Documentazione dell’incarico

Le direttive del soggetto abilitato forniscono procedure ben definite per il tempestivo accorpamento del file nella versione finale (generalmente non oltre 60 giorni dopo la data della relazione). In presenza di due o più relazioni emesse per lo stesso tipo di informazione, si suggerisce che le direttive del soggetto abilitato indichino che i limiti di tempo per la raccolta delle documentazioni dell’incarico siano tali che ciascuna relazione sia trattata come se riguardasse un incarico separato.

La documentazione deve essere conservata per un periodo sufficiente affinché coloro che svolgono le procedure di monitoraggio possano valutare in che misura il soggetto abilitato si conforma al proprio sistema di controllo interno, e le esigenze del soggetto stesso come previsto dai principi professionali, dalle leggi o dai regolamenti.

Nel considerare la documentazione dell’incarico, il soggetto abilitato alla revisione dovrebbe anche mirare a concentrarsi su direttive valide per l’intero soggetto, processo che richiederebbe una coerente organizzazione e indicizzazione di tale documentazione. Ciò consentirebbe di ottenere diverse efficienze, tra cui l’agevole identificazione delle sezioni all’interno della documentazione, la facilità di accesso da parte dei responsabili delle varie tipologie di riesame e un approccio uniforme nel completamento dei file da parte di tutto il personale del soggetto abilitato. Sotto il profilo del controllo della qualità, ciò contribuisce ad assicurare l’inclusione delle firme e dei riferimenti incrociati necessari e la collocazione di eventuali commenti all’esito del riesame. La documentazione dovrebbe essere organizzata in sezioni di lavoro coerenti mediante l’uso di un sistema di indicizzazione. A ciascuna parte della documentazione del file prodotta, viene assegnato un riferimento unico che la collega direttamente all’indice generale del file.

Un esempio di indice della documentazione è riportato nella tabella 7.3.1. Nell’esempio i documenti sono raggruppati in base all’area del bilancio, come disponibilità liquide, crediti, in casi di vendita e così via.

Indice – Revisione del bilancio d’esercizio

(Modello - dal programma di revisione CGA per le revisioni contabili di bilanci relativi a periodi amministrativi che terminano il 14 dicembre 2010 o in data successiva)

7. Documentazione

Checklist per il bilancio, procedure di analisi comparativa e verifiche sui saldi Procedure di validità sulle operazioni

A) Disponibilità liquide

B) Crediti commerciali e altri crediti

C) Rimanenze

D) Ratei e risconti attivi E) Partecipazioni

F) Immobili, impianti e macchinari (Impresa commerciale) G) Immobilizzazioni immateriali (Impresa commerciale) H) Immobilizzazioni (Enti non profit)

AA) Debiti finanziari a breve e lungo termine BB) Debiti, ratei e risconti passivi

EE) Debiti tributari HH) Altre passività NN) Patrimonio netto Procedure di validità sulle operazioni 100) Ricavi

200) Costo del venduto Procedure di validità sulle operazioni 500) Ricavi, crediti e incassi Acquisti, debiti, pagamenti Salari e stipendi

Tabella 7.3.1

Fase conclusiva della revisione 1) Chiusura del file di revisione

Memorandum sul completamento dell’incarico Modifiche successive al file di revisione 2) Bilancio e relazione di revisione 3) Analisi comparata finale

4) Checklist del responsabile del riesame della qualità dell’incarico Riesame della qualità dell’incarico (se il RQI è applicabile) 5) Riesame della presentazione del bilancio e dell’informativa Accettazione dell’incarico

11) Checklist per l’accettazione dell’incarico di revisione Informazioni del precedente revisore*

Lettera d’incarico*

Strategia generale di revisione

21) Stilare la checklist per definire la strategia generale di

revisione;

22) Determinare la significatività Valutare gli errori

23) Identificare i rischi mediante procedure di analisi

comparativa

24) Riunione di pianificazione con il team di revisione 25) Valutare i rischi intrinseci

Valutazione dei i rischi di errori significativi

31) Checklist per la valutazione dei rischi di errori significativi. 32) Indagini presso la direzione, i responsabili delle attività di

governance, i responsabili della revisione interna e altri soggetti nell’ambito dell’impresa

33) Valutazione dell’ambiente di controllo.

34) La valutazione dell’uso delle stime da parte della direzione, inclusa quella al fair value

35) Sistemi informativi e controllo interno Sistemi e controlli generali IT Ricavi, crediti e incassi Acquisti, debiti e pagamenti Salari e Stipendi

Rimanenze, costo del venduto e produzione Finanziamenti e patrimonio netto

6) Riesame del responsabile

dell’incarico

7) Scritture contabili di rettifica e di

chiusura

8) Bilancio di verifica post rettifiche 9) Corrispondenza, discussioni e note Lettera di attestazione

Discussioni con la direzione o altri Lettera di commenti alla direzione Note e domande

12) Comprensione dell’impresa e del contesto in cui opera

Profilo del cliente Documenti da richiedere 26) Stabilire se i rischi indicano la necessità di effettuare un RQI 27) Budget di tempi e compensi

Elenco dei documenti richiesti al cliente 28) Strategia generale di revisione

36) Procedura di conformità**: Ricavi, crediti e incassi Acquisti, debiti e pagamenti Salari e stipendi

Rimanenze, costo del venduto e produzione

Finanziamenti e patrimonio netto 37) Esame dei libri verbali

Conferimento dell’incarico al revisore (delibera dell’assemblea dei soci) 38) Riesame della relazione annuale del cliente o di altri documenti che includono il bilancio oggetto di revisione contabile 39) Sintesi della valutazione dei rischi

7. Documentazione

Tabella 7.3.1 continua

Checklist per il bilancio, procedure di analisi comparativa e verifiche sui saldi Procedure di validità sulle operazioni

A) Disponibilità liquide

B) Crediti commerciali e altri crediti

C) Rimanenze

D) Ratei e risconti attivi E) Partecipazioni

F) Immobili, impianti e macchinari (Impresa commerciale) G) Immobilizzazioni immateriali (Impresa commerciale) H) Immobilizzazioni (Enti non profit)

AA) Debiti finanziari a breve e lungo termine BB) Debiti, ratei e risconti passivi

EE) Debiti tributari HH) Altre passività NN) Patrimonio netto Procedure di validità sulle operazioni 100) Ricavi

200) Costo del venduto Procedure di validità sulle operazioni 500) Ricavi, crediti e incassi Acquisti, debiti, pagamenti Salari e stipendi

SS) Scritture contabili TT) Risposte agli indizi di frode UU) Continuità aziendale

VV) Conversioni dei saldi e delle operazioni in

valuta estera

WW) Stime contabili

Modifiche ai principi contabili e correzione degli errori di esercizi precedenti

XX) Operazioni con parti correlate

Operazioni significative che esulano dal normale svolgimento dell’attività aziendale YY) Sopravvenienze passive e obblighi

contrattuali

Eventi successivi

ZZ) Valutazione dell’indipendenza economica

300) Altri costi della produzione 400) Altri proventi e costi

Rimanenze, costo del venduto e produzione Finanziamenti e patrimonio netto

SUGGERIMENTI UTILI

Il soggetto abilitato alla revisione dovrebbe stabilire i requisiti della documentazione dell’incarico al fine di dimostrare di aver rispettato le disposizioni professionali, legislative e regolamentari. Si suggerisce di considerare:

• checklist o memorandum per la pianificazione dell’incarico;

• le problematiche identificate riguardanti i principi etici (inclusa la dimostrazione della relativa conformità);

*Potrebbero essere inserite nell’archivio permanente

** Potrebbero trovarsi nel file intermedio (interim file). [Nota del traduttore: “La prassi italiana della revisione non prevede solitamente l’utilizzo di un file intermedio (interim file)”]

7. Documentazione