I reati societari (art. 25 ter D.Lgs. 231/2001)

5 L’esposizione al rischio

5.8 I reati societari (art. 25 ter D.Lgs. 231/2001)

La tipologia dei reati in oggetto è di particolare rilevanza sia per la cospicua mole di attività che espongono la Società a rischio di commissione del reato sia per la molteplicità degli interessi giuridici tutelati dalle norme richiamate dall’art. 25 ter D.lgs. 231/2001 (trasparenza dell’informazione societaria, integrità del patrimonio aziendale, il regolare andamento del mercato degli strumenti finanziari, ...).

Di recente il legislatore è intervenuto sull’art. 25 ter D.lgs. 231/2001 apportando rilevanti modifiche: il primo intervento risale alla L. 190/2012 con la quale si è estesa la responsabilità anche alla Società a vantaggio o nell’interesse della quale si è dato o promesso denaro o altra utilità in favore di amministratore, direttore generale, dirigente preposto alla redazione dei documenti contabili societari, sindaco o liquidatore affinché compia o ometta atti in violazione degli obblighi inerenti il suo ufficio ovvero degli obblighi di fedeltà cagionando nocumento alla (propria) Società (corruzione attiva ex art. 2635, comma III c.c.); il secondo, invece, risale alla L. 69/2015 con la quale si è riscritto il reato di false comunicazioni sociali di cui agli artt. 2621-2622 c.c. con importanti ricadute anche sul D.lgs. 231/2001.

L’esposizione al rischio

43 I processi esposti al rischio di commissione dei reati in oggetto sono:

- Gestione ciclo attivo - Gestione ciclo passivo - Gestione dei flussi finanziari

Amministrazione, contabilità e bilancio

- Gestione patrimonio Patrimonio

- Gestione crediti Crediti

- Gestione manutenzioni Manutenzioni

- Gestione selezione e assunzione del personale - Gestione amministrativa del personale

- Gestione rimborsi spesa, sistema premiale e incentivante

Gestione risorse umane

- Gestione acquisizione commesse Acquisizione

commesse - Erogazione servizi ecologici

- Gestione impianto di trattamento dei rifiuti indifferenziato o residuo

- Gestione piattaforma ecologica di tipo A - Gestione impianti di discarica

Gestione ciclo integrato dei rifiuti urbani

- Gestione approvvigionamenti di beni e servizi - Gestione qualifica fornitori

- Gestione affidamento incarichi consulenziali e prestazioni professionali

Approvvigionamenti

- Sponsorizzazioni, liberalità e omaggi Sponsorizzazioni,

liberalità e omaggi

Nelle attività sopra elencate potrebbero configurarsi in capo alla Società i seguenti reati (sempreché realizzati nell’interesse o a vantaggio della stessa): false comunicazioni sociali, false comunicazioni sociali in danno dei soci o dei creditori, impedito controllo, ostacolo all’esercizio delle funzioni delle autorità pubbliche di vigilanza, illecita influenza sull’assemblea, formazione fittizia del capitale, operazioni in pregiudizio dei creditori, corruzione tra privati.

44 A proposito di quest’ultima si evidenzia come sebbene la Convenzione di Strasburgo intenda punire il comportamento di chi dia o prometta il vantaggio indebito e di chi riceva la dazione o promessa del vantaggio stesso al fine di compiere un atto contrario ai propri doveri (quindi corruzione attiva e passiva), l’art. 25 ter D.lgs. 231/2001, per come odiernamente formulato rispetto ad un parziale riferimento all’art.

2635 c.c. (solo comma III), pone in capo all’ente la responsabilità derivante dalla commissione della sola corruzione attiva. Pertanto si pensi alla condotta di taluno che corrisponda o prometta di corrispondere denaro o altra utilità (es. assunzione di un soggetto segnalato dal corrotto ovvero affidamento di incarico consulenziale in favore di un professionista collegato al corrotto) ad uno dei soggetti indicati nell’art. 2635, I c.c. (es. amministratore o direttore generale) della società committente al fine di aggiudicare la commessa a COGESA pur se più svantaggiosa rispetto alle offerte dei concorrenti, ovvero alla condotta di taluno che corrisponda o prometta di corrispondere denaro o altra utilità ad uno dei soggetti di cui all’art. 2635 c.c. del Fornitore affinché applichi uno sconto determinante per l’aggiudicazione della commessa e, soprattutto, per la predisposizione di un’offerta più vantaggiosa rispetto ai concorrenti.

Misure per la prevenzione

COGESA adotta un sistema di controllo interno che agisce sia sulle attività proprie sia sulla sfera relativa alle interrelazioni tra gli organi sociali e di controllo già previsti dalla legislazione vigente e, più in generale, dalla documentazione aziendale:

 Codice Etico che illustra i valori-guida della Società raccomandando la veridicità, completezza, correttezza e precisione dei dati e delle informazioni contabili, oltre che nella gestione di sponsorizzazioni e liberalità.

 PG31_Gestione dell’amministrazioneche definisce ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione dei processi amministrativo contabili, garantendo la tracciabilità di operazioni quali, ad esempio:

 Verifiche di pre-fatturazione svolte sulla correttezza dei conferimenti, sull’accettazione della merce o del servizio,sulla verifica sulla correttezza dei servizi spot da parte dei responsabili interessati prima dell’emissione della fattura da parte del Responsabile Amministrativo (ciclo attivo);

 Verifica della corrispondenza tra fattura e richiesta d’acquisto;

 Gestione delle anomalie e blocco del pagamento in caso di anomalie non risolte;

 Verifica di corrispondenza tra dati bancari del soggetto della fattura e dati bancari inseriti nel contratto o nell’offerta;

 Controllo sull’avvenuta verifica dell’effettività della prestazione mediante consultazione della Funzione richiedente, anche tramite la consultazione del Certificato di Regolare Esecuzione o Fornitura (ciclo passivo);

 Tenuta scadenzario delle fatture pagabili;

 Sottoscrizione della distinta cumulativa del bonifico da parte dell’organo amministrativo per l’autorizzazione al pagamento;

 Predisposizione dei bonifici da parte dell’Ufficio Amministrativo mediante Home Banking;

 Conservazione delle fatture in formato elettronico tramite il software che lavora

sull’interscambio salvo per fatture che non sono emesse da fornitori in formato elettronico;

 Definizione di specifici poteri per operare sui conti correnti della Società;

 Riconciliazione bancaria mensile/trimestrale da parte dell’Ufficio Amministrazione;

 Riconciliazione mensile della piccola cassa (circa 500 euro) con giustificativi di spesa;

 Estrazione settimanale mediante home banking dei flussi;

 Redazione report trimestrale avente ad oggetto dati aggregati sullo scaduto/incassato e dovuto/pagatosiglato dall’organo amministrativo;

 Verifica debiti/crediti reciproci da inviare annualmente all’Ente Pubblico controllante;

 Gestione degli scostamenti tra dovuto e incassato previo accertamento sulla causa;

 Definizione di specifici ruoli, responsabilità e misure di controllo sulla gestione del recupero crediti;

 Archiviazione documenti a disposizione per le autorità competenti (es. collegio sindacale).

 PG34_Procedura Gestione Patrimonio che definisce ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione del patrimonio aziendale e, dunque, nella gestione di nuove acquisizioni e di dismissioni mobiliari ed immobiliari, garantendo la tracciabilità delle operazioni relative.

 PG35_Procedura Gestione Crediti che definisce ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione del credito e, dunque, nella gestione del dato contabile, garantendo la tracciabilità delle operazioni relative.

 PG16_Procedura Gestione acquisizione commesse che definisce ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione dello sviluppo commerciale e, dunque, nella gestione di acquisizione di nuove commesse, garantendo la tracciabilità di operazioni quali:

 Applicazione di tariffe predefinite (tariffario approvato annualmente con data e firma da parte della direzione) in base al quale predisporre l’offerta;

 Sottoscrizione offerta da soggetto autorizzato previo studio di fattibilità, ove ritenuto necessario;

 Definizione di ruoli e modalità di gestione di modifica della convenzione, ove necessario.

 Invio annuale del PEF (Piano Economico Finanziario) al singolo Comune interessato.

 PG14_Procedura gestione fornitori e acquisti che definisce ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione del processo approvvigionamenti, garantendo la tracciabilità di operazioni quali, ad esempio:

 Rilevazione esigenza d’acquisto da parte del Responsabile di Funzione, sia per spese inserite a budget che nel caso di spese non inserite a budget;

 Approvazione della Richiesta di Approvvigionamento tramite parere vincolante del Coordinatore Generale e successiva autorizzazione dell’organo amministrativo nel caso di spese non inserite a budget e definizione del responsabile che dovrà occuparsi della richiesta;

 Approvazione Richiesta di Approvvigionamento da parte del Responsabile Tecnico Operation nel caso di spese inserite a budget e definizione del responsabile che dovrà occuparsi della richiesta;

 Definizione di attività di due diligence sul fornitore mediante verifica casellario ANAC, verifica iscrizione in white list (anche se sono acquisti sottosoglia per singoli servizi), acquisizione dichiarazione art. 80 (anche in caso di affidamento diretto), acquisizione DURC del fornitore.

 Distinzione di due diversi Regolamenti per gli acquisti mediante procedure sotto soglia tra

“Beni e Servizi” e “Lavori”;

 Definizione, per fasce merceologiche, di importi degli appalti ai fini della rotazione;

 Definizione dell’iter procedimentale per gli affidamenti diretti sotto soglia;

 Definizione dell’iter procedimentale per gli affidamenti mediante procedure negoziate sotto soglia;

 Previsione della richiesta di preventivi agli operatori economici nei diversi casi;

 Obbligo di motivazione in caso di deroga dovuta a maggior efficienza, maggior efficacia ovvero urgenza;

 Verifica da parte della Funzione richiedente di corrispondenza tra il servizio prestato o il bene arrivato, l’esigenza rilevata e l’ordine di acquisto/contratto inviato per conoscenza anche al responsabile che ha curato l’affidamento;

 Compilazione modulo qualità relativo alla Valutazione del Fornitore;

 PG10 Gestione della manutenzione che definisce le modalità operative ed i criteri attraverso i quali sono determinate e rese disponibili le risorse strumentali ai servizi di raccolta e descrive il corretto funzionamento e controllo dei processi aziendali di raccolta.

 PG29 Procedura gestione manutenzione impianti che definisce piani di manutenzione ordinaria e ruoli e responsabilità nella gestione delle attività relativa alla manutenzione degli impianti produttivi e non produttivi.

 PG19_Procedura Gestione dei servizi ecologici, PG17_Gestione impianti di trattamento e/o smaltimento, PG24_Gestione impianto di TMB, PG12_Gestione rifiuti, Regolamento di accesso agli impianti, PG20_Gestione impianti di recupero, PG32 Gestione Ecosportello che definiscono ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione di ciascuna delle attività

rappresentanti il core business societario, garantendo la tracciabilità di operazioni quali, ad esempio:

Erogazione servizi ecologici

 Formalizzazione attività di progettazione dell’erogazione del servizio;

 Programmazione dell’attività da parte del Coordinatore Generale in seguito alla sottoscrizione di ogni nuova convenzione o contratto (per rendere “cantierabile” il servizio richiesto);

 Programmazione mensile delle attività (es. definizione punti di presa, numero operatori e attrezzature da utilizzare per il servizio) da parte di ROS;

 Redazione di Ordine di Servizio raccolta con assegnazione giornaliera ovvero settimanale delle risorse – affissione in bacheca di una copia ed archiviazione della seconda copia;

 Attribuzione del potere di modifica dell’Ordine di Servizio in capo al Coordinatore delle singole unità locali;

 Controllo almeno trimestrale dello Scadenziario patenti e CQC;

 Costante aggiornamento dell’ingresso dei mezzi in officina per la manutenzione e conseguente attività di monitoraggio e pianificazione;

 Definizione obbligo di redazione del Rapporto di servizio domiciliare/stradale e ODS (Software gestione rifiuti) affinché CDS controlli quotidianamente l’erogazione del servizio;

 Registrazione di ogni anomalia riscontrata durante l’erogazione del servizio nel Rapporto di servizio – riepilogo della manutenzione a fine giornata da parte di CDS e definizione delle modalità di gestione delle stesse;

 Definizione di specifiche misure di controllo per l’eventuale erogazione di cosiddetti “servizi spot”.

Gestione impianto di trattamento del rifiuto indifferenziato o residuo

 Redazione calendario annuale delle attività di monitoraggio da parte dell’Ufficio Tecnico secondo le indicazioni dell’AIA – rilevazione mensile dei risultati da parte del Responsabile Tecnico dell’impianto trasmessi annualmente agli organi competenti;

 Redazione Ordine di Servizio TMB da parte del Responsabile TMB specificando il turno e l’orario da rispettare ogni giorno;

 Rilevazione mensile dei risultati e invio degli stessi al Responsabile Tecnico Operation da parte del Responsabile TMB;

 Definizione di specifiche modalità di misurazioni e sorveglianza del sistema;

 Definizione di specifiche modalità e criteri di conferimento nell’impianto TMB (Regolamento accesso agli impianti);

 Redazione quotidiana Rapporto di servizio selezione e raffinazione con i dati delle attività svolte e dei risultati dei controlli effettuati durante la lavorazione,

 Compilazione verifiche cumuli e gestione biofiltroda parte dell’addetto a presidi ambientali;

 Programmazione, esecuzione e registrazione della manutenzione necessaria all’impianto di TMB;

 Registrazione di tutte le attività e archiviazione della documentazione;

 Monitoraggio di sorveglianze e misurazioni secondo il Piano relativo ed affidamento delle verifiche a ditte esterne specializzate;

 Definizione elenco di documenti che trasportatori e conferitori devono presentare alla Società prima dell’ingresso in impianto (es. targhe automezzi da utilizzare, iscrizione all’albo);

 Definizione regole di condotta da rispettare nelle operazioni di carico e scarico;

 Piano di emergenza interna;

 Definizione controlli da parte del personale addetto alla pesa circa la documentazione

autorizzativa dei mezzi, lo stato dei mezzi in ingresso, natura del rifiuto e definite modalità di gestione di eventuali anomalie (es. rifiuto non conforme) sia da parte del personale addetto alla pesa sia da parte del personale addetto all’impianto.

Gestione piattaforma ecologica di tipo A - centri di raccolta e stazioni ecologiche

 Redazione Ordine di Servizio Piattaforma da parte del Responsabile impianti di recupero dei rifiuti differenziati specificando piattaforma, squadra e tipologia di rifiuto da lavorare per ogni giorno;

 Definizione ed identificazione di specifiche aree di stoccaggio;

 Previsione di specifico controllo da parte di PTA o di RD sulla valutazione delle quantità dei rifiuti stoccati ed effettiva separazione nelle aree identificate e verifica visiva da parte del CapiTurno sia per i rifiuti in ingresso che per i rifiuti lavorati;

 Redazione rapporto di servizio piattaforma da parte del CapiTurno;

 Registrazione del rientro della lavorazione del rifiuto nel Report balle;

 Registrazione delle attività di selezione degli ingombranti nel Rapporto Servizio Ingombranti;

 Effettuazione di analisi merceologiche sulla qualità dei rifiuti conferiti a scadenze prefissate e registrazione su Report controllo merceologico e registrazione su Elenco Report Analisi - convocazione dei Comuni per instaurare contraddittorio al momento delle analisi ed invio risultati al Comune interessato;

 Programmazione di tutti i viaggi in uscita dei rifiuti lavorati dalla piattaforma sia se gestiti internamente e sia se gestiti tramite trasportatori esterni;

 Definizione di specifiche misure di controllo per monitorare le attività di prelievo dei trasportatori esterni e di regole di condotta per l’accesso alla piattaforma;

 Definizione elenco di documenti che trasportatori e conferitori devono presentare alla Società prima dell’ingresso in impianto (es. targhe automezzi utilizzare, iscrizione all’albo,...);

 Definizione regole di condotta da rispettare nelle operazioni di carico e scarico;

 Piano di emergenza interna;

 Definizione controlli da parte del personale addetto alla pesa circa la documentazione

 Definizione di specifiche misure di controllo per la pesatura presso le isole ecologiche sia che a conferire siano mezzi Cogesa, sia che siano mezzi di un soggetto privato – registrazione su Anthea in Documento conferimenti Rifiuti.

Gestione impianti di discarica

 Definizione di specifica modalità di registrazione delle attività (planimetria del livello della discarica in coltivazione con annotazione della cella, data iniziale e finale della coltivazione della stessa);

 Redazione scheda gestione impianto e consegna al Responsabile Tecnico Operationogni fine mese;

 Redazione rapporto giornaliero delle attività di discarica e consegna settimanale e/o mensilea Responsabile TecnicoOperation;

 Previsione di specifiche e definite modalità di captazione del percolato;

 Definizione elenco di documenti che trasportatori e conferitori devono presentare alla Società prima dell’ingresso in impianto (es. targhe automezzi utilizzare, iscrizione all’albo,...);

 Definizione regole di condotta da rispettare nelle operazioni di carico e scarico;

 Piano di emergenza interna;

 Definizione controlli da parte del personale addetto alla pesa circa la documentazione

Gestione eco-sportello

 Definizione ruoli e responsabilità tra chi riceve il reclamo (Ufficio Reclami) e gira l’informazione al Coordinatore dell’Unità locale, chi esegue il controllo e chi riferisce la risoluzione del reclamo (Coordinatore Unità locale);

 Definizioneindicatore di performance gestito da RSGQ.

 PG28_Gestione del personale, Regolamento assunzioni, Mansionario, Regolamento interno orario di lavoro che definiscono ruoli, responsabilità e specifiche misure di controllo nella gestione delle risorse umane (selezione e assunzione del personale, gestione amministrativa, formazione e informazione), garantendo, peraltro, la tracciabilità di operazioni quali:

 Rilevazione fabbisogno risorse umane e proposta al Coordinatore Generale;

 Applicazione della normativa pubblica sul pubblico impiego che definisce uno specifico iter per la selezione e assunzione del personale esclusivamente mediante concorso pubblico;

 Definizione di specifiche misure di controllo (es. selezione e qualifica del fornitore, onere/obbligo di motivazione) per il caso di ricorso ad agenzia interinale;

 Sottoscrizione dei contratti o lettere di incarico da parte dell’organo amministrativo (Amministratore Unico oppure Presidente del CdA);

 Rilevazione presenza a mezzo badge;

 Compilazione di modulo per la richiesta permessi/ferie sottoscritto dal Responsabile di Funzione per approvazione, trasmissione all’Ufficio Risorse Umane e archiviazione oppure utilizzo del software dedicato con richiesta ferie del lavoratore, visto per approvazione (o diniego) del Responsabile Diretto con gestione del dato nelle rilevazioni mensili per le presenze;

 Compilazione di un modulo per la trasferta sottoscritta dal Responsabile di Funzione e tracciabilità di eventuali anticipi spese ove richiesti e concessi con invio all’Ufficio Amministrazione;

 Compilazione del modulo di rimborso spese (ad esempio chilometrico) sottoscritto dal richiedente ed allegazione di documenti giustificativi a supporto, verifica di ammissibilità da parte del Responsabile di Funzione, inserimento del rimborso autorizzato in busta paga;

 Compilazione del modulo di Uscite di cassa sottoscritto dal richiedente ed allegazione di documenti giustificativi a supporto, verifica di ammissibilità da parte del Responsabile di Funzione, autorizzazione da parte dell’organo amministrativo ed invio all’Ufficio Amministrazione;

Nel documento MODELLO. COGESA S.p.A. DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO EX D. LGS. 231/ /12/2020 Prima Emissione Delibera CdA n. (pagine 42-51)