e ai processi di comunicazione
Specificare il nome della persona referente per la compilazione della griglia
ente
cognome e nome dell’intervistato
qualifica
unità organizzativa (settore, ufficio, servizio, …) e ruolo
Indirizzo ufficio
via e n° civico cap
città provincia
telefono
fax
Data di compilazione
Scheda anagrafica ente e referente
Parte A. Il piano di comunicazione
Sezione A.1 Genesi del piano di comunicazione
A.1.1 Come e quando è nata l’attività di pianificazione della comunicazione presso questo ente?
Indicare da quali sollecitazioni, esigenze, stimoli interni e esterni all’amministrazione è scaturito il progetto di realizzazione del piano annuale di comunicazione
A.1.2 Indicare chi ha promosso l’iniziativa Organi politici (specificare quali)
………
Personale (specificare la categoria funzionale e l’unità organizzativa di appartenenza)
………
Consulenti esterni (specificare l’area di specializzazione)
………
Consulenti esterni (specificare l’area di specializzazione)
………
Altro (specificare)
………
A.1.3 Quali erano le aspettative che hanno contraddistinto la genesi del primo piano di comunicazione?
Sezione A.2 La redazione del piano di comunicazione
A.2.1 In fase di progettazione/redazione del piano di comunicazione quali figure sono state coinvolte?
Può indicare brevemente per ogni singolo attore coinvolto il contributo fornito, le azioni realizzate, il ruolo svolto per contribuire alla definizione dei diversi contenuti del piano di comunicazione (ad esempio fornire indicazioni strategiche, far presente bisogni di comunicazione,
mettere a disposizione competenze ed esperienze, ecc.)?
Gli organi elettivi
Ruolo-azioni degli organi elettivi
………
Il direttore generale
Ruolo-azioni del direttore generale
………
I dirigenti o funzionali apicali dell’ente Ruolo-azioni dei funzionari apicali
………
Il personale dell’ente Ruolo-azioni del personale
………
I consulenti esterni (se esistenti) Ruolo-azioni dei consulenti esterni
………
Altri soggetti istituzionali pubblici o privati (se esistenti) Ruolo-azioni degli altri soggetti
………
A.2.2 Quali sono (o sono state inizialmente) le eventuali azioni di supporto alla redazione del piano di comunicazione (ad esempio formazione del personale, ricorso ad incarichi esterni, ecc.)?
A.2.3 Quanto tempo è occorso per completare la fase di pianificazione/redazione del piano di comunicazione?
Indicare approssimativamente quanto tempo è trascorso dalla fase di ideazione a quella di redazione vera e propria del piano
A.2.4 Il piano di comunicazione è stato approvato con un atto formale?
Indicare se il piano ha avuto un iter formale di approvazione e da parte di quali organi amministrativi
A.2.5 Il piano di comunicazione prevede una quantificazione dei costi?
Indicare se è il piano prevede un budget di spesa e, se sì, a quanto ammonta
Sezione A.3 I contenuti del piano di comunicazione
A.3.1 Il vostro piano di comunicazione contiene una sezione appositamente dedicata all’analisi dello scenario?
Sì No
Se sì, descriverne brevemente le caratteristiche e i contenuti
A.3.2 Il vostro piano di comunicazione contiene una chiara individuazione degli obiettivi comunicativi?
Sì No
Se sì, descriverne brevemente le caratteristiche e i contenuti
A.3.3 Il vostro piano di comunicazione contiene una chiara individuazione dei pubblici e dei target di riferimento?
Sì No
Se sì, descriverne brevemente le modalità di individuazione dei pubblici e dei target
A.3.4 Il vostro piano di comunicazione contiene una efficace definizione della strategia comunicativa (considerata nel suo insieme e in relazione alle singole iniziative di comunicazione)?
Sì No
Se sì, descriverne brevemente le caratteristiche
A.3.5 Il vostro piano di comunicazione contiene una efficace definizione delle attività e degli strumenti di comunicazione?
Sì No
Se sì, descriverne brevemente le caratteristiche
A.3.6 Il vostro piano di comunicazione prevede anche iniziative e azioni di comunicazione interna?
Sì No
Se sì, descrivere brevemente le strategie, le azioni e gli strumenti di comunicazione interna
A.3.7 Il vostro piano prevede un’attività di valutazione della comunicazione?
Sì No
Se sì, descriverne brevemente le caratteristiche, la metodologia ed eventualmente i relativi indicatori
A.3.8 Quali pensa possano essere gli elementi che qualificano positivamente il vostro piano di comunicazione?
Descrivere gli elementi di successo del piano
Sezione A.4 La gestione del piano di comunicazione
A.4.1 Quale struttura/ufficio/staff è responsabile della gestione/attuazione del piano di comunicazione?
Indicare a chi fa capo la responsabilità della gestione del piano, oppure se la responsabilità è in capo a più strutture e quali sono
A.4.2 Come vengono coinvolti gli altri attori dell’organizzazione nell’attuazione delle azioni previste?
Indicare quali relazioni esistono all’interno dell’organizzare per attuare le azioni previste nel piano
A.4.3 In che misura le azioni previste nel piano sono state effettivamente realizzate?
Del tutto
Quasi interamente Solo parzialmente In misura insufficiente Per niente
Perché?
Sezione A.5 Il bilancio del piano di comunicazione
A.5.1 È stata effettuata la valutazione del piano di comunicazione?
Sì No
Se sì, chi ha effettuato tale valutazione?
Se sì, la valutazione è stata effettuata come previsto nel piano?
A.5.2 Quali eventuali criticità avete incontrato nella realizzazione del piano di comunicazione?
In che modo le avete gestite o superate?
A.5.3 Quali vantaggi o effetti ritiene abbia apportato all’ente la realizzazione del piano di comunicazione?
A.5.4 Quali insegnamenti ne avete tratto?
A.5.5 Cosa pensa di fare l’amministrazione per il prossimo anno?
ad esempio: replicare il progetto allo stesso modo, modificarlo, sospenderlo, ecc…
Parte B. La comunicazione e l’organizzazione
Da compilare preferibilmente a cura del direttore generale Sezione B.1 Collegamento con altri strumenti, processi, sistemi operativi
B.1.1 Esistono collegamenti del piano di comunicazione con il Peg/budget annuale di gestione?
Indicare i principali elementi e relazioni
B.1.2 Esistono collegamenti del piano di comunicazione con altri documenti o processi, ad es. piano formativo aziendale, Rpp, specifici progetti o processi organizzativi?
Indicare i principali elementi e relazioni
B.1.3 Esistono collegamenti del piano di comunicazione con indagini di soddisfazione dell’utente, interno o esterno all’ente?
B.1.4 Esistono collegamenti del piano di comunicazione con i sistemi di valutazione e incentivazione del personale?
B.1.5 Esistono collegamenti del piano di comunicazione con i processi, le strategie e gli strumenti di comunicazione interna?
Sì No
Se sì indicare gli elementi che qualificano il collegamento
Sezione B.2 Il livello strategico della comunicazione
B.2.1 Indicare quali delle seguenti strutture/uffici/staff si occupano di comunicazione all’interno dell’organizzazione
Ufficio per le relazioni con il pubblico (o altri sportelli) Ufficio stampa
Portavoce
Ufficio marketing e relazioni esterne Segreterie di direzione
Uffici Ict
Ufficio sviluppo organizzativo Altro (specificare)
………
B.2.2 Sono state attivate modalità organizzative per garantire il coordinamento tra le diverse strutture?
Descrivere brevemente quali strumenti, oltre al piano di comunicazione, vengono utilizzati per garantire coordinamento e integrazione tra le diverse attività di comunicazione (es. istituzione della struttura di coordinamento, gruppi di lavoro, riunioni periodiche,
sistemi informativi, stesura di linee guida, condivisione strumenti telematici e/o informatici, ecc.)
B.2.3 In che misura la comunicazione nel vostro ente è stata, sino ad ora, uno strumento realmente efficace per perseguire la mission e raggiungere gli obiettivi strategici dell’ente?
B.2.4 In che misura la comunicazione ha contribuito a promuovere l’innovazione dei servizi erogati dall’organizzazione?
B.2.5 In che misura la comunicazione ha contribuito a gestire processi di cambiamento all’interno dell’organizzazione?
Eventuali note e osservazioni finali
Eventuali atti o documenti che ritenete utile consegnare e allegare a questa griglia
Disciplina delle attività di informazione
e di comunicazione delle pubbliche amministrazioni Pubblicata nella Gazzetta Ufficiale n. 136 del 13 giugno 2000