Gli adempimenti operativi per la valutazione della clientela

In base allo spirito della normativa in vigore, la banca deve prestare la sua collaborazione, in conformità ai principi di risk based approach e Know your customer (customer due dilegence).

Qui di seguito faremo riferimento all'analisi della procedura di valutazione della clientela che viene adottata in modo più o meno similare dai vari istituti bancari, a meno di piccole differenze di terminologia o altre lievi variazioni.

Gli addetti alle unità operative assolvono agli obblighi dell'adeguata verifica servendosi di applicativi che genericamente vengono individuati con l'acronimo KYC o similari, i quali permettono di inserire le risposte a un questionario da sottoporre al cliente relativamente al profilo soggettivo ed oggettivo, consentendo così di raccogliere le informazioni che i clienti sono tenuti a fornire sotto la loro responsabilità e, al termine del processo, di stampare la dichiarazione ai sensi dell'art. 21 del D.Lgs. 231/07 (si veda figura 6).

L’adozione di appositi applicativi informatici è indispensabile nelle diverse fasi del processo di analisi, anche se le risultanze dei processi automatizzati dovranno essere sempre sottoposti alla valutazione e al controllo degli operatori.

Tali adempimenti vengono espletati in alcuni momenti particolari della relazione con la clientela, ad esempio:

• all'accensione di nuovo rapporto continuativo, sia esso con persona fisica che con soggetto diverso da persona fisica, pur in presenza di altri rapporti già intrattenuti e non solo nel caso di nuova clientela;

• all'esecuzione di operazioni occasionali di importo uguale o superiore a 15.000,00 euro, laddove per occasionali si intendono quelle movimentazioni effettuate da non clienti oppure da clienti ma senza transito su rapporti continuativi accesi (ad es. richiesta di assegno circolare con pagamento per cassa, o cambio assegno bancario sempre con pagamento per cassa).

In entrambi i casi è obbligatorio effettuare il processo di adeguata verifica e far sottoscrivere la predetta dichiarazione ex art. 21.

Esiste poi un procedimento periodico di adeguata verifica della clientela già esistente, che prescinde quindi dall'instaurarsi di nuovi rapporti diversi da quelli già presenti, ma che è rivolto a mantenere costantemente aggiornato nel tempo l'insieme delle informazioni necessarie per il corretto processo di valutazione. Tale attività è supportata sia dalla continuativa attenzione del gestore della relazione, con tutti gli elementi informativi che dalla stessa possono essere desunti, sia dalle procedure automatiche di analisi della movimentazione effettuata.

Grazie alla combinazione di questi fattori, il cliente viene classificato con un profilo di rischio di riciclaggio che può assumere vari livelli di pericolosità, e possono essere evidenziati comportamenti anomali.

Anche le strutture intermedie dell'organizzazione aziendale a ciò preposte contribuiscono alla rivalutazione periodica delle varie posizioni, con un operato

tendente ad aggiornare i dati assunti durante l'iniziale fase di adeguata verifica per controllare che ciò che il cliente aveva a suo tempo dichiarato sia davvero in linea e compatibile con il tipo di operatività poi effettivamente adottata.

Nel caso appunto che, in fase di periodica rivalutazione, si riscontrasse che il cliente abbia messo in atto un'operatività difforme da quella desumibile dalle dichiarazioni effettuate all'instaurarsi del rapporto, l'operatore dovrà richiedere adeguate giustificazioni, che dovranno essere sottoscritte, eventualmente documentate e adeguatamente conservate dall'intermediario.

Nel caso tali giustificazioni non siano fornite in tempi ragionevoli o non siano ritenute sufficienti, si dovrà tenere in considerazione l'eventualità di effettuare una segnalazione di operazione sospetta.

Per la clientela già in essere all'entrata in vigore della normativa, le banche sono obbligate ad effettuare il processo di adeguata verifica e conseguente determinazione del profilo di rischio di riciclaggio alla “prima occasione utile”; dato il tempo trascorso, è evidente che al momento il caso di clienti titolari di rapporti continuativi ancora non profilati ai fini del rischio di riciclaggio possa ritenersi del tutto residuale.

Terminato il questionario in modo positivo, e quindi avendo ultimato correttamente la procedura di adeguata verifica, si potrà procedere con la stampa della dichiarazione ex art. 21, da mantenere agli atti dopo la sottoscrizione del cliente, con conseguente possibilità di operare (apertura rapporto o effettuazione dell'operazione occasionale).

Nel caso contrario, il cliente rimane sottoposto a blocco operativo, che impedisce le fasi successive dell'operatività, salvo sua rimozione.

Il sistema KYC serve quindi ad estrapolare un punteggio che rappresenta un indice sintetico del grado di rischio, in base ai dati digitati durante l'effettuazione del questionario ed a quelli reperiti dall'anagrafica aziendale, quando già presenti. Il punteggio ottenuto serve a individuare la fascia di rischio cui il cliente appartiene, tra le seguenti: I=irrilevante, B=Bassa, M=Media, A=Alta.

del cliente esaminato, determinate quindi dal tipo di operatività e dai comportamenti rilevati dall'applicativo Gianos (oppure altro applicativo) tramite modelli di riferimento inseriti nel sistema, dalle anomalie che si sono verificate nell'ultimo anno nell'applicativo stesso, da altri dati costituiti dalla forma societaria del cliente, dalle masse movimentate, dalla numerosità dei rapporti esistenti, dai settori merceologi in cui opera in base alla classificazione SAE e RAE – codice Ateco, dalle zone geografiche di residenza.

A ciascuna fascia di rischio corrisponde un programma di controlli periodici, di estensione e intensità variabili e proporzionate al livello di rischio, che consente di soddisfare nel tempo l’obbligo di controllo costante prescritto dalla legge. Quindi l'insieme delle risposte fornite al questionario e il punteggio risultante, con l'attribuzione della fascia di rischio tra le quattro prima evidenziate, determina il successivo percorso della pratica, attivando così una procedura interna di approfondimento e di richiesta di autorizzazione in linea gerarchica. Nel caso di fascia “media”, sarà necessaria una ulteriore valutazione da parte del responsabile dell'unità operativa, mentre nel caso di fascia “alta” sarà necessario l'intervento della valutazione della Funzione Antiriciclaggio (comparto Adeguata verifica e profilazione della clientela).

Aldilà del risultato automatico, l'operatore può sempre scegliere, sulla base delle proprie personali considerazioni basate su elementi soggettivi non rilevabili informaticamente, di sottoporre la pratica alla valutazione del titolare della filiale. Quando il profilo risulti “irrilevante” o “basso” si da vita al rapporto continuativo o viene eseguita l'operazione occasionale, non essendo necessarie altre cautele. Quando viceversa risulti un profilo medio, l'apertura del rapporto (o l'operazione occasionale) è subordinata alla rafforzata verifica che consisterà nell'esecuzione di un ulteriore e maggiormente specifico questionario, con lo scopo di approfondire la conoscenza del soggetto.

Tale questionario, sottoscritto dal cliente, viene sottoposto poi alle valutazioni dal responsabile dell'unità, che ha il compito di decidere se accettare il nuovo cliente (o far eseguire l'operazione occasionale), o mantenere il cliente, se già

esistente.

A supporto della valutazione finale, in casi particolarmente complessi, può essere fatta intervenire la Funzione Antiriciclaggio.

Quando invece la verifica determini un profilo di rischio alto da parte del cliente, in linea con le indicazioni del Provvedimento Banca d'Italia 10 marzo 2011, l'analisi della posizione e l'eventuale sblocco potrà essere effettuata soltanto dalla Funzione Antiriciclaggio e l'operatore dovrà compilare l'apposita sezione della “rafforzata verifica”, facendola firmare al cliente.

Tale Funzione è chiamata quindi ad effettuare le proprie considerazioni per giungere ad un parere definitivo da inoltrare senza indugio all'unità operativa interessata72_.

E' importante che tutta l'attività relativa all'adeguata verifica sia documentata e dimostrabile, in particolare le informazioni acquisite, i riscontri effettuati, le valutazioni e le motivazioni che hanno indotto ad attribuire un determinato profilo di rischio e a decidere conseguentemente, con diligenza e buona fede, un determinato livello di profondità, estensione e frequenza dei controlli sull’operatività del cliente73_.

72 Cfr. P. Pogliaghi – G. Dramis, “Guida ai presidi antiriciclaggio in banca. Modelli organizzativi, processi, compliance normativa nei grandi gruppi e nelle piccole banche”, Bancaria Editrice, Roma, 2013.

73 Cfr. G. Castaldi, “L'adeguata verifica della clientela bancaria e il recente provvedimento della Banca d'Italia”, Bancaria, n. 10, 2013.