Il layout fisico

Lo spazio di lavoro è una delle risorse principali per abilitare e stimolare l’innovazione all’interno delle organizzazioni, esistono infatti importanti connessioni tra l’ambiente e il grado di interazione e collaborazione sociale (Strauss, 1978), capace di influenzare sia le prestazioni dei lavoratori, sia il loro grado di soddisfazione (Vischer, 2007).

Gli spazi all’interno delle organizzazioni di oggi si stanno evolvendo per creare un ambiente che consenta sia il lavoro individuale sia le varie forme di incontro, di collaborazione e condivisione in team, con l’obiettivo di migliorare le performance aziendali (Inalhan, 2009).

Il layout fisico degli spazi di lavoro può condizionare quindi l’efficienza, la flessibilità e il benessere delle persone, e, tramite l’influenza sulle interazioni sociali, può condizionare il comportamento stesso delle persone stimolando l’innovazione, l’originalità e la creatività.

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Si nota quindi come la tematica della riprogettazione fisica degli spazi sia centrale per incontrare i diversi bisogni di ogni persona (Oksanen & Ståhle, 2013) e ottenere notevoli benefici. Tra i principi individuati dalla letteratura che guidano la riprogettazione degli spazi troviamo la personalizzazione, che esprime la necessità di creare un ambiente di lavoro personalizzato a seconda delle caratteristiche e delle esigenze dell’azienda; la socializzazione, che si riferisce alla necessità di creare spazi per consentire a tutti di condividere le proprie opinioni anche in modo informale; ed infine la semplificazione, che si basa sul concetto di armonizzazione degli spazi di lavoro per innalzare la qualità di vita dei dipendenti, migliorandone le performance (SmartWorkPlace, 2012).

Una delle principali forme di implementazione dei principi sopra descritti trova riscontro nell’open space, in cui l’obiettivo principale è quello di favorire la comunicazione e la collaborazione tra i dipendenti grazie alla rimozione delle barriere fisiche con l’obiettivo di aumentare l’efficienza e il senso di comunità all’interno delle imprese.

In questo contesto si inserisce il modello di Harrison (2004) che individua una classificazione degli spazi in riferimento al grado di privacy e accessibilità offerta dallo spazio stesso.

Secondo tale modello le tipologie di spazi di lavoro presenti nelle aziende sono:

 Pubblici: che rappresentano spazi dedicati a intervalli limitati di tempo utilizzati per interazioni informali e condivisione di idee e documenti;

 Privilegiati: che prevedono una certa continuità nel tempo e sono spazi utilizzati per il lavoro in team o per momenti di concentrazione individuale;

 Privati: che si riferiscono a spazi dedicati al lavoro in team e individuale con un enfasi maggiore rivolta alla privacy.

Rispetto ai tradizionali spazi lavorativi progettati appositamente per ospitare i dipendenti, agevolandone il controllo sia in termini di presenza che di produttività, i nuovi spazi lavorativi vengono disegnati in modo tale da poter soddisfare le esigenze dei lavoratori.

Secondo questa logica gli ambienti vengono progettati per essere flessibili e personalizzabili, capaci quindi di adattarsi alle differenti esigenze delle persone e alle diverse attività lavorative quotidiane (Cisco, 2012; Oksanen & Ståhle, 2013).

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Per misurare il grado di maturità raggiunto nella riprogettazione degli spazi in ottica

smart le organizzazioni possono valutare la presenza di alcuni elementi principali che

caratterizzano lo spazio fisico innovativo. Secondo il modello di Myerson (2010), la formula vincente di un ambiente di lavoro dipende dalla sua capacità di gestire i quattro fattori C (Figura 2.5).

 Collaborazione: la riprogettazione degli spazi deve avvenire secondo una logica che agevoli la comunicazione e la condivisione di idee, favorendo lo sviluppo della conoscenza all’interno dell’organizzazione;

 Concentrazione: l’ambiente di lavoro deve favorire la concentrazione delle persone al suo interno, per questo motivo devono essere progettati ambienti silenziosi, posizionati lontani da luoghi rumorosi e da fonti di distrazione;

 Comunicazione: in un ambiente di lavoro la comunicazione gioca un ruolo determinante, pertanto gli spazi devo essere progettati in maniera tale da favorire il dialogo, il passaggio delle informazioni e lo sviluppo della conoscenza all’interno dell’organizzazione;

 Contemplazione: la riprogettazione deve includere ambienti out of box, ovvero progettati con lo scopo di permettere delle pause dal lavoro e favorire il relax per permettere di svolgere attività di pensiero creativo individuale, facilitando inoltre l’incontro e le relazioni sociali tra le persone, con il fine di aumentare il benessere all’interno dell’ambiente di lavoro.

Figura 2.5 - I quattro fattori C

Attraverso le dimensioni descritte in precedenza, possono essere individuate cinque diverse soluzioni per la progettazione degli spazi lavorativi:

 Individuali: in cui la progettazione degli spazi fisici di lavoro per la quale ad ogni lavoratore viene assegnato un ufficio chiuso, le cui caratteristiche, in termini di dimensioni, comfort e livello di privacy, variano a seconda della posizione nella gerarchia aziendale (Davis, 1984);

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 Delimitanti: in cui la concezione degli spazi tesa ad incentivare la collaborazione attraverso la riorganizzazione degli spazi in open space in cui la collaborazione rimane limitata poiché all’interno degli spazi le postazioni di lavoro vengono assegnate univocamente e risultano suddivise mediante strutture mobili (Moultrie, Nilsson, & Dissel, 2007);

 Collaborativi: in cui la progettazione è basata su open space privi di forme di delimitazione tra le postazioni che possano impedire il contatto visivo e diretto, massimizzando la collaborazione e la condivisione degli spazi che non sono assegnati univocamente bensì vengono utilizzati in funzione delle singole esigenze (Robertson, Huang, & O'Neill, 2008);

 Confortevoli: in cui il disegno degli ambienti è volto a sviluppare oltre al concetto di collaborazione, quello di creatività, mediante una riprogettazione degli spazi che si evolve da una visione di spazio di ufficio verso quella di un ambiente confortevole, capace di mettere a proprio agio le persone attraverso la predisposizione di aree dedicate ad attività diverse, come sale relax, aree ristoro e silent room, accessibili da ciascun dipendente (Carr A. N. & Hancock, 2006);  Adattabili: in cui vengono realizzate soluzioni diverse, come l’abbattimento del

rumore, l’adattamento automatico della luce e la presenza di moduli e strutture mobili che definiscono, a seconda delle esigenze dei dipendenti e del lavoro da svolgere, la dimensione e la forma degli ambienti. L’obiettivo è creare un ambiente, attraverso l’implementazione di soluzioni diverse, che presenti il massimo grado di adattabilità ai bisogni e alle necessità dell’organizzazione.

Seguendo questi principi cardine di riprogettazione dello spazio fisico, emerge come le principali iniziative in questo ambito siano principalmente incentrate su un’evoluzione del concetto di ufficio, che comprende il passaggio da una logica di singoli spazi privati, a una logica di open space capace di favorire il lavoro in team e la collaborazione, a cui segue una riconfigurazione delle postazioni di lavoro, attraverso l’utilizzo di scrivanie, pareti divisorie e armadiature che permettono di creare uffici versatili e modificabili in base alle necessità delle persone (Myerson, Bichard, & Erlich, 2010). L’evoluzione comprende anche la pianificazione di postazioni in lavoro desk sharing, le quali aumentano la flessibilità e garantiscono benefici in termine di riduzione dei costi aziendali. Infine è sempre più diffuso l’utilizzo di sistemi di localizzazione automatica,

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capaci di garantire maggiore efficienza aziendale e una riduzione dei tempi di accesso alle informazioni utilizzando smart card, cellulari o altri dispositivi wireless che rendono gli edifici più intelligenti.

Il ripensamento del layout fisico degli ambienti di lavoro rappresenta uno dei principi indispensabili da considerare per implementare un modello di Smart Working, infatti la pianificazione e la progettazione degli spazi rispecchiano la cultura interna delle organizzazione, la mentalità dei dirigenti e le motivazioni del personale. Gli obiettivi più importanti, legati alla definizione dei nuovi spazi fisici, sono la ricerca di maggior efficienza e riduzione dei costi, un maggior livello di soddisfazione e coinvolgimento dei dipendenti, ed una maggiore flessibilità organizzativa.