Modulo 4 – Fogli elettronici
Il Modulo 4, Fogli elettronici, è suddiviso in sette capitoli.
Capitolo 4.1 – Concetti fondamentali
Nel primo capitolo sono descritte le funzionalità fondamentali del programma Microsoft Excel 2003. In particolare, si descrivono la struttura di un file creato con Excel, detto cartella di lavoro, i passaggi per creare o aprire una cartella, per salvare me modifiche effettuate e per chiuderla. Vengono descritti anche gli strumenti della Guida in linea utili ad avere informazioni su funzionalità particolari, e le opzioni per la personalizzazione del programma.
Capitolo 4.2 – Celle
Nel secondo capitolo si focalizza l’attenzione sul contenuto delle celle, in particolare il formato da attribuire a queste ultime perché visualizzino informazioni di tipo specifico, e la gestione dei dati contenuti nelle celle del foglio di lavoro (compresa la copia, lo spostamento, la ricerca e l’ordinamento in base a determinati criteri).
Capitolo 4.3 – Fogli di lavoro
Nel terzo capitolo vengono descritte le operazioni per lavorare con i fogli elettronici: creazione, spostamento, copia, rinomina ed eliminazione di un foglio di lavoro.
Capitolo 4.4 – Formule e funzioni
Il quarto capitolo contiene le informazioni necessarie ad apprendere l’utilizzo di formule e funzioni; vengono illustrati in particolare i modi in cui si può fare riferimento agli intervalli di celle coinvolte nelle formule stesse.
Capitolo 4.5 – Formattazione
Nel quinto capitolo vengono illustrati i vari modi in cui possono essere formattate le celle. Indipendentemente dal formato della cella, sono illustrate le opzioni per la sua formattazione, compresa l’aggiunta di bordi e l’allineamento del contenuto.
Capitolo 4.6 – Grafici
Il sesto capitolo è dedicato alle procedure necessarie a creare, modificare e cancellare un grafico.
Capitolo 4.7 – Preparazione della stampa
Nel settimo e ultimo capitolo si illustrano varie opzioni di stampa, compresa la fase di impostazione delle pagine, con le relative opzioni.
4.1 – Concetti generali
A cosa serve Excel 2003?
Excel 2003 è il programma della suite Microsoft Office 2003 dedicato alla produzione e alla gestione di fogli elettronici.
Gli impieghi di un foglio elettronico sono molto vasti: si va dal calcolo di semplici funzioni, come la media di una serie di valori, fino alla rappresentazione grafica dei dati di un bilancio aziendale, dalla realizzazione di semplici basi di dati sino alla creazione di modelli per le fatturazioni.
Un documento creato con Excel 2003 viene definito cartella di lavoro o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet) ed è composto da uno o più fogli elettronici, selezionabili mediante appositi selettori di foglio.
Un foglio elettronico o foglio di lavoro è formato da 65.536 righe e 256 colonne; l’intersezione tra una riga e una colonna da luogo a un’area detta cella (Figura 4.1). Ogni cella è dunque identificata da una coppia di coordinate, composte dall’indicazione della colonna (contrassegnata da una lettera) e da quella della riga (contrassegnata da un numero). Per esempio, le coordinate A1 sono relative alla prima cella (in alto a sinistra) del foglio di lavoro.
Sui dati inseriti nelle singole celle possono venire effettuate operazioni di formattazione, ordinamento, analisi e creazione di grafici. Una cartella di Excel 2003 ha estensione .xls ed è rappresentata dall’icona mostrata a margine.
Primi passi con il foglio elettronico Aprire e chiudere Excel 2003
Avvio del programma Per avviare Excel 2003 si può:
Selezionare la voce Programmi | Microsoft Office | Microsoft Office Excel 2003 nel menu di Avvio;
Aprire una cartella di lavoro esistente; in tal caso il documento viene aperto all’interno di una nuova sessione dell’applicazione. L’apertura di una cartella esistente verrà descritta nel prossimo paragrafo;
Selezionare la voce Nuovo Documento Office dal menu Start e fare doppio clic sull’icona Cartella di lavoro vuota nella successiva finestra di dialogo. In questo caso viene creato un nuovo documento all’interno dell’applicazione. Il metodo può essere applicato solo se Excel 2003 è stato installato insieme al pacchetto Office 2003;
Figura 4.1 – Una cartella di Excel 2003 appena creata
All’apertura del programma, sulla destra della finestra viene visualizzato il Riquadro attività, in cui sono contenute diverse opzioni utili per velocizzare l’esecuzione; il Riquadro attività è stato ampiamente descritto nel Capitolo 3.1, paragrafo Il Riquadro attività, e ad esso verrà fatto frequentemente riferimento anche nei prossimi capitoli, essendo una caratteristica comune a tutti i programmi del pacchetto Office 2003.
Chiusura del programma
Per uscire da Excel 2003 si può invece usare una delle seguenti tecniche:
Fare clic sul pulsante Chiudi presente nella Barra del titolo della finestra del programma;
Selezionare la voce File | Esci;
Digitare la combinazione di tasti ALT+F4 quando è attiva la finestra dell’applicazione;
Conferma della chiusura
L’uscita dall’applicazione provoca la chiusura di tutti i documenti aperti nella corrente sessione di lavoro. Se le relative modifiche non sono ancora state memorizzate, viene chiesto preventivamente se si vuole procedere al loro salvataggio.
Aprire una o più cartelle di lavoro
Una cartella di lavoro può essere aperta applicando diverse procedure.
Riquadro attività
Nella sezione Apri cartella di lavoro del Riquadro attività è presente un certo numero di collegamenti ai file aperti di recente.
Aprire cartelle usate di recente
I collegamenti relativi ai file aperti di recente sono presenti, oltre che nel Riquadro attività, anche nella parte inferiore del menu File. Il numero di voci (di default sono 4) presenti nella lista viene impostato nella finestra ottenuta selezionando la voce Strumenti | Opzioni; occorre selezionare la scheda Generale e inserire il valore prescelto nella casella Elenco ultimi file usati.
Facendo clic su uno dei collegamenti, viene aperto il file ad esso associato. La selezione della voce Altre cartelle di lavoro…, nel caso il documento voluto non sia nell’elenco, provoca la comparsa della finestra Apri (Figura 4.2), in cui va
selezionato il file da aprire: bisogna innanzitutto scegliere l’unità di memorizzazione nel menu a discesa associato a Cerca in:, quindi ricercare la locazione di memoria in cui risiede il file da aprire. I pulsanti sulla destra della casella Cerca in: servono per velocizzare e facilitare la navigazione nel file system, mentre quelli incolonnati nella parte sinistra della finestra costituiscono scorciatoie per l’accesso alle cartelle associate a ciascuno di essi. I file contenuti nella cartella selezionata vengono mostrati nella parte principale della finestra. Dopo aver selezionato il file desiderato, basta fare un doppio clic su di esso oppure premere il pulsante Apri per vedere aperta tale cartella di lavoro.
Figura 4.2 – La finestra di dialogo Apri
Per maggiori dettagli sulla finestra per l’apertura del file si può consultare il Capitolo 3.1, paragrafo Aprire uno o più documenti di Word.
Dalla Barra degli strumenti o dei menu
La finestra Apri viene aperta anche facendo clic sul pulsante Apri della Barra degli strumenti Standard oppure scegliendo il comando File | Apri.
Apertura di più cartelle di lavoro
Nella stessa sessione di Excel possono essere aperte più cartelle di lavoro, per ognuna delle quali viene creata una finestra distinta. Nel paragrafo Spostarsi tra fogli e cartelle di lavoro aperte verrà illustrata la procedura per passare da una cartella di lavoro aperta a un’altra.
Creare una nuova cartella di lavoro
Una nuova cartella di lavoro, basata sul modello impostato come predefinito, viene creata facendo clic sul pulsante Nuovo della Barra degli strumenti Standard oppure sulla voce Cartella di lavoro vuota nel Riquadro attività.
Selezionando invece la voce Nuovo dal menu File viene attivato il Riquadro attività da cui può essere selezionato il collegamento Nuovo da modello che permette di scegliere il modello su cui deve basarsi la nuova cartella di lavoro (Figura 4.3).
Figura 4.3 – I modelli predefiniti di Excel 2003
Salvare una cartella di lavoro
Il salvataggio di un file è un’operazione fondamentale perché le modiche fatte ad un documento risultino permanenti.
Il comando Salva
Se la cartella di lavoro alla quale sono state apportate le modifiche costituisce già un file, quest’ultimo può essere aggiornato attivando il comando dal menu File | Salva, oppure facendo clic sul pulsante Salva presente nella Barra degli strumenti.
Il comando può essere attivato anche da tastiera utilizzando una tra le seguenti due combinazioni di tasti:
SHIFT+F12 oppure ALT+SHIFT+F2.
Indipendentemente dal modo in cui è stato attivato il comando, il salvataggio di un file con il comando Salva avviene senza che venga proposta alcuna finestra di dialogo. Nel caso particolare in cui la cartella di lavoro non costituisce ancora un file, il comando Salva corrisponde a Salva con nome.
Salvare una cartella con un altro nome
Un file aperto può essere salvato con un altro nome o in una locazione di memoria diversa rispetto a quella attuale tramite il comando File | Salva con nome. Le opzioni per il salvataggio devono essere impostate nella finestra così ottenuta, che ha la stessa struttura della finestra per l’apertura del file; in particolare, il nuovo nome del file deve essere inserito nella casella di testo Nome file. Il comando Salva con nome è attivabile anche da tastiera con il tasto F12. Per approfondimenti sulla funzione Salva con nome si veda il Capitolo 3.1, paragrafo Salvare un file.
Salvare una cartella come altro tipo
Nella casella di testo Tipo file: della finestra Salva con nome è possibile impostare il tipo di file di destinazione tra quelli disponibili. Oltre al formato “proprietario” di Excel, una cartella di lavoro può essere salvata come file di testo delimitato da tabulazione (.txt) o dal separatore di elenco (.csv) o da spazio (.prn), pagina HTML (.html), modello (.xlt), oppure con un’estensione specifica del software o in una versione particolare di Excel.
Può accadere che il passaggio ad un formato diverso da quello di Excel provochi la perdita di alcune informazioni. L’avvertimento di questo rischio viene dato in una finestra di dialogo visualizzata al momento del salvataggio.
Spostarsi tra fogli e cartelle di lavoro aperte
Passaggio da un foglio ad un altro
I fogli di lavoro che costituiscono una cartella di lavoro sono tre, all’atto della creazione del file, ma è possibile aggiungere ad essi i fogli necessari, come si vedrà nel Capitolo 4.3. Per spostarsi da un foglio di lavoro ad un altro si ricorre al selettore ad esso associato; i selettori di tutti i fogli della cartella di lavoro sono rappresentati dalle etichette raccolte nella parte in basso a sinistra della finestra del programma (Figura 4.4).
In precedenza si è accennato al fatto che in una sessione di lavoro di Excel possono essere aperte più cartelle di lavoro, e che ognuna di esse viene visualizzata in una propria finestra. E’ possibile passare da una finestra di cartella all’altra facendo uso delle icone che vengono inserite automaticamente nella Barra delle applicazioni, oppure scegliendo la relativa voce nel menu Finestra.
Figura 4.4 – I selettori di foglio
Il menu Guida
In Excel, nel caso di difficoltà, è sempre possibile fare ricorso al menu Guida. Il modo in cui si accede alle informazioni e in cui si chiedono informazioni alla Guida è lo stesso per tutti i programmi appartenenti al pacchetto Office 2003.
Pertanto, in questo capitolo viene fatto un breve cenno alle varie possibilità offerte dalla Guida, mentre per maggiori dettagli si può vedere il Capitolo 3.1, paragrafo Il menu Guida.
Nella Guida possono essere attivati gli strumenti Guida in linea, Assistente di Office e Guida rapida.
Guida in linea
Nella Guida in linea la ricerca viene impostata inserendo una parola chiave in una delle schede che costituiscono la finestra (Sommario, Ricerca libera, Indice).
Guida rapida
Scegliendo l’opzione Guida rapida dal menu Guida, il puntatore del mouse viene affiancato da un punto interrogativo.
E’ quindi sufficiente un clic su un elemento del documento per visualizzare una finestra a comparsa contenente brevi informazioni su di esso.
Assistente di Office
L’Assistente è un elemento animato cui possono essere poste domande per avere suggerimenti sull’uso di particolari strumenti. Nell’esempio di Figura 4.5 è mostrata una fase interlocutoria della funzione Assistente, successiva alla digitazione della stringa chiave Formato celle. Il soggetto che rappresenta l’Assistente può essere scelto tra la gamma disponibile nel programma; esso rimane sullo schermo in attesa che gli venga posta una domanda. Durante l’esecuzione di alcune operazioni può tuttavia segnalare un suggerimento, mostrando una lampadina accesa nella sua animazione.
Figura 4.5 – Uso dell’Assistente per la ricerca di informazioni sul formato delle celle
Stringhe
Con il termine “stringhe” si indica una combinazione di caratteri di lunghezza variabile: una parola, una frase o una sequenza di cifre e/o lettere.
Chiudere una cartella di lavoro
Una cartella di lavoro può essere chiusa selezionando la voce Chiudi dal menu File. Se la versione corrente del file contiene modifiche rispetto a quella corrispondente all’ultimo salvataggio effettuato, prima di effettuare la chiusura del file il programma mostra una finestra di dialogo che propone di salvare le variazioni effettuate.
Chiusura delle finestre
La chiusura della cartella di lavoro corrisponde a quella della chiusura della finestra che la contiene, quindi il file può essere chiuso usando tutte le tecniche per la chiusura di una finestra generica di Windows. Nel caso particolare in cui la cartella di lavoro da chiudere sia l’unica aperta nell’attuale sessione di Excel, il file viene chiuso facendo clic sul pulsante a forma di “X” subito sotto al pulsante di chiusura nella Barra del titolo. Un clic su quest’ultimo provoca l’uscita dal programma.
Modificare le impostazioni
Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom
Attraverso il comando da menu Visualizza | Zoom viene aperta la finestra di dialogo Zoom (Figura 4.6) che consente di ingrandire o ridurre la visualizzazione della cartella di lavoro scegliendo una percentuale di ridimensionamento predefinita oppure impostando un valore specifico nella casella Personalizzato.
Figura 4.6 – Finestra di dialogo Zoom
Il ridimensionamento è effettuabile anche direttamente dalla Barra degli strumenti Standard, mediante la casella Zoom. In entrambi i casi è possibile ridimensionare in base ad una porzione di foglio selezionata, rispettivamente tramite l’opzione Adatta alla selezione e l’opzione Selezione; in tal caso la percentuale di ingrandimento/riduzione dipende dalla dimensione della selezione.
Mostrare e nascondere le Barre degli strumenti
La finestra contenente un foglio di calcolo ha una struttura simile a quella che contiene un documento elaborato con un qualsiasi altro dei programmi appartenenti al pacchetto Office 2003. In particolare, sono analoghe le Barre dei menu e degli strumenti; per una descrizione dettagliata delle Barre degli strumenti comuni ai vari programmi si può allora consultare il Capitolo 3.1, paragrafo Le Barre degli strumenti.
Figura 4.7 – Barra della formula (a sinistra vi è la Casella Nome)
Oltre alle barre presenti negli altri applicativi, in Excel è presente la fondamentale Barra della formula (Figura 4.7).
La lista delle Barre degli strumenti è contenuta nel menu di scelta rapida associato a qualsiasi punto dell’area dedicata alle Barre degli strumenti, oppure nel menu Visualizza | Barre degli strumenti. Volendo visualizzare (o nascondere) una barra, occorre selezionare (o deselezionare) la relativa voce.
Modificare le opzioni di base del programma
Excel può essere personalizzato modificando le opzioni all’interno della finestra che viene aperta selezionando il menu Strumenti | Opzioni. In particolare, nella scheda Generale (Figura 4.8) possono essere impostate le informazioni sull’utente (nella casella di testo Nome utente) e la cartella predefinita per l’apertura e per il salvataggio di un file (nella casella di testo Posizione file predefinito).
Figura 4.8 – Impostazione di alcune opzioni base del programma
4.2 – Celle
Inserire i dati
Le tabelle che possono essere create con Excel sono costituite da una quantità variabile di celle non vuote. Prima di procedere con la descrizione dei vari strumenti, è necessario sottolineare che è opportuno inserire al massimo un valore in ciascuna cella. Per esempio nella tabella contenente i dati anagrafici di alcune persone, deve essere dedicata una colonna al cognome, una al nome, una alla data di nascita e così via.
In una tabella dei dati non devono esistere colonne vuote. Nella prima riga di una tabella in genere deve essere inserito un testo che rappresenta il contenuto di ciascuna colonna. Per esempio, in A1 inseriamo “Cognome”, in B1
“Nome”, in C1 “Indirizzo” e così via. Dalla seconda riga in poi devono essere inseriti i dati corrispondenti a ciascuna persona memorizzata. Una tabella ben definita non presenta né righe né colonne vuote. Inoltre quando vengono applicati strumenti specifici come l’ordinamento o l’inserimento di funzioni, sia le celle contenenti diversi dati, sia le colonne vuote possono dare problemi. Va precisato, però, che esistono alcune eccezioni: per esempio, se non si dispone dei dati da inserire durante la fase di creazione, è possibile lasciare vuota una colonna, a patto di inserire comunque il nome del campo (l’etichetta). Può darsi, infatti, che tali dati vengano aggiunti in un secondo momento o che vengano calcolati tramite formule o funzioni. Gli accorgimenti da osservare durante la creazione della tabella sono molti e verranno evidenziati mano a mano che verranno descritti i vari strumenti.
La cella attiva
I dati, in Excel, vengono inseriti nella cella attiva, che è riconoscibile dalle altre celle per il fatto che risulta bordata con una linea più marcata e che le intestazioni della riga e della colonna che si intersecano nella cella in questione risultano colorate (Figura 4.9).
Figura 4.9 – La cella A1 attiva
Le coordinate della cella sono riportate anche nella Casella Nome, presente a sinistra della Barra della formula. Nelle celle di un foglio di lavoro possono essere inseriti dati di qualsiasi tipo, con una lunghezza massima di 32.000 caratteri.
Il tipo di dato predefinito di una cella è Generale, a indicare che la cella assume automaticamente il generico tipo di dato associato al valore inserito. Se per esempio nella cella viene digitato un numero, su questo possono essere applicate tutte le funzioni predefinite per i dati numerici, cosa che non può avvenire se nella cella è stato inserito un testo.
E’ possibile impostare un tipo di dato specifico per il valore inserito nella cella mediante la finestra di dialogo che si apre selezionando il comando da menu Formato | Celle oppure la voce Formato celle… dal menu di scelta rapida associato alla cella (Figura 4.10).
Numeri e testo
L’impostazione del formato per i valori inseriti in una cella viene effettuato lavorando nella scheda Numero della finestra Formato celle. I tipi di dato Numero e Testo sono le categorie più frequentemente usate. Nel caso del formato numerico si possono impostare il numero di cifre decimali che devono essere visualizzate (casella Posizioni decimali), la visualizzazione o meno del separatore delle migliaia e la gestione dei numeri negativi. Per approfondimenti sulla formattazione del contenuto delle celle si veda il Capitolo 4.5, paragrafo Numeri e date.
Formattazione automatica in base al contenuto
Se in una cella si inserisce un testo composto da cifre, questo viene convertito automaticamente in numero; ciò comporta, per esempio, che se il testo inserito ha come prima cifra uno zero (come può accadere in una partita IVA) quest’ultimo, non essendo significativo in un numero, viene eliminato. La cella va allora formattata come testo. Per formattare una cella come testo, oltre a procedere come indicato in precedenza, si può inserire un apice ( ‘ ) prima di digitare tutti i caratteri e le cifre.
Figura 4.10 – La finestra di dialogo Formato celle
Data/Ora
Un altro possibile formato di cella è Data/Ora. Questo formato viene assunto automaticamente non appena si digitano dei caratteri che possono costituire una data, per esempio nel formato gg/mm/aa, o un orario. Esistono numerose impostazioni per le date, come per gli orari.
Premendo la combinazione di tasti CTRL+: (CTRL+;) viene inserita nella cella attiva l’ora (la data) di sistema.
Selezione delle celle
Come detto, i valori in base ai quali effettuare i calcoli in Excel, così come qualsiasi stringa testuale o numerica accessoria, vengono inseriti nella cella selezionata, che in seguito alla selezione diventa la cella attiva.
Selezionare una cella
Per selezionare una singola cella si può farvi direttamente clic sopra con il tasto sinistro del mouse, oppure ci si può portare su di essa muovendosi da una cella all’altra del foglio di lavoro facendo uso dei tasti direzionali e del tasto TAB.
Selezionare più celle adiacenti
Per svolgere determinati compiti, per esempio la costruzione di un grafico sulla base di un insieme di dati, si può selezionare un intervallo di celle, ossia una serie di celle adiacenti (disposte su una riga o su più righe), facendo uso del mouse o della tastiera.
Nel primo caso è necessario fare clic sulla prima cella da selezionare e trascinare il mouse, tenendo il tasto sinistro premuto, fino alla cella che costituisce l’estremità opposta dell’intervallo. Un’alternativa consiste nel fare clic sulla prima cella della selezione voluta e, tenendo premuto il tasto SHIFT, cliccare sulla cella che costituisce l’estremo inferiore destro dell’intervallo da selezionare.
Nel secondo caso, dopo aver selezionato la cella di partenza, e tenendo premuto il tasto SHIFT, ci si può portare sull’ultima cella dell’intervallo usando i tasti direzionali per muoversi tra le celle.
Selezionare più celle non adiacenti
Se le celle da selezionare non sono adiacenti, è necessario fare clic singolarmente su ciascuna di esse tenendo premuto il tasto CTRL. Se l’intervallo di celle è costituito da più intervalli non adiacenti, è sufficiente combinare la tecnica vista per la selezione di celle adiacenti con quelle per le celle non adiacenti.
Selezionare l’intero foglio di lavoro
Se necessario, si possono selezionare in una volta sola tutte le celle del foglio di lavoro facendo clic sul pulsante di forma rettangolare (Figura 4.11) collocato nel punto di intersezione tra l’intestazione delle righe e l’intestazione delle colonne.
Selezionare righe
Nel foglio elettronico, una riga intera viene selezionata facendo clic sull’intestazione della riga stessa, identificata tramite il numero progressivo. Per selezionare più righe adiacenti è possibile selezionarne una e, tenendo premuto il tasto sinistro, trascinare il mouse verso l’alto o verso il basso (oppure usare i tasti direzionali), mentre se le righe non sono adiacenti è necessario operare una selezione discreta di ciascuna di esse, tenendo premuto il tasto CTRL.
Selezionare colonne
La procedura per la selezione delle righe può essere applicata anche a quella delle colonne: naturalmente è necessario fare clic sulle intestazioni di colonna, identificate da una lettera (oltre la Z, le colonne vengono individuate da una coppia di lettere).
Figura 4.11 – Selezione di tutte le celle del foglio di lavoro
Ridimensionare colonne e righe
Testi o numeri lunghi
Nel caso in cui la lunghezza del testo inserito superi la larghezza della cella, il contenuto può non essere completamente visualizzato perché nascosto da quello della cella adiacente. Il contenuto non viene alterato: se ne può prendere visione nella Barra della formula (quando la cella è attiva).
Il caso di contenuto numerico
Se nella cella sono contenute delle cifre, la cella viene riempita da una serie di simboli #, a indicare che il numero contenuto non rientra nella cella. Tale differenza fra le visualizzazioni parziali di contenuto testuale e numerico deriva dal fatto che la parte più significativa di un numero è sicuramente il suo ordine di grandezza e non una parte delle sue cifre, iniziali o finali che siano; in un testo, la parte iniziale dello stesso può essere invece sufficiente per intuire l’intero valore.
Modificare la larghezza di una colonna
Per ridimensionare una colonna è sufficiente fare clic nel punto di divisione tra una colonna e la successiva e trascinare il mouse verso destra o verso sinistra, tenendo premuto il tasto sinistro.
Nel punto indicato il cursore assume la forma di un piccolo segmento con due frecce, e allo spostamento del mouse appare una finestra a comparsa che riporta la misura corrente della colonna. In Figura 4.12 è mostrato il ridimensionamento della colonna E. Com’è possibile notare, man mano che la colonna viene ridimensionata, compare un’anteprima della dimensione della colonna in versione allargata.
Facendo doppio clic sul bordo destro dell’intestazione della colonna, la sua larghezza viene adattata automaticamente al contenuto: assume cioè una larghezza pari alla dimensione massima tra quelle dei valori contenuti nella colonna.
La larghezza della colonna può essere impostata con un valore numerico nella finestra di dialogo che si apre selezionando la voce Larghezza dal menu Formato | Colonna o dal menu di scelta rapida associato all’intestazione della colonna da ridimensionare.
Figura 4.12 – Ridimensionamento di una colonna
Unità di misura della larghezza
L’unità di misura della larghezza di una colonna è il carattere; la larghezza indicata corrisponde dunque al numero di caratteri standard (del tipo impostato) che possono essere contenuti con tale larghezza.
Modificare l’altezza di una riga
Procedure analoghe a quelle viste per il ridimensionamento di una colonna possono essere applicate per aumentare o diminuire l’altezza di una riga. La sola differenza consiste nel fatto che l’unità di misura della dimensione della riga non è più il numero di caratteri che possono essere contenuti in altezza, ma la dimensione degli stessi: una riga alta 12 punti potrà quindi contenere per intero un carattere di dimensione 12.
Modificare i dati
Aggiungere dati in una cella, sostituire i dati esistenti
Se nella cella attiva è contenuto un valore di qualsiasi tipo, inserendovi un nuovo valore quello “vecchio” viene automaticamente rimosso per essere sostituito dal valore digitato. Per modificare, senza rimuoverlo per intero, il valore esistente nella cella attiva (per esempio per aggiungervi dei dati) è necessario posizionare il cursore nel punto in cui va effettuata la modifica facendo un clic nella Barra della formula. In alternativa, si può semplicemente fare un doppio clic nella cella in questione. Premendo il tasto F2 il cursore viene posizionato alla fine del testo della cella attiva.
Usare i comandi Annulla e Ripristina
Il comando Annulla
Anche in Excel, l’ultima operazione effettuata può essere annullata utilizzando il pulsante Annulla della Barra degli strumenti.
Il programma, infatti, memorizza la sequenza delle operazioni effettuate (fino ad un certo numero), in ordine dalla più recente alla meno recente. Per annullare una sequenza di operazioni è necessario scorrere la lista che viene aperta con un clic sul triangolo posto a destra del pulsante Annulla (Figura 4.13), sino a trovare la prima operazione da annullare (quella più vecchia). La procedura vale anche per annullare una singola operazione: basterà selezionare la prima voce della lista. L’ultima operazione effettuata viene annullata anche selezionando la combinazione di tasti CTRL+Z.
Il comando Ripristina
Un’operazione annullata può essere recuperata utilizzando il pulsante Ripristina della Barra degli strumenti.
Poiché Excel memorizza anche la sequenza di operazioni annullate, per il ripristino di una serie di operazioni può quindi essere usato, come per l’annullamento, il pulsante con il piccolo triangolo, presente sulla destra del pulsante Ripristina. L’ultima operazione annullata viene recuperata anche con la combinazione di tasti CTRL+Y.
Figura 4.13 – Il menu del pulsante Annulla
Copiare, spostare, cancellare
Copiare i dati
Il contenuto di una o più celle selezionate può essere copiato e incollato in un’altra parte dello stesso foglio di lavoro, in un foglio diverso della stessa cartella oppure in un foglio di un’altra cartella contemporaneamente aperta.
Le tecniche sono quelle comuni a tutti i programmi del pacchetto Office 2003; in particolare, si può:
Usare la combinazione di tasti CTRL+C per copiare e CTRL+V per incollare nel punto di destinazione;
Selezionare i comandi da menu Modifica | Copia e Modifica | Incolla;
Premere successivamente i pulsanti Copia e Incolla della Barra degli strumenti Standard;
Selezionare i medesimi comandi nel menu di scelta rapida associato alle celle coinvolte nell’operazione;
Se, invece della funzione Incolla, viene attivata la funzione Incolla speciale, è possibile scegliere la parte da incollare (solo il valore, la formula, la formattazione…) e decidere le operazioni da applicare ai dati da incollare. In particolare, nella finestra di dialogo Incolla speciale è possibile selezionare l’opzione Trasponi, che incolla in riga (colonna) un intervallo costituito da celle disposte in colonna (riga).
Nel caso in cui la destinazione risieda in una cartella di calcolo diversa è necessario passare al foglio di destinazione facendo uso del menu Finestra o delle icone associate a ciascuna finestra presenti nella Barra delle applicazioni. Se la cella in cui si attiva la funzione Incolla non è vuota, viene chiesta conferma della volontà di sovrascrivere il “vecchio”
contenuto con quello che si sta per incollare.
Un intervallo selezionato può essere copiato da una parte all’altra dello stesso foglio di lavoro posizionando il puntatore sul bordo della selezione (fino a che non assume la forma di freccia bianca con la punta rivolta verso l’alto) e trascinando il mouse fino al punto di destinazione con il tasto CTRL premuto.
Per effettuare la copia tra due fogli di lavoro distinti è necessario trascinare la selezione sul selettore del foglio in cui risiede il punto di destinazione, tenendo premuto oltre al tasto CTRL anche il tasto ALT, e rilasciare la selezione nel punto in cui si deve posizionare la copia.
Usare lo strumento di riempimento automatico
Digitando una stringa di caratteri, se nella colonna cui appartiene la cella nella quale si sta inserendo il testo sono presenti una o più stringhe che iniziano con la stessa combinazione di caratteri digitata, Excel suggerisce automaticamente il valore contenuto nella cella che più si avvicina al testo digitato.
Nell’esempio riportato in Figura 4.14, nella colonna A è contenuta la lista di alcune città; all’inserimento della lettera L nella cella A6 viene suggerito come possibile valore la parola Livorno; tale suggerimento è prodotto in base alla lista di nomi presenti nella colonna. Con la pressione del tasto INVIO viene accettato il suggerimento, mentre proseguendo la digitazione si può impostare un valore diverso da quello proposto.
Nel caso particolare di più parole che iniziano con la stessa combinazione di lettere, il suggerimento non viene visualizzato fino a che non si digita la prima lettera che distingue una parola dalle altre.
L’elenco delle voci presenti nella colonna è presente nella lista che viene visualizzata selezionando la voce Seleziona da elenco dal menu di scelta rapida associato alla cella in cui deve essere inserito il valore.
Figura 4.14 – Auto riempimento del testo
Trascinamento e riempimento di più celle
In basso a destra della cella attiva, o dell’intervallo di celle attivo, è presente un piccolo quadrato, detto strumento di riempimento automatico, avente la funzione di facilitare il riempimento delle celle in casi particolari.
Posizionando il puntatore del mouse sul quadratino (il puntatore, quando è sul quadratino di riempimento, assume la forma di una crocetta nera) e trascinando con il tasto sinistro premuto, viene applicata la funzione di riempimento automatico. Il mouse, in questa situazione, può essere spostato solo verticalmente od orizzontalmente.
La funzione svolta dallo strumento di riempimento differisce a seconda del valore contenuto nella cella; in Tabella 4.1 sono riassunte le operazioni associate a una cella in base al tipo di dato in essa contenuto.
Durante lo spostamento del mouse una finestra a comparsa indica il valore che verrà inserito nella/e cella/e di destinazione. L’esempio di Figura 4.15 rappresenta il trascinamento del quadratino di riempimento di una cella contenente un numero, tenendo premuto il tasto CTRL.
Tabella 4.1
Tipo di dato Azione
Testo Viene effettuata la copia del valore inserito nella cella in tutto l’intervallo su cui si trascina il mouse.
Numero Viene copiato il valore inserito nella cella in tutto l’intervallo su cui si trascina il mouse;
tenendo premuto il tasto CTRL viene creata una progressione numerica.
Voce di elenco Vengono inseriti tutti i valori rimanenti che appartengono all’elenco (per esempio l’elenco dei mesi dell’anno). L’insieme di tutte le liste predefinite è presente nella scheda Elenchi della finestra che viene aperta selezionando la voce Strumenti | Opzioni. Un elenco può essere creato o importato da un intervallo di celle.
Data Viene creato il calendario.
Funzione Viene applicata la funzione alle celle adiacenti mantenendo la distanza tra le celle coinvolte nella funzione. Per esempio: si supponga che la cella A3 contenga la formula =A1+A2. Se il quadratino di riempimento della cella A3 viene trascinato sulla cella B3, quest’ultima conterrà la formula =B1+B2.
Figura 4.15 – Riempimento automatico nel caso di una cella contenente un numero
Agendo sul quadratino di riempimento con il tasto destro del mouse, al rilascio del tasto viene visualizzato un menu contenente le operazioni che possono essere svolte. In particolare, se la cella contiene una data, una delle voci del menu è Ricopia giorni feriali, che inserisce nelle celle le date dei giorni feriali a partire dalla data inserita nella cella. In generale le voci contenute in tale menu dipendono dal tipo di dato contenuto.
Spostare i dati
I dati possono anche essere spostati tra due punti dello stesso foglio di lavoro, di due fogli di lavoro distinti o di due cartelle di lavoro aperte, facendo uso delle funzioni Taglia e Incolla. Nel dettaglio, si può procedere:
Usando la combinazione di tasti CTRL+X per tagliare e CTRL+V per incollare nel punto di destinazione;
Utilizzando i pulsanti Taglia e Incolla della Barra degli strumenti Standard;
Selezionando la combinazione di comandi da menu Modifica | Taglia e Modifica | Incolla;
Selezionando la stessa combinazione dal menu di scelta rapida associato alle celle coinvolte nell’operazione;
Per spostare una selezione all’interno dello stesso foglio di lavoro si può usare la tecnica del trascinamento;
posizionato il puntatore in un punto qualsiasi del bordo della selezione (dove assume la forma di una freccia bianca rivolta verso l’alto), basta spostare il mouse, tenendone premuto il tasto sinistro, fino al punto di destinazione, quindi rilasciare.
Se la cella di destinazione contiene già dei dati, viene chiesta la conferma della sostituzione del contenuto con il nuovo, come avviene per la copia.
Tenendo premuto il tasto SHIFT, l’intervallo in questione viene incollato tra due celle, anche se queste contengono già dei dati. Durante il trascinamento il cursore risulta accompagnato da una barra tratteggiata (verticale od orizzontale a indicare che la selezione viene inserita per riga o per colonna). Nell’esempio riportato a margine viene inserita la cella contenente il dato Maggio tra le celle Aprile e Giugno.
Effettuando la stessa sequenza di operazioni tenendo premuto il tasto CTRL, la cella originale non viene eliminata.
Cancellare il contenuto di una cella
Il contenuto della cella attiva viene eliminato semplicemente premendo il tasto CANC. Lo stesso risultato si ottiene selezionando la voce Cancella contenuto dal menu di scelta rapida associato alla cella in questione, oppure selezionando le opzioni di eliminazione Tutto o Sommario dal menu Modifica | Cancella. Il contenuto di una riga o di una colonna selezionata viene cancellato seguendo il procedimento appena descritto per eliminare il contenuto di una cella.
Trovare e sostituire
Il comando Trova
La ricerca di un valore all’interno delle celle di un foglio di calcolo può essere effettuata mediante lo strumento Trova, attivabile dal menu Modifica | Trova. Nella successiva finestra di dialogo Trova e Sostituisci è presente una casella di testo in cui va inserita la stringa da cercare. Nell’esempio riportato in Figura 4.16 viene effettuata la ricerca della parola “Funzione”.
Le varie opzioni presenti nella finestra servono per affinare la ricerca. Le occorrenze trovate con il criterio di ricerca impostato possono essere evidenziate in due modi:
Il pulsante Trova tutti riposta in una sezione aggiuntiva della finestra le coordinate di tutte le occorrenze della parola cercata;
Il pulsante Trova successivo, invece, evidenzia la cella in cui viene trovata la successiva occorrenza della parola cercata;
La stringa può essere ricercata anche all’interno dell’intera cartella di lavoro, selezionando la voce Cartella di lavoro nella casella di testo In.
Figura 4.16 – Ricerca della parola “Funzione”
Il comando Sostituisci
La funzione Sostituisci permette di sostituire una determinata stringa con un’altra all’interno di un foglio di lavoro, e viene attivata selezionando il menu Modifica | Sostituisci. Si apre così la scheda Sostituisci della finestra Trova e sostituisci: la stringa da cercare va inserita nella casella di testo Trova, quella con cui deve essere sostituita va invece nella casella Sostituisci con. Nel caso specifico della Figura 4.17 è stata impostata la sostituzione della parola Formula con Operazione.
La sostituzione di una stringa viene preceduta dalla funzione di ricerca; nella finestra per la sostituzione sono infatti presenti anche i due pulsanti Trova tutti e Trova successivo. Trovata un’occorrenza della parola ricercata, un clic sul pulsante Sostituisci ne provoca la sostituzione con la stringa impostata. Con il pulsante Sostituisci tutto vengono invece sostituite tutte le occorrenze della stringa cercata con quella nuova, senza alcuna richiesta di conferma.
Figura 4.17 – Sostituzione di una parola con un’altra
Ordinare i dati
I dati inseriti nelle celle di un foglio di lavoro possono essere disposti in ordine (crescente o decrescente) numerico, di data o alfabetico.
I dati di un intervallo di celle vengono ordinati in base alla colonna della cella attiva. Se la cella attiva, è per esempio, la B3, vengono ordinati i valori dell’intervallo in base alla seconda colonna.
L’ordinamento in base a una colonna può essere effettuato in senso crescente o decrescente facendo clic sui relativi pulsanti della Barra degli strumenti, dopo aver attivato una cella appartenente alla colonna in base alla quale effettuare l’ordinamento.
Un modo alternativo per effettuare l’ordinamento in base a una delle colonne dell’intervallo di celle selezionato
finestra così ottenuta (Figura 4.18) va selezionata la voce corrispondente all’intestazione della colonna in base alla quale deve essere effettuato l’ordinamento.
Figura 4.18 – Selezione del campo per l’ordinamento
Sono tre le possibili colonne in base alle quali ordinare la selezione; l’ordinamento nella seconda e nella terza colonna divengono effettivi solo nel caso in cui nella colonna impostata come principale ci siano più celle con lo stesso valore.
L’impostazione delle colonne successive, quindi, affina ulteriormente l’ordinamento. Se, per esempio, deve essere ordinato un intervallo in cui sono contenuti dati anagrafici e viene scelta la colonna Cognome come primo campo per l’ordinamento e Nome come seconda colonna, le informazioni relative a Rossi Augusto precedono quelle di Rossi Valerio.
Ordinamenti e selezioni
Se un intervallo di celle deve essere ordinato in base a una colonna, e si seleziona solo quest’ultima, viene aperta una finestra di dialogo in cui viene data la possibilità di estendere la selezione a tutta la tabella. Se questa possibilità viene rifiutata, l’ordinamento viene effettuato solo sulla colonna selezionata, causando una potenziale inevitabile inconsistenza dei dati dovuta a uno sfasamento delle corrispondenze dei valori nelle righe.
4.3 – Fogli di lavoro
Gestione delle righe e delle colonne
Inserire righe e colonne in un foglio di lavoro
In Excel è possibile aggiungere le righe o le colonne vuote necessarie nel punto desiderato. Per inserire una riga vuota sopra la riga selezionata è necessario scegliere la voce di menu Inserisci | Riga. Con il comando Inserisci | Colonna viene aggiunta una colonna vuota alla sinistra della colonna attiva. Se si opta invece per l’uso del menu di scelta rapida, gli stessi risultati si ottengono con la selezione della voce Inserisci.
Cancellare righe e colonne da un foglio di lavoro
Una colonna (una riga) selezionata può essere eliminata attivando la voce Elimina dal menu di scelta rapida associato alla colonna (alla riga) da eliminare. La stessa azione può essere effettuata anche eseguendo il comando Modifica | Elimina.
Applicazione alla cella attiva
Tanto per la funzione di inserimento quanto per quella di cancellazione, se le funzioni descritte non vengono applicate a una o più righe o colonne selezionate vengono applicate alla cella attiva: si apre allora una finestra di dialogo in cui è richiesta l’operazione da svolgere sul resto delle celle della riga o della colonna.
Bloccare/sbloccare titoli di righe e/o colonne
Durante lo scorrimento verticale/orizzontale della pagina spesso sorge la necessità di mantenere visualizzata la prima o, più in generale, le prime righe/colonne in modo che queste rimangano sempre visibili sullo schermo. Si pensi per esempio alle informazioni anagrafiche di un gran numero di persone. Scorrendo verso il basso si perdono le informazioni relative al contenuto delle varie colonne, mentre scorrendo verso destra non si vedono più le prime colonne, per cui risulta più complicato risalire alle informazioni sulle varie persone.
Questo è solo uno dei tanti casi in cui si presenta la necessità di bloccare alcune righe/colonne. Allo scopo, si ricorre al comando Finestra | Blocca riquadri, che permette di tenere ferme alcune celle durante lo scorrimento delle videate.
La funzione va applicata dopo aver attivato la cella immediatamente sotto la riga e immediatamente a destra della colonna che sono da bloccare. Il seguente esempio ha lo scopo di chiarire quanto esposto finora.
Si supponga di avere una tabella la cui dimensione è superiore all’altezza (e alla larghezza) della pagina. Scorrendo di una videata verso il basso (o verso destra) possono essere visualizzate le righe delle videate sottostanti (e le colonne delle videate a destra), ma viene nascosta la prima riga (e la prima colonna) in cui sono contenute le intestazioni delle colonne (e delle righe) della tabella. Il problema viene risolto bloccando la prima riga e la prima colonna della tabella mediante il comando da menu Finestra | Blocca riquadri impostato dopo essersi posizionati nella cella immediatamente inferiore alla riga contenente le intestazioni e a destra della prima colonna. Nel caso specifico dell’esempio riportato in Figura 4.19, le intestazioni delle colonne occupano due righe, quindi la funzione deve essere attivata quando la cella attiva è la B3. Per informazioni sul significato di cella attiva si rimanda al Capitolo 4.2.
Figura 4.19 – Attivazione della funzione Blocca riquadri
In questo modo, scorrendo verso destra rimane bloccata la prima colonna e scorrendo verso il basso rimangono bloccate le prime due righe con l’intestazione delle colonne. Ciò è osservabile in Figura 4.20, in cui sono stati effettuati entrambi gli scorrimenti. Per sbloccare le righe/colonne occorre utilizzare il menu Finestra | Sblocca riquadri.
Figura 4.20 – Effetto dell’applicazione della funzione Blocca
Usare i fogli di lavoro
Inserire un nuovo foglio di lavoro
Qualora si renda necessario aggiungere a una cartella di lavoro un altro foglio, si può:
Selezionare il comando da menu Inserisci | Foglio di lavoro;
Selezionare la voce Inserisci… dal menu di scelta rapida associato al selettore di un foglio di lavoro e, nella finestra così ottenuta, fare doppio clic su Foglio di lavoro (Figura 4.21);
Il nuovo foglio viene sempre inserito prima del foglio corrente.
Inserimento di fogli particolari
Oltre a un foglio di lavoro, si può inserire un nuovo foglio dedicato a un grafico, uno contenente una macro o basato su un modello (da scegliere nella scheda Soluzioni foglio di calcolo).
Figura 4.21 – Inserimento di un nuovo foglio di lavoro
Rinominare un foglio di lavoro
Di default, i fogli di lavoro di Excel 2003 sono chiamati Foglio1, Foglio2, Foglio3, ecc. E’ possibile rinominarli digitando il nuovo nome subito dopo aver fatto doppio clic sopra il relativo selettore, oppure dopo aver selezionato la voce Rinomina dal menu di scelta rapida associato al selettore del foglio. La stessa operazione può essere attivata selezionando il menu Formato | Foglio | Rinomina. E’ importante far attenzione al nome assegnato al foglio di lavoro;
deve essere significativo in modo da dare indicazioni sul contenuto del foglio stesso. Se i fogli hanno nomi significativi è più semplice risalire a quello che contiene una determinata informazione.
Colore dei selettori
Nel menu di scelta rapida associato al selettore del foglio è presente la voce Colore linguetta scheda… con cui si può scegliere il colore da dare al selettore. Tale modifica viene attivata anche dal menu Formato | Foglio.
Eliminare un foglio di lavoro
Un foglio di lavoro che non serve più viene eliminato selezionando il comando Modifica | Elimina foglio o la voce Elimina dal menu di scelta rapida associato al selettore del foglio da eliminare. All’esecuzione del comando compare una finestra contenente una richiesta di conferma, per evitare l’irreparabile perdita dei dati contenuti nel foglio.
Copiare e spostare un foglio di lavoro
Oltre ad aggiungere ed eliminare fogli di lavoro, è possibile anche copiare o spostare un foglio all’interno della stessa cartella di lavoro oppure tra due cartelle di lavoro distinte, siano esse nuove o già definite. Nel primo caso deve essere selezionata la voce Cartely.xls (dove y indica il numero progressivo associato ad ogni nuova cartella creata nell’attuale sessione di lavoro) nel menu a discesa associato alla voce Alla cartella nella finestra di dialogo Sposta o copia. In tal modo il foglio di lavoro viene copiato o spostato all’interno di una nuova cartella di lavoro. Se l’operazione invece deve essere effettuata all’interno di una cartella di lavoro esistente, è necessario che essa sia aperta nel momento in cui viene richiesta l’operazione, in modo che compaia nella lista delle cartelle selezionabili nel menu a discesa associato alla voce Alla cartella nella finestra di dialogo Sposta o copia.
Per l’operazione di copia o di spostamento si attiva il menu Modifica | Sposta o copia foglio… oppure la medesima voce dal menu di scelta rapida associato al selettore del foglio attivo. Viene così visualizzata una finestra di dialogo in cui scegliere la cartella di lavoro di destinazione e il punto in cui deve comparire il foglio. La voce Alla cartella permette di specificare la cartella di lavoro di destinazione: tramite il menu a tendina è possibile selezionare una cartella di lavoro diversa da quella attiva, purché sia già aperta. Sotto la voce Prima del foglio, invece, è possibile selezionare la posizione che il foglio occuperà all’interno di tale cartella rispetto altri fogli già presenti. Se nella finestra si spunta la casella di controllo Crea copia (Figura 4.22) verrà effettuata la copia del foglio nella posizione prescelta, altrimenti ne verrà eseguito soltanto lo spostamento. La stessa operazione può essere eseguita più velocemente facendo clic sul selettore del foglio e trascinandolo, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, fino al punto di destinazione. Se si tiene premuto il tasto CTRL, viene effettuata la copia del foglio di lavoro in questione.
Figura 4.22 – Creazione di una copia di un foglio di lavoro
4.4 – Formule e funzioni
In Excel, una formula è un’espressione che inizia con il simbolo di uguale (=), la quale può contenere:
Uno o più operatori aritmetico-logici, messi in ordine di valutazione, per esempio:
• E, O, NON (operatori logici);
• +, - (somma e sottrazione);
• *, / (prodotto e divisione);
• ^ (elevamento a potenza);
• & (concatenazione testo);
• =, >=, <=, >, <, <> (operatori di confronto);
Un nome di funzione;
Un riferimento a una cella, a più celle o a un intervallo di celle;
Un valore;
Esempi di formule sono i seguenti:
=SOMMA(A2;A5)
=A2*A5/A1
=PRODOTTO(B:B)
Nella cella contenente la formula viene visualizzato il risultato delle operazioni in essa impostate, mentre la formula contenuta nella cella attiva è mostrata nella Barra della formula.
Visualizzazione di tutte le formule
E’ possibile visualizzare nelle celle tutte le formule contenute nel foglio, anziché il loro risultato, selezionando l’opzione Formule nella scheda Visualizza della finestra associata al menu Strumenti | Opzioni.
Formule aritmetiche
Le formule aritmetiche vengono costruite con gli operatori aritmetici:
Somma +
Sottrazione -
Moltiplicazione *
Divisione /
Come nelle espressioni matematiche, possono essere introdotte le parentesi per modificare la priorità naturale nell’esecuzione delle operazioni. Excel non consente l’uso di parentesi quadre e graffe, ma solo di parentesi tonde, eventualmente annidate. Per esempio, due formule in cui si usano le funzioni aritmetiche e le parentesi per le priorità sono:
=(A2+C3)/4
=(A7+D2)/((C5+C6)*(D7-D8))
Funzioni
Somma, media, minimo, massimo, conteggio, arrotondamento
Excel 2003 è dotato di una gamma molto vasta di funzioni, raggruppate in varie categorie, da quelle più elementari sino a quelle destinate a un uso prettamente scientifico del foglio di lavoro. Alcune funzioni, tuttavia, sono usate più frequentemente di altre. Tra queste, le principali sono accessibili rapidamente dalla Barra degli strumenti Standard.
Facendo clic sul pulsante a forma di triangolo sulla destra dell’icona Somma automatica, vengono visualizzate le voci relative alle funzioni di Somma, Media, Conteggio, Max e Min (Figura 4.23). Selezionando una di tali voci, nella cella attiva viene inserita la formula contenente la funzione a essa relativa.
Figura 4.23 – Menu del pulsante Somma automatica
Excel propone automaticamente le celle che costituiscono l’argomento della funzione. Nell’esempio riportato in Figura 4.24, nella cella B5 è stata inserita la funzione SOMMA e il programma ha assunto come intervallo di riferimento quello costituito dalle celle immediatamente superiori a quella attiva. Il riferimento alle celle coinvolte nella funzione verrà approfondito nel paragrafo Riferimenti di cella.
Figura 4.24 – Applicazione della funzione
La funzione MEDIA restituisce la media aritmetica dell’intervallo di celle di riferimento, mentre le funzioni MAX e MIN restituiscono rispettivamente il valore più grande e il più piccolo dell’insieme di valori selezionato.
Funzione Conteggio
La funzione associata alla voce Conteggio è CONTA.NUMERI, quindi le celle che contengono valori non numerici non vengono considerate nel conteggio. La funzione CONTA.NUMERI effettua il conteggio delle celle che contengono valori numerici. In pratica quindi entrambe le funzioni effettuano il conteggio delle celle non vuote, con la differenza che se le celle non vuote contengono valori numerici deve essere applicata la funzione CONTA.NUMERI altrimenti deve essere usata la funzione CONTA.VALORI.
Arrotondamento
La funzione ARROTONDA serve, appunto, per arrotondare il valore contenuto in una cella. Come parametro della funzione deve essere definito il numero di posizioni decimali, a cui deve essere effettuato l’arrotondamento. Per esempio applicando l’arrotondamento dal numero 25,37 con una posizione decimale, la funzione restituisce il valore 25,4 in quanto effettua l’arrotondamento per eccesso del numero con una posizione decimale. Viene applicato l’arrotondamento per eccesso perché la cifra decimale nella posizione delle centinaia supera il 5; se fosse stata inferiore a 5 avrebbe restituito il valore 25,3. Per esempio, l’applicazione della funzione al valore 25,32 restituisce, appunto, 25,3.
Il comando Inserisci funzione
Per accedere alle funzioni di Excel di uso meno frequente occorre utilizzare ancora il menu a tendina associato al pulsante Somma automatica, ma selezionando la voce Altre funzioni… In tal modo viene aperta la finestra di dialogo di Figura 4.25, in cui va scelta la funzione da inserire. La stessa finestra viene aperta selezionando il menu Inserisci | Funzione.
A quel punto si può digitare il nome della funzione o il compito che deve assolvere nella casella di testo Cerca una funzione, oppure selezionarlo dalla lista visualizzata dopo aver scelto la categoria di appartenenza.
Nel menu a discesa associato alla voce Oppure selezionare una categoria sono contenute tutte le categorie che raggruppano le funzioni di Excel. Le funzioni appartenenti alla categoria selezionata vengono inserite in ordine
Figura 4.25 – La finestra Inserisci funzione
Guida per le funzioni
Facendo clic sul collegamento Guida relativa a questa funzione viene visualizzata la guida riferita alla funzione in questione.
La funzione logica SE
Tra le funzioni appartenenti alla categoria Logiche è presente la funzione SE, che effettua un’operazione se è verificata una certa condizione, o un’altra nel caso in cui la stessa condizione risulti falsa.
Un semplice esempio di applicazione della funzione consiste nel controllo del valore contenuto in una cella (per esempio la E3); se questo supera un valore fissato (per esempio 100), viene inserita nella cella destinata a contenere il risultato la parola ”Maggiore”, altrimenti viene scritto “Inferiore o uguale”. L’impostazione della funzione viene effettuata come riportato in Figura 4.26.
Il test molto spesso consiste nel confronto tra il contenuto di due celle. Il confronto viene effettuato tramite l’uso degli operatori = (uguale), < (minore), > (maggiore), <= (minore o uguale), >= (maggiore o uguale) e <> (diverso).
Le funzioni possono anche essere inserite digitando direttamente nella cella.
E’ necessario porre particolare attenzione alle funzioni che prevedono più di un argomento, come la funzione SE. I vari argomenti della funzione vengono separati tramite un punto e virgola (;).
La funzione SE inserita per confrontare il valore contenuto nella cella E3 e 100 può essere scritta direttamente da tastiera nel seguente modo:
=SE(E3>100; “Maggiore”; “Minore o uguale”)
Come si può notare, i vari argomenti, cioè quelli inseriti nelle varie caselle di testo della finestra Argomenti funzione, sono separati da un punto e virgola.
In generale, i testi utilizzati come argomenti delle funzioni devono essere inclusi tra le doppie virgolette, in modo che il programma li tratti nel modo più consono. In caso contrario potrebbero generarsi errori a causa dell’impiego di argomenti di tipo errato.
Figura 4.26 – Impostazione della funzione SE
Riferimenti di cella
Riferimento alle celle in una formula
Si è detto che una formula inizia sempre con il segno di uguale (=) e può contenere, fra l’altro, i riferimenti a una o più celle. In questo modo, con Excel è possibile impostare tutta una serie di calcoli sulla base dei valori contenuti nelle celle cui si fa riferimento: al variare di uno o più valori, viene automaticamente a modificarsi il risultato delle formule che operano tali calcoli.
In una formula che non contiene funzioni, i riferimenti alle celle con i valori da trattare vengono fatti semplicemente tramite le coordinate delle celle; per esempio, per calcolare la somma dei valori delle celle A3 e B7 dello stesso foglio di lavoro si scrive la seguente formula:
=A3+B7
E’ importante sottolineare che non è consigliato fare riferimento a valori fissi nelle formule; è meglio inserire tali valori all’interno di celle e fare riferimento alle coordinate all’interno delle formule. Si supponga di aver inserito un valore fisso in più formule del foglio. Se alcuni di tali valori devono essere cambiati, devono essere ricercati all’interno di ciascuna formula e procedere con la modifica. E’ ovvio che se nel foglio sono contenuti molti dati e formule, è necessario molto tempo per fare questa ricerca. Se invece i valori coinvolti nelle formule vengono inseriti in celle distinte sarà molto più semplice aggiornare i dati. Non deve essere fatto alcun tipo di ricerca; è sufficiente modificare il valore direttamente nella cella.
Se la cella cui fare riferimento si trova su un foglio di lavoro diverso da quello in cui viene inserita la formula, ma appartenente alla medesima cartella, è necessario far precedere le coordinate di tale cella dal nome del foglio di lavoro seguito da un punto esclamativo: per esempio, la cella A3 del foglio di lavoro Foglio3 è riferita con Foglio3!A3.
Dunque, per esempio, la somma precedente diventerebbe:
=Foglio3!A3+B7
Se nella formula è presente una funzione, i suoi argomenti (numeri, testo, valori logici, riferimenti di cella, ecc.) vanno inseriti fra parentesi tonde. I riferimenti di cella nell’argomento di una funzione possono essere:
Ad un intervallo di celle contigue;
Ad un insieme di celle distinte o di regioni distinte (al limite anche da una sola cella);
Nel primo caso si indica l’intervallo tramite le coordinate dei suoi estremi, separati dal carattere “due punti” ( : ); nel secondo caso si separano le coordinate delle singole celle o gli intervalli di celle mediante il “punto e virgola” ( ; ).
Per esempio, per calcolare la media dei valori contenuti nei due intervalli delimitati dalle celle A1 e A8 e dalle celle D4 e E8 nonché nelle celle F7 e F4, nella cella che deve contenere il risultato va inserita la seguente formula:
=MEDIA(A1:A8; D4:E8; F7; G4)
Dovendo modificare la formula appena analizzata per fare in modo che una parte degli argomenti sia costituita da un intervallo di celle appartenente ad un foglio di lavoro diverso da quello corrente (per esempio l’intervallo D4:D8 del Foglio3), la formula deve essere modificata nel seguente modo:
=MEDIA(A1:A8; Foglio3!D4:E8; F7; G4) Riferimento di riga
Una riga (o una colonna) intera viene riferita in questo modo: Numero:Numero (ovvero Lettera:Lettera).
Per esempio, l’intera terza riga viene indicata con 3:3 e l’intera terza colonna con C:C.
Il riferimento alle celle in una formula può essere fatto anche tramite il mouse. Per questa soluzione, per esempio, se si vuole impostare la formula:
=MEDIA(A1:A8; D4:E8)
occorre attivare la funzione MEDIA oppure scrivere l’inizio della formula:
=MEDIA(
poi fare clic sulla cella A1 e, con il tasto sinistro premuto, trascinare il mouse fino alla cella A8; dopodiché, tenendo premuto il tasto CTRL, è necessario effettuare la selezione dell’intervallo D4:E8 trascinando il mouse sopra di essa. Se la formula è stata attivata scrivendo il nome della funzione bisogna digitare la parentesi chiusa.
La finestra Argomenti funzione
Gli argomenti di una funzione possono anche essere inseriti lavorando nella finestra Argomenti funzione (Figura 4.27), che si apre nel momento in cui viene richiamata la funzione dall’elenco della finestra di dialogo Inserisci funzione (Figura 4.25).
Figura 4.27 – Impostazione degli argomenti di una funzione
La finestra che viene aperta non ha lo stesso aspetto per tutte le funzioni: contiene in particolare un numero di caselle di testo diverso a seconda delle opzioni da impostare per la specifica funzione.
Il riferimento agli intervalli di celle coinvolti nell’argomento della funzione può essere effettuato selezionando l’intervallo in questione (facendo uso del tasto CTRL per intervalli non contigui), dopo aver fatto clic sul pulsante
quadrato presente sulla destra della casella di testo: la finestra verrà minimizzata, consentendo di andare sul foglio di lavoro a selezionare le celle desiderate.
Riferimento relativo
Nel Capitolo 4.2, paragrafo Usare lo strumento di riempimento automatico, è stato descritto lo strumento per il riempimento automatico. Se nella cella di partenza è contenuta una formula, trascinando il mouse la formula viene copiata nelle celle adiacenti fino al punto di rilascio.
Nelle celle in cui è stata inserita la formula con l’applicazione del riempimento automatico, la formula stessa viene applicata mantenendo la distanza tra le celle coinvolte, come avviene quando si applica una qualsiasi tecnica per copiare la cella contenente la formula.
Per esempio, se nella cella B4 è stata inserita la formula =SOMMA(B1:B3), trascinando il quadratino per il riempimento sulle celle C4 e D4 vengono inserite in esse, rispettivamente, le formule =SOMMA(C1:C3) e =SOMMA(D1:D3). In altre parole, come mostrato in Figura 4.28, i riferimenti vengono automaticamente aggiornati alle colonne in cui si va a copiare la formula. Come evidenziato precedentemente, quindi, durante il trascinamento del quadratino di riempimento di una cella contenente la formula, viene mantenuta la distanza tra le celle coinvolte nella formula.
Approfondiamo quanto detto con un esempio: si supponga che nella cella A3 sia contenuta la formula =A1+B2. Se il quadratino della cella A3 viene trascinato sulle celle B3 e C3, le formule in esse contenute saranno B1+C2 e, rispettivamente, C1+D2.
Questo tipo di riferimento alle celle coinvolte nella formula è detto perciò relativo per il modo in cui vengono considerate le celle coinvolte nelle funzioni copiate; l’indicazione delle celle è relativa al punto in cui viene rilasciato il mouse durante il trascinamento dello strumento per il riempimento automatico, oppure, più in generale, nella cella in cui è stata applicata la funzione Incolla.
Figura 4.28 – Uso di riferimenti relativi: nella cella C4 è stata copiata la formula =SOMMA(B1:B3) scritta nella cella B4, e i riferimenti sono stati aggiornati
Riferimento assoluto
In alcuni casi può presentarsi la necessità di mantenere bloccati, durante la copia di una formula, i riferimenti a una o più celle presenti nell’argomento della formula stessa. Non vanno dunque bene, a questo scopo, i riferimenti relativi, perché, come visto nel paragrafo precedente, copiando la formula viene traslato anche il riferimento alle celle.
Si supponga per esempio che:
Nella cella A1 sia stato inserito il valore corrispondente a 1 euro, espresso in lire;
Nella colonna B sia stato inserito il prezzo di alcuni prodotti in lire;
Nella colonna C debba essere convertito ciascun prezzo da lire in euro;
Nella cella C1 viene inserita la formula per la conversione in euro del prezzo presente in B1 (=B1/A1); alla pressione del tasto INVIO viene inserito il prezzo in euro, come richiesto. Applicando il riempimento automatico nelle restanti celle della colonna C, tutte le celle vengono riempite con il messaggio di errore #DIV0!. Questo errore, come verrà descritto più avanti, indica che nella cella è stata inserita una divisione per un valore nullo. Questo avviene perché, tramite il riempimento automatico, viene inserita nella cella C2 la formula =B2/A2, nella cella C3 la formula =B3/A3 e così via. Solo la cella A1 però contiene il fattore di conversione, quindi dividendo per il contenuto delle celle A2, A3, ecc. ne risulta l’errore di divisione per zero (perché tali celle sono vuote).
