DETERMINAZIONE LINEE GUIDA PRODUTTIVE E PRIMI COMPORTAMENTI OPERATIVI E STRATEGIC

La fase successiva risultante dall’analisi di fattibilità, dalla convalida delle opzioni strategiche e dalla scelta della location e del periodo è la fase che determina le linee produttive dell’evento. Possono essere individuate tre principali linee che verranno esaminate una ad una: la prima che riguarda la governance dell’evento, la seconda che riguarda le forme di partenariato utili alla realizzazione dell’evento e la terza relativa alla definizione delle principali strategie da attuare.

Per quanto riguarda la governance dell’evento potremo dire che questa è da intendersi come il soggetto titolare del progetto e le modalità di governo dello stesso.

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Il soggetto titolare è quella persona giuridica che assume ogni diritto, dovere, paternità e relative responsabilità, benefici ed obbligazioni verso soggetti terzi nella realizzazione dell’evento. Questo può essere il soggetto committente o proponente del progetto stesso oppure, in caso di eventi complessi o duraturi nel tempo che causano ricadute territoriali di ampia portata, può essere necessario istituire un organismo giuridico ad hoc di natura snella e leggera in modo da avere vantaggi operativi di funzionamento.

Il soggetto titolare del progetto è, a sua volta, il soggetto attuatore dello stesso cioè quello che materialmente organizza la realizzazione; vi potrebbero essere due organismi differenti se l’evento fosse molto complesso: un soggetto addetto alla governance e uno delegato alla realizzazione esecutiva vera e propria.

Concludiamo la prima linea guida produttiva affermando i compiti che la governance affida al soggetto titolare:

-stabilire le regole del gioco;

-fornire l’indirizzo politico-strategico;

-assicurare il coordinamento ed il controllo dei risultati; -fornire garanzie rispetto ai diritti/doveri del progetto.

La seconda linea guida produttiva, come abbiamo detto, riguarda la formazione di alleanze e partnership utili alla realizzazione del progetto dell’evento.

I soggetti con cui è possibile stringere alleanze possono essere: strutture/organismi/enti culturali; fornitori; aziende/imprese e media.

Le forme di partnership sono diverse a seconda del tipo di funzioni e ruoli che verranno svolti dai soggetti che le vanno a costituire, possono quindi esistere: partnership interne al progetto (hard) e partnership esterne al progetto (soft).

Le partnership hard comprendono accordi di co-produzione e co-finanziamento con un forte coinvolgimento dei soggetti. Si vengono a realizzare eventi in cui le partecipazioni sono paritetiche o differenziate, con apporti specifici, in cui si condividono o meno i rischi, si possono godere di benefici diretti o indiretti e i cui vantaggi possono essere riassunti con la possibilità di realizzare eventi di grande rilievo, possibilità di frazionare e ripartire i rischi e i costi, opportunità di allargare le aree di sfruttamento e le partecipazioni a network, facoltà di creare sinergie di

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risorse di vario tipo (creative, artistiche, organizzative, tecniche, economiche e finanziarie) ed infine di poter disporre di capacità molto specialistiche e diversamente non reperibili.

Le componenti dell’accordo per questo tipo di partnership sono: il piano di produzione con i specifici piani di settore, il piano economico-finanziario, la governance del progetto, eventuale delega del produttore esecutivo, l’entità degli oneri e dei benefici, la modalità di conferimento e di controllo del progetto, tempi e durata dell’accordo ed infine eventuali forme di sfruttamento successive all’evento. Invece, le forme di partenariato soft si manifestano come modeste collaborazioni, prestazioni di servizio con modalità vantaggiose, sponsorship, scambi merce e accordi distributivi; possono definirsi come relazioni per la realizzazione di un progetto con apporti eterogenei e diversi dai quali si possono ricavare o meno dei benefici.

All’interno di questi accordi vi possono essere un coinvolgimento diretto nel progetto, una partecipazione che può dare benefici di immagine e visibilità, si possono prevedere apporti di tipo economico che possono andare dalla gratuità al rimborso delle spese fino alla fornitura di beni e servizi.

Quando si stabilisce di instaurare delle partnership è inoltre doveroso valutare la condivisione degli oneri e dei benefici con gli altri soggetti, i processi di governo e di decisione, il meccanismo di controllo dei comportamenti di ogni soggetto e la forma di garanzia e tutela per ognuno.

Oltre alle reti di relazioni di tipo produttivo, per la realizzazione dell’evento, è possibile instaurare altri tipi di partnership: reti di servizi per migliorare la gestione del progetto e i servizi offerti al pubblico, reti commerciali per ampliare il mercato e poter così attuare strategie di offerta a segmenti differenziati e reti di collaborazione culturale per affermare e aumentare il prestigio dell’evento garantendone maggiore visibilità e accreditamento.

La terza ed ultima linea guida produttiva riguarda la definizione delle strategie da attuare, che possono essere:

-strategie di tipo artistico-culturali nel reperimento di artisti, opere o costruzione di percorsi;

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-strategie produttive e organizzative per la composizione del team, scelta dei fornitori, sede operativa e dotazioni;

-strategie commerciali e di marketing per definire la modalità di vendita, distribuzione, logiche di prezzo;

-strategie di comunicazione esterna ed interna.

Tutte le strategie che sono state pianificate dal team di lavoro devono essere corrispondenti agli scopi chiave del progetto, credibili, coerenti e soprattutto perseguibili. Nel pianificarle è necessario tenere conto delle risorse di cui si dispone e soprattutto della Swot Analysis effettuata in precedenza durante la fase di analisi delle opzioni strategiche in modo da poter enfatizzare le opportunità e le forze del progetto.

Come conseguenza delle linee guida produttive e per la necessità di delineare uno specifico percorso di realizzazione dell’evento, si stilano i “primi passi” organizzativi che concernono:

-verifica della disponibilità della location e prime procedure per l’ottenimento (istruttorie, richieste formali, preventivi, contatti con amministrazioni);

-verifica disponibilità delle risorse artistiche ed eventuali operazioni per averle (prenotazione, conferma dell’impegno,…);

-disponibilità di possibili partner;

-consistenza di alcuni costi presunti con la richiesta di più preventivi; -richieste per ottenere finanziamenti;

-sondaggi presso specifici media riguardo l’interesse al progetto, anticipazioni alla stampa, interviste ed esclusive.