Gestione delle operazioni di liquidazione della quota del Fondo una tantum in capitale e

Premessa

Il presente protocollo si applica a tutti i soggetti coinvolti nel processo di “zainettizzazione” ovvero nel processo di gestione delle operazioni di liquidazione delle quote del Fondo, tramite versamento di una tantum in capitale al beneficiario di prestazione (pensionato) con contestuale risoluzione dei rapporti tra il pensionato e il Fondo.

Ai sensi del D.Lgs. 231/2001, il processo in oggetto potrebbe costituire una delle modalità strumentali attraverso cui commettere i reati di “corruzione”, nelle sue varie tipologie, e di

“induzione indebita a dare o promettere utilità”, tramite la maggiorazione della quota liquidata in favore di un pensionato “vicino” a persone legate alla Pubblica Amministrazione al fine di ottenere condizione di favore in situazione di particolare interesse per il Fondo.

Quanto definito dal presente protocollo è volto a garantire il rispetto, da parte del Fondo, della normativa vigente e dei principi di trasparenza, correttezza, oggettività e tracciabilità nell’esecuzione delle attività in oggetto.

Descrizione del processo

Il processo di “zainettizzazione” si articola nelle seguenti fasi:

• identificazione degli iscritti al Fondo che hanno diritto a ricevere un’offerta di liquidazione (di seguito anche l’”offerta”) della capitalizzazione della prestazione integrativa mediante la ricezione una tantum in capitale;

• invio all’Attuario esterno, da parte delle strutture competenti, dei dati di bilancio al 31/12 dell’anno precedente per il calcolo dell’importo da presentare all’iscritto quale offerta;

• invio all’iscritto dell’offerta da parte delle strutture competenti;

• erogazione al pensionato (in caso di accettazione dell’offerta proposta) dell’importo oggetto dell’offerta.

Le modalità operative per la gestione dei processi sono disciplinate nell’ambito della normativa interna, che costituisce parte integrante e sostanziale del presente protocollo.

Principi di controllo

Il sistema di controllo a presidio dei processi descritti si basa sui seguenti fattori:

• Livelli autorizzativi definiti nell’ambito di ciascuna fase operativa caratteristica del processo.

In particolare:

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi D.Lgs.231/2001 ‐ Approvato in data 30 maggio 2019 60 o i soggetti che intervengono nella gestione del processo di “zainettizzazione” sono individuati nell’ambito della normativa interna, che identifica gli attori coinvolti nel processo e le attività agli stessi affidate;

o le offerte sono firmate dal Presidente (ed in caso di sua assenza od impedimento dal Vice Presidente) nella qualità di Legale Rappresentante;

o le approvazioni per l’erogazione dell’importo dell’offerta sono rilasciate dai soggetti appositamente incaricati sulla base del sistema di poteri e deleghe in vigore (Segretario con delega ai Vice Direttori).

• Segregazione dei compiti tra i differenti soggetti coinvolti nel processo di “zainettizzazione”.

In particolare:

o i soggetti deputati alla predisposizione dell’invio dell’offerta agli iscritti (strutture interne) sono differenti da coloro che effettuano il calcolo dell’importo da presentare nell’offerta (Attuario esterno);

o i soggetti incaricati della gestione operativa del processo di “zainettizzazione” sono diversi da quelli incaricati di autorizzare l’erogazione dell’importo dell’offerta.

• Attività di controllo: la normativa interna di riferimento identifica i controlli di linea che devono essere svolti a cura di ciascuna struttura interessata nello svolgimento delle attività inerenti all’esecuzione del processo oggetto del presente protocollo. In particolare dovrà essere assicurata la verifica della regolarità delle operazioni nonché della completezza, della correttezza e della tempestività delle registrazioni.

• Tracciabilità del processo in termini documentali:

o la realizzazione delle operazioni di “zainettizzazione” prevede la sigla da parte degli addetti dei documenti elaborati e le fasi autorizzative del Segretario, con delega ai Vice Direttori, e del Presidente;

o ciascuna struttura di volta in volta interessata, al fine di consentire la ricostruzione delle responsabilità, è responsabile dell’archiviazione e della conservazione di tutta la documentazione prodotta anche in via telematica o elettronica, inerente alla esecuzione delle attività proprie del processo di “zainettizzazione”.

Principi di comportamento

Le strutture, a qualsiasi titolo coinvolte nella gestione del processo di “zainettizzazione”, sono tenute ad osservare le modalità esposte nel presente protocollo, le disposizioni di legge e la normativa interna esistenti in materia, nonché le eventuali previsioni del Codice Etico.

In particolare:

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi D.Lgs.231/2001 ‐ Approvato in data 30 maggio 2019 61

• i soggetti coinvolti nel processo che hanno la responsabilità di firmare atti o documenti con rilevanza all’esterno del Fondo sono identificati nel sistema dei poteri e delle deleghe o appositamente incaricati;

• il personale non può dare seguito e deve immediatamente segnalare per le azioni del caso all’Organismo di Vigilanza qualunque richiesta di indebiti vantaggi o tentativo di concussione da parte di un funzionario della Pubblica Amministrazione di cui dovesse essere destinatario o semplicemente venire a conoscenza;

• qualora sia previsto il coinvolgimento di soggetti terzi nella gestione del processo di

“zainettizzazione”, i contratti con tali soggetti devono contenere apposita dichiarazione di conoscenza della normativa di cui al D.Lgs. 231/2001 e di impegno al suo rispetto.

In ogni caso è fatto divieto di porre in essere/collaborare/dare causa alla realizzazione di comportamenti che possano rientrare nelle fattispecie di reato considerate ai fini del D.Lgs.

231/2001, e più in particolare, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, di:

• esibire documenti incompleti e/o comunicare dati falsi o alterati;

• chiedere o indurre i soggetti della Pubblica Amministrazione a trattamenti di favore al fine di influenzare impropriamente la gestione del rapporto con il Fondo;

• promettere o versare/offrire somme di denaro non dovute, doni o gratuite prestazioni e accordare vantaggi o altre utilità di qualsiasi natura – direttamente o indirettamente, per sé o per altri - a rappresentanti della Pubblica Amministrazione, con la finalità di promuovere o favorire interessi del Fondo. Tra i vantaggi che potrebbero essere accordati, si citano, a titolo esemplificativo, la maggiorazione della quota liquidata in favore di un iscritto al Fondo

“vicino” a persone legate alla Pubblica Amministrazione, al fine di ottenere condizione di favore in situazione di particolare interesse per il Fondo.

Le strutture interessate sono tenute a porre in essere tutti gli adempimenti necessari a garantire l’efficacia e la concreta attuazione dei principi di controllo e di comportamento descritti nel presente protocollo.

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ai sensi D.Lgs.231/2001 ‐ Approvato in data 30 maggio 2019 62

7.2.2.6. Gestione del patrimonio immobiliare