Degli undici enti coinvolti nelle interviste, sei hanno un piano di comunicazione definito e aggiornato, due sono in fase di definizione del piano e tre non lo hanno né lo hanno avuto negli anni passati.
Tra gli enti che hanno il piano, quasi tutti lo aggiornano annualmente, definendo obiettivi, contenuti e attività nel dettaglio e prevedendo per ciascuna delle attività anche la parte di verifica.
Un caso particolare è INGV: il Settore Comunicazione e divulgazione ha nelle sue funzioni anche quella di redigere un piano di comunicazione triennale, a cui si sta lavorando, ma al momento non è previsto un piano di comunicazione condiviso che includa sia le attività del Settore che quelle dell’Ufficio Stampa . 134
Per chi invece al momento non ha predisposto un piano di comunicazione (INAF, PoliTO, SNS), questo sembra non essere uno strumento indispensabile. Gli intervistati di questi enti infatti, pur riconoscendo la necessità del piano, hanno parlato di un’attività di comunicazione in cui le linee di azione sono ben definite e il dialogo con gli organi di vertice e fra i colleghi è forte. Per esempio, lo staff di INAF beneficia di un contatto frequente con il Presidente («Ci incontriamo praticamente ogni settimana» ) e di un rapporto professionale costruito negli anni fra i membri (135 «Non c'è mai un'esitazione, anche perchè lavoriamo insieme da tanti anni, c’è anche
133 ivi
134 Intervista a Valeria De Paola, capo Ufficio Stampa dell'INGV, pp. 93-101
un ottimo rapporto» ). Questo aspetto caratterizza anche lo staff di comunicazione136 della Scuola Normale, agevolato dal fatto di lavorare a poca distanza gli uni dagli altri . 137
Nel caso del CMCC, il piano strategico fornisce indicazioni dettagliate, «indicatori e obiettivi per tutte le attività del CMCC, quindi inclusa anche la comunicazione» , 138 mentre per il Politecnico di Torino lo stesso documento fornisce principalmente le linee guida. Secondo Elena Foglia Franke, responsabile dell’Ufficio Relazioni con i media del Politecnico, il grado di dettaglio del piano può renderlo uno strumento più utile, differenziandolo da altri documenti che esprimono linee guida:
[...] spesso i piani di comunicazione degli enti sono dichiarazioni di principio, quindi non sono molto diversi rispetto al nostro piano strategico, che poi fa delle affermazioni generali, e scende nel dettaglio fino ad arrivare al “bene, dobbiamo rivedere il sito web”[...]. Un indirizzo generale c'è, su questo si innestano le esigenze di una macchina molto complessa che quella dell'università, che comunque ha moltissimi soggetti titolati alla comunicazione, perché oggettivamente noi non siamo un'azienda, dove c'è un vertice che decide che cosa si comunica, le università hanno potenzialmente in ogni docente un potenziale vertice, quindi essendo multicentrica la comunicazione è una modalità di lavoro a cui comunque siamo abituati, il nostro compito sta molto un po’ nel bilanciare .139
Questa osservazione trova accordo nelle parole di Mario Frongia, responsabile della comunicazione scientifica dell’Università di Cagliari. Secondo Frongia, il piano di comunicazione di un’università:
136ivi
137 Intervista a Elisa Guidi, responsabile del Servizio di Comunicazione e relazioni esterne della
Scuola Normale Superiore, pp. 178-182
138 Intervista a Mauro Buonocore, direttore dell’Ufficio Comunicazione e media del Centro
Euro-Mediterraneo sui Cambiamenti Climatici, pp. 183-189
139 Intervista a Elena Foglia Franke, responsabile dell’Ufficio Relazioni con i media del Politecnico di
prevede una flessibilità e una trasversalità e una contiguità. [...] è abbastanza dettagliato, perché ti viene chiesto l'intera dinamica: come nasce, che strumenti usi, a chi dirigi, con quali tempistiche, se tieni conto delle indicazioni provenienti dalla fonte, se hai particolare attenzione e se ce l'hai in che modo l'hai esplichi verso la novità di quella facoltà, piuttosto che di quel dipartimento, piuttosto che di quell'area disciplinare . 140
Anche nel piano dell’Università di Camerino «sono descritte anche le singole azioni che vengono svolte con varie analisi SWOT e così via per poter poi analizzarle al meglio» . D’altra parte, in molti parlano di uno strumento che fornisca delle linee141 guida ma che sia anche uno strumento operativo, con indicazioni mirate. Questo grado di dettaglio non si adatta però a tutti i contesti; soprattutto, il piano non può essere comprensivo di tutte le possibili attività di comunicazione. Diventa quindi «un contenitore che riesce senz'altro a contenere tutte le linee politiche, e poi a questo si affianca anche un buon 30% di surplus» . 142
Secondo Mauro Buonocore del CMMC,
Sicuramente più pianifichi meglio lavori, poi tutto va misurato con le condizioni che hai intorno, cioè con la rilevanza che l'ente decide di dare alla comunicazione con i rapporti che riesci a costruire con i ricercatori, con il flusso di lavoro che riesci a costruire insieme ai ricercatori delle diverse divisioni . 143
Pur riconoscendole un ruolo chiave, è fondamentale tenere a mente nella fase di pianificazione che questa può ridursi ad un esercizio sterile se non calata nel contesto in cui si opera.
140Intervista a Mario Frongia, responsabile della comunicazione scientifica dell’Università degli Studi
di Cagliari, pp. 128-138
141 Intervista Egizia Marzocco, responsabile dell’Area Comunicazione, ufficio stampa e marketing
dell’Università di Camerino, pp. 137-144
142ivi
Non da ultimo, il piano ha anche delle funzioni di strumento di definizione delle priorità e delle attività degli uffici. Stabilendo quali sono i temi e le modalità della comunicazione, secondo Elena Foglia Franke «potrebbe aiutare noi magari nel difendere alcune posizioni che però comunque sarebbero dettate dalla nostra esperienza e della nostra professionalità in ogni caso» . In situazioni invece di 144 instabilità politica, come quella che si è verificata alla Scuola Normale Superiore, sarebbe stato utile «come indicazioni generali, da seguire, da avere sempre in mente, anche come un promemoria, una bussola cui fare riferimento sempre, in qualsiasicircostanza.Anche comestrumentodi contrattazioneconillivello politico» . 145