Il Sistema di Rendicontazione delle Spese censuarie (Srs) è nato con l’obiettivo di permettere agli Uffici Comunali (Ucc) e Provinciali di Censimento (Upc) di adempiere all’obbligo della rendicontazione delle spese per risorse umane e logistiche connesse alle attività censuarie, secondo le disposizioni comunicate attraverso le circolari n.14 prot.7743 del 14 ottobre 2011 e n.14 bis prot. 7743 del 23 novembre 2011, e di fornire ai monitori Istat gli strumenti necessari per la verifica e il supporto alla compilazione del modello e il monitoraggio delle attività di rendicontazione.
Per adempiere all’obbligo della rendicontazione, gli Uffici Comunali e Provinciali di Censimento sono stati tenuti, come comunicato nell’informativa del 26 settembre 2012, a compilare il modello di rendicontazione delle spese censuarie esclusivamente con l’ausilio del Sistema predisposto dall’Istat (Srs).
Il modello ha previsto la compilazione con riferimento alle spese sostenute a partire dall’inizio delle attività censuarie, comprese quelle eventualmente sostenute per la costituzione dell’Ufficio di censimento, fino a conclusione delle attività censuarie e comunque non oltre il 31 dicembre 2012; le eventuali spese previste successivamente a tale data sono state indicate in modo presuntivo. In riferimento all'erogazione del saldo del contributo variabile, il Sistema è stato arricchito di un’ulteriore funzionalità per permettere ai Comuni di scaricare i riepiloghi delle informazioni contenute su Sgr, per ciascuno dei loro operatori.
Il Sistema è stato pubblicato su web all’indirizzo internet
https://censimentopopolazione.istat.it/rendicontazione” il giorno 1 settembre 2012.
Il sito del Sistema della rendicontazione può essere suddiviso in tre parti principali: il portale, il modello on line e l’area di monitoraggio. Il modello on line e l’area di monitoraggio sono stati progettati e scritti in Php, Javascript e MySql, con particolare attenzione a realizzare un prodotto di facile fruizione e compatibile con i browser più diffusi (Internet Explorer 7+, Firefox, Chrome, Safari, Opera, ecc.). Per la realizzazione del portale di accesso al sistema è stato invece utilizzato il Cms Typo3, sempre in Php e MySql.
9.1 Modalità di accesso e di utilizzo del sistema
Gli utenti, al momento dell’autenticazione, in caso di primo accesso possono utilizzare inizialmente le credenziali provvisorie allegate alla lettera informativa e sono forzati a creare una nuova password valida per i successivi accessi. L’utente, una volta autenticato, accede al portale dal quale può disporre di una lista di funzioni (figura 9.1) dipendenti dal tipo di profilo a cui fa riferimento (Ucc, Upc o monitore Istat):
accesso alla documentazione, quali circolari e informative;
accesso alle guide e agli ausili alla compilazione, compresi i fac-simile dei modelli; accesso al modello elettronico di rendicontazione (solo uffici di censimento); accesso all’area di monitoraggio (solo monitori Istat);
consultazione delle Faq (risposte alle domande più frequenti); accesso ai riepiloghi per operatore Sgr (vedi Figura 1);
consultazione dei contatti Istat per il supporto diretto.
25 Il capitolo è a cura di Simonetta Feliciotti. I paragrafi 9.1, 9.2 e 9.3 sono stati redatti da Emanuele Bolle; il paragrafo 9.4 è stato redatto da Simona Spirito.
Il menù del portale e i suoi contenuti testuali sono stati resi disponibili per tutti i profili utente sia in italiano che in tedesco.
Figura 9.1 - Scarico riepilogo operatori, Portale Srs
9.2 La struttura del modello elettronico
Il modello e tutte le funzioni di compilazione e controllo sono state programmati in Php, Javascript e MySql. La struttura del modello elettronico di rendicontazione delle spese censuarie riproduce il modello cartaceo previsto nelle circolari Istat n. 14 e n. 14 bis, i suoi contenuti sono dipendenti dal profilo utente di riferimento (Ucc, Upc) e sono organizzati in sezioni separate. Indipendentemente dalla sequenza con cui sono numerate le sezioni, il responsabile dell’ufficio di censimento può decidere autonomamente l’ordine di compilazione ed effettuare anche inserimenti parziali delle informazioni, rispettando però i controlli richiesti dal Sistema in ciascuna sezione al momento del salvataggio (controlli di tipo formale, controlli di obbligatorietà e correttezza di alcune voci). Soltanto al momento della verifica finale viene effettuato un controllo sui contenuti dell’intero modello e viene richiesto il rispetto della completezza e della congruenza dei dati inseriti.
Gli errori e le incorrettezze di compilazione vengono evidenziati puntualmente dal sistema in fase di scrittura (controlli di primo livello), mentre tramite funzione specifica l’utente può, in modo più approfondito, validare il contenuto dell’intero modello (controlli di secondo livello). La validazione dei campi e la congruenza dei rapporti tra le voci compilate rilascia in caso di errore una lista puntuale di messaggi descrittivi a cui l’utente può fare riferimento per effettuare le dovute correzioni. In caso contrario l’utente che ha compilato correttamente il proprio modello può stamparlo in pdf con l’apposita funzione, firmarlo, protocollarlo e infine inviarlo all’Istat.
Per mantenere un controllo sul flusso di compilazione, il Sistema considera valido solo l’ultimo accesso effettuato da ciascun utente compilatore, impedendo che vengano eseguite modifiche in contemporanea sullo stesso modello e garantendo quindi all’utente compilatore l’attendibilità dei dati visualizzati. Gli utenti monitori tuttavia sono in grado di accedere contemporaneamente al modello, anche se in uso, ma esclusivamente in sola lettura. La compilazione di un modello viene inoltre interrotta dopo un tempo limite di inattività definito dal Sistema (timeout); viene in questo caso richiesto all’utente compilatore di effettuare un nuovo accesso.
Il modello riporta le seguenti informazioni: (figura 9.2):
Figura 9. 2 - Numero addetti per funzione svolta e tipo di contratto, Modello on line: versione per gli uffici di censimento comunali
9.3 Le funzioni di controllo di invio e di supporto
Gli utenti monitori Istat accedono dal portale all’ambiente di monitoraggio del sistema. L’area è suddivisa in tre sezioni, ognuna delle quali fornisce al monitore Istat strumenti di verifica e supporto alla compilazione da parte degli uffici di censimento, di monitoraggio della rendicontazione e di scarico dei microdati.
Dalla sezione “verifica stato utente” è possibile effettuare ricerche sia per codice utente che per denominazione (figura 9.3). A ricerca completata il monitore può verificare lo stato dell’utente ed accedere ad una serie di funzioni specifiche per il supporto alla compilazione:
1) la riapertura/chiusura del modello; 2) la modifica del nome del responsabile; 3) il ripristino della delle credenziali provvisorie;
4) la modifica dell’email del responsabile, l’accesso in sola lettura al modello di
rendicontazione;
Dalla sezione “Stato rendicontazione” è possibile esaminare lo stato di avanzamento della rendicontazione, corredato di rappresentazione grafica, per profilo utente in valori assoluti e in termini percentuali (figura 9.4).
Dalla sezione “Scarico dati” è possibile, attraverso l’utilizzo di filtri a più livelli (profilo, categoria, voce, ecc,…) ottenere un download personalizzato dei microdati in formato Excel (figura 9.5).
Figura 9.3 - Ricerca per utente e denominazione, monitoraggio
Figura 9.4 - Stato di avanzamento della rendicontazione, monitoraggio
Figura 9.5 - Scarico personalizzato dei microdati, monitoraggio
9.4 Supporto ai comuni per il calcolo del contributo variabile
La funzione “Scarico dei riepiloghi per operatore” ha lo scopo di supportare i comuni nell’attività di calcolo del contributo variabile da erogare a ciascun operatore coinvolto nella rilevazione censuaria. Lo scarico prevede il download di 4 tabelle in formato xls, riferite alle diverse attività svolte dagli operatori durante la rilevazione:
1) riepilogo abitazioni non occupate: per ciascun operatore è riportato il conteggio dei
questionari, riferiti ad abitazioni non occupate, che sono stati inseriti nel diario;
2) riepilogo famiglie: per ciascun operatore è riportato il numero dei questionari di famiglia
gestiti nel sistema Sgr, distinti sia per operazione effettuata e sia per canale di restituzione. Le operazioni effettuate dagli operatori riguardano: la registrazione dell’arrivo del questionario cartaceo, l’inserimento del questionario nei modelli riepilogativi, la modifica dello stato del questionario nel diario, il confronto censimento-anagrafe per ogni questionario
registrato. I possibili canali di restituzione del questionario sono: mediante rilevatore, presso il centro comunale di raccolta, presso l’ufficio postale, tramite webRiepilogo convivenze: per ciascun operatore è riportato il numero dei questionari di convivenza gestiti nel sistema Sgr, distinti sia per operazione effettuata e sia per canale di restituzione. Le operazioni e i canali sono analoghi a quelli del punto 2.
3) riepilogo sezioni e sottosezioni: per ciascun operatore è riportato l’ambito territoriale di
competenza (sezione e sottosezione di censimento) con i relativi conteggi dei questionari di famiglia e di convivenza, dei questionari riferiti ad abitazioni non occupate e di quelli compilati di ufficio.