L’organizzazione e i controlli interni

L'organizzazione di una struttura in grado di contrastare in modo efficace il fenomeno del riciclaggio non deve essere vista solo come adempimento normativo ma come un investimento e una garanzia per la stabilità del contesto in cui opera la banca stessa.

Le banche devono quindi adottare sotto la propria responsabilità, che sarà oggetto di vigilanza, soluzioni organizzative efficaci ed idonee procedure di controllo interno con cui presidiare e contenere il rischio di riciclaggio.

Con delibera del 10 marzo 2011 la Banca d'Italia ha emanato la versione definitiva del “Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di

organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l'utilizzo degli 34 Cfr. A.M. Tarantola, “La prevenzione del riciclaggio nel settore finanziario. Il ruolo della Banca

d'Italia”, Roma, 10 maggio 2011.

35 Si ricorda che sono state apportate alcune modifiche al “Provvedimento recante disposizioni attuative per la tenuta dell'Archivio Unico Informatico e per le modalità semplificate di registrazione di cui all'articolo 37, commi 7 e 8, del decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231”. Tali nuove disposizioni entreranno in vigore dal 1° gennaio 2014.

intermediari e degli altri soggetti che svolgono attività finanziaria a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dell'art. 7, comma 2, del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231” entrato in vigore dal 1° settembre

2011.

Le nuove istruzioni della Banca d'Italia sugli assetti organizzativi a salvaguardia dai rischi di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, propongono le linee guida per meglio definire i compiti dei vari organi aziendali coinvolti.

Il contenimento del rischio di riciclaggio assume rilievo sotto il profilo del rispetto della regolamentazione prudenziale36 _{che impone agli intermediari di}

fronteggiare, con un idoneo assetto organizzativo e un'adeguata dotazione patrimoniale, tutti i rischi cui sono esposti.

Il documento è strutturato in principi e linee guida, e rimette all'autonomia degli intermediari la concreta individuazione delle soluzioni organizzative più idonee a realizzare gli obiettivi della disciplina tenuto conto della forma giuridica, delle dimensioni e dell'operatività scelta dell'intermediario stesso, dettando specifiche disposizioni per i gruppi bancari (principio di proporzionalità).

Al fine di definire gli assetti organizzativi necessari vengono precisati il ruolo e le funzioni degli organi aziendali distinguendo tra organo di supervisione strategica, organo con funzione di gestione, organo con funzione di controllo e organismo di controllo ai sensi del d.lgs. 231/200137_{. Assume, quindi, rilievo}

prioritario il coinvolgimento degli organi aziendali, i quali sono tenuti a definire politiche aziendali coerenti con i principi e le regole antiriciclaggio, adottare linee di policy idonee a preservare l'integrità aziendale, porre in atto misure organizzative e operative per evitare eventuali coinvolgimenti in episodi di riciclaggio o di finanziamento al terrorismo ed infine svolgere controlli sul

36 Cfr. Banca d'Italia, Circolare n. 263, “Nuove disposizioni di vigilanza prudenziale per le banche”, 27 Dicembre 2006.

37 Il D. Lgs. 231 dell'8 giugno 2001, introduce nell'ordinamento italiano, a carico delle società (persone giuridiche), un regime di responsabilità penale per alcuni reati commessi o tentati da amministratori, dipendenti e soggetti sottoposti alla direzione o vigilanza delle società, nell'interesse o a vantaggio delle stesse; tale responsabilità si aggiunge a quella della persona fisica che ha realizzato materialmente il fatto.

rispetto della normativa e sull'adeguato presidio dei rischi38_.

La novità principale del suddetto provvedimento è la previsione ed istituzione di una apposita “Funzione Antiriciclaggio” incaricata di verificare in maniera continuativa tanto l'idoneità dei modelli organizzativi adottati, quanto l'effettiva applicazione dei controlli previsti sulle procedure, proponendo, dove necessario, le opportune modifiche organizzative e procedurali, al fine di assicurare un adeguato presidio del rischio.

Tale funzione viene collocata nell'organigramma aziendale prendendo in considerazione anche la tipologia del gruppo bancario39 _{ed è consentita la}

possibilità di esternalizzarla, ossia affidarla a soggetti esterni dotati di idonei requisiti in termini di professionalità, autorevolezza e indipendenza. In tale fattispecie l'intermediario dovrà comunque provvedere a nominare un soggetto interno che provveda a controllare le attività conferite all'outsourcer.

Dal punto di vista organizzativo la funzione antiriciclaggio deve:

• essere indipendente e non deve avere commistioni o responsabilità dirette di aree operative;

• essere dotata di risorse quali/quantitative adeguate ai compiti da svolgere;

• non essere collocata all'interno dell'internal audit;

• essere messa in condizione di svolgere attività di sinergia con tutte le altre funzioni di controllo;

• collaborare con l'Autorità di settore (UIF);

• riportare direttamente ai vertici aziendali.

La figura del Responsabile Antiriciclaggio, invece, deve essere in possesso di

38 Cfr. Banca d'Italia, “Provvedimento recante disposizioni attuative in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l'utilizzo degli intermediari e degli alti soggetti che svolgono attività finanziaria a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, ai sensi dell'art. 7 comma 2 del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n.231”, Roma, 10 marzo 2011.

39 Una verosimile articolazione organizzativa è la seguente: 1. Consiglio di amministrazione (politiche dei rischi, attribuzione compiti e responsabilità, definisce i presidi di controllo), 2. Alta direzione (definisce i flussi informativi, cura la formazione), 3. Responsabile dell'antiriciclaggio (presidia la funzione), 4. Funzione antiriciclaggio (presta consulenza aziendale, identifica le norme applicabili e l'impatto organizzativo, verifica l'applicazione dei controlli), 5. Delegato alla segnalazione di operazioni sospette (valuta le operazioni sospette e procede alla loro segnalazione all'U.I.F.).

requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità; tuttavia, nel rispetto al principio di proporzionalità, il responsabile della funzione può ricoprire anche altri incarichi, purché non operativi: infatti non può appartenere ad aree operative o essere subordinato a soggetti appartenenti a tali aree.

Altro soggetto che entra in gioco è il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette che, in assenza di designazione, coincide con il legale rappresentante della banca.

Al riguardo, va considerato che il D.Lgs. 231/2007 si limita a individuare il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette nel titolare dell'attività ovvero nel legale rappresentante o in un suo delegato (art. 42, comma 4).

Le disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni definiscono il ruolo e le caratteristiche del delegato aziendale, con l'indicazione, tra l'altro, dei requisiti che deve possedere la persona cui sia assegnata tale responsabilità.

Secondo il provvedimento il responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette comunica, con le modalità organizzative ritenute più appropriate, l'esito della propria valutazione al responsabile della dipendenza che ha dato origine alla segnalazione.

La nuova disciplina, inoltre, fissa specifici compiti e responsabilità in capo alla funzione di Internal Audit chiamata a verificare nel continuo il grado di adeguatezza dell'assetto organizzativo nonché a vigilare sul rispetto degli adempimenti antiriciclaggio da parte delle competenti funzioni aziendali40_.

Inoltre viene anche sottolineata l’importanza di un’attenta opera di addestramento e di formazione del personale dipendente e dei collaboratori esterni degli intermediari coinvolti.

Un'efficace applicazione della normativa antiriciclaggio richiede infatti la piena consapevolezza delle finalità e dei principi che ne sorreggono l'impianto, la conoscenza approfondita delle norme e delle procedure nonché dei connessi

40 Cfr. A. Scialoja – M. Lembo, “Antiriciclaggio”, Maggioli Editore, IV edizione, Santarcangelo di Romagna (RN), 2012, p. 347 ss., cit.

obblighi e responsabilità: tutto il personale deve essere sensibilizzato e deve sentirsi “parte attiva” del processo di contrasto al riciclaggio ed al finanziamento del terrorismo.