rifiuti lavorati;

 Redazione rapporto di servizio piattaforma da parte del CapiTurno;

 Registrazione del rientro della lavorazione del rifiuto nel Report balle;

 Registrazione delle attività di selezione degli ingombranti nel Rapporto Servizio Ingombranti;

 Effettuazione di analisi merceologiche sulla qualità dei rifiuti conferiti a scadenze prefissate e registrazione su Report controllo merceologico e registrazione su Elenco Report Analisi - convocazione dei Comuni per instaurare contraddittorio al momento delle analisi ed invio risultati al Comune interessato;

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 Programmazione di tutti i viaggi in uscita dei rifiuti lavorati dalla piattaforma sia se gestiti internamente e sia se gestiti tramite trasportatori esterni;

 Definizione di specifiche misure di controllo per monitorare le attività di prelievo dei trasportatori esterni e di regole di condotta per l’accesso alla piattaforma;

 Definizione elenco di documenti che trasportatori e conferitori devono presentare alla Società prima dell’ingresso in impianto (es. targhe automezzi utilizzare, iscrizione all’albo,...);

 Definizione regole di condotta da rispettare nelle operazioni di carico e scarico;

 Piano di emergenza interna;

 Definizione controlli da parte del personale addetto alla pesa circa la documentazione

autorizzativa dei mezzi, lo stato dei mezzi in ingresso, natura del rifiuto e definite modalità di gestione di eventuali anomalie (es. rifiuto non conforme) sia da parte del personale addetto alla pesa sia da parte del personale addetto all’impianto;

 Definizione di specifiche misure di controllo per la pesatura presso le isole ecologiche sia che a conferire siano mezzi Cogesa, sia che siano mezzi di un soggetto privato – registrazione su Anthea in Documento conferimenti Rifiuti.

Gestione impianti di discarica

 Definizione di specifica modalità di registrazione delle attività (planimetria del livello della discarica in coltivazione con annotazione della cella, data iniziale e finale della coltivazione della stessa);

 Redazione scheda gestione impianto e consegna al Responsabile Tecnico Operationogni fine mese;

 Redazione rapporto giornaliero delle attività di discarica e consegna settimanale e/o mensilea Responsabile TecnicoOperation;

 Previsione di specifiche e definite modalità di captazione del percolato;

 Definizione elenco di documenti che trasportatori e conferitori devono presentare alla Società prima dell’ingresso in impianto (es. targhe automezzi utilizzare, iscrizione all’albo,...);

 Definizione regole di condotta da rispettare nelle operazioni di carico e scarico;

 Piano di emergenza interna;

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 Definizione controlli da parte del personale addetto alla pesa circa la documentazione

autorizzativa dei mezzi, lo stato dei mezzi in ingresso, natura del rifiuto e definite modalità di gestione di eventuali anomalie (es. rifiuto non conforme) sia da parte del personale addetto alla pesa sia da parte del personale addetto all’impianto.

Gestione eco-sportello

 Definizione ruoli e responsabilità tra chi riceve il reclamo (Ufficio Reclami) e gira l’informazione al Coordinatore dell’Unità locale, chi esegue il controllo e chi riferisce la risoluzione del reclamo (Coordinatore Unità locale);

 Definizioneindicatore di performance gestito da RSGQ.

 PG28_Gestione del personale, Regolamento assunzioni, Mansionario, Regolamento interno orario di lavoro che definiscono ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione delle risorse umane (selezione e assunzione del personale, gestione amministrativa, formazione e informazione), garantendo, peraltro, la tracciabilità di operazioni quali:

 Rilevazione fabbisogno risorse umane e proposta al Coordinatore Generale;

 Applicazione della normativa pubblica sul pubblico impiego che definisce uno specifico iter per la selezione e assunzione del personale esclusivamente mediante concorso pubblico;

 Definizione di specifiche misure di controllo (es. selezione e qualifica del fornitore, onere/obbligo di motivazione) per il caso di ricorso ad agenzia interinale;

 Sottoscrizione dei contratti o lettere di incarico da parte dell’organo amministrativo (Amministratore Unico oppure Presidente del CdA);

 Rilevazione presenza a mezzo badge;

 Compilazione di modulo per la richiesta permessi/ferie sottoscritto dal Responsabile di Funzione per approvazione, trasmissione all’Ufficio Risorse Umane e archiviazione oppure utilizzo del software dedicato con richiesta ferie del lavoratore, visto per approvazione (o diniego) del Responsabile Diretto con gestione del dato nelle rilevazioni mensili per le presenze;