Come è composto il Servizio di Comunicazione e Relazioni Esterne? Quante persone ci lavorano e come sono organizzate?
Il Servizio Comunicazione e Relazioni Esterne accorpa al momento una serie di attività piuttosto eterogenee. Infatti, la situazione che le descrivo ora penso che avrà un termine a breve, era in ipotesi una riorganizzazione delle attività che al momento si è un attimo fermata per la situazione di crisi in cui ci troviamo. Probabilmente la situazione che le descrivo ora subirà un'evoluzione. Al momento, nel Servizio Comunicazione e Relazioni Esterne ci sono le attività di comunicazione in senso stretto quindi ufficio stampa e progettazione grafica, definizione immagine coordinata, predisposizione di tutti i materiali di comunicazione dell'ateneo, gestione dei canali social, gestione del sito web, e poi altre attività non direttamente legate alla comunicazione in senso stretto che vanno dalla progettazione e realizzazione di attività culturali, eventi istituzionali, orientamento in entrata, stagione concertistica quindi attività culturali in senso più ampio.
Per quanto riguarda le specifiche attività di comunicazione, quante sono le persone coinvolte e che tipo di professionalità hanno? Sono giornalisti, ricercatori..?
Noi abbiamo un addetto stampa che è un giornalista professionista e si occupa della parte stampa, quindi rapporti con i media, redazione dei comunicati stampa, ecc. Poi abbiamo un collega che segue le attività sui social, con particolare riferimento a Twitter, Facebook e YouTube. Poi abbiamo un gruppetto di ragazzi coordinati, da un nostro assegnista di ricerca, allievi che seguono il canale Instagram. Il collega che segue i canali social ha acquisito le competenze sul campo; lui è uno dei primi che
ha iniziato a fare questo lavoro già da almeno una decina di anni, quindi piano piano ha sviluppato competenze tecniche, ma non aveva una formazione anche perchè quando ha iniziato a fare questo lavoro in realtà figure specificamente professionalizzate su questo ambito non ce n'erano. Per quanto riguarda il canale YouTube, abbiamo una persona che si occupa della produzione di materiali video, del montaggio, ecc; è un tecnico, anche lui si è formato da sé in sostanza e alimenta con i materiali che produce il canale YouTube. Per quanto riguarda il sito web, da noi la situazione - ma penso che sia una situazione abbastanza comune - noi come ufficio comunicazione ci occupiamo della parte redazionale del sito, quindi abbiamo un collega che si occupa della pubblicazione e dell'aggiornamento delle pagine. La parte invece di infrastruttura è gestita da un'altro servizio della scuola che fa capo all'ICT con cui noi comunque dialoghiamo per la progettazione evolutiva del portale, ma in ogni caso la parte infrastrutturale non è gestita direttamente dall'ufficio comunicazione.
Quindi la maggior parte di voi ha fatto formazione sul campo?
Sì, al di là del collega dell'ufficio stampa che è un giornalista professionista, gli altri si sono formati, io per prima, direttamente sulle attività. Il nostro è un gruppo di persone abbastanza giovani, su queste cose abbiamo iniziato a lavorare sette-otto anni fa, quasi dieci, quindi piano piano abbiamo cercato di acquisire le competenze che ci hanno permesso di portare avanti le cose, magari facendo anche percorsi di formazione in itinere su attività specifiche.
Per quanto riguarda invece i contenuti della comunicazione, quali sono gli obiettivi specifici di comunicazione dell'ente, soprattutto quelli legati alla ricerca?
La nostra è una realtà piuttosto piccola, quindi l'idea è valorizzare il più possibile i contenuti di ricerca che si fanno quotidianamente, quindi cercando di dargli visibilità attraverso gli organi di stampa, e ad un pubblico più ampio anche attraverso i canali
di divulgazione. Una cosa che mi sono dimenticata di dire: l'addetto stampa cura
anche il magazine di ateneo, che è un web magazine, Normale News On The Web,
dove vengono pubblicate periodicamente notizie sull'attività di ricerca, sulla vita della
comunità, sulle attività del nostro personale, dei nostri allievi e dei nostri ex allievi.
L'obiettivo è dare il più possibile visibilità anche in termini comprensibili ai risultati di
ricerca del nostro ente. Quindi, una comunicazione che metta al centro la ricerca quotidiana. Sì, sì, puntando poi ovviamente in circostanze particolari sulla valorizzazione di
risultati eclatanti quando ci sono, ovviamente quelli non sono quotidiani, sono a
periodicità più dilazionata. Qual è il pubblico a cui vi rivolgete prevalentemente? Da un lato il pubblico specialistico, attraverso le riviste specializzate, ma l'obiettivo è
rivolgersi ad un pubblico più ampio, quindi il cittadino comune attraverso gli organi di
stampa a più larga diffusione, le scuole con progetti specifici e progetti di
divulgazione, insomma, l'obiettivo è raggiungere il pubblico più ampio possibile. Il
problema che ha un ente come il nostro spesso è che si fa fatica a far capire che
cosa si faccia dentro le sue mura, quindi riuscire a rendere comprensibili le ricerche
che si fanno da noi, anche se a volte sono obiettivamente astruse o complicate, non
immediatamente percepibili come utili dal pubblico generico, è importante. Prevedete dei meccanismi di feedback da parte del vostro pubblico? Al momento no, ma ci stiamo lavorando. Noi come scuola di alta formazione, come
scuola superiore universitaria, non abbiamo ancora attraversato la fase di accreditamento e valutazione da parte dell'ANVUR, per l'accreditamento delle sedi
non abbiamo ancora avuto visite, quindi stiamo predisponendo ora le procedure,
sono in programmazione la valutazione delle attività anche di terza missione,
c'è ma è un tema all'attenzione sia degli organi politici che della struttura amministrativa, ci stiamo lavorando.
In generale, le attività di comunicazione sono inserite in un piano di comunicazione?
Non abbiamo un piano di comunicazione, anche su quello stiamo lavorando. Non abbiamo un piano di comunicazione predisposto, scritto.
Ma non l'avete mai avuto o è una situazione recente? Negli ultimi sei/sette anni non l'abbiamo mai avuto.
Anche se non c'è lo strumento piano di comunicazione, utilizzate degli strumenti alternativi per pianificare, progettare, programmare l'attività?
Sì, noi abbiamo la fortuna di lavorare in un posto molto piccolo e quindi la pianificazione, il monitoraggio, eccetera, li facciamo quotidianamente confrontandoci fra di noi. Noi non abbiamo una struttura articolata in dipartimenti, come struttura amministrativa in sé ma abbiamo una struttura amministrativa molto accentrata, per cui l'ufficio comunicazione è uno per tutto l'ateneo, e questo dal nostro punto di vista è un vantaggio perché teniamo sotto controllo i canali che usiamo. Sui social, per esempio, le attività di monitoraggio sono più semplici, sulla rassegna stampa il collega fa comunque delle attività di rilevazione per capire il tipo di risposta che c'è da parte degli organi di comunicazione a fronte di comunicati stampa, a livello di pianificazione è una cosa che facciamo non dico quotidianamente ma periodicamente a seconda di come si orientano le attività dell'ente.
Lo fate semplicemente tramite riunioni? Con riunioni, confronti, sì.
Quindi non avete uno strumento specifico? Utilizzate app in rete, Trello, Calendar..?
No, per la programmazione delle attività no, onestamente lavoriamo tutti nello stesso edificio, a pochissima distanza, in questo caso se dobbiamo lavorare da remoto facciamo riunioni telematiche con cui ci organizziamo direttamente.
Le faccio un'ultima domanda: l'assenza del piano di comunicazione rappresenta per voi un limite a livello lavorativo o comunque le linee guida sono chiare ugualmente?
Più o meno abbiamo linee guida abbastanza consolidate, perché siamo rimasti sulle direttrici dell'ente, della sua natura, senza svolte clamorose. Devo dire che secondo me è arrivato il momento, ed è per questo che ci stiamo lavorando, di definirlo. Anche perché negli ultimi anni la scuola del punto di vista delle vicende politiche ha avuto una vita piuttosto travagliata, noi in pochi anni abbiamo cambiato tre direttori, e onestamente avere uno strumento solido, di riferimento come il piano di comunicazione secondo me è diventato un'esigenza imprescindibile. Ovviamente è sempre modificabile, sempre accrescibile, però avere un punto di riferimento fisso è importante.
Quindi non tanto come livello di dettaglio delle attività, quanto come indicazioni?
Sì, come indicazioni generali, da seguire, da avere sempre in mente, anche come un promemoria, una bussola cui fare riferimento sempre, in qualsiasi circostanza. Anche come strumento di contrattazione con il livello politico.