Il monitoraggio dell’estrazione delle famiglie 1

5.1 - L’estrazione delle famiglie dalle liste anagrafiche: procedure e aspetti problematici

In linea con le altre indagini campionarie sulle famiglie condotte dall'Istat, anche per l'indagine Multiscopo Uso del tempo 2002-2003, dopo aver definito il disegno campionario ed estratto i comuni campione, è stato necessario estrarre dalle liste anagrafiche l’elenco delle famiglie campione. Tale estrazione a cura dei responsabili degli Uffici di statistica comunali prevede delle rigorose procedure da seguire.

Operativamente, mediante campionamento sistematico, vengono estratte dall’archivio anagrafico di ciascun comune campione, le famiglie da intervistare. A seguito dell’estrazione i responsabili comunali devono compilare i modelli Imf/1 (elenchi delle famiglie campione), contenenti le informazioni sulle famiglie estratte, necessarie alla individuazione delle stesse sul territorio.

Attualmente nella quasi totalità dei comuni le anagrafi sono informatizzate; non ovunque però è disponibile il software per l’estrazione automatica del campione di famiglie, secondo le modalità indicate dall’Istat. In alternativa, è possibile estrarre manualmente le famiglie da intervistare da un tabulato cartaceo contenente l’elenco delle famiglie registrate in anagrafe.

Per effettuare un’estrazione corretta la lista che contiene le unità di rilevazione dovrebbe essere completa e aggiornata. Purtroppo, di fatto, non sempre gli archivi anagrafici possiedono questi requisiti e di conseguenza la fase di estrazione e di formazione del campione è affetta da errori di copertura di tipo non campionario. I registri anagrafici, infatti, sono aggiornati, se si esclude il periodo comune di confronto tra censimento e anagrafe, con periodicità variabili da un comune all’altro. Inoltre l’aggiornamento si basa principalmente sulle comunicazioni, non sempre tempestive, dei cittadini. A causa di ciò, i registri anagrafici non sempre riescono a rispecchiare con precisione la reale consistenza e distribuzione delle famiglie all’interno dei confini comunali.

Gli errori di copertura presenti nelle liste della popolazione agiscono in due direzioni: sottocopertura e sovracopertura.

Si verificano errori di sottocopertura nel caso in cui non siano registrate nell’anagrafe famiglie che, di fatto, dimorano stabilmente sul territorio comunale. Di solito in questo caso l’omissione è legata alla non comunicazione da parte dei cittadini del trasferimento nel comune o ai tempi lunghi di definizione delle pratiche migratorie (la procedura può durare fino a 70 giorni). Se definiamo le unità di rilevazione (famiglie) come “includibili” in base alla residenza, ovvero alla presenza nei registri della popolazione, in questo caso ci troveremo di fronte ad unità eleggibili (le famiglie sono di fatto residenti) ma non incluse (sulla carta, nella lista non figurano). Queste unità non hanno nessuna possibilità di essere estratte e quindi intervistate e se, come spesso accade, costituiscono segmenti particolari di popolazione, per esempio coppie giovani o single alla ricerca di lavoro, molto mobili sul territorio, sfuggendo alla rilevazione influiscono sulla rappresentatività campionaria.

Gli errori di sovracopertura sono di due tipi: errata inclusione di unità e duplicazione di unità.

Nel primo caso ci troviamo di fronte ad unità non eleggibili incluse: la lista anagrafica contiene famiglie che di fatto non si trovano più nel territorio comunale perché decedute (capita

frequentemente con le famiglie unipersonali) o perché trasferite in un altro comune o all’estero. Anche in questo caso la mancata cancellazione dalle liste è legata all’assenza di comunicazioni da parte dei cittadini o ai tempi burocratici di definizione della pratica. Poiché le indagini Multiscopo Papi non prevedono la sostituzione delle famiglie campione non intervistate, l’erronea presenza nella lista di famiglie non più residenti comporterà la caduta di tali unità ed un incremento delle mancate risposte totali, influenzando anche la dimensione dell’errore campionario.

Analoghe conseguenze si verificano nel caso di duplicazione di famiglie all’interno della lista: è chiaro che la famiglia sarà intervistata una sola volta e che il secondo nominativo risulterà "famiglia caduta".

Infine il mancato aggiornamento degli indirizzi delle unità di rilevazione che si sono spostate all’interno dello stesso comune è spesso responsabile dell’irreperibilità sul campo delle unità e contribuisce all’incremento delle mancate risposte totali; tale errore viene però di fatto contenuto, e a volte addirittura annullato, dalla disponibilità del rilevatore di recarsi ad un nuovo indirizzo, se conosciuto, per effettuare l’intervista.

Nella realtà le anagrafi, anche se non perfette, non presentano comunque una quota elevata di errori di lista; un netto miglioramento della qualità degli archivi è stato ottenuto grazie all’informatizzazione delle anagrafi stesse e ai programmi di gestione che possono tenere sotto controllo le duplicazioni.

Inoltre, il sempre più frequente utilizzo di comunicazioni telematiche, in caso di trasferimenti di residenza, ha ridotto i tempi necessari per la definizione delle relative pratiche e il successivo inserimento dei nuclei familiari nei registri della popolazione. È anche in crescita la collaborazione dei cittadini, che arrivati nel territorio comunale, avendo la necessità di disporre di documenti aggiornati e di accedere ai servizi (telefono, energia elettrica) nonché all’assistenza sanitaria e all’istruzione, provvedono celermente all’iscrizione anagrafica. Tali comportamenti riducono gli errori di sottocopertura. Gli errori di sovracopertura ancora presenti sono dovuti all’assenza di comunicazione in caso di emigrazione, sia perché il periodo di permanenza si protrae più del previsto sia perché, anche se il trasferimento è definitivo, si cerca comunque di mantenere un legame, affettivo e burocratico per la salvaguardia dei propri interessi, con il comune di origine.

Altri errori sempre di sovracopertura presenti soprattutto nei comuni luogo di villeggiatura sono legati alle residenze “fittizie” nelle seconde case, conservate per ottenere vantaggi fiscali o sconti sulle tariffe di erogazione dei servizi.

Stante i limiti richiamati delle anagrafi, la fase di estrazione è stata oggetto di monitoraggio per evitare o almeno contenere altri possibile errori, come le eventuali distorsioni introdotte dagli addetti all’anagrafe nella definizione degli elenchi delle famiglie da intervistare. Nel caso in cui la selezione delle unità avvenga con una procedura automatica, si può essere ragionevolmente sicuri della casualità dell’estrazione; nel caso in cui invece l'estrazione sia effettuata manualmente, possono presentarsi delle distorsioni che in casi limite, molto rari, possono dar luogo ad un campione “ragionato”. La distorsione più frequente è legata all’esclusione di precise porzioni del territorio comunale quali quelle periferiche (le contrade) lontane dal centro abitato, e quindi più difficili da raggiungere per i rilevatori o quelle a rischio per elevati tassi di criminalità. La forzata esclusione di queste aree nasce dal voler facilitare il lavoro del rilevatore, riducendo gli spostamenti o tutelandone la sicurezza personale, e consentendogli comunque di percepire l’intero importo previsto per la rilevazione. Le distorsioni sono più frequenti laddove l’incaricato dell’estrazione è il referente della rilevazione o lo stesso rilevatore; viceversa sono quasi inesistenti quando non c’è coincidenza o legame tra le due figure, quindi soprattutto se i rilevatori sono esterni all’amministrazione comunale (è il caso per esempio della provincia di Trento che impiega una rete di rilevatori gestita direttamente e indipendente dai comuni

campione). Un altro tipo di “aggiustamento” della casualità dell’estrazione, di solito presente nei comuni di ridotta dimensione demografica, è legato non al profitto, ma all’obiettivo di “fare bella figura” garantendo il completamento delle interviste e ciò è possibile selezionando famiglie disponibili o di ceto elevato che “rispondano bene” al questionario.

5.2 - Le procedure standard di controllo dell’estrazione

Nelle indagini Multiscopo i controlli del rispetto delle regole di estrazione sono effettuati dagli Uffici Regionali dell’Istat e delle province autonome di Trento e Bolzano. L’esame riguarda tutti gli elenchi delle famiglie campione che sono trasmessi in anticipo rispetto alla data di avvio della rilevazione per consentire le verifiche e lasciare, al comune, un margine di tempo utile, in caso di anomalie insanabili, per una successiva estrazione. I risultati dei controlli vengono riportati su un’apposita scheda di monitoraggio dell’estrazione.

In prima istanza si verificano le modalità di effettuazione dell’estrazione: numero di famiglie in anagrafe e passo di estrazione. Se il calcolo non è esatto è possibile che non sia stata esaurita l’anagrafe e che quindi siano state escluse alcune zone,2 oppure siano stati esclusi alcuni nuclei familiari.3 Una conferma indiretta della corretta e casuale copertura del suolo comunale si ottiene dalla presenza di sezioni di censimento diversificate e in numero crescente al crescere della dimensione demografica del comune.

Di fatto però la spinta all’informatizzazione delle anagrafi ha reso prevalente un ordinamento di tipo cronologico legato alla data di iscrizione in anagrafe, del tutto svincolato dal territorio, rendendo difficoltosa la verifica della copertura.

Dopo la verifica del passo di estrazione, si procede al controllo della corrispondenza tra il criterio dichiarato di ordinamento delle famiglie in anagrafe e quello effettivamente utilizzato per l’estrazione dell’elenco delle famiglie da intervistare. Se non c’è corrispondenza è possibile che l’estrazione non sia stata effettuata nel rispetto delle norme impartite. Ulteriori verifiche si basano sul confronto tra i dati strutturali delle famiglie estratte per l’indagine e le serie storiche di indicatori comunali di struttura familiare (per esempio per numero di componenti), calcolati in occasione della partecipazione del comune a precedenti indagini Multiscopo.

I controlli consentono di individuare la presenza di anomalie che possano ingenerare il dubbio di un’estrazione non casuale, mirata, per esempio, all’esclusione di famiglie troppo numerose, in favore di quelle di minore dimensione per ridurre i tempi di intervista e, se il compenso per i questionari è indipendente dal numero dei componenti, ottenere lo stesso guadagno con meno fatica.4

È naturale che i controlli cambiano a seconda del tipo di procedura utilizzata (automatica o manuale) per selezionare le famiglie campione: l’estrazione effettuata con l’ausilio di specifici software offre maggiori garanzie di casualità, di conseguenza i controlli si concentrano sulle procedure manuali. In particolare, si presta molta attenzione ai casi in cui pur in presenza di un’anagrafe informatizzata, l’estrazione è ottenuta con una procedura manuale.

2 Ciò è più probabile quando l'anagrafe è in ordine alfabetico di via.

3 Ciò è più probabile quando l'anagrafe è in ordine alfabetico per cognome dell'intestatario.

4 Una distorsione di segno opposto fu ravvisata nell’estrazione delle famiglie campione dell’indagine Famiglia, soggetti sociali e condizione dell’infanzia (1998), per la quale i pagamenti erano differenziati in base alla composizione della famiglia: il compenso era maggiorato nelle interviste alle donne in coppia e ai minori. Tale differenziazione indusse i rilevatori a selezionare le tipologie familiari per le quali il compenso era più elevato. Questa distorsione fu dedotta dall’anomala distribuzione delle famiglie campione per numero di componenti: le famiglie numerose risultavano sovrarappresentate rispetto alla distribuzione di tale indicatore

Nell’indagine Multiscopo Uso del tempo 2002-2003 anche il controllo della fase di estrazione ha avuto come obiettivo di garantire un elevato standard qualitativo delle operazioni ad essa relative.

In primo luogo, ai comuni è stato fatto obbligo di conservare la documentazione relativa all’estrazione (numero di famiglie in anagrafe, passo di estrazione, numero casuale scelto, tabulato o la copia in formato elettronico della selezione effettuata) in modo da poterla mettere a disposizione per eventuali controlli durante la rilevazione.

Al contempo grazie alla rete territoriale, responsabile delle verifiche sulle liste, l’Istat ha mostrato attenzione e interesse per le operazioni e i compiti demandati ai comuni facendo sentire la propria presenza e ponendo le basi per un lavoro di squadra, fatto sì di controllo ma soprattutto di supporto e assistenza. Il messaggio è stato recepito chiaramente dai responsabili comunali: alcuni hanno comunicato all’ufficio regionale la data di effettuazione dell’estrazione per consentire ad un rappresentante Istat di essere presente; altri hanno trasmesso insieme all’elenco delle famiglie l’intera documentazione; altri ancora un verbale stilato alla presenza di testimoni in occasione dell’estrazione.

5.3 - Il monitoraggio dell'estrazione

I controlli delle liste comunali effettuati dai colleghi della rete regionale sono stati monitorati con una specifica scheda (Allegato 2) sulla quale sono state registrate innanzitutto le notizie sulla persona responsabile dell’estrazione, al fine di individuare l’eventuale coincidenza con il referente dell’indagine5.

In secondo luogo, nella scheda è stato registrato il metodo utilizzato per valutare la correttezza dell’estrazione e la modalità della verifica (telefonica o in loco). Sicuramente il metodo più efficace di verifica della conformità alle regole della selezione è quello di replica dell’estrazione che si effettua avendo a disposizione il tabulato o supporto magnetico che contiene l’universo delle famiglie anagrafiche del comune e conoscendo il passo di estrazione utilizzato. L’obiettivo è quello di controllare la coincidenza del campione con quello inviato dal comune. La verifica diretta si può effettuare in ufficio, se il comune invia tutta la documentazione, o presso gli uffici anagrafici dei comuni campione, in occasione di una visita ispettiva. Solitamente i controlli dell’estrazione in loco sono riservati, per motivi di efficienza, a situazioni in cui ci siano sufficienti indizi e forti probabilità di liste ragionate.

Nel caso in cui l’estrazione, sulla base dei parametri descritti, sia giudicata errata, il comune deve ripeterla e, solitamente, in tale circostanza è presente il personale Istat dell’ufficio regionale, a tutela del rispetto delle procedure.

Le schede di monitoraggio compilate dai referenti degli Uurr riguardano 106 controlli, con livelli di copertura assai diversificati tra le varie regioni: nella provincia di Bolzano e in Puglia i controlli hanno riguardato la totalità dei comuni, in altre realtà territoriali invece le verifiche sono state numericamente più contenute.

L’elaborazione dei dati raccolti tramite la scheda di monitoraggio, compilata per tutti i comuni campione, ha consentito di disporre di indicatori, utili a valutare la qualità delle operazioni di estrazione. Tutti gli indicatori sono stati inseriti sul sito Intranet dell’Istat e resi accessibili alla rete territoriale.

5 L'informazione ottenuta è stata un utile indicatore indiretto della casualità dell'estrazione: è poco probabile infatti che persone estranee o appartenenti ad uffici diversi possano avvantaggiarsi l'un l'altro manipolando la selezione.

5.4 - Aspetti tecnici: strumenti per la produzione e messa in rete degli indicatori

Anche per l’inserimento dei dati raccolti con le schede di monitoraggio delle estrazioni delle famiglie campione, è stato progettato un apposito software che riproduceva la scheda cartacea, in modo da consentire l’immissione dei dati da parte degli Uurr (maschera Excel con controlli in Visual Basic), e la successiva trasmissione delle informazioni, tramite posta elettronica al Servizio responsabile dell’indagine.

In tutte le fasi del monitoraggio dell’estrazione c’è stata una stretta collaborazione tra i referenti d’indagine negli Uurr e il Servizio responsabile d’indagine (Figura 5.1); infatti gli Uurr sono stati coinvolti direttamente nella fase di progettazione dello strumento di monitoraggio (scheda di controllo delle estrazioni), hanno compilato la scheda, hanno registrato il modello cartaceo tramite il software appositamente progettato di cui si riporta in seguito la prima schermata (Figura 5.2) e hanno poi avuto come feed-back le elaborazioni di sintesi a livello regionale sull’insieme dei controlli da loro effettuati. Tutto il processo si è concluso a maggio del 2002.

Figura 5.1 - Schema del processo di monitoraggio delle estrazioni e funzioni degli organi Istat

(a) Servizio struttura e dinamica sociale.

(b) Per tutti i comuni mensili e per i comuni trimestrali nei quali la rilevazione ha avuto inizio nei mesi di aprile o maggio. (c) Per i comuni trimestrali nei quali la rilevazione ha avuto inizio il mese di giugno.

Figura 5.2 - Scheda di monitoraggio delle estrazioni: maschera iniziale

Per supportare i referenti d’indagine presso gli Uurr nel loro lavoro e consentire loro di disporre di una visione d’insieme dei controlli effettuati, il software di inserimento dei dati, mediante la pressione del tasto “Aggiorna indicatori”, ha permesso di calcolare gli indicatori a livello regionale su tutti i dati inseriti.

Tali indicatori sono stati visualizzati in un particolare foglio di lavoro (“Indicatori”) mediante apposite tavole. In particolare, le tabelle hanno evidenziato (in valori assoluti e percentuali):

x statistiche sull’effettuazione delle estrazioni;

x statistiche sul personale impegnato nella procedura di estrazione;

x statistiche sulle modalità di verifica delle estrazioni (telefonica, mediante tabulato sulle famiglie residenti, tramite archivio cartaceo dei fogli di famiglia, tramite programma di estrazione);

x statistiche sugli esiti delle estrazioni;

x statistiche sulle eventuali estrazioni errate effettuate in precedenza.

Gli indicatori suddetti sono stati presentati dal Servizio responsabile dell’indagine durante le riunioni di debriefing (svoltesi a giugno e ad ottobre 2002), con i referenti d’indagine degli Uurr.