In Excel, una formula è un’espressione che inizia con il simbolo di uguale (=), la quale può contenere:
Uno o più operatori aritmetico-logici, messi in ordine di valutazione, per esempio:
• E, O, NON (operatori logici);
Un riferimento a una cella, a più celle o a un intervallo di celle;
Un valore;
Esempi di formule sono i seguenti:
=SOMMA(A2;A5)
=A2*A5/A1
=PRODOTTO(B:B)
Nella cella contenente la formula viene visualizzato il risultato delle operazioni in essa impostate, mentre la formula contenuta nella cella attiva è mostrata nella Barra della formula.
Visualizzazione di tutte le formule
E’ possibile visualizzare nelle celle tutte le formule contenute nel foglio, anziché il loro risultato, selezionando l’opzione Formule nella scheda Visualizza della finestra associata al menu Strumenti | Opzioni.
Formule aritmetiche
Le formule aritmetiche vengono costruite con gli operatori aritmetici:
Somma +
Sottrazione -
Moltiplicazione *
Divisione /
Come nelle espressioni matematiche, possono essere introdotte le parentesi per modificare la priorità naturale nell’esecuzione delle operazioni. Excel non consente l’uso di parentesi quadre e graffe, ma solo di parentesi tonde, eventualmente annidate. Per esempio, due formule in cui si usano le funzioni aritmetiche e le parentesi per le priorità sono:
=(A2+C3)/4
=(A7+D2)/((C5+C6)*(D7-D8))
Funzioni
Somma, media, minimo, massimo, conteggio, arrotondamento
Excel 2003 è dotato di una gamma molto vasta di funzioni, raggruppate in varie categorie, da quelle più elementari sino a quelle destinate a un uso prettamente scientifico del foglio di lavoro. Alcune funzioni, tuttavia, sono usate più frequentemente di altre. Tra queste, le principali sono accessibili rapidamente dalla Barra degli strumenti Standard.
Facendo clic sul pulsante a forma di triangolo sulla destra dell’icona Somma automatica, vengono visualizzate le voci relative alle funzioni di Somma, Media, Conteggio, Max e Min (Figura 4.23). Selezionando una di tali voci, nella cella attiva viene inserita la formula contenente la funzione a essa relativa.
Figura 4.23 – Menu del pulsante Somma automatica
Excel propone automaticamente le celle che costituiscono l’argomento della funzione. Nell’esempio riportato in Figura 4.24, nella cella B5 è stata inserita la funzione SOMMA e il programma ha assunto come intervallo di riferimento quello costituito dalle celle immediatamente superiori a quella attiva. Il riferimento alle celle coinvolte nella funzione verrà approfondito nel paragrafo Riferimenti di cella.
Figura 4.24 – Applicazione della funzione
La funzione MEDIA restituisce la media aritmetica dell’intervallo di celle di riferimento, mentre le funzioni MAX e MIN restituiscono rispettivamente il valore più grande e il più piccolo dell’insieme di valori selezionato.
Funzione Conteggio
La funzione associata alla voce Conteggio è CONTA.NUMERI, quindi le celle che contengono valori non numerici non vengono considerate nel conteggio. La funzione CONTA.NUMERI effettua il conteggio delle celle che contengono valori numerici. In pratica quindi entrambe le funzioni effettuano il conteggio delle celle non vuote, con la differenza che se le celle non vuote contengono valori numerici deve essere applicata la funzione CONTA.NUMERI altrimenti deve essere usata la funzione CONTA.VALORI.
Arrotondamento
La funzione ARROTONDA serve, appunto, per arrotondare il valore contenuto in una cella. Come parametro della funzione deve essere definito il numero di posizioni decimali, a cui deve essere effettuato l’arrotondamento. Per esempio applicando l’arrotondamento dal numero 25,37 con una posizione decimale, la funzione restituisce il valore 25,4 in quanto effettua l’arrotondamento per eccesso del numero con una posizione decimale. Viene applicato l’arrotondamento per eccesso perché la cifra decimale nella posizione delle centinaia supera il 5; se fosse stata inferiore a 5 avrebbe restituito il valore 25,3. Per esempio, l’applicazione della funzione al valore 25,32 restituisce, appunto, 25,3.
Il comando Inserisci funzione
Per accedere alle funzioni di Excel di uso meno frequente occorre utilizzare ancora il menu a tendina associato al pulsante Somma automatica, ma selezionando la voce Altre funzioni… In tal modo viene aperta la finestra di dialogo di Figura 4.25, in cui va scelta la funzione da inserire. La stessa finestra viene aperta selezionando il menu Inserisci | Funzione.
A quel punto si può digitare il nome della funzione o il compito che deve assolvere nella casella di testo Cerca una funzione, oppure selezionarlo dalla lista visualizzata dopo aver scelto la categoria di appartenenza.
Nel menu a discesa associato alla voce Oppure selezionare una categoria sono contenute tutte le categorie che raggruppano le funzioni di Excel. Le funzioni appartenenti alla categoria selezionata vengono inserite in ordine
Figura 4.25 – La finestra Inserisci funzione
Guida per le funzioni
Facendo clic sul collegamento Guida relativa a questa funzione viene visualizzata la guida riferita alla funzione in questione.
La funzione logica SE
Tra le funzioni appartenenti alla categoria Logiche è presente la funzione SE, che effettua un’operazione se è verificata una certa condizione, o un’altra nel caso in cui la stessa condizione risulti falsa.
Un semplice esempio di applicazione della funzione consiste nel controllo del valore contenuto in una cella (per esempio la E3); se questo supera un valore fissato (per esempio 100), viene inserita nella cella destinata a contenere il risultato la parola ”Maggiore”, altrimenti viene scritto “Inferiore o uguale”. L’impostazione della funzione viene effettuata come riportato in Figura 4.26.
Il test molto spesso consiste nel confronto tra il contenuto di due celle. Il confronto viene effettuato tramite l’uso degli operatori = (uguale), < (minore), > (maggiore), <= (minore o uguale), >= (maggiore o uguale) e <> (diverso).
Le funzioni possono anche essere inserite digitando direttamente nella cella.
E’ necessario porre particolare attenzione alle funzioni che prevedono più di un argomento, come la funzione SE. I vari argomenti della funzione vengono separati tramite un punto e virgola (;).
La funzione SE inserita per confrontare il valore contenuto nella cella E3 e 100 può essere scritta direttamente da tastiera nel seguente modo:
=SE(E3>100; “Maggiore”; “Minore o uguale”)
Come si può notare, i vari argomenti, cioè quelli inseriti nelle varie caselle di testo della finestra Argomenti funzione, sono separati da un punto e virgola.
In generale, i testi utilizzati come argomenti delle funzioni devono essere inclusi tra le doppie virgolette, in modo che il programma li tratti nel modo più consono. In caso contrario potrebbero generarsi errori a causa dell’impiego di argomenti di tipo errato.
Figura 4.26 – Impostazione della funzione SE
Riferimenti di cella
Riferimento alle celle in una formula
Si è detto che una formula inizia sempre con il segno di uguale (=) e può contenere, fra l’altro, i riferimenti a una o più celle. In questo modo, con Excel è possibile impostare tutta una serie di calcoli sulla base dei valori contenuti nelle celle cui si fa riferimento: al variare di uno o più valori, viene automaticamente a modificarsi il risultato delle formule che operano tali calcoli.
In una formula che non contiene funzioni, i riferimenti alle celle con i valori da trattare vengono fatti semplicemente tramite le coordinate delle celle; per esempio, per calcolare la somma dei valori delle celle A3 e B7 dello stesso foglio di lavoro si scrive la seguente formula:
=A3+B7
E’ importante sottolineare che non è consigliato fare riferimento a valori fissi nelle formule; è meglio inserire tali valori all’interno di celle e fare riferimento alle coordinate all’interno delle formule. Si supponga di aver inserito un valore fisso in più formule del foglio. Se alcuni di tali valori devono essere cambiati, devono essere ricercati all’interno di ciascuna formula e procedere con la modifica. E’ ovvio che se nel foglio sono contenuti molti dati e formule, è necessario molto tempo per fare questa ricerca. Se invece i valori coinvolti nelle formule vengono inseriti in celle distinte sarà molto più semplice aggiornare i dati. Non deve essere fatto alcun tipo di ricerca; è sufficiente modificare il valore direttamente nella cella.
Se la cella cui fare riferimento si trova su un foglio di lavoro diverso da quello in cui viene inserita la formula, ma appartenente alla medesima cartella, è necessario far precedere le coordinate di tale cella dal nome del foglio di lavoro seguito da un punto esclamativo: per esempio, la cella A3 del foglio di lavoro Foglio3 è riferita con Foglio3!A3.
Dunque, per esempio, la somma precedente diventerebbe:
=Foglio3!A3+B7
Se nella formula è presente una funzione, i suoi argomenti (numeri, testo, valori logici, riferimenti di cella, ecc.) vanno inseriti fra parentesi tonde. I riferimenti di cella nell’argomento di una funzione possono essere:
Ad un intervallo di celle contigue;
Ad un insieme di celle distinte o di regioni distinte (al limite anche da una sola cella);
Nel primo caso si indica l’intervallo tramite le coordinate dei suoi estremi, separati dal carattere “due punti” ( : ); nel secondo caso si separano le coordinate delle singole celle o gli intervalli di celle mediante il “punto e virgola” ( ; ).
Per esempio, per calcolare la media dei valori contenuti nei due intervalli delimitati dalle celle A1 e A8 e dalle celle D4 e E8 nonché nelle celle F7 e F4, nella cella che deve contenere il risultato va inserita la seguente formula:
=MEDIA(A1:A8; D4:E8; F7; G4)
Dovendo modificare la formula appena analizzata per fare in modo che una parte degli argomenti sia costituita da un intervallo di celle appartenente ad un foglio di lavoro diverso da quello corrente (per esempio l’intervallo D4:D8 del Foglio3), la formula deve essere modificata nel seguente modo:
=MEDIA(A1:A8; Foglio3!D4:E8; F7; G4) Riferimento di riga
Una riga (o una colonna) intera viene riferita in questo modo: Numero:Numero (ovvero Lettera:Lettera).
Per esempio, l’intera terza riga viene indicata con 3:3 e l’intera terza colonna con C:C.
Il riferimento alle celle in una formula può essere fatto anche tramite il mouse. Per questa soluzione, per esempio, se si vuole impostare la formula:
=MEDIA(A1:A8; D4:E8)
occorre attivare la funzione MEDIA oppure scrivere l’inizio della formula:
=MEDIA(
poi fare clic sulla cella A1 e, con il tasto sinistro premuto, trascinare il mouse fino alla cella A8; dopodiché, tenendo premuto il tasto CTRL, è necessario effettuare la selezione dell’intervallo D4:E8 trascinando il mouse sopra di essa. Se la formula è stata attivata scrivendo il nome della funzione bisogna digitare la parentesi chiusa.
La finestra Argomenti funzione
Gli argomenti di una funzione possono anche essere inseriti lavorando nella finestra Argomenti funzione (Figura 4.27), che si apre nel momento in cui viene richiamata la funzione dall’elenco della finestra di dialogo Inserisci funzione (Figura 4.25).
Figura 4.27 – Impostazione degli argomenti di una funzione
La finestra che viene aperta non ha lo stesso aspetto per tutte le funzioni: contiene in particolare un numero di caselle di testo diverso a seconda delle opzioni da impostare per la specifica funzione.
Il riferimento agli intervalli di celle coinvolti nell’argomento della funzione può essere effettuato selezionando l’intervallo in questione (facendo uso del tasto CTRL per intervalli non contigui), dopo aver fatto clic sul pulsante
quadrato presente sulla destra della casella di testo: la finestra verrà minimizzata, consentendo di andare sul foglio di lavoro a selezionare le celle desiderate.
Riferimento relativo
Nel Capitolo 4.2, paragrafo Usare lo strumento di riempimento automatico, è stato descritto lo strumento per il riempimento automatico. Se nella cella di partenza è contenuta una formula, trascinando il mouse la formula viene copiata nelle celle adiacenti fino al punto di rilascio.
Nelle celle in cui è stata inserita la formula con l’applicazione del riempimento automatico, la formula stessa viene applicata mantenendo la distanza tra le celle coinvolte, come avviene quando si applica una qualsiasi tecnica per copiare la cella contenente la formula.
Per esempio, se nella cella B4 è stata inserita la formula =SOMMA(B1:B3), trascinando il quadratino per il riempimento sulle celle C4 e D4 vengono inserite in esse, rispettivamente, le formule =SOMMA(C1:C3) e =SOMMA(D1:D3). In altre parole, come mostrato in Figura 4.28, i riferimenti vengono automaticamente aggiornati alle colonne in cui si va a copiare la formula. Come evidenziato precedentemente, quindi, durante il trascinamento del quadratino di riempimento di una cella contenente la formula, viene mantenuta la distanza tra le celle coinvolte nella formula.
Approfondiamo quanto detto con un esempio: si supponga che nella cella A3 sia contenuta la formula =A1+B2. Se il quadratino della cella A3 viene trascinato sulle celle B3 e C3, le formule in esse contenute saranno B1+C2 e, rispettivamente, C1+D2.
Questo tipo di riferimento alle celle coinvolte nella formula è detto perciò relativo per il modo in cui vengono considerate le celle coinvolte nelle funzioni copiate; l’indicazione delle celle è relativa al punto in cui viene rilasciato il mouse durante il trascinamento dello strumento per il riempimento automatico, oppure, più in generale, nella cella in cui è stata applicata la funzione Incolla.
Figura 4.28 – Uso di riferimenti relativi: nella cella C4 è stata copiata la formula =SOMMA(B1:B3) scritta nella cella B4, e i riferimenti sono stati aggiornati
Riferimento assoluto
In alcuni casi può presentarsi la necessità di mantenere bloccati, durante la copia di una formula, i riferimenti a una o più celle presenti nell’argomento della formula stessa. Non vanno dunque bene, a questo scopo, i riferimenti relativi, perché, come visto nel paragrafo precedente, copiando la formula viene traslato anche il riferimento alle celle.
Si supponga per esempio che:
Nella cella A1 sia stato inserito il valore corrispondente a 1 euro, espresso in lire;
Nella colonna B sia stato inserito il prezzo di alcuni prodotti in lire;
Nella colonna C debba essere convertito ciascun prezzo da lire in euro;
Nella cella C1 viene inserita la formula per la conversione in euro del prezzo presente in B1 (=B1/A1); alla pressione del tasto INVIO viene inserito il prezzo in euro, come richiesto. Applicando il riempimento automatico nelle restanti celle della colonna C, tutte le celle vengono riempite con il messaggio di errore #DIV0!. Questo errore, come verrà descritto più avanti, indica che nella cella è stata inserita una divisione per un valore nullo. Questo avviene perché, tramite il riempimento automatico, viene inserita nella cella C2 la formula =B2/A2, nella cella C3 la formula =B3/A3 e così via. Solo la cella A1 però contiene il fattore di conversione, quindi dividendo per il contenuto delle celle A2, A3, ecc. ne risulta l’errore di divisione per zero (perché tali celle sono vuote).
Per risolvere questo problema è possibile impostare la formula in C1 in modo che durante il riempimento automatico venga fatto sempre il riferimento alla cella A1: si parla in questo caso di riferimento assoluto.
Il riferimento assoluto a una cella viene effettuato facendo precedere le coordinate della cella dal simbolo del dollaro ($). In riferimento all’esempio fatto, la formula contenuta in C1 deve essere modificata in questo modo: =B1/$A$1.
L’applicazione del riempimento automatico nelle restanti celle della colonna C inserirà allora nelle altre celle le formule =B2/$A$1, =B3/$A$1 e così via. Si noti che il riferimento alle celle della colonna B rimane relativo.
Riferimento misto
Il riferimento a una cella può essere fatto anche in modo misto, per bloccare il riferimento alla riga o alla colonna anziché alla cella: basta inserire il simbolo di dollaro solo davanti alla coordinata della riga o solo a quella della colonna.
Tornando all’esempio della conversione lire/euro, nella cella C1 può essere inserita la formula =B1/A$1 per bloccare solo la riga. Effettuando il riempimento automatico delle celle in colonna il risultato della formula risulta corretto, perché il riferimento misto ha permesso di bloccare la riga. Il riferimento alla colonna risulta invece relativo: quindi, se il riempimento automatico viene effettuato in riga (viene trascinato il mouse in direzione orizzontale), viene fatto riferimento alle celle adiacenti alla cella A1 (B1, C1, ecc.) e, quindi, per l’esempio riportato, il risultato non avrebbe senso.
Errori nell’inserimento di una formula
Quando si inserisce una formula in una cella del foglio di lavoro, questa viene immediatamente valutata da Excel. Se non si presentano errori, nella cella viene visualizzato il risultato dell’operazione, altrimenti compare una sigla che identifica l’errore avvenuto. I possibili errori che possono eventualmente presentarsi sono:
Errore di sintassi della formula: la formula inserita non contiene il corretto numero di argomenti. In questo caso appare una finestra di dialogo che aiuta a risolvere l’errore;
Errore di valutazione: non sono stati inseriti argomenti necessari per lo svolgimento della funzione, oppure sono presenti valori che ne rendono impossibile la valutazione (per esempio una divisione per zero, o una divisione tra celle contenenti testo).
I messaggi di errore iniziano sempre con il simbolo # (cancelletto) e terminano con un punto esclamativo o interrogativo.
#NUM! Un valore numerico risulta mancante;
#RIF! Il riferimento non è valido o è stato eliminato;
#DIV0! Il dividendo risulta uguale a zero;
#NUMERO! Argomento di funzione od operando errati;
#NOME! Il nome utilizzato è inesistente;
#VALORE! Argomento di funzione od operando di tipo errato;
#N/D? Dato non disponibile;
In caso di errore viene visualizzata una piccola finestra contenente un’icona con il simbolo di errore; facendo clic su tale icona viene aperta una finestra a comparsa in cui sono riportate alcune funzioni relative alla gestione dell’errore commesso.
E’ importante sottolineare che, come descritto nel paragrafo Ridimensionare righe e colonne nel Capitolo 4.2, la cella viene riempita di una sequenza costituita dalla ripetizione del simbolo # ogni volta che un valore numerico è costituito da un numero di cifre superiore a quello consentito dalla larghezza della colonna. Non dobbiamo quindi farci ingannare dalla presenza di tale simbolo, che, come scritto precedentemente, precede ogni messaggio di errore.
Quello indicato è solo il modo con cui Excel indica all’utente la mancanza di spazio consentito dalla larghezza della colonna.
Riferimento circolare
Un errore che viene commesso frequentemente è il cosiddetto riferimento circolare, che indica l’avvenuto coinvolgimento della cella risultato tra le celle su cui deve essere applicata la formula.
4.5 – Formattazione
Formattare (cioè “dare un formato a”) una cella (o più celle) di Excel significa definire il modo in cui appare la cella, il tipo di informazione che può contenere, se è protetta o meno e il modo in cui appaiono i dati in essa contenuti.
Il formato di una cella va impostato nella finestra che viene aperta selezionando il comando da menu Formato | Celle o la voce Formato celle… dal menu di scelta rapida associato alla cella da formattare. La finestra è composta dalle schede Numero, Allineamento, Carattere, Bordo, Motivo e Protezione.
Per semplicità di esposizione, nei prossimi paragrafi verranno descritte le operazioni per la formattazione di una singola cella; lo stesso procedimento può essere applicato ad un qualsiasi intervallo di celle, purché risulti
Il separatore delle migliaia può essere applicato anche facendo clic sul pulsante Stile separatore (quello con tre zeri) presente nella Barra degli strumenti Formattazione.
Analogamente, il numero dei decimali può essere aumentato o diminuito facendo uso dei pulsanti Aumenta decimali o Diminuisci decimali presenti nella Barra degli strumenti Formattazione.
Data
Selezionando la categoria Data, nella lista a discesa Tipo si può scegliere uno dei formati di visualizzazione proposti.
Valuta
Selezionando la categoria Valuta, il contenuto della cella viene formattato con valori monetari generici. Può inoltre venire scelto il simbolo (dal menu a discesa Simbolo), sia il numero di posizioni decimali da visualizzare (nella casella di testo Posizioni decimali).
Il simbolo della valuta impostato come predefinito nel programma viene aggiunto anche facendo clic sul pulsante Valuta presente sulla Barra di Formattazione.
Per inserire il simbolo dell’euro, è necessario fare clic sul pulsante Euro, anche’esso presente sulla Barra di Formattazione (si noti che questo non converte in euro la cifra visualizzata in altra valuta!).
Per impostare un numero in una cella come percentuale, basta selezionare la categoria Percentuale nella finestra Formato celle, oppure premere il pulsante Stile percentuale presente nella Barra di Formattazione.
Figura 4.29 – Formattazione del numero
Contenuto
Modificare l’aspetto dei dati
Nella scheda Carattere della finestra Formato celle (Figura 4.30) si può impostare la formattazione del carattere delle stringhe digitate in una cella: il tipo, lo stile (Normale, Grassetto, Corsivo), la dimensione, il tipo di sottolineatura e il colore del testo.
Figura 4.30 – La scheda Carattere della finestra Formato celle
Alcune impostazioni del carattere possono essere effettuate direttamente con i pulsanti della Barra di Formattazione.
In particolare, nella visualizzazione di default (una barra, si ricorda, è sempre personalizzabile) i pulsanti presenti sono quelli illustrati in Tabella 4.2.
Tabella 4.2
Pulsante Funzione
Imposta il tipo di carattere.
Imposta la dimensione del carattere.
Imposta il carattere in grassetto.
Imposta il carattere in corsivo.
Imposta il carattere sottolineato.
Permette di modificare il colore del carattere.
Colore del contenuto e dello sfondo delle celle
Il colore dello sfondo della cella può essere impostato nella scheda Motivo della finestra Formato celle oppure tramite il pulsante Colore riempimento presente nella Barra di Formattazione.
Il colore del contenuto della cella viene invece impostato con lo strumento per la modifica del colore del carattere
Il colore del contenuto della cella viene invece impostato con lo strumento per la modifica del colore del carattere