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Passaggio 1: avviare Discovery Manager Express 83
Passaggio 1: avviare Discovery Manager Express
Per avviare Discovery Manager Express, effettuare una delle operazioni seguenti:
◆ Fare doppio clic sull'icona di Discovery Manager sul desktop.
◆ Fare clic sull'icona di Discovery Manager nella barra di avvio veloce.
◆ Selezionare il percorso dal menu Start:
• Menu Start > Programmi > EMC SourceOne Discovery Manager > EMC Discovery Manager.
Viene aperta la finestra di Discovery Manager Express che visualizza l'argomento personale.
Figura 39 Argomento personale - Discovery Manager Express
Nota: alcune funzioni sono disattivate e sono disponibili solo nella versione completa di Discovery Manager. Altre funzioni disponibili in Discovery Manager Express potrebbero essere disattivate a seconda del ruolo e del contesto.
Per una panoramica completa della finestra principale e della barra multifunzione, fare rferimento a “Panoramica della finestra
dell'applicazione” a pagina 29.
Passaggio 2: creare una ricerca nell'argomento personale
Nota: fare riferimento a “Raccolta di contenuto per gli argomenti” a pagina 171 per informazioni dettagliate sulla creazione e la gestione delle ricerche.
Per creare una ricerca nell'argomento personale:
1. Nel riquadro di navigazione a sinistra, espandere il nodo Argomento personale - <Nome>.
Figura 40 Argomento personale - Sottonodi
Passaggio 3: specificare le cartelle in cui cercare 85 2. Effettuare una delle seguenti operazioni:
• Se non esistono ricerche, fare clic sul collegamento Nuova ricerca (Ctrl-S).
• Se non esistono ricerche, fare clic nel riquadro di lavoro, quindi premere Ctrl-S.
• Fare clic con il pulsante destro del mouse sul nodo Area di raccolta per l'argomento, quindi selezionare Nuova ricerca.
• Nella scheda Ricerca del riquadro della barra multifunzione, fare clic su Nuovo.
Sotto il nodo Area di raccolta viene visualizzata una ricerca denominata Nuova ricerca. Se esiste già una ricerca con il nome specificato, il numero (1) viene aggiunto alla fine di Nuova ricerca.
3. Modificare il nome della nuova ricerca, quindi premere Invio.
Nota: non è necessario che i nomi delle ricerche raccolta siano univoci nell'Area di raccolta di un argomento.
4. Fare clic sul nodo di ricerca con il nuovo nome.
Nel riquadro di lavoro viene visualizzata l'area dei criteri di ricerca contenente i campi di ricerca predefiniti (Data messaggio, Mittente, Destinatario, e Mittente o Destinatario).
Passaggio 3: specificare le cartelle in cui cercare
Specificare le cartelle per tutte le ricerche
Per specificare le cartelle di ricerca per tutte le ricerche nell'argomento personale:
1. Fare clic sull'argomento nel riquadro di navigazione.
2. Nella barra multifunzione, fare clic sulla scheda Argomento.
3. Fare clic sull'icona Cartelle di ricerca nella scheda Argomento.
Si apre la finestra di dialogo Proprietà di ricerca con la scheda Cartelle di ricerca in cui sono elencate tutte le cartelle in cui è possibile cercare.
4. Effettuare una delle seguenti operazioni:
• Per specificare tutte le cartelle, selezionare la casella di controllo Cartelle all'inizio della colonna delle caselle di controllo (predefinita).
• Per cercare in cartelle selezionate, selezionare le caselle di controllo accanto alle singole cartelle. È necessario selezionare almeno una cartella.
Figura 41 Argomento personale - Esempio di Proprietà argomento, scheda Cartelle di ricerca
5. Fare clic su OK per salvare le modifiche e chiudere la finestra di dialogo.
Selezionare le cartelle per una ricerca specifica
È possibile selezionare cartelle diverse per ciascuna ricerca.
Nota: per ulteriori informazioni, fare riferimento a “Modifica delle proprietà di ricerca” a pagina 182 e “Specifica di cartelle per la ricerca” a pagina 188.
Per selezionare le cartelle per una ricerca specifica:
1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
• Nel riquadro di navigazione, sotto il nodo Area di raccolta, fare clic sulla ricerca per selezionarla. Quindi, nel riquadro di lavoro, fare clic sulla freccia a discesa a destra del campo Parola chiave e selezionare Proprietà di ricerca.
Passaggio 3: specificare le cartelle in cui cercare 87
• Nel riquadro di navigazione, sotto il nodo Area di raccolta, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla ricerca, quindi selezionare Proprietà.
• Nel riquadro di navigazione, sotto il nodo Area di raccolta, fare clic sulla ricerca, quindi selezionare Proprietà dalla scheda Ricerca nel riquadro della barra multifunzione.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Proprietà di ricerca.
2. Effettuare una delle seguenti operazioni:
• Per eseguire ricerche in tutte le cartelle, selezionare la casella di controllo Cerca in tutte le cartelle argomento.
• Per selezionare le cartelle:
a. Deselezionare la casella di controllo Cerca in tutte le cartelle argomento.
b. Selezionare la casella di controllo accanto a ogni cartella in cui si desidera cercare.
c. Deselezionare la casella di controllo accanto a ogni cartella in cui non si desidera cercare.
3. Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo Proprietà di ricerca.
Passaggio 4: specificare i criteri di ricerca
I campi predefiniti dei criteri di ricerca sono:
◆ Data messaggio
◆ Mittente
◆ Destinatario
◆ Mittente o destinatario
Per aggiungere, rimuovere e utilizzare campi dei criteri di ricerca, fare riferimento a “Specifica dei criteri di ricerca” a pagina 225 e “Utilizzo del campo Espressione di ricerca” a pagina 263.
Passaggio 5: eseguire la ricerca
Nota: per ulteriori informazioni, fare riferimento a “Esecuzione di una ricerca raccolta” a pagina 200 e “Nuova esecuzione di una ricerca raccolta”
a pagina 201.
Per eseguire una ricerca, fare clic sul pulsante Trova.
Se non si specificano criteri di ricerca, viene visualizzato il messaggio seguente: Nessun criterio di ricerca specificato. L'esecuzione di questa ricerca restituirà tutti gli elementi nell'archivio. Continuare?
Se non è stata selezionata almeno una cartella per la ricerca, viene richiesto di selezionare le cartelle.
Passaggio 6: esportare i risultati in formato PST o NSF
Nota: per ulteriori informazioni sull'esportazione dei messaggi in formato PST o NSF, fare riferimento a “Esportazione di contenuto” a pagina 295.
Nota: alcune funzionalità di esportazione sono disponibili solo nella versione completa di Discovery Manager.
Passaggio 6: esportare i risultati in formato PST o NSF 89 Per esportare messaggi dai risultati della ricerca:
1. Effettuare una delle seguenti operazioni:
• Per esportare tutti i messaggi dai risultati della ricerca, nel riquadro di navigazione fare clic con il pulsante destro del mouse sul nodo di ricerca appropriato, quindi selezionare Esporta.
• Per esportare messaggi selezionati dai risultati della ricerca, selezionare i messaggi come descritto nella tabella seguente.
Viene visualizzata la finestra di dialogo Esporta.
Figura 42 Finestra di dialogo Esporta - Discovery Manager Express Tabella 12 Selezione dei messaggi
Per selezionare Eseguire la seguente operazione
Un messaggio singolo Fare clic
Più messaggi contigui Fare clic tenendo premuto il tasto MAIUSC
Più messaggi non contigui Fare clic tenendo premuto il tasto CTRL
Tutti i messaggi Premere CTRL-A
Tutti i messaggi dalla selezione corrente fino alla fine dell'insieme
Fare clic e premere i tasti MAIUSC e FINE
Tutti i messaggi dalla selezione corrente fino all'inizio dell'insieme
Fare clic e premere i tasti MAIUSC e HOME
1. Per impostazione predefinita, il campo Nome visualizza i primi 30 caratteri del nome argomento. Il nome può essere modificato, senza superare il limite massimo di 30 caratteri.
Nota: in alcuni casi, soprattutto se l'argomento è delicato, è preferibile utilizzare un nome codice o una convenzione di denominazione.
Se il nome dell'argomento contiene caratteri non validi:
• Viene visualizzata una finestra di dialogo di errore:
Il nome argomento contiene uno o più dei seguenti caratteri non validi
\ / : * ? " < > |
Il nome dell'esportazione predefinito sarà Nuova esportazione.
Fare clic su OK per chiudere la finestra di dialogo di errore.
• Il campo Nome della finestra di dialogo Esporta prende automaticamente il valore Nuova esportazione.
2. Il campo Tipo visualizza l'ultimo formato selezionato come predefinito dall'utente. Per selezionare un altro formato per il file di esportazione:
• PST - Formato file cartelle personali di Microsoft Outlook.
Non include i metadati di Discovery Manager.
• NSF - Formato file database di IBM Lotus Notes. Non include i metadati di Discovery Manager.
3. Nel campo Percorso file viene visualizzato l'ultimo percorso di esportazione valido. Per modificare il percorso di esportazione, eseguire una delle seguenti operazioni:
• Fare clic su Sfoglia, quindi selezionare la cartella di
destinazione per il file di esportazione. La destinazione deve essere una cartella UNC condivisa sulla rete.
• Digitare un percorso UNC a una cartella condivisa sulla rete, nel formato:
\\server\share\cartella_condivisa
Nota: il percorso UNC può contenere un massimo di 110 caratteri.
Tale limite è da ricondursi al limite di 260 caratteri previsto da Windows per un percorso del file completo, che include i nomi dei file di esportazione di circa 150 caratteri.
Passaggio 6: esportare i risultati in formato PST o NSF 91 Nota: se non si specifica un percorso UNC, viene visualizzato il
messaggio di errore: Il percorso UNC dovrebbe essere nel formato
\\server\share.
4. In Discovery Manager Express, il campo Data di inizio è impostato su Il prima possibile.
Nota: la pianificazione delle esportazioni è disponibile nella versione completa di Discovery Manager.
5. Nel campo Dividi per dimensioni file, specificare la dimensione massima del file in MB. La dimensione predefinita di un file di esportazione diviso è 4700 MB, il che consente di memorizzare file di esportazione di notevoli dimensioni. Si tratta del valore massimo consentito.
6. Fare clic su OK.
Gestione delle identità 93
Questo capitolo contiene gli argomenti seguenti:
◆ Introduzione ... 94
◆ Procedure consigliate per la gestione delle identità ... 97
◆ Visualizzazione dell'elenco di record di identità... 97
◆ Aggiunta di record di identità... 100
◆ Modifica di record di identità ... 103
◆ Eliminazione di record di identità ... 104
◆ Gestione di elementi di identità (indirizzi) nei record di identità... 105
Nota: le identità sono disponibili nella versione completa di Discovery Manager.
Gestione delle identità
Introduzione
Nota: le identità sono disponibili nella versione completa di Discovery Manager.
Fare riferimento a:
◆ “Utilizzo della gestione delle identità” a pagina 94
◆ “Fattori della gestione delle identità” a pagina 95
◆ “Ruoli che possono gestire le identità” a pagina 96
◆ “Informazioni su uno scenario tipico di gestione delle identità”
a pagina 96
◆ “Utilizzo delle identità in Discovery Manager” a pagina 96
Utilizzo della gestione delle identità
In un ambiente di posta elettronica, è possibile che molti indirizzi siano associati alla cassetta postale di un singolo utente: un indirizzo principale, indirizzi SMTP, liste di distribuzione e indirizzi
cronologici. Lo stesso utente può disporre anche di nomi di contatti di messaggistica immediata (IM) e di indirizzi Bloomberg in più repository.
Discovery Manager deve essere in grado di effettuare ricerche:
◆ Nell'intero gruppo degli indirizzi come entità, per fornire risultati accurati, coerenti e affidabili. Senza un modo per utilizzare tutti gli indirizzi, le ricerche potrebbero essere incomplete o incoerenti, non riuscendo a consegnare tutti i messaggi di posta elettronica reattivi.
◆ Per l'account di posta elettronica degli utenti che non sono più presenti nella rubrica.
La gestione delle identità soddisfa questi requisiti.
Introduzione 95
Fattori della gestione delle identità
La gestione delle identità prevede l'utilizzo di due tipi di oggetti:
record di identità e elementi identità.
Definizione di record di identità
Un record di identità:
◆ È un alias per più indirizzi di posta elettronica.
◆ Può essere utilizzato in sostituzione di un indirizzo di posta elettronica ovunque sia valido un indirizzo di posta elettronica all'interno di una ricerca.
◆ È disponibile per tutti gli argomenti.
◆ Non è specifico dell'argomento.
Definizione di elemento di identità
Un elemento di identità:
◆ Rappresenta un unico indirizzo di posta elettronica associato a un utente, incluso in un record di identità.
◆ Può assumere molte forme diverse, tra cui:
• Indirizzo Microsoft Exchange
• Indirizzo IBM Lotus Domino/Notes
• Indirizzo SMTP
• Nome di contatto di messaggistica immediata
• Indirizzo Bloomberg
• I metadati personalizzati associati ai messaggi durante l'elaborazione tramite SourceOne, ad esempio ID dipendente o Reparto.
Le proprietà di un elemento di identità includono l'intervallo di date per il quale l'indirizzo è valido per l'utente. Questo intervallo di date:
◆ è un modulo di documentazione per l'elemento di identità
◆ è destinato all'utilizzo da parte delle persone che lavorano sull'argomento
◆ non è utilizzato da Discovery Manager per i criteri di ricerca
Ruoli che possono gestire le identità
Per gestire le identità, è necessario disporre del ruolo di amministratore identità.
Informazioni su uno scenario tipico di gestione delle identità
Uno scenario tipico per la gestione delle identità può includere i seguenti passaggi:
1. Una persona viene nominata come oggetto di interesse per una investigazione.
2. Se esiste un record delle identità, l'amministratore identità consulta la rubrica per verificare se contiene aggiornamenti da aggiungere al record delle identità.
3. Se non esiste alcune record delle identità, egli ne crea uno e verifica che tutti gli indirizzi conosciuti, relativi alla persona in oggetto, siano inseriti come elementi identità.
4. Durante il corso dell'investigazione, se ulteriori elementi identità diventano noti, l'amministratore identità aggiorna il record identità. Quindi le ricerche pertinenti vengono rieseguite.
Utilizzo delle identità in Discovery Manager
I responsabili argomento e gli utenti possono utilizzare identità in Discovery Manager ovunque possano utilizzare un indirizzo:
◆ Custodi: un modo per aggiungere custodi a un argomento è selezionarli da un elenco di record di identità.
◆ Criteri di ricerca: i record delle identità sono validi nei campi degli indirizzi (Mittente, Destinatario, Proprietario, Mittente o Destinatario).
Procedure consigliate per la gestione delle identità 97
Procedure consigliate per la gestione delle identità
Nota: le identità sono disponibili nella versione completa di Discovery Manager.
◆ Creare identità per tutte le persone di interesse:
• Chiunque sia sottoposto a investigazione
• Chiunque sia rilevante nell'argomento
◆ Creare identità per tutti i responsabili argomento e gli utenti.
◆ Creare identità per tutti i dipendenti con probabilità di essere coinvolti in rilevamenti legali (ad esempio dirigenti chiave, reparto di risorse umane, reparto di ricerca e sviluppo).
◆ Utilizzare identità per tutte le ricerche ove possibile.
◆ Assicurarsi che almeno un utente assegnato a un argomento disponga del ruolo di amministratore identità, per gestire esigenze specifiche dell'argomento per identità.
Nota: le identità sono disponibili per tutti gli argomenti standard.
Non sono specifiche dell'argomento.
Visualizzazione dell'elenco di record di identità
Nota: le identità sono disponibili nella versione completa di Discovery Manager.
Per visualizzare l'elenco di record di identità nell'area Identità, è necessario disporre del ruolo di amministratore identità.
Per visualizzare l'elenco dei record di identità disponibili:
1. Nel riquadro di navigazione, fare clic sul pulsante Identità.
Nel riquadro di lavoro vengono elencati i record di identità esistenti, se presenti.
Figura 43 Identità - vista di riepilogo
La barra di stato indica il numero delle identità incluse nell'elenco e il numero di identità selezionate.
Figura 44 Identità - Barra di stato
Se si fa clic sul pulsante Identità nel riquadro di navigazione quando non esistono identità, sul riquadro di lavoro viene visualizzato il collegamento Nuova identità (Ctrl-I) e il messaggio
"Nessun elemento da mostrare in questa vista".
2. Per modificare la vista, selezionare una delle opzioni seguenti nel riquadro di navigazione:
• “vista di riepilogo” a pagina 99
• “Vista dettagliata” a pagina 99
Fare riferimento a:
• “Aggiunta di record di identità” a pagina 100
• “Modifica di record di identità” a pagina 103
• “Eliminazione di record di identità” a pagina 104
Visualizzazione dell'elenco di record di identità 99
Vista di riepilogo
La vista di riepilogo è la vista predefinita.
I record di identità vengono visualizzati in un elenco, ordinato in base alla colonna Nome visualizzato.
Nella tabella seguente vengono descritte le colonne della vista di riepilogo.
Vista dettagliata
Nella Vista dettagliata, i record di identità vengono visualizzati in un elenco, ordinati in base alla colonna Nome visualizzato.
Figura 45 Identità - Vista dettagliata Tabella 13 Vista di riepilogo
Colonna Descrizione
Icona L'icona scheda indica che l'elemento elencato è un record di identità.
Nome visualizzato
Il nome dell'identità (persona o gruppo) che si desidera visualizzare in Discovery Manager. Per modificare il formato, fare riferimento a “Specifica di informazioni sul nome per un record di identità” a pagina 102.
Descrizione Una descrizione dell'identità (persona o gruppo) consente di distinguere più agevolmente i record di identità con nomi simili.
Nella tabella seguente sono descritte le colonne della Vista dettagliata.
Aggiunta di record di identità
Nota: le identità sono disponibili nella versione completa di Discovery Manager.
Per aggiungere un nuovo record di identità:
1. Nel riquadro di navigazione, fare clic sul pulsante Identità.
2. Effettuare una delle seguenti operazioni:
• Se non sono presenti record di identità, è possibile fare clic sul collegamento Nuova identità nel riquadro di lavoro.
• Se non sono presenti record di identità, fare clic sul riquadro di lavoro, quindi premere Ctrl-I.
• Se sono presenti record di identità, fare clic con il pulsante destro del mouse sul riquadro di lavoro, quindi selezionare Nuovo.
• Nel riquadro della barra multifunzione, fare clic su Nuova identità nella scheda Identità.
• Fare clic sul pulsante Discovery Manager nell'angolo superiore sinistro, quindi selezionare Nuovo > Nuova identità.
Tabella 14 Vista dettagliata
Colonna Descrizione
Icona L'icona scheda indica che l'elemento elencato è un record di identità.
Nome visualizzato Il nome dell'identità (persona o gruppo) che si desidera visualizzare in Discovery Manager.
Descrizione Una descrizione dell'identità (persona o gruppo) consente di distinguere più agevolmente i record di identità.
Data di creazione Data e ora in cui è stato creato il record di identità.
Data modifica Data e ora in cui è stata apportata l'ultima modifica al record di identità.
Aggiunta di record di identità 101 Figura 46 Pulsante Discovery Manager: Nuova identità
Viene visualizzata la finestra Identità.
Figura 47 Nuova identità
Per informazioni sulla barra multifunzione Identità nella parte superiore della finestra Identità, fare riferimento a “Scelte rapide da tastiera” a pagina 344.
Nota: dopo l'aggiunta di record di identità e la chiusura e riapertura della finestra Identità, nell'angolo inferiore sinistro di tale finestra vengono visualizzate informazioni.
3. Specificare informazioni sul nome, come descritto in “Specifica di informazioni sul nome per un record di identità” a pagina 102.
4. Specificare gli elementi (indirizzi), come descritto in “Aggiunta di elementi di identità a un record di identità” a pagina 105.
5. Effettuare una delle seguenti operazioni:
• Nella scheda Identità nel riquadro della barra multifunzione, fare clic su Salva e Nuovo per salvare le modifiche e cancellare le finestra Identità in preparazione a una nuova identità.
• Nella scheda Identità nel riquadro della barra multifunzione, fare clic su Salva e chiudi per salvare le modifiche e chiudere la finestra Identità.
• Fare clic sulla X nell'angolo superiore destro della finestra Identità per ignorare le modifiche.
Specifica di informazioni sul nome per un record di identità
Per specificare informazioni sul nome per un record di identità, nella finestra Identità:
1. Nel campo Nome identità, digitare il nome dell'identità univoco che si desidera visualizzare in Discovery Manager. Il numero massimo di caratteri è 256. Il numero di caratteri consigliato è nell'intervallo 80 - 100 per una visualizzazione ottimale.
2. Nel campo Commenti, digitare una descrizione dell'identità.
Questo consente di distinguere tra nomi simili e agevola l'utilizzo di record di identità come origine di custodi da parte dei
responsabili argomento. Il numero massimo di caratteri è 1024.
3. Vedere “Aggiunta di elementi di identità a un record di identità”
a pagina 105.
Modifica di record di identità 103
Modifica di record di identità
Nota: le identità sono disponibili nella versione completa di Discovery Manager.
Per modificare un record di identità:
1. Nel riquadro di navigazione, fare clic sul pulsante Identità.
2. Nel riquadro di lavoro, eseguire una delle seguenti operazioni:
• Fare doppio clic sul record di identità.
• Fare clic con il pulsante destro del mouse sul record di identità, quindi selezionare Apri.
Per aprire diversi record di identità contemporaneamente, selezionarli prima di fare clic con il pulsante destro del mouse.
• Selezionare uno o più record di identità, quindi fare clic su Modifica identità nella scheda Identità nel riquadro della barra multifunzione.
• Selezionare uno o più record di identità, quindi premere Invio.
Viene visualizzata la finestra Identità.
Nell'angolo inferiore sinistro della finestra Identità vengono visualizzate le seguenti informazioni:
• Il campo Intervalli identità valide indica l'intervallo di date per tutti gli elementi di identità nell'elenco. Fare riferimento a
“Specifica di date valide di elementi di identità” a pagina 115.
• Nel campo Creato il viene visualizzata la data in cui il record
• Nel campo Creato il viene visualizzata la data in cui il record