Contabilizzazione fatture ricevute

- Implementata la procedura per passare dal controllo fatture fornitori se esistono bem non saldate per il fornitore

- Nel controllo fatture fornitori aggiunto il controllo sulla data registrazione antecedente alla data di ricezione del file XML

- Nel c.f.f., nella griglia di selezione dei documenti da collegare alla fattura ricevuta, aggiunto il tasto funzione “F13 – Gestione Prima nota” per arrivare direttamente alla protocollazione coi dati del file XML

- Implementata la procedura di “Prima Nota – Protocollazione” per modificare la data di registrazione qualora si provenga dal connettore delle fatture passive

Paragrafo 5 Stampa Documenti

- Implementazione per la stampa della dicitura obbligatoria “Documento conforme non valido ai fini fiscali…” nei documenti gestiti in modalità elettronica.

Differenze principali nella versione 1.1 rispetto alla versione precedente 1.0 Aggiunta del “Controllo sintattico del file xml”.

Aggiornato punto “1.7”.

Aggiornato punto “1.8”.

Aggiornato punto “3.2” nelle voci seguenti: “Percorso per generazione XML”, “Percorso per archiviazione XML”.

Aggiornato punto “3.3.3” nella voce “Opzione I – Imposta XML inviato”.

Aggiornato punto “4.1” nelle voci seguenti: “Percorso di importazione file XML ricevuti”,

“Percorso di archiviazione file XML ricevuti”, “Percorso di scrittura dati di conservazione”.

Riepilogo aggiornamenti alle procedure esistenti e nuove funzioni

Di seguito sono brevemente elencate le implementazioni e i nuovi sviluppi fatti alle procedure standard Golden Lake Evolution per la generazione di fatture elettroniche in formato XML, per semplicità identificata come “fatturazione elettronica attiva”, e l’importazione e la

contabilizzazione di fatture elettroniche ricevute, “fatturazione elettronica passiva”.

– Implementazione delle tabelle PA2 e PA5 per l’aggiunta di informazioni di ausilio per l’importazione e la contabilizzazione delle fatture elettroniche ricevute.

– Implementazioni della tabella M0X - Tabella documenti per l’esclusione di specifici documenti dalla procedura di generazione del file XML delle fatture emesse

– Implementazione dell’anagrafica clienti per la gestione delle informazioni per il recapito delle fatture B2B/B2C al cliente finale, per semplicità identificata come

“fatturazione a privati”.

– Implementazioni alla funzione di configurazione della procedura per la generazione di file XML delle fatture emesse

– Nuova funzione di gestione dei documenti emessi per la generazione dei file XML – Adeguamenti al formato “FPR12” fattura elettronica privati

– Implementazioni alla procedura di configurazione per l’importazione dei file XML ricevuti e la relativa contabilizzazione (già rilasciata con le anticipazioni del 1806) – Implementazione alla procedura di importazione dei file XML delle fatture ricevute (già

rilasciata col Cumulativo 1803)

– Implementazioni alle procedure di contabilizzazione dei file XML delle fatture ricevute (già rilasciata col cumulativo 1803)

– Nuove funzioni di generazione dei file .CSV coi dati necessari per la conservazione elettronica

ATTENZIONE

Tutte le immagini riportate nella presente documentazione sono da intendersi esclusivamente a titolo di esempio.

Controllo sintattico del file xml

Il sito ufficiale della Pubblica Amministrazione

https://www.fatturapa.gov.it/export/fatturazione/it/strumenti.htm non permette più il controllo sintattico del file xml. Le funzionalità di controllo, invio e monitoraggio che erano presenti nella pagina (Controllare la FatturaPA, Inviare via web la FatturaPA e Monitorare la FatturaPA) sono disponibili accedendo al portale Fatture e Corrispettivi, seguendo il percorso:

 Fatturazione elettronica e conservazione – Funzionalità di supporto (Controlla fattura).

 Fatturazione elettronica e conservazione – Trasmissione (Invia file).

 Consultazione – Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi.

1. Configurazione tabelle

Per il corretto funzionamento delle procedure di emissione delle fatture elettroniche e della ricezione delle stesse emesse dai fornitori è necessario che le tabelle PA1, PA2, PA3, PA4, PA5, PA6 e PA7 siano correttamente compilate secondo le classificazioni fornite dalla Agenzia delle Entrate.

I percorsi di accesso ai programmi sono quelli standard ma è possibile personalizzare la visualizzazione di tali tabelle come tutti gli altri segmenti (Tabelle contabili, di magazzino, documenti eccetera).

1.1 Tabella regime fiscale - PA1

Si accede dal menu “Magazzino”, “Menù di servizio area magazzino e gestionale”,

“Installazione: Personalizzazione Magazzino” (Codice Azione $MA3)

La tabella è caricata coi valori forniti dall’ Agenzia delle Entrate in fase di installazione.

1.2 Tabella tipo documento - PA2

Si accede dal menu “Magazzino”, “Menù di servizio area magazzino e gestionale”,

“Installazione: Personalizzazione Magazzino” (Codice Azione $MA3)

La tabella identifica i codici “Tipo documento” previsti dalla Agenzia delle Entrate per l’identificazione degli stessi nella fatturazione elettronica e per lo spesometro.

Se inesistente è caricata in fase di installazione ed è possibile completarla col valore

“Causale documento” da tabella M0X – Tabella documenti tramite la quale la procedura di importazione delle fatture ricevute è in grado di determinare la causale contabile per la contabilizzazione ricevuto.

L’utilizzo è chiaramente limitato alla condizione in cui si possa ricondurre ad ogni “tipo documento” ricevuto ad una unica causale contabile.

Attenzione, la Causale Documento indicata non è utilizzata per l’evasione dei documenti gestionali eventualmente collegati alla fattura.

1.3 Tabella natura operazione - PA3

Si accede dal menu “Magazzino”, “Menù di servizio area magazzino e gestionale”,

“Installazione: Personalizzazione Magazzino” (Codice Azione $MA3)

La tabella è caricata nella fase di installazione e contiene i “codici di esenzione” (natura dell’operazione) previsti dalla Agenzia delle Entrate quando gli scambi non prevedono una aliquota iva.

E’ collegata alla tabella C05 - Assoggettamenti

1.4 Tabella condizioni pagamento - PA4

Si accede dal menu “Magazzino”, “Menù di servizio area magazzino e gestionale”,

“Installazione: Personalizzazione Magazzino” (Codice Azione $MA3)

La tabella è caricata nella fase di installazione e contiene le condizioni di pagamento previste dalla Agenzia delle Entrate da utilizzare in fase di trasmissione della fattura elettronica.

E’ collegata alla tabella B06 – Condizioni di pagamento

1.5 Tabella modalità pagamento - PA5

Si accede dal menu “Magazzino”, “Menù di servizio area magazzino e gestionale”,

“Installazione: Personalizzazione Magazzino” (Codice Azione $MA3)

Come per le tabelle precedenti nel caso in cui non esista è caricata in fase di

installazione e contiene le modalità di pagamento previste dall’agenzia dell’entrate per lo scambio delle fatture elettroniche.

E’ stato aggiunto il campo “Tipo/Sottotipo pagamento”, collegato alla tabella C0S.

Se impostato è utilizzato nella procedura di importazione delle fatture elettroniche per controllare che la tipologia di pagamento ricavata dal fornitore (tipo/sottotipo

pagamento del codice pagamento della anagrafica fornitore) o impostata manualmente sia coerente con quanto previsto nella fattura elettronica.

1.6 Tabella tipo ritenuta di acconto – PA6

Si accede dal menu “Magazzino”, “Menù di servizio area magazzino e gestionale”,

“Installazione: Personalizzazione Magazzino” (Codice Azione $MA3)

La tabella è caricata nella fase di installazione e contiene i tipi ritenute di acconto previste dalla Agenzia delle Entrate da utilizzare in fase di trasmissione della fattura elettronica.

1.7 Tabella tipo cassa previdenziale – PA7

Si accede dal menu “Magazzino”, “Menù di servizio area magazzino e gestionale”,

“Installazione: Personalizzazione Magazzino” (Codice Azione $MA3)

La tabella è caricata nella fase di installazione e contiene i tipi casse previdenziali previste dalla Agenzia delle Entrate da utilizzare in fase di trasmissione della fattura elettronica.

1.8 Tabella valute - B03

Si accede dai menu “Contabilità Funzioni di base”, “Gestione archivi di base”, “Gestione tabelle di base” e “Manutenzione Tabelle” (Codice Azione $BA1)

Codice CBI valuta: inserire il codice valuta espresso secondo lo standard ISO 4217. E utilizzato nella generazione del file XML per identificare univocamente la divisa degli importi del documento.

1.9 Tabella pagamenti - B06

Si accede dai menu “Contabilità Funzioni di base”, “Gestione archivi di base”, “Gestione tabelle di base” e “Manutenzione Tabelle” (Codice Azione $BA1)

L’ informazione “Condizioni F.P.A.” identifica la modalità di pagamento secondo le tipologie indicate dalla Agenzia delle entrate, è inserito nel file XML nella Tag dei “Dati di pagamento”. Deve essere un elemento della tabella “PA4 - Condizioni pagamento”

fornita insieme alle procedure standard.

Identifica “tipologia del pagamento” da inserire nel tag “Dati Pagamento” dei file XML delle fatture che emettiamo.

1.10 Tabella tipi-sottotipi pagamento - C0S

Si accede dai menu “Contabilità Funzioni di base”, “Gestione archivi di base”, “Gestione tabelle di base” e “Manutenzione Tabelle” (Codice Azione $BA1)

Modalità pagamento identifica la “condizione di pagamento” secondo la tabella fornita dalla Agenzia delle Entrate.

Viene inserito nella sezione “Dati di pagamento” in fase di generazione del file XML delle fatture emesse. Deve essere un elemento della tabella “PA5 – Modalità

pagamento”.

Dalla versione 1906 (manuale 1.3) sono state inserite due nuove configurazioni per il reperimento di Abi/Cab e Iban/Bic ai fini della preparazione degli XML dei documenti emessi.

Con il flag Reperimento Abi/Cab è possibile indicare se l’informazione del Abi/cab, per il tipo e sottotipo pagamento, è da riportare nella fattura elettronica (XML).

I valori possibili sono

 Non Indicato - Il tag del file XML non è compilato

 Banca per pagamenti - L’informazione Abi/Cab è riportata nel file XML ed è

reperita dall’anagrafico del codice banca indicato nel campo “banca per pagamenti” del cliente di fatturazione del documento

 Documento – nel file XML e viene riportato il campo ABI/CAB della memorizzato nella testata del documento.

Il default è “non indicato” per conformità alle versioni precedenti nella quale il dato non veniva mai inserito nel XML.

Reperimento Iban/Bic, tramite questa configurazione è possibile indicare se l’informazione del Iban/Bic deve essere inserita nel XML e la sua modalità di reperimento.

 Anagrafico aziendale – solo bonifico. E la configurazione di default (per conformità alle versioni precedenti) utilizzabile in tutti i tipi/sottotipi

pagamento e consiste nell’indicare il dato nel file XML solo se il pagamento è di tipo bonifico (1B). In questo caso l’informazione è reperita dal codice

cliente/fornitore aziendale indicato nella tabella PA0 – F.E. dati di configurazione.

 Banca per pagamenti L’informazione Abi/Cab viene riportata nel file XML ed è

reperita dall’anagrafico del codice banca indicato nel campo “banca per pagamenti” del cliente di fatturazione del documento (vedi sopra).

 Anagrafico aziendale. E la configurazione che consente di indicare nel file XML il dato del proprio Iban anche quando il pagamento NON è di tipo 1B – Bonifico.

L’informazione viene sempre reperita dal codice dell’anagrafico aziendale della tabella PA0 – F.E. dati di configurazione.

1.11 Tabella assoggettamenti - C05

Si accede dai menu “Contabilità Funzioni di base”, “Gestione archivi di base”, “Gestione tabelle di base” e “Manutenzione Tabelle” (Codice Azione $BA1)

Nella tabella è stata trasferita, precedentemente era nella tabella di personalizzazione generale (M0W), l’informazione relativa agli assoggettamenti bolli fissi.

Nel caso di documenti con titoli di esenzione iva, se presente, viene riportata nel file XML la descrizione estesa dell’assoggettamento relativo. In alternativa viene riportata la descrizione dell’assoggettamento.

Natura per operazioni senza imposta: è la classificazione del titolo di esenzione secondo le specifiche pubblicate dall’Agenzia delle Entrate e richiesta sia nella fatturazione elettronica che nello spesometro fatture nel caso di transazioni senza

imposta. E un elemento della tabella “PA3 - Natura operazione” precaricata in fase di installazione delle procedure e, in ogni caso, gestibile manualmente.

1.12 Tabella documenti - M0X

Si accede dai menu “Magazzino”, “Archivi di base: Gestione tabelle”, “Manutenzione tabella codici documenti” (Codice Azione $MA4)

L’informazione “Tipo documento per F.E.” identifica il tipo documento secondo la classificazione dell’Agenzia dell’Entrate, si collega alla tabella “PA2 - Tipo documento”

configurata in automatico in fase di installazione e gestibile manualmente. E utilizzata nella fase di generazione dei file XML delle fatture emesse.

Documento escluso dalla fatturazione elettronica: la procedura di fatturazione elettronica ricava automaticamente i tipi documento abilitati all’emissione delle fatture

elettroniche. I tipi documento che possono essere abilitati sono distinti tra clienti e fornitori. Nel caso dei clienti sono i seguenti: ‘E’ (Fattura Accompagnatoria), ‘G’ (Fattura Differita), ‘H’ (Nota debito), e ‘I’ (Nota Credito). Con l’eccezione dei clienti identificati come “Cliente corrispettivo” in anagrafica clienti/fornitori. Mentre nel caso dei fornitori sono i seguenti: ‘N’ (fattura), ‘Q’ (nota debito), e ‘R’ (nota credito). Questa informazione è da utilizzare per escludere specifiche causali documento, dei tipi sopra indicati, dalla generazione del XML ed il relativo invio al Sistema di Interscambio (SDI). Per esempio documenti ad uso interno.

Dalla versione 1906 (manuale 1.3) è stata prevista la possibilità di generare file XML coi dati delle ritenute d’acconto.

Abilitazione Ritenuta d’acconto: è la configurazione che consente alla procedura di

“Gestione documenti” di mostrare il formato video di richiesta dei dati relativi alla ritenuta d’acconto e alla cassa previdenziale. Attualmente le informazioni richieste sono facoltative e sono testate in fase di immissione/variazione solo se è inserito almeno un valore.

La stessa configurazione è testata dalle procedure di generazione degli XML per la predisposizione dei dati relativi che vengono preparate solo se valorizzate.

Per il dettaglio delle procedure si rimanda al paragrafo 3.3.7. Ritenuta d’acconto e cassa previdenziale.

Documenti fornitore in nome e per conto

Nei soli documenti di tipo fornitore (N, Q e R) viene aggiunta la possibilità di

identificare la tipologia in nome e per conto. L’identificazione è presente nel formato

“F07”.

2. Configurazione Anagrafiche

2.1 Anagrafica clienti/fornitori

Si accede dai menu “Contabilità funzioni di base”, “Gestione archivi di base”, “Gestione anagrafiche di base”, Gestione anagrafico clienti/fornitori” (Codice Azione $BAA)

Nell’anagrafica clienti/fornitori è già presente la finestra contenente i dati fiscali e della fattura elettronica, si apre premendo il tasto funzione F14 “Dati Fiscali” sia nei clienti sia nei fornitori, ma con alcune differenze. E riportata di seguito solo l’immagine riferita ai clienti, poiché nei fornitori non vi sono dati relativi alla fattura elettronica.

Il campo “Classificazione” identifica già la tipologia di soggetto (cliente) nello spesometro, è utilizzato anche nella fatturazione elettronica ed è da utilizzare per identificare i clienti da scartare o specifiche informazioni da inserire nel file XML

Il default è non classificato ed identifica i clienti “normali”.

 Corrispettivi deve essere utilizzato per escludere i clienti (e i relativi documenti) dalla procedura di generazione delle fatture elettroniche.

 Rappresentante fiscale/stabile organizzazione è utilizzato, invece, per il controllare la coerenza delle informazioni relative alla voce “Codice R.F./S.O.”

Nel riquadro “fattura elettronica privati (FPR)” vi sono le informazioni previste dalla normativa per consentire allo SDI di inoltrare le fatture elettroniche ai clienti

destinatari.

I valori NON sono obbligatori e possono essere inseriti entrambi, in questo caso la procedura di generazione del file XML predilige l’informazione “codice SDI

destinatario”.

Nel caso non siano inseriti, secondo la normativa attuale, il file XML viene comunque generato ed inviato allo SDI che lo riceve senza segnalare la mancanza

dell’informazione. In questo caso lo SDI deposita il file nel cassetto fiscale del contribuente.

Mentre con i dati inseriti lo SDI tenta di recapitare la fattura elettronica al cliente tramite le informazioni della rete Intranet dell’Agenzia delle Entrate ed in caso di impossibilità restituisce al trasmittente la notifica del mancato recapito.

In questo caso consigliamo di verificare col commercialista le attività previste dalla normativa per il recapito della fattura al cliente finale.

Il campo “Codice IPA destinatario” del riquadro “Fattura elettronica pubblica amministrazione (FPA)” è il codice per destinatario per le fatture della pubblica amministrazione.

L’informazione naturalmente è NON obbligatoria quindi è importante ricordarsi di inserirla nei clienti P.A. per evitare che la fattura elettronica venga generata nel formato previsto per i privati e di conseguenza scartata in fase di controllo da parte dello SDI.

I valori dei due riquadri sono alternativi e controllati come tali.

2.2 Contropartite Contabili

Si accede dai menu “Contabilità funzioni di base”, “Gestione archivi di base”, “Gestione anagrafiche di base”, “Contropartite Contabili”, (Codice Azione $BA7)

L’aggancio alle contropartite contabili è stato utilizzato anche nelle procedure di importazione e di contabilizzazione dei documenti XML ricevuti. Tramite queste configurazioni, come già nelle procedure esistenti, è possibile confezionare dei modelli di registrazione con i conti proposti automaticamente.

L’utilizzo è stato esteso anche alla fase di importazione del file XML per la determinazione della causale contabile da utilizzare da utilizzare.

In fase di importazione dei file XML vengono proposte all’utente per la scelta tramite un apposito formato video.

ATTENZIONE:

Nelle causali contabili IVA con un solo registro IVA la prima contropartita si riferisce al conto IVA, le successive alle contropartite di costo. Mentre nelle causali contabili IVA con due registri le prime due contropartite si riferiscono all’IVA, le successive alle contropartite di costo.

3. Fatturazione Elettronica “Attiva” - Generazione file XML

Le procedure precedentemente rilasciate per l’emissione delle fatture elettroniche - Estrazione fatture da G.L. (Azione $O5X, programma $O5R81).

- Creazione ed invio fattura (Azione $O5Y, programma $O5R82).

- Storico invio fatture (Azione $O5W, programma $O5R85).

sono state eliminate ed interamente sostituite dalle nuove procedure che comprendono anche la creazione di file XML per l’invio a privati (B2B/B2C) e si tratta di

- F.E.- attiva – Configurazione Procedura (Azione $OTG, Programma $O5TG0) - F.E.- attive – Predisposizione file XML (Azione $O5Z, Programma $O5I80)

Note generali

Col presente rilascio è aggiunta la possibilità nelle note di credito di riaccreditare l’intero importo del bollo a favore del cliente. L’informazione si trova nella tabella

“Scaglioni bollo” (B0A).

La fase di generazione del file XML utilizzerà, se presenti, i dati anagrafici storicizzati.

A tal fine è stata aggiunta un’opzione con cui è possibile variare i dati storicizzati.

3.1 Aree dati gestionali – Area di base

Si accede dal menu “Contabilità funzioni di base”, “Menù di servizio”, “Manutenzione aree dati”, “Aree dati gestionali”, “Area di base” (Codice Azione $BG2)

Sono state aggiunte le informazioni “Codice SDI” e “PEC”. Attualmente sono utilizzate solo ai fini della generazione della fattura elettronica in nome e per conto.

3.2 Dati di base - Tabella fattura pubblica amministrazione - PA0

Si accede dal menu “Magazzino”, “Menù di servizio area magazzino e gestionale”,

“Installazione: Personalizzazione Magazzino” (Codice Azione $MA3)

Codice anagrafico azienda: identifica il codice anagrafico aziendale. E possibile

utilizzarlo per ricavare iban/bic aziendale da indicare nella fattura elettronica quanto si utilizza il pagamento a mezzo bonifico.

Rappresentante fiscale: da compilare solo nel caso in cui l’azienda risieda all’estero e si faccia rappresentare in Italia da un “soggetto rappresentate” da indicare nella fattura XML.

Stabile organizzazione: da compilare solo nel caso in cui l’azienda abbia una stabile organizzazione i cui dati sono da riportare nelle fatture elettroniche.

Codice Trasmittente: da compilare se colui che trasmette i file XML allo SDI è un soggetto diverso dal Cedente/Prestatore (fornitore del bene/servizio). Solitamente non è necessaria la compilazione perché è una attività svolta dal soggetto trasmittente stesso.

Codice terzo intermediario: da compilare nel caso nel caso in cui i documenti da trasmettere allo SDI sono emessi da un soggetto terzo rispetto al Cedente/Prestatore.

Numeratore files inviati: non più utilizzato, è necessario comunque scegliere il tipo numeratore tra quelli previsti.

Cliente per raggruppamento fatture XML: non è più utilizzato. Nel caso sia richiesto obbligatoriamente compilare con uno dei valori previsti in attesa della eliminazione del campo a video.

Soggetto emittente: da valorizzare in tutti i casi in cui la fattura è emessa da un soggetto diverso dal cedente/prestatore; indica se la fattura è emessa dal

cessionario/committente (CC) oppure da un terzo per conto del cedente/prestatore (TZ)

Percorso IFS di scarico file XML: non più utilizzato perché è stato sostituito dai parametri di configurazione della procedura nel paragrafo seguente. In attesa che l’informazione venga eliminata è possibile inserire un carattere jolly (ad esempio “.”).

Carattere separazione n. ordine / n. riga: da valorizzare col carattere con cui

separare il numero del documento dal numero di riga durante la ricerca dei riferimenti.

Si assume come carattere di separazione “-” (segno meno). Per esempio, il riferimento 2017/00243-001 viene separato come ordine 2017/00243 e riga 001.

Documenti da omettere in selezione DDT: contiene le causali del documento di provenienza (tabella M0X) da omettere durante compilazione dei dati dei DDT della fattura elettronica perché non di tipo “documento di trasporto” ma, per esempio, SAL, Rapporto Intervento, Buono, eccetera.

3.3 Configurazione procedura di generazione XML

Si accede dal menu” Vendite”, “Fatturazione da Bolle”, “Fatturazione Elettronica Attiva”,

“F.E. Attiva – Configurazione Procedura” (Codice Azione $OTG, programma $O5TG0).

Riquadro “Fatturazione Elettronica”

Data inizio gestione: identifica la data iniziale di selezione dei documenti (fatture) generati per la generazione e l’invio dell’XML (vedi sezione “Predisposizione file XML).

I documenti aventi la data documento minore non vengono presentati come “Da Generare” anche se non trovate le relative informazioni sul XML.

Progressivo di trasmissione: è modificabile tramite il tasto funzione F23.

Identifica il progressivo file trasmesso allo SDI, non deve essere modificato (portato indietro) se i file relativi sono stai inviati al sistema di interscambio perché i nuovi XML generati con progressivi già inviati potrebbero essere scartati perché già ricevuti).

Percorso per generazione XML: inserire il percorse nel quale i file XML devono essere generati.

Il percorso se non esiste viene creato automaticamente.

Attenzione i percorsi devono essere delle condivisioni, devono avere le autorizzazioni necessarie per la lettura e scrittura e concordati col documentale qualora fosse

presente un software documentale.

Percorso per archiviazione XML: per essere accessibile dall’utente deve avere le stesse caratteristiche del precedente (condivisione e autorizzazioni). E la cartella nella quale viene fatta una copia dei file XML al momento della generazione (storico XML).

Rigenerando un file XML con lo stesso nome il precedente è sovrascritto.

Il percorso se non esiste viene creato automaticamente.

Il percorso se non esiste viene creato automaticamente.

Nel documento Fatturazione Elettronica B2B /B2C/ P.A. (pagine 10-84)