In questo capitolo vengono descritti gli strumenti per impostare un foglio di lavoro di Excel ai fini della stampa.
L’impostazione del foglio di lavoro viene effettuata personalizzando le opzioni raccolte nelle varie schede della finestra di dialogo aperta selezionando il menu File | Imposta pagina. La finestra è composta dalle seguenti quattro schede:
1. Pagina, contenente le opzioni per l’impostazione della pagina;
2. Margini, per la definizione dei margini di stampa;
3. Intestazione/piè di pagina, per l’impostazione dell’intestazione e del piè di pagina;
4. Foglio, per la definizione dell’area di stampa e di altri parametri di stampa;
L’utilizzo delle varie schede verrà approfondito nei prossimi paragrafi. Prima di procedere, tuttavia, è opportuno sottolineare che in Excel viene effettuata la stampa della regione impostata come area di stampa. Per tale impostazione si esegue il comando da menu File | Area di stampa | Imposta area di stampa dopo aver selezionato l’intervallo di celle da stampare.
Area di stampa di default
Se non è stata impostata alcuna regione come area di stampa, viene considerata come tale la regione del foglio di lavoro in cui sono presenti celle non vuote.
Impostare il foglio di lavoro
Modificare i margini del foglio di lavoro
Nella scheda Margini della finestra di dialogo Imposta pagina (Figura 4.44) si possono decidere le dimensioni dei quattro margini del foglio, espresse in centimetri.
Figura 4.44 – Impostazione dei margini della pagina
Oltre alla dimensione dei margini, in questa scheda si può stabilire quella dell’area dedicata all’intestazione e al piè di pagina, argomento che verrà approfondito nel paragrafo Intestazione e piè di pagina.
Le caselle di controllo Orizzontalmente e Verticalmente poste nella sezione Centra nella pagina servono per centrare automaticamente la regione impostata per la stampa in orizzontale e in verticale all’interno del foglio di stampa.
Nella parte centrale della scheda è presente un’anteprima del foglio, riportante l’effetto dell’applicazione delle modifiche effettuate sui margini.
Modificare l’orientamento e le dimensioni del foglio
Per far rientrare tutte le informazioni su uno stesso foglio di stampa, spesso è necessario cambiare l’orientamento del foglio da verticale a orizzontale o viceversa. Per far ciò, occorre modificare le opzioni nella sezione Orientamento della scheda Pagina (Figura 4.45) della finestra Imposta pagina. In base alla grandezza del foglio su cui si deve stampare, potrebbe essere necessario modificarne le dimensioni selezionando l’opportuno formato dal menu Formato.
Modificare le proporzioni
Se l’area da stampare ha dimensioni superiori a quelle del foglio su cui avviene la stampa, è possibile ridimensionare la regione da stampare in modo che nel foglio sia contenuta l’intera area. Il ridimensionamento può essere fatto, oltre che per diminuire le dimensioni della regione, anche per aumentarle; basta impostare una percentuale di ridimensionamento manuale o automatica nella sezione Proporzioni della scheda Pagina (Figura 4.45) della finestra Imposta pagina. Nel primo caso è necessario inserire il valore di ridimensionamento nella casella di testo associata alla voce Imposta al. Nel secondo caso, invece, il ridimensionamento avviene impostando, nelle due caselle di testo associate all’opzione Adatta a, il numero di pagine che devono essere occupate sia in larghezza che in altezza.
Figura 4.45 – Impostazione della pagina da stampare
Intestazione e piè di pagina
L’intestazione e il piè di pagina costituiscono un’area della pagina contenente delle informazioni che si ripetono su tutte le pagine stampate. Il contenuto di quest’area viene visualizzato, prima della stampa, solo quando il foglio è in anteprima di stampa. Approfondimenti sull’anteprima di stampa sono riportati più avanti.
L’intestazione e il piè di pagina di un foglio vengono impostati nella scheda Intestaz/Piè di pag. della finestra Imposta pagina. La personalizzazione del contenuto di queste due sezioni avviene inserendo le informazioni volute nelle tre caselle di testo presenti nelle finestre visualizzate facendo clic sul pulsante Personalizza intestazione e sul pulsante Personalizza Piè di pagina, contenuti nella scheda Intestaz/Piè di pag.
In Figura 4.46 è riportata la finestra per la personalizzazione dell’intestazione: il piè di pagina viene impostato in una finestra del tutto simile a questa; tutte le osservazioni che seguono, riferite per brevità di esposizione all’intestazione, possono quindi essere ripetute per la personalizzazione del piè di pagina.
Nelle tre caselle A sinistra, Al centro e A destra vengono inserite le informazioni che devono comparire rispettivamente a sinistra, al centro e a destra nella sezione dell’intestazione. Oltre al testo, nelle caselle si possono inserire delle funzioni che vengono aggiornate automaticamente dal programma; per far ciò vi sono appositi pulsanti posizionati al di sopra delle caselle di testo appena citate. In Tabella 4.3 è riportata, per ogni pulsante, la funzione ad esso associata.
Figura 4.46 – Personalizzazione dell’intestazione
Tabella 4.3
Pulsante Funzione
Modifica del tipo di carattere.
Numero di pagina. La funzione associata è &[Pagina].
Numero totale delle pagine. La funzione associata è &[Pagine].
Data di sistema. La funzione associata è &[Data].
Ora di sistema. La funzione associata è &[Ora].
Percorso del file. La funzione associata è &[Percorso] &[File].
Nome del file. La funzione associata è &[File].
Nome del foglio di lavoro. La funzione associata è &[Scheda].
Inserimento di un’immagine prelevata da una raccolta dell’utente. All’attivazione di questa funzione viene aperta la finestra per la scelta dell’immagine da inserire.
Modifica delle impostazioni dell’immagine inserita. Questo pulsante è attivo solo se è stata inserita un’immagine.
Controllo ortografico
Può essere utile procedere anche al controllo ortografico dei dati contenuti nel foglio selezionando il menu Strumenti | Controllo ortografia…
L’anteprima di stampa
Prima di effettuare la stampa conviene visualizzarne un’anteprima, per controllare se soddisfa tutte le esigenze d’uso.
L’anteprima di stampa può essere attivata selezionando il menu File | Anteprima di stampa oppure facendo clic sul pulsante Anteprima di stampa della Barra degli strumenti Standard.
All’attivazione del comando viene aperta una finestra contenente la regione da stampare, in cui sono rispettate tutte le opzioni scelte operate nella fase di impostazione della pagina. La Figura 4.47 riporta l’anteprima di stampa di una regione impostata come area di stampa.
Figura 4.47 – Anteprima di stampa
I pulsanti presenti nella Barra degli strumenti della finestra dell’anteprima sono associati alle funzioni riportate in Tabella 4.4.
Tabella 4.4
Pulsante Funzione
E’ attivo solo se l’anteprima corrente non è quella dell’ultima pagina.
Visualizza l’anteprima della pagina successiva a quella attualmente attiva.
E’ attivo solo se l’anteprima corrente non è quella della prima pagina.
Visualizza l’anteprima della pagina precedente quella attualmente attiva.
Ridimensiona la visualizzazione dell’anteprima della pagina attiva.
Attiva la funzione di stampa.
Apre la finestra per l’impostazione della pagina.
Apre la scheda Margini della finestra per l’impostazione della pagina.
Visualizza l’anteprima della stampa del documento, enfatizzando con una riga i punti in cui viene suddiviso il documento in pagine.
Chiude la finestra dell’anteprima di stampa.
Visualizza la Guida in linea sull’anteprima di stampa.
La griglia e le intestazioni di riga e colonna
Nella sezione Stampa (Figura 4.48) della scheda Foglio della finestra Imposta pagina sono presenti alcune opzioni per l’impostazione degli oggetti da stampare.
Figura 4.48 – Sezione Stampa della scheda Foglio della finestra Imposta Pagina
In particolare, sono presenti le opzioni Griglia e Intestazioni di riga e di colonna, che permettono di stampare rispettivamente la suddivisione in celle del foglio di lavoro e le celle della prima riga e della prima colonna, le quali fungono rispettivamente da intestazione di riga e di colonna della regione in questione.
Nella casella di testo Area di stampa si può impostare la regione che va considerata come area di stampa;
un’alternativa, come visto all’inizio del capitolo, è l’uso del menu File | Area di stampa | Imposta area di stampa.
La stampa dei titoli
Nella sezione Stampa titoli (Figura 4.49) della scheda Foglio della finestra Imposta pagina è possibile impostare l’intervallo di celle da ripetere in tutte le pagine della stampa.
Figura 4.49 – Impostazione delle righe e delle colonne da impostare come titoli
Sono due le caselle di testo nella sezione: Righe da ripetere in alto e Colonne da ripetere a sinistra; tramite esse si possono impostare, rispettivamente, le righe e le colonne che devono essere ripetute in tutte le pagine della stampa.
Stampa
Una volta impostate le opzioni della stampa necessarie, si può attivare la funzione di stampa per trasferire su carta le informazioni inserite nel foglio di lavoro.
La stampa di una qualsiasi regione del foglio di lavoro viene effettuata sulla base delle impostazioni operate nella finestra di dialogo di Figura 4.50, che viene aperta quando si attiva la funzione di stampa selezionando il menu File | Stampa.
Figura 4.50 – Attivazione del processo di stampa
Nella sezione Stampante va scelta la stampante su cui effettuare la stampa (nel caso in cui sul computer dell’utente siano installate diverse stampanti).
Nelle sezioni Intervallo e Stampa può venire impostata la parte da stampare della cartella di lavoro. In particolare, nella sezione Intervallo si può scegliere di stampare tutta l’area di stampa oppure solo alcune pagine, digitando il numero ad esse relative nelle due caselle da: e a:.
Nella sezione Stampa si deve scegliere invece se mandare in stampa un’area precedentemente selezionata, i fogli attivi oppure tutta la cartella di lavoro. Se l’area selezionata è costituita da un grafico, la voce Selezione viene sostituita da Grafico selezionato.
Alla conferma della richiesta dell’operazione viene effettuata la stampa del solo grafico in una pagina che rispetta le impostazioni definite.
Infine, la sezione Copie contiene la casella di testo Numero di copie, in cui deve essere inserito il numero corrispondente al numero delle stampe da effettuare. In caso di più copie di una stampa costituita da più pagine è possibile ordinare le diverse copie, selezionando l’opzione Fascicola.
Selezionando l’opzione Stampa su file viene effettuata la stampa non in formato cartaceo, ma su di un file con formato .prn, memorizzato nel percorso scelto dall’utente nella finestra che viene proposta al clic sul pulsante Stampa.
Prima di confermare la stampa è possibile visualizzarne l’anteprima facendo clic sul pulsante Anteprima presente nell’angolo in basso a sinistra della finestra di stampa.
Facendo clic sul pulsante Stampa presente nella Barra degli strumenti Standard viene effettuata una copia dell’area impostata come area di stampa sulla stampante predefinita, con le caratteristiche che corrispondono alle opzioni selezionate nella finestra Imposta pagina.