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Le sue resistenze sono principalmente dovute alla difficoltà pratica di partecipare ad alcuni eventi on line con l’utilizzo di mezzi di cui non è molto pratico.
134 h. SteamYard
i. OBS Studio
4. Adattare il format fisico alle limitazioni che il digitale pone e aggiungere caratteristiche che il digitale permette.
L’analisi dei punti precedenti, si è tradotta nella realizzazione di un format molto vicino a quello fisico, che permetta la presenza di un palco virtuale dove esperti e non esperti possano confrontarsi e dire la loro, dove i partecipanti possano collegarsi semplicemente unendosi ad una videochiamata e con una regia molto forte, ma senza sembrare presente, che permetta la fluidità dello svolgimento senza che la partecipazione sia complessa.
Nella pratica l’evento è realizzato grazie all’ausilio di OBS Studio, per la realizzazione delle schermate dell’evento e la gestione dei segnali video e audio da mandare sul palco, Zoom, per convogliare tutti i partecipanti in un'unica videochiamata facilmente fruibile, e Skype, dove mettere in collegamento gli esperti invitati all’evento, in modo da avere dei segnali separati tra esperti e partecipanti da gestire.
Rispetto al formato fisico, vista l’impossibilità della trasposizione precisa del format Fishbowl, la rotazione dei partecipanti sul palco è data dalla possibilità di prenotarsi alzando la mano su Zoom per fare il proprio intervento sul palco.
Dunque, le figure coinvolte nell’evento sono:
1. I partecipanti: le persone che partecipano all’evento per dire la propria opinione e discutere con altre persone, esperti e non, riguardo la tematica. Questi ricevono il link per entrare nella videochiamata Zoom dove poter partecipare e con cui potersi prenotare per salire sul palco premendo il pulsante “Alza la mano”. Con questa operazione la regia li metterà in coda per salire sul palco e appena sarà il loro turno li farà comparire in un riquadro sullo schermo. Una volta sul palco questi potranno discutere con chi è lì, fare un intervento, fare delle domande o rispondere a domande fatte in precedenza, tutto per alimentare la discussione sulla tematica.
2. Gli esperti: le persone esperte della tematica che vengono chiamate dall’organizzazione per dare input di riflessione basati sulle loro esperienze ai partecipanti. Il loro compito è quello di alimentare la discussione e renderla autorevole con le loro competenze.
Questi si connettono via Skype con gli organizzatori, cioè il team di Visionary, e dalla regia vengono fatti salire sul palco, in un primo momento per l’introduzione alla tematica, e successivamente con il format del Fishbowl.
3. Il presentatore-moderatore: è la figura che presenta l’evento e lo guida per tutta la sua durata, moderando la discussione, ingaggiandola e seguendo l’alternarsi delle persone sul palco virtuale. È l’unica figura che per tutto l’evento rimane sul palco, prima introducendo la tematica e gli speaker, poi guidando la discussione e infine traendo le conclusioni del dialogo.
Il moderatore è in continuo contatto con la regia la quale gli dà le informazioni
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necessarie alla conduzione, ad esempio le tempistiche da rispettare, le cose da dire in quali momenti e così via.
4. La regia: che è costituita da una persona che guida l’evento e permette la connessione tra tutte le parti. La regia è costituita da:
- Zoom Rooms e Zoom Meetings per i segnali audio e video dei partecipanti, - Il software OBS Studio come mixer grafico,
- Skype per il collegamento con il moderatore e gli esperti.
E fisicamente da:
- Un mixer audio per gestire i segnali audio - 5 monitor per gestire tutte le visualizzazioni
- Un recorder video esterno per registrare l’intero evento.
All’interno del team di Visionary la regia è gestita da Giuseppe Gullotta, in costante comunicazione con il resto dell’organizzazione dedicata alla realizzazione dell’evento.
5. L’organizzazione: in questo gruppo sono coinvolte tutte le persone che si occupano della realizzazione dell’evento dalla sua progettazione alla sua messa in pratica. C’è l’area comunicazione che si occupa di: scegliere il tema da trattare, preparare i materiali utili alla comunicazione dell’evento e tenere i rapporti con i partecipanti in caso ci siano problemi di iscrizione o ricezione mail o simili. C’è l’area produzione che si occupa di: individuare gli esperti da invitare, contattarli e istruirli riguardo lo svolgimento dell’evento e il loro ruolo in esso, inoltre stare in contatto con gli esperti durante l’evento in modo da guidarli nelle varie fasi. C’è l’area di assistenza alla regia che è costituita dalle persone che collaborano con la regia nell’avanzamento per tutta la durata dell’evento, nella gestione delle prenotazioni di partecipanti e speaker per salire sul palco virtuale e nella moderazione della videochiamata su Zoom.
Quest’ultimo compito consiste nell’impostazione della chiamata Zoom, nella gestione degli accessi dei partecipanti alla chiamata e della moderazione della chat utile a mandare comunicazioni ai partecipanti.
Per quanto riguarda lo svolgimento dell’evento vero e proprio, il format del Fishbowl per come viene realizzato nell’edizione fisica, viene ripensato: non è più presente sul palco “la sedia vuota” su cui i partecipanti dal pubblico possono in qualsiasi momento andare a sedersi, costringendo una delle persone sul palco a lasciare il proprio posto, ma la rotazione che avviene sul palco virtuale è data dalla possibilità di essere messi in coda prenotandosi direttamente all’interno della piattaforma Zoom. Nello specifico i partecipanti, cliccando il pulsante “Alza la mano”, possono prenotarsi e vengono segnati dalla regia nella coda di persone che saliranno sul palco, alla fine di ogni intervento le persone vengono fatte scalare e chi è in coda viene fatto salire sul palco virtuale in ordine di prenotazione, mentre chi tra le persone sul palco ha parlato per primo viene fatto scendere.
Oltre a questo, al format viene aggiunto l’aspetto dei sondaggi, inserito poiché è uno strumento particolarmente valido all’interno della piattaforma Zoom e utile a coinvolgere
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direttamente anche i partecipanti più timidi che per tutto l’evento preferiscono ascoltare piuttosto che salire sul palco.
Durante la durata dell’evento vengono lanciati due sondaggi: uno a inizio evento ed uno a fine evento. Il primo viene lanciato per intrattenere i partecipanti durante l’attesa dell’inizio dell’evento, e ha lo scopo di indagare con alcune semplici domande leggere la natura dei partecipanti dell’evento, mentre il secondo viene lanciato alla fine dell’evento per valutare il percepito dei partecipanti riguardo l’esperienza che hanno appena vissuto. Quest’ultimo è un modo per ricevere a caldo i feedback dei partecipanti.
L’evento viene di seguito riassunto con la scaletta:
1. INTRO (5-10 minuti):
I partecipanti entrano nella videochiamata su Zoom e vedono un video di tappo accompagnato da una musica che crea atmosfera nell’attesa che inizi l’evento.
2. SONDAGGIO INIZIALE (2 minuti):
Sondaggio generale che viene mandato su Zoom a tutti i partecipanti mentre attendono l’inizio ufficiale dell’evento.
3. PRESENTAZIONE DELL’EVENTO (2 minuti):
Il presentatore dà il benvenuto all’evento.
4. VIDEO (3 minuti):
Viene mandato a tutto schermo un video di introduzione alla tematica.
5. PRESENTAZIONE DELLA TEMATICA E DELLE REGOLE (5 minuti):
Il presentatore introduce la tematica lanciando i primi spunti di riflessione su di essa, definendo il taglio che verrà dato alla discussione.
Successivamente spiega le regole da seguire durante l’evento per la prenotazione e spiega il funzionamento della modalità Fishbowl digitale.
6. PRESENTAZIONE DEGLI ESPERTI (15 minuti):
Il presentatore introduce gli esperti (2 o 3 a seconda delle occasioni) presentandoli e viene dato loro uno spazio di circa 5 minuti a testa per fare un intervento sulla tematica e lanciare spunti di riflessione per i partecipanti.
7. DISCUSSIONE- Fishbowl (20 minuti):
Dopo gli interventi degli speaker, inizia la fase di vera e propria discussione, dove inizialmente tra di loro gli esperti si confrontano sul tema, rispetto agli interventi che hanno fatto, e i partecipanti possono prenotarsi per intervenire e salire sul palco virtuale secondo il modello del Fishbowl.
8. INTERVENTO ESPERTO EXTRA (5 minuti):
Viene riservato uno degli esperti individuati per la tematica per il momento centrale della discussione, dove potrebbe essere utile ravvivare il dialogo con un parere accreditato.
Qua il presentatore introduce quest’ultimo ospite che ha la possibilità di fare un intervento di circa 5 minuti sul tema.
9. DISCUSSIONE- Fishbowl (20 minuti):
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A seguito dell’intervento dell’ultimo esperto continua la discussione con il format Fishbowl fino allo scadere del tempo.
10. CONCLUSIONI (10 minuti):
Alla fine della discussione, il presentatore richiama sul palco tutti gli esperti coinvolti e questi traggono le conclusioni del dibattito.
11. SONDAGGIO FINALE (3 minuti):
Finite le conclusioni, il presentatore chiede ai partecipanti di rispondere al secondo sondaggio per valutare l’esperienza dell’evento e aiutare a migliorarla.
12. CHIUSURA:
A seguito del sondaggio i partecipanti abbandonano la chiamata, viene proiettato un tappo di sfondo e l’evento termina appena tutti sono usciti dalla piattaforma Zoom.
L’evento ha la durata di circa un’ora e mezza, che è la durata che è stata scelta dopo aver testato il format per la prima volta il 26 giugno 2020182 e allo stesso modo è anche stato decretato il numero ideale dei partecipanti all’evento. Questo è di 50 persone, numero adatto a dare la possibilità a quasi tutti di intervenire e creare un ambiente informale e accogliente che faccia sentire tutti a proprio agio per parlare di fronte agli altri partecipanti, anche se virtuali.