FASE DI IDEAZIONE

Come già anticipato in precedenza, diremo che le idee-progetto per ogni tipo di evento culturale traggono origine da necessità di natura artistica-culturale espresse dalla comunità artistica, di natura produttiva-economica e di programmazione dettate da istituzioni pubbliche/private culturali in base alla loro mission, oppure derivanti da politiche culturali o di altro tipo (sociali, giovanili,

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produttive, turistiche, di marketing territoriale…), infine per esigenze di comunicazione e immagine derivate da realtà produttive o aziendali.

Ogni tipo di esigenza deve essere compresa al meglio da parte degli organizzatori in modo che vengano prese in considerazione tutte le attività possibili per raggiungere efficacemente l’obiettivo prestabilito dal committente.

Per giungere al concetto di missione di un evento dobbiamo prima soffermarci su altri 4 concetti accessori: la mission di un organizzazione, la sua vision, la propria identità e la propria immagine.

La mission di un’organizzazione è la propria ragion d’essere, il motivo del suo operare; la vision riguarda la capacità di costruirsi una propria immagine forte per il futuro.

L’identità di un ente è un gruppo di elementi che lo caratterizzano, ad esempio la storia, le competenze, i prodotti, la filosofia nell’operare; mentre l’immagine è il modo in cui missione, visione, valori ed identità vengono percepiti dentro e fuori l’organizzazione.

Dopo aver specificato questi quattro concetti costituenti e fondanti ogni tipo di organizzazione, è possibile quindi esprimere il concetto di missione di un evento culturale, ossia il motivo per il quale un ente dovrebbe organizzarlo, che prende spunto dalla natura intrinseca di questo.

Per missione di un evento culturale possiamo intendere : “ lo scopo centrale dell’iniziativa, il perché viene realizzata, il significato che esprime. L’importanza ed il ruolo che assume riguardo il soggetto che la propone e riguardo i beneficiari e i vari stakeholder.”

Identificando la mission che si affida ad un evento culturale è possibile comprendere gli obiettivi che si è posto l’ente committente, i quali sono fondamentali anche per il soggetto organizzatore per il governo del progetto, per allocare i vari team di lavoro, per coinvolgere soggetti in azioni di partnership e in ricerca di finanziamenti ed infine anche per l’allestimento di attività successive. Gli obiettivi si dividono in obiettivi principali e collaterali, di breve, medio o lungo periodo e devono essere coerenti con la mission propria dell’organizzazione; solo in questo modo non ci saranno contraddizioni e incompatibilità. Essi possono

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essere di vario tipo: artistici, sociali, ricreativi, celebrativi, educativi, economico- finanziari, occupazionali, turistici, di marketing.

Esiste una regola fondamentale a cui dovrebbero sottostare gli obiettivi prefissati per poter essere validi, devono essere SMART:

-S -> SPECIFIC (specifico)

-M -> MEASURABLE (misurabile) -A -> ACHIEVABLE (raggiungibile) -R -> REALISTIC (realistico)

-T -> TIMETABLE (pianificato nei tempi)

Inoltre in questa fase iniziale è necessario stabilire anche: i destinatari e i target, eventuali fabbisogni individuali, i portatori di interesse, il sistema di offerta e la modalità di accesso e partecipazione all’evento.

1.3.1.1 ANALISI CONTESTO E ARENA COMPETITIVA

Preambolo all’analisi del contesto è la determinazione della dimensione dell’evento basata non soltanto sul luogo in cui è ubicato ma anche sulla portata, sull’importanza degli artisti o delle opere e anche sulla visibilità che l’evento porta. Passando all’analisi del contesto vero e proprio è necessario dire che esso è un passaggio fondamentale per le azioni di marketing e comunicazione in relazione all’organizzazione dell’offerta dell’evento; esso si suddivide in contesto interno (in relazione all’organizzazione dell’evento) ed in contesto esterno (in relazione all’ambiente al di fuori l’organizzazione).

Entrambe queste due tipologie in cui è suddiviso il contesto generale vengono costituite dai soggetti e dagli aspetti: i soggetti sono le persone o gruppi di persone che possono influire positivamente o negativamente sulla buona riuscita dell’evento (sponsor, autorità autorizzative, politici, comitati, ecc ); gli aspetti, invece, sono quegli elementi che non intervengono direttamente sul progetto di evento, ma possono influire sulla sua riuscita soltanto per il fatto di esistere ( legislazioni, normative, regolamenti, condizioni varie).

Per poter comprendere al meglio sia il contesto a livello macro, corrispondente al sistema di attori o regole a carattere generale oppure alla normativa nazionale, sia

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a livello micro, ossia i soggetti di riferimento a livello locale; è necessario considerare le diverse aree in cui è segmentato:

-ambito socio-economico-demografico (tessuto sociale, livello d’istruzione, situazione economica, conflitti e disagi, ecc);

-ambito organizzativo ( location, vie di comunicazione, infrastrutture, logistica, strutture ricettive, servizi, ecc);

-ambito politico-istituzionale (forze in campo, normative, assetti ed orientamenti istituzionali, ecc);

-ambito artistico-culturale (tradizioni, usi e costumi, abitudini ed atteggiamenti).

Per poter analizzare e gestire l’insieme di questi ambiti di contesto, si fa riferimento alle seguenti modalità:

-acquisire informazioni da fonti aperte e disponibili, -ricercare da fonti dirette informazioni mirate ad hoc, -coltivare e capitalizzare relazioni con vari soggetti,

-essere a conoscenza ed aggiornarsi sulle varie normative in vigore,

-enfatizzare il lavoro di pianificazione, simulazione e previsione di possibili scenari,

-conoscenza e consapevolezza della situazione settoriale di riferimento, sia nazionale che locale.

Oltre all’analisi del contesto, che abbiamo già considerato, è doveroso esaminare anche l’arena competitiva relativa all’evento culturale, che è composta dai soggetti, enti, realtà od iniziative che, con le loro attività o altri avvenimenti, possono essere giudicati concorrenti diretti dell’evento in questione.

Bisogna sottolineare che possono venire considerati concorrenti ,non solo coloro che operano all’interno del medesimo settore dell’evento che stiamo progettando, ma anche quelli che offrono al pubblico un’ attività sostitutiva in grado di sottrarre attenzione e pubblico al nostro evento; possiamo dunque affermare che il comune denominatore per poter determinare le attività concorrenti dell’evento potrebbe essere l’impiego del tempo libero.

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1.3.1.2 PALINSESTO DELLE ATTIVITÀ

Un passaggio fondamentale per fare in modo che la propria idea-progetto di un evento si specifichi, si distingui dalle altre in modo da caratterizzarsi per la propria natura creativa, innovativa e dinamica, è quello di chiarire, durante la fase ideativa, l’idea progettuale nei suoi aspetti realizzativi e organizzativi in modo da delinearne i punti-chiave e stabilirne le varie impostazioni. Occorre quindi definire il palinsesto delle attività, i requisiti e le componenti indispensabili e i legami con lo spazio fisico e il periodo di effettuazione.

In relazione al palinsesto, esso specifica l’articolazione, lo svolgimento delle varie attività costituenti l’evento; questa suddivisione concede infatti di comprendere cosa accade e la successione dei vari passaggi, inoltre permette di essere a conoscenza e di stabilire, dal punto di vista del piano produttivo:

-la definizione dell’uso degli spazi, allestimenti e esigenze tecniche; -la scelta di un periodo specifico;

-ricorso a partnership funzionali;

-determinazione di risorse e servizi necessari; -modalità di reperimento delle risorse suddette; -impatto normativo, giuridico e contrattuale; -la fruibilità e l’accesso degli utenti;

-impatto sull’ambiente circostante la location scelta; -servizi relativi alla mobilità degli utenti;

-informazioni da inserire nei messaggi pubblicitari e nel kit promozionale e stampa.

Questi passaggi ci permettono di conferire all’evento un primo quadro organizzativo comprensivo sia delle criticità che delle problematiche da dover affrontare, in aggiunta consente di illustrare un percorso produttivo e le priorità sulle quali fondare le decisioni successive.