La Fase di Planning

La presente Fase si compone di tutte quelle attività di Pianificazione che un’Organizzazione, intenta ad intraprendere un progetto di introduzione di una soluzione informativa, deve condurre. La finalità ultima è quella di attuare una valutazione sulla fattibilità o meno del progetto, nonché di settare e preparare l’Organizzazione per la sua attuazione.

• Formalizzazione dello Scope di progetto;

• Scheduling delle successive fasi progettuali, coincidente con il Project Planning; • Definizione del Team incaricato di gestire la progettualità;

Durante la conduzione delle Attività sopra elencate, si conduce in parallelo anche il processo di Formalizzazione degli elementi di progetto attraverso la redazione di tutta la documentazione specifica che fornirà le linee guida da seguire nelle successive Fasi. In particolare fa riferimento al Project Charter e allo Scope Statement.

Al fine di non incorrere in una ripetizione di contenuti informativi e mantenere un allineamento con la struttura del presente elaborato, risulta importante ricordare che le attività di Definizione Obiettivi e di Valutazione, Scelta e Selezione del vendor incaricato dell’introduzione sono state già trattate a livello generale nelle precedenti sezioni introduttive del capitolo.

2.2.5.1 Scope di Progetto

Lo Scope è una terminologia utilizzata nella disciplina del Project Management per sottintendere i confini applicativi di un progetto. Definire correttamente l’ampiezza comporta un incremento di efficienza nei successivi processi di quantificazione del budget di progetto e allocazione di risorse.

Il perimetro entro cui deve ricadere il progetto è caratterizzato da un grado di complessità strutturalmente definito attraverso le tre seguenti variabili:

• Fisica: componente che identifica il livello di complessità progettuale direttamente correlata al numero di utenze che usufruiranno del nuovo sistema per condurre le proprie mansioni;

• Ingegneristico-Strutturale: componente che stabilisce il grado di complessità del progetto connesso alla numerosità e al grado di reingegnerizzazione dei processi coinvolti;

• Tecnica: componente che determina il grado di complessità del progetto in rapporto al numero di blocchi funzionali del sistema informativo che l’Organizzazione richiede di introdurre.

A seconda della complessità del Progetto si distinguono le tre seguenti tipologie con le quali è possibile andare a definire l’implementazione:

• Comprhensive: definisce un’introduzione massiva che impatta simultaneamente diverse entità organizzative apportando un significativo livello di reingegnerizzazione dei processi.

• Middle Road: delinea un’implementazione attuata su una singola entità organizzativa che presenta un minore grado di reingegnerizzazione dei processi rispetto la precedente.

• Vanilla: identifica un’implementazione attuata su una singola entità e impattante su un numero di utenze ridotto7 _{caratterizza da un grado di reingegnerizzazione} inferiore rispetto ad una Middle Road.

Risulta facilmente deducibile che a seconda della tipologia implementativa il progetto presenterà un diverso effort in termini di costo e tempistica.

Nello specifico caso preso in esame nel presente elaborato, il progetto di implementazione del Budget Planning Tool è rientrato all’interno della categoria Comprhensive, in quanto la sua introduzione ha riguardato oltre cinquanta Uffici Nazionali con i rispettivi Uffici Regionali, il Quartier Generale, per un totale di oltre trecento unità di utenze impattate.

Le attività progettuali concordate tra i due enti, client ed implementatore, che hanno contraddistinto il raggio d’azione del progetto sono state formalizzate attraverso la redazione del seguente Project Plan riportato in Figura 7.

Il Progetto, per il quale è stata concordata una tempistica introduttiva pari ad un anno, ha previsto lo svolgimento delle seguenti Attività8, ognuna delle quali caratterizata da specifiche deliverable progettuali formalmente definite e comunicate:

• Assesment;

7 _{Tipicamente un’Implementazione di tipo Vanilla coinvolge un numero di utenti inferiore a 100.}

8 _{Le Attività sommariamente elencate sono state condotte all’interno della Macro fase di Implementazione,}

ad eccezione del Support che ha visto il proprio svolgimento all’ interno della Macro fase di Operation &

• Design;

• Build and Test – Technical Implementation; • Training;

• Deploy; • Support.

Figura 7. Budget Planning Tool Project Plan.

La modalità di conduzione del Progetto è stata caratterizzata da una strategia di Implementazione suddivisa in due Wave. La prima, denominata Wave 1, si è conclusa attraverso un Go-Live Tecnico che ha introdotto il Budget Planning Tool. La successiva, rinominata Wave 2 si è profilata come l’attuazione della medesima procedura di Introduzione apportata in corrispondenza di sei distinti Uffici Regionali.

Una volta portate a termine entrambe le Wave progettuali, le due Organizzazioni hanno avviato una terza fase implementativa di Tuning, attualmente attiva e definita attraverso il perseguimento di nuovi sprint, provenienti dalle emergenti esigenze organizzative di miglioramento dei propri processi finanziari.

2.2.5.2 I Team di Progetto

La definizione e la strutturazione di un apposito Team progettuale incaricato della gestione del progetto durante l’intero ciclo vita si prefigura come un’attività tipica all’interno della fase di Planning, indipendentemente dalla portata e dallo Scope progettuali.

Un progetto condotto mediante una partnership tra un soggetto client e uno vendor/developer implica, come facilmente deducibile, la costituzione di un Gruppo di Lavoro formato da specifiche risorse appartenenti ad entrambe le parti.

In linea di principio, un Project Team si caratterizza per la simultanea presenza al proprio interno di figure professionali designate sia per la gestione degli aspetti progettuali di carattere operativo, sia per la gestione di tutte le tematiche di natura emotiva e motivazionale. Entrando maggiormente nel dettaglio e calandosi all’interno del contesto che ha caratterizzato il progetto di introduzione del Budget Planning Tool, nella successiva sezione si riporta, attraverso la Figura 8, una sommaria rappresentazione dei ruoli chiave designati durante la nascita del Gruppo di lavoro, nonché le rispettive responsabilità all’interno delle proprie mansioni per quanto concerne tutte le figure professionali che hanno rappresentato il team di KPMG.

KPMG S.p.A & UNC Engagement Team

L'impegno progettuale finalizzatosi attraverso lo sviluppo del Budget Planning Tool ha richiesto la strutturazione di un team di risorse dotate di un ampio bagaglio di competenze e una sostanziale esperienza nell’ambito dell’implementazione di soluzioni applicative di natura EPM/ERP2.

In armonia con le linee guida stabilite dal Project Management, il Gruppo è stato definito secondo una metodologia di strutturazione cross-funzionale che ha sottinteso la nomina di figure professionali la cui aggregazione di competenze ha permesso di coprire tutti gli aspetti stabiliti all’interno dello Scope progettuale. A partire da esperti coinvolti in previe istanze progettuali impattanti le funzionalità di Budgeting e Planning, passando per figure riportanti familiarità ed esperienza con l’Applicativo Tagetik9 e affiancando ad essi professionisti abituati a collaborare con la medesima tipologia di client, KPMG S.p.A ha costruito un Team di progetto bilanciato ed incentivato ad intraprendere l’incarico.

In maniera analoga l’Agenzia ha strutturato il proprio team progettuale, il quale affiancato dalla squadra di KPMG S.p.A ha partecipato nelle definizione della struttura progettuale che ha guidato l’implementazione del Budget Planning Tool.

Figura 8 BPT: Team Progettuali.

Di seguito, viene riportata, in merito ad ognuno dei ruoli del Team di Progetto stanziato da KPMG S.p.A, una breve trattazione delle rispettive responsabilità.

• Steering Committee – KPMG Engagement Partner: figura dirigenziale in essere al progetto, formalmente riconosciuto e incaricato della gestione della componente emotiva e motivazionale dell’incarico. È la figura di riferimento che si occupa, nell’ottica del developer, di gestire le relazioni con la struttura dirigenziale del client. In aggiunta, deve garantire un'efficace governance durante l’intero ciclo vita del progetto, coordinando adeguatamente il resto del Team nella conduzione di tutte le attività concordate.

Infine, in collaborazione con la rispettiva controparte dell’Agenzia, presenta il compito di valutare i risultati del progetto e gestire le possibili problematiche emergenti.

• KPMG Project Manager: è la figura, appositamente nominata dallo Steering Committee, che presiede la responsabilità nella gestione della totalità di attività inerenti l’Implementazione. È il ruolo di riferimento per tutte le fasi di natura esecutiva che deve garantire un elevato livello di competenza, maturato attraverso la conduzione di istanze progettuali paragonabili per caratteristiche a quella in essere. Oltre alle capacità tecniche, il Project Manager, in quanto ruolo guida, deve possedere adeguate doti motivazionali e comunicative.

• Business Analyst: è la figura che conduce l’Analisi dei processi, dei dati e delle prestazioni organizzative finalizzate alla mappatura dello stato attuale del client. Predispone ipotetiche soluzioni To Be volte al miglioramento. E' inoltre la figura di riferimento in materia informativa, incaricato della redazione e approvazione della documentazione di progetto.

• KPMG Senior/Junior Analyst: componente del Gruppo di lavoro impegnata nella raccolta dei requisiti del client, costituenti l’elemento di input per la successiva Analisi. L’esperienza maturata in ambito di soluzioni informative Tagetik, permette loro di ricoprire un ruolo notevolmente marcato durante l’introduzione del nuovo strumento all’interno della struttura informativa dell’Agenzia. Inoltre, gli analisti forniscono supporto al Team nella redazione dei prospetti informativi progettuali, nella conduzione dei System Test e durante il Deployment e la fase susseguente il Go Live della soluzione. Infine si occupano di condurre specifiche attività di formazione, nei confronti degli utenti, sulle funzionalità del nuovo sistema introdotto.

• Tagetik Technical Support: è la figura professionale incaricata di garantire competente supporto tecnico in merito l'installazione e la manutenzione del sistema durante la propria progettazione ed implementazione.

È in aggiunta incaricato del monitoraggio del sistema e la gestione delle eventuali problematiche ed anomalie connesse alla rispettiva introduzione. Infine, operando in stretto contatto con il team IT del client, si occupa del Deploy del nuovo applicativo Tagetik all'interno dell'architettura informativa dell'Agenzia.