Documento informatico

2.2 Documento informatico

Il funzionamento del processo telematico non può prescindere dalla dematerializzazione degli atti, che, oltre a comportare una rilevante diminuzione dei costi dell’amministrazione pubblica, produrrà in tempi modesti un incremento di efficienza nella gestione del fascicolo informatico per avvocati, magistrati e personale di cancelleria.

Il documento informatico è disciplinato dall’art. 1, lett. p) del Codice dell’Amministrazione Digitale, il quale lo definisce come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Si intende che tali atti, fatti o dati possono essere rappresentati e memorizzati e allo stesso tempo possono essere visionati dall’utente mediante sistemi informatici.

La prima disciplina omogenea avente ad oggetto il documento informatico è stata introdotta con il regolamento n. 513/1997 118 cui fece rinvio l’art. 15, comma 2, L. 15 marzo 1997, n.59: esso ha assoggettato la legittimità del documento informatico alla conformità al regolamento stesso, stabilendo inoltre, all’art. 3, che le condizioni per la sua validità sarebbero state successivamente determinate con decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri sentita l’Autorità per l’informatica nella Pubblica Amministrazione.

La normativa di riferimento per la validità, l’efficacia, la sottoscrizione e la validazione temporale di atti e documenti informatici è contenuta nel CAD agli artt.

20 ss., nonché all’art. 71, il quale rinvia alle regole tecniche ministeriali per la formazione, trasmissione, conservazione, copia, duplicazione, riproduzione, validazione temporale dei documenti informatici e per quelle in materia di

118 Regolamento contenente i criteri e le modalità per la formazione, l’archiviazione e la trasmissione di documenti con strumenti informatici e telematici.

generazione, apposizione e verifica di qualsiasi tipo di firma elettronica avanzata. 119

Nel dettaglio, l’art. 20, comma 1 del CAD prevede che il “documento informatico da chiunque formato, la memorizzazione su supporto e la trasmissione con strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all’art. 71 sono validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del presente codice”.

Il comma 1-bis del medesimo articolo prevede, inoltre, che la prova rappresentata dal documento privo di qualsiasi tipo di firma (avanzata, qualificata o digitale – di cui si dirà nel prossimo paragrafo) è oggetto di libera valutazione in giudizio sulla base di alcune determinate caratteristiche oggettive quali la sicurezza, la qualità, l’integrità e l’immutabilità.

L’art. 21, comma 1 stabilisce che i criteri relativi all’efficacia probatoria del documento informatico non variano qualora il documento sia sottoscritto con firma elettronica semplice e allo stesso si applicano quindi le regole di libera valutazione disciplinate all’articolo precedente; caso diverso invece si ha qualora il documento sia stata sottoscritto con firma qualificata o digitale perché in tal caso il comma 2 dell’art.

21 gli attribuisce l’efficacia regolata dall’art. 2702 c.c.120

Inoltre, il comma 2-bis dell’art. 21 prevede i casi in cui è necessaria la sottoscrizione mediante firma qualificata o digitale a pena di nullità nei casi disciplinati dall’art. 1350 c.c. dal n. 1 al 12.

Per quanto concerne invece le riproduzioni informatiche, il cui valore legale è dettato dall’art. 23-quater, le stesse fanno piena prova dei fatti e delle cose rappresentate, se colui contro il quale sono prodotte non ne disconosce la conformità ai fatti o alle cose medesime.

A questo punto della trattazione è necessario puntualizzare la differenza tra documento originario e copia e i loro rispettivi valori legali.

Il documento si definisce originale quando si configura come “la prima realizzazione di qualcosa che è riproducibile, ripetibile, copiabile” ¹²¹; quindi se il documento

119 De Santis A.D., Processo Telematico, in Diritto online, Enciclopedia Giuridica Treccani, 2015.

120 La norma del c.c. prevede che “La scrittura privata fa piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritta, se colui contro il quale la scrittura è prodotta ne riconosce la sottoscrizione, ovvero se questa e legalmente considerata come riconosciuta.”

121 Macrì, Il nuovo codice dell’amministrazione digitale. Le tecnologie informatiche e le norme che ne disciplinano l’uso, aggiornate al D.Lgs. n. 235/2010, IPSOA, Assago, 2011, p. 152.

originale di tipo cartaceo è quello redatto personalmente dall’autore, quello originale informatico è quello “scritto” sul personal computer.

In relazione al documento informatico sorgono dei problemi di riconoscimento fra l’originale e la copia; a tal proposito, il CAD ha introdotto la nozione di duplicato informatico per il quale si intende “il documento informatico ottenuto mediante memorizzazione, sullo stesso dispositivo o dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario” (art. 1, comma 1, lett. i-quinquies)): il duplicato si otterrà, pertanto, da operazioni di copia, download, transfer o invio del file mediante posta elettronica.

Inoltre, l’art. 23-bis attribuisce alla copia lo stesso valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico originale da cui sono tratti.

In relazione al loro valore probatorio, invece, è necessario fare una duplice specificazione: qualora al documento sia stata apposta attestazione di conformità da notaio o altro pubblico ufficiale, esso ha la stessa efficacia dell’originale (art. 23-bis, comma 2 CAD); qualora l’attestazione di conformità, invece, manchi, esso avrà la stessa efficacia dell’originale a patto che la conformità non venga disconosciuta in modo espresso (art. 23, comma 2, CAD).

Ultimo aspetto che merita attenzione è la disciplina relativa alla conservazione del documento informatico, regolata dagli artt. 43, 44 e 44-bis collegati agli artt. 22-23-ter che elencano quali categorie di copie possano essere conservate 122. L’art. 43, comma 1 statuisce che i “documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71”.

Meritano, nello specifico, di essere conservati i documenti che abbiano tutti i requisiti

122 Nello specifico soddisfano tale obbligo le copie di natura informatica aventi ad oggetto atti pubblici, scritture private e documenti in generale spediti o rilasciati da depositare pubblici a ciò autorizzati o dai pubblici ufficiali i quali vi hanno apposto firma digitale o altra firma qualificata; e copie per immagine relative ad un documento analogico con attestazione di conformità; le copie telematiche riguardanti documenti analogici redatti dalla pubblica amministrazione.

necessari dettati all’art. 44 del CAD123.

L’art. 43 comma 3, invece prevede che si possa sempre procedere all’archiviazione di documenti di natura informatica anche attraverso i metodi tradizionali (in cartaceo, quindi) qualora ricorrano esigenze correnti; ma in ogni caso la conservazione permanente dovrà avvenire in formato digitale.

Per concludere, se tradizionalmente il documento in senso giuridico è stato inteso come una res rappresentativa di un fatto giuridicamente rilevante, la nozione di documento informatico, che emerge dal Codice dell’Amministrazione Digitale, si differenzia sotto tre punti di vista: segna la scomparsa del riferimento alla res, qualifica la rappresentazione come informatica ed amplia l’oggetto della rappresentazione stessa, non limitandolo ai soli fatti ma estendendolo anche agli atti e ai dati giuridicamente rilevanti 124 configurando una disciplina organica e puntuale che non lascia dubbi interpretativi.