Intervista per il recepimento dei driver di scelta della soluzione e dei feedback

L’intervista somministrata, tramite modalità web, è stata simultaneamente recepita da due Portavoce dell’Agenzia coinvolti all’interno del team progettuale23.

Un capoverso introduttivo, sintetizzante le assunzioni e gli obiettivi dell’analisi, anticipa il pool di domande al quale l’intervistato era chiamato a rispondere.

3.5.1.1 Corpo Strutturale

“Gentile Interlocutore,

Sono Alessandro Sartoni e faccio parte del team di KPMG Advisory S.p.A.

In parallelo alle attività professionali che sto svolgendo presso la vostra Organizzazione sto attualmente conducendo il processo di redazione della Tesi Accademica con la quale intendo concludere il mio percorso universitario presso la Facoltà di Ingegneria dell’Università di Pisa.

Ai fini di apportare una validazione in merito ad assunzioni presenti all’interno dell’Elaborato ho deciso di condurre una sintetica intervista a Voi Portavoce Interni dell’Agenzia che hanno avuto diretto coinvolgimento nel Progetto di Sviluppo e Implementazione del Budget Planning Tool.

La ringrazio anticipatamente per la disponibilità e la partecipazione riservata a fornire un significativo feedback per l’Elaborato.

23 _{Al fine di fornire maggior chiarezza, i due referenti sono identificati rispettivamente attraverso la}

terminologia R1 ed R2. Inoltre, in piena conformità con le volontà dell’Agenzia, all’interno del corpo non risultano riportati contenuti informativi sensibili.

Di seguito Le fornisco le domande strutturate per l’intervista alle quali è possibile rispondere senza alcun vincolo di spazio e Le auguro un buon lavoro.

1. QUALI SONO STATE LE ESIGENZE CHE HANNO GUIDATO L'AGENZIA NELLA

SCELTA DI IMPLEMENTAZIONE DI UNA NUOVA SOLUZIONE INFORMATIVA A SUPPORTO DELLE ATTIVITA' DI BUDGETING?

R1: “Il processo precedentemente modellato si basava su una fitta rete di off line files (MS Excel) che portavano, per loro natura, diverse problematiche di efficienza, auditability, tracciabilità ed accountability ad ogni livello.

La vision che ha portato alla ricerca di un Sistema Integrato è stata quella di standardizzare i processi corporate di Budget Planning dell’organizzazione al fine di migliorarne l’efficienza e l’integrazione con le varie mansioni adiacenti (i.e. Pianificazione Strategica, Programmazione Budget) a partire dall’interazione con i diversi corporate systems preesistenti sui quali vertono.”

R2: “In aggiunta, possiamo dire che fra gli obiettivi della ricerca di un tool di planning c’era anche quello di disporre di uno strumento che garantisse la coerenza e la qualità del dato immesso, fornendo ai diversi Uffici Nazionali uno strumento che permettesse loro di creare un budget pluriennale, nonché tracciare ed analizzare i dati durante tutta la fase di pianificazione.

Infine, la possibilità di usufruire di un sistema di reporting real-time il quale, dove necessario, integrasse i dati di pianificazione finanziaria con i dati di pianificazione logistica e con gli attuali valori effettivi è stato un altro dei needs che ha portato alla necessità di introdurre uno strumento di planning.”

2. QUALI SONO STATI I DRIVER DI VALUTAZIONE, UTILIZZATI DALL'AGENZIA, CHE HANNO PORTATO ALLA SCELTA DELLA SOLUZIONE TAGETIK?

R1: “La soluzione Tagetik è stata valutata attraverso il confronto con le altre soluzioni CPM leader nel mercato globale di categoria.

Tra queste, Tagetik ha ottenuto la valutazione più alta grazie al miglior bilanciamento di costi, tempi (da intendersi come acquisto del software ed implementazione) e l’insieme di funzionalità presentate dalle sue soluzioni; inoltre presentava notevole flessibilità di configurazione e data modeling rispetto le soluzioni rivali.

Non ultima, è stata valutata positivamente anche la possibilità di integrazione dell’applicativo con gli altri sistemi già presenti nel landscape dell’organizzazione. Questo

ha costituito il driver chiave per la scelta attuata dalla nostra organizzazione nonché quello in cui la precedente soluzione esprimeva la propria mancanza più grande.”

3. QUALI SONO STATI I BENEFICI RISCONTRATI DALL'AGENZIA A SEGUITO DELLO SVILUPPO E DELL'IMPLEMENTAZIONE DEL BUDGET PLANNING TOOL? SI SONO RIVELATI IN LINEA CON LE ESIGENZE CHE ERANO STATE ESPRESSE?

R1: “A seguito dell’implementazione di Tagetik per il supporto e la copertura dei processi di Budgeting e Pianificazione Finanziaria della nostra organizzazione (completata nei costi e tempi aspettati) molte delle lacune evidenziate dal processo precedente sono state risanate, tra cui:

1. Incremento dell’Auditability dei task richiesti per il completamento del processo; 2. Miglioramento del livello di Tracciabilità delle modifiche apportate e delle

versioning dei vari step di pianificazione;

3. Standardizzazione a livello globale del processo e dei propri step identificativi; 4. Incremento del grado di integrazione e consistenza con gli altri sistemi e processi

adiacenti ad esso;

5. Incredibile miglioramento nell’efficienza dei processi di consolidamento e monitoraggio delle performance a livello centralizzato di organizzazione.”

R2: “La reportistica è un’altra area dove l’organizzazione ha evidenziato dei sostanziosi benefici, grazie alla possibilità di confrontare tra loro, in maniera immediata, le diverse versioni del piano di budget, e allo stesso tempo verificare real time i valori definiti con i dati di planning finanziario e i valori attuali reali.

R1: “Tuttavia, non completamente in linea con le aspettative iniziali si sono rivelate alcune performance e proprietà intrinseche del tool e della nuova infrastruttura, che hanno in alcuni casi compromesso il successo e la completa accettazione della soluzione da parte degli utenti finali: questi hanno in larga parte hanno percepito i valori aggiunti sopra riportati come circoscritti esclusivamente alla semplificazione dei processi, senza riscontrare miglioramenti all’interno delle rispettive modalità lavorative.”

4. QUALI SONO STATI GLI ASPETTI DI MAGGIORE CRITICITA' RISCONTRATI DURANTE L'AVANZAMENTO DEL PROGETTO?

R1: “Come detto al punto precedente, le performance e la system user friendliness non si sono dimostrate in accordo con le aspettative degli utenti, che in alcuni casi hanno trovato appesantito il proprio mansionario all’interno del processo di pianificazione.

Inoltre, la configurazione del sistema si è rivelata limitatamente adattabile ai frequenti ed impattanti cambiamenti dei requisiti di Business: problematica tipica a tutte le soluzioni volte a coprire aspetti specifici dei processi di Budget Planning in continua e necessaria evoluzione nell’area Finanziaria.

Sicuramente, l’aspetto di Change Management si è rivelato decisamente trascurato al termine della fase di Implementazione, non propriamente coadiuvata da un’efficiente revisione dei processi. Questa inottemperanza ha minato in parte l’accettazione della nuova soluzione tecnica da parte della comunità degli utenti finali che ne avrebbero dovuto usufruire.”

R2: “Dal punto di vista tecnico, durante la sua implementazione il sistema non si è rivelato così facilmente integrabile, con le altre realtà informative già esistenti, come invece risultava durante il processo di selezione. La causa è riconducibile a limiti strutturali del sistema Tagetik.

La problematica si è evidenziata specialmente in quelle istanze per le quali era vitale un’integrazione immediata per riuscire supportare il processo di pianificazione attraverso le diverse piattaforme informative.

Sono state percepite alcune problematiche anche nel configurare Tagetik con quei sistemi che l’Agenzia utilizza per permettere l’accesso degli utenti ai propri tool.”

5. QUALE CATEGORIA DI UTENTI HA INCONTRATO UN MAGGIORE GRADO DI DIFFICOLTA' NELL'UTILIZZO DEL BUDGET PLANNING TOOL PER LA CONDUZIONE DELLE PROPRIE MANSIONI? QUALI SONO STATE LE CAUSE CHE HANNO PORTATO A TALE PROBLEMATICA?

R1: “Le categorie che più hanno riscontrato le maggiori difficoltà nell’accettazione della nuova soluzione tecnica sono state quelle che rivestono le posizioni manageriali, a discapito di quelle operative.

Di fatto, a questa categoria di utenti è richiesto un accesso al sistema meno frequente, limitato al completamento dei ridotti step approvativi. Pertanto questo implica minore possibilità di apprendimento e conoscenza nel merito delle nuove funzionalità introdotte.

Lo scarso apprezzamento da parte dei ruoli manageriali nei riguardi del Budget Planning Tool è stato indubbiamente causato dalla mancanza di una dedicata strategia di Training e Change Management attuata nei confronti di essi.

L’inottemperanza ha pertanto frenato l’accettazione degli utenti nel passaggio da una soluzione, seppur off line e non standardizzata, percepita più user friendly ad una più compatta ed integrabile.”

La ringrazio nuovamente e rimango a completa disposizione per qualsiasi chiarimento. Cordiali Saluti.

Alessandro Sartoni – Intern at KPMG Advisory S.p.A Roma, 14 Agosto 2019

”

3.5.1.2 Analisi dei feedback raccolti

Quanto si evince dai responsi dell’intervista, seppur circoscritta ad una sola casistica progettuale, di fatto sancisce la qualità funzionale e la significativa capacità dello strumento CCH® Tagetik di rispondere prontamente a quelle che si sono delineate come le esigenze ed i requisiti dell’Agenzia. Allo stesso tempo, le fisiologiche criticità che emergono a seguito di un progetto di implementazione software, non si sono manifestate attraverso carenze tecnologiche dello strumento, ma al contrario hanno interessato aspetti maggiormente trasversali quali la user friendliness e la capacità di interazione sinergica tra i diversi applicativi che costituiscono la struttura informativa dell’Organizzazione.

La prima tipologia di problematica, come prontamente segnalato anche dagli stessi intervistati, è indubbiamente attribuibile al critico processo di Change Management, ricorrente nella totalità dei cambiamenti organizzativi e sottostimato dall’Agenzia.

La seconda classe, inerente la carente integrazione tra i diversi strumenti software coabitanti all’interno dell’infrastruttura informativa dell’organizzazione, è probabilmente riconducibile ad asimmetrie tecnico strutturali riscontrate tra i diversi applicativi, connesse principalmente all’assenza di omogeneità nella struttura dei dati, i quali necessitano di un intermedio processo di trasformazione, nella migrazione da un sistema all’altro, secondo le precise logiche di configurazione previste dai rispettivi applicativi. Mantenendo l’obiettivo focale sul problema dell’inefficienza di integrazione tra le diverse soluzioni informative, è ricorrente che la criticità si manifesti a posteriori della validazione del progetto, durante la fase di ordinaria conduzione delle attività, quando la mole di dati processati può risultare notevolmente superiore rispetto a quanto stimato durante la fase di Testing di sistema.

4 CONCLUSIONI

L’esperienza professionale intrapresa si è prefigurata come una reale istanza progettuale nella quale è stata concessa l’opportunità al candidato di effettuare un primo scarico a terra delle proprie conoscenze acquisite in ambito di Project Management durante il percorso accademico. La partecipazione ed il coinvolgimento nelle attività caratterizzanti lo sprint, hanno favorito l’acquisizione di conoscenze e competenze inerenti la totalità delle fasi costituenti il ciclo vita di un progetto, a partire dalla Raccolta ed Analisi dei requisiti, passando attraverso l’Implementazione Tecnica ed il Testing della soluzione, fino a giungere al Go Live.

Il contesto entro il quale si sono condotte le attività lavorative ha racchiuso al proprio interno tutte le dinamiche che si susseguono durante la conduzione di un progettualità, da quelle di natura tecnica ed operativa fino a quelle di carattere sociale e relazionale. La crescita, maturata grazie al diretto contatto tra il candidato e figure professionali esperte in materia di Project Management, non si è identificata esclusivamente attraverso un incremento di conoscenze e abilità legate all’utilizzo di un sistema informativo gestionale di tipo Enterprise Performance Management, ma ha coinvolto competenze maggiormente trasversali e tacite, quali la gestione delle customer relationship, la capacità di team working, la gestione e la pianificazione autonoma del lavoro. Queste competenze, notoriamente riconosciute come soft skills, si rivelano al giorno d’oggi d’imprescindibile dominio per poter affrontare dinamicamente la realtà in cui operano i Network di Consulenza. Allo stesso tempo, seppur teorizzate e riconosciute all’interno della letteratura inerente il Project Management, il loro pieno conseguimento, da parte di una figura professionale junior, è raggiungibile, calandosi in ambito pratico, non solo dall’acquisizione di confidenza ed abilità nei riguardi di entità tecnico-strutturali, ma soprattutto dallo sviluppo e consolidamento del proprio bagaglio di conoscenze tacite. Solamente preservando e coltivando aspetti quali la propria capacità di pensiero, di intuito e la propensione al cambiamento, è pensabile poter ottener anche il pieno ed efficiente dominio sugli elementi funzionali concretamente ricorrenti all’interno del proprio contesto professionale.

Una società di consulenza riconosce nelle proprie risorse umane il suo principale asset competitivo, in quanto la forza e il perseguimento di un successo, sostenibile e duraturo, passano attraverso la capacità dei propri attori di delinearsi come un efficiente strumento di collegamento ed unione tra chi genera un prodotto/servizio e chi ne usufruisce.

BIBLIOGRAFIA

Rapporti tecnici

Ranjit Bose, (2006) "Understanding management data systems for enterprise performance management", Industrial Management & Data Systems, Vol. 106 Issue: 1, pp.43-59, https:// doi.org/10.1108/02635570610640988

Kenton B. Walker, (1996) "Corporate performance reporting revisited ‐ the balanced scorecard and dynamic management

reporting", Industrial Management & Data Systems, Vol. 96 Issue: 3, pp.24- 30, https://doi.org/10.1108/02635579610114929

Arkadiusz Januszewski, “Overview of the Business Performance Solutions”, Polish Association For Knowledge Management Series: Studies & Proceedings No. 20, 2009 pp. 40-45

eBook

Panorama Consulting Group, “2019 ERP Report” Copyright © 2019 Panorama Consulting Solutions. All Rights Reserved.

Sitografia

http://www.bpssoftware.it/ “BPS Software Built-in Products & Services”

https://www.beantech.it/blog/articoli/forecasting-ottimizzare-processi-gestire-scorte/

https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/cloud-computing-trends.shtml, “Five Trends Transforming Cloud Computing”

https://www.erp-information.com/conference-room-pilot.html , “”Conference Room Pilot (CRP) – why it is important, 3 phases

https://www.syspro.com/blog/planning-for-erp-or-purchasing-erp/five-steps-to-a-

successful-erp-change-management-plan/, “Five Steps to a Successful ERP Change

Management Plan”,

Tracey Gates, [23 Feb 2016]

https://www.qrpinternational.it/corsi/agile-project-management/ https://blogs.sap.com/2010/10/05/customer-performance-management/ https://www.salesforce.com/it/learning-centre/crm/what-is-crm/ https://www.humanwareonline.com/project-management/center https://searcherp.techtarget.com/definition/ERP-enterprise-resource-planning https://www.epsilonline.com/qual-la-differenza-iaas-paas-saas/ https://www.bucap.it/news/approfondimenti-tematici/prodotti/significato-software-on- premise-vantaggi.htm https://www.aicpa.org/interestareas/informationtechnology/resources/value-strategy- through-segregation-of-duties.html, “Segregation of Duties”

https://www.oracle.com/it/applications/supply-chain-management/what-is-supply-chain- management-system.html

RINGRAZIAMENTI

Il primo ringraziamento è diretto a voi, Mamma e Babbo, perché da quando ho memoria non ricordo un momento della mia vita in cui non mi abbiate supportato. Il bene che mi avete trasmesso non è quantificabile in alcun modo. Se mi trovo qui oggi è solo grazie a voi.

A mio nonno Luigi, che mi ha sempre messo al primo posto, davanti a tutto e tutti. Ciò che sono adesso sento di doverlo a te.

La mia guida da sempre.

A nonno Giuseppe e nonna Concetta, agli zii, ai cugini, ai nipotini.

Grazie, perché avete sempre messo la famiglia davanti ad ogni cosa. I valori, l’affetto, la generosità che mi avete trasmetto non sono esprimibili attraverso le parole.

Un ringraziamento non può che rivolgersi a te, amica mia, che negli ultimi anni sei stata la mia spalla, la mia collega, la mia socia, la compagna di studi con cui ho condiviso tutte le soddisfazioni e le delusioni accademiche.

Ti voglio bene e ti auguro il meglio, ogni altra parola sarebbe superflua.

Un grazie è destinato a voi, Andrea, Dario, Lorenzo, Giacomo, Paolo, Iacopo. Gli amici di sempre, i compagni di ogni avventura. Siamo cresciuti insieme, e non poso che sperare nel meglio per ognuno di voi.

Ci riuniremo in futuro, ne sono certo.

Un dovuto pensiero è rivolto a voi, Elbani. La via di fuga nelle frenetiche estati universitarie. Quelli dell’ultimo minuto, quelli su cui poter sempre fare affidamento. Dagli anni delle superiori, fino ad oggi, ci siete sempre stati. Grazie.

A voi, i miei primi coinquilini, grazie per avermi accolto e sopportato.

I discorsi della sera, le uscite insieme, sono stati preziosi momenti che mi hanno fatto affrontare positivamente tutti i cambiamenti degli ultimi mesi.

Vi auguro il meglio Eritrei.

Desidero rivolgere un pensiero nei confronti del il mio relatore accademico, che mi ha seguito e supportato durante il percorso di studi e la redazione dell’elaborato di Tesi.

Grazie per i preziosi consigli e la disponibilità dimostratami.

Un grazie è riservato al mio tutor aziendale, Luigi. La prima persona che professionalmente ha creduto in me, dandomi la possibilità di crescere sotto il profilo lavorativo. Ho ancora tanto da imparare e da apprendere, ma sono pronto a far tesoro delle tue lezioni.

Desidero ringraziare anche te Carlo, che sin dal primo giorno della mia esperienza formativa mi hai incentivato a dare tutto, ad impegnarmi al massimo.

Mi ritengo fortunato nel poter condividere con te le dinamiche lavorative.

Un grazie a tutti i ragazzi del Team. Spero di riuscire al più presto a ripagarvi per l’aiuto e la pazienza che avete riservato nei miei riguardi.

A te, che sei stato il mio primo collega, Sandrone, e che oggi, prima di tutto, sei diventato un amico generoso. Grazie per avermi spalleggiato durante l’esperienza professionale.

Infine, le ultime parole voglio spenderle per voi, Claudio e Matteo. Più che un ringraziamento, voglio dedicarvi un augurio. L’augurio che riusciate a perseguire tutti gli obiettivi che vi siete posti di raggiungere.

Avete la forza e la determinazione per farlo. Sarò sempre al vostro fianco.