Le operazioni di chiusura e invio materiale compilato

5.6.1 Le modalità operative

Sgr ha avuto un ruolo chiave per le operazioni di chiusura delle attività censuarie, in particolare per il ritiro del materiale cartaceo presso le sedi comunali. Tale processo ha coinvolto diversi attori: i responsabili comunali per la preparazione del materiale da inviare, il vettore postale per il ritiro del materiale e il trasporto al punto di raccolta, il gestore delpunto di raccolta per la verifica e il tracciamento dell’arrivo del materiale, da sottoporre poi a lettura ottica. In particolare il processo di spedizione prevedeva i seguenti passi:

1) predisposizione da parte del comune del materiale da inviare in apposite scatole e secondo

le disposizioni dell’Istat;

2) stampa della documentazione necessaria per la spedizione; 3) prenotazione del ritiro;

4) scarico da parte del vettore postale delle prenotazioni di ritiro; 5) ritiro da parte del vettore postale.

Gli uffici comunali hanno predisposto una o più spedizioni, ognuna composta da una o più scatole, confezionate secondo le indicazioni fornite da Istat. Per ogni ritiro da parte del vettore postale i comuni hanno compilato e stampato tramite Sgr:

 un documento di trasporto (ddt) per ogni spedizione;  una distinta per ogni scatola della spedizione.

Il Ddt era quindi associato a più distinte e conteneva le informazioni legate alla spedizione, ovvero il centro di ritiro con denominazione e indirizzo (es. Ufficio Comunale di Censimento di Roma 3 – Via Ravà, 121), la data di ritiro, il numero di scatole per tipologia da ritirare, eventuali note utili agli incaricati del vettore postale. Era presente anche un flag per segnalare se la spedizione corrente fosse l’ultima prevista per il comune. La distinta conteneva invece le informazioni sul contenuto della scatola, in particolare le quantità dei modelli spediti e un flag per segnalare il termine della spedizione di un modello.

Per preparare la documentazione di trasporto l’operatore comunale ha utilizzato le specifiche funzioni di Sgr per:

 creare un documento di trasporto;

 creare le distinte del documento di trasporto;

 ove necessario modificare o cancellare una distinta;

 chiudere il documento di trasporto (con tale operazione il documento di trasporto e le relative distinte non erano più modificabili e veniva prenotato il ritiro da parte del vettore postale);

 stampare il documento di trasporto e le relative distinte.

Sgr ha supportato l’operatore nella predisposizione della documentazione, attraverso form parzialmente precompilati e dinamici, che consentivano: la creazione dell’identificativo del Ddt, associato al codice provincia e codice comune dell’operatore connesso; la selezione del centro di ritiro tra quelli disponibili; la creazione dell’identificativo univoco Istat della distinta e la sua associazione al relativo Ddt; la selezione della tipologia di scatola da preparare, con la visualizzazione dei relativi modelli inseribili nella scatola; la scelta della data in cui prenotare il ritiro; la generazione del codice a barre, secondo le specifiche richieste dal vettore postale, per l’individuazione univoca della scatola; la stampa di tutta la documentazione di trasporto, ovvero Ddt e relative distinte.

Il vettore postale ha avuto accesso a Sgr con un profilo utente specifico che consentiva di scaricare l’elenco dei Ddt da ritirare, in un certo giorno o in un’area territoriale prescelta, e di stampare la documentazione di trasporto. In tal modo è stato possibile gestire in modo automatico e snello il processo di interazione tra i comuni e il vettore postale, consentendo al contempo all’Istat di avere una visione completa e dettagliata del processo di spedizione delle scatole e di chiusura delle operazioni censuarie sul campo.

5.6.2 I controlli quantitativi sul ritorno dei questionari

In fase di restituzione dei questionari all’ Istat da parte degli Uffici Comunali di Censimento sono stati eseguiti molteplici controlli quantitativi per assicurarsi che non si verificassero errori o disguidi. Da un lato era necessario evitare ritardi e inconvenienti col vettore, dall’altro si presentava la necessità di eseguire una verifica di coerenza finale relativamente alle attività degli uffici in tempo utile perché potessero ancora essere presi dei provvedimenti.

I controlli quantitativi venivano applicati in più momenti:  in fase di chiusura di ciascun Ddt in Sgr;

 in fase di chiusura delle operazioni di ritiro, sempre in Sgr;

 internamente all’ Istat per confrontare le informazioni provenienti dagli Ucc con le analoghe pervenute dal vettore.

Alla chiusura di ciascun Ddt il sistema verificava, per ciascuna tipologia, che il totale dei modelli per i quali era stato richiesto il ritiro sino a quel momento non fosse superiore al totale dei modelli lavorati dal comune all’interno del diario di sezione o della lista degli edifici.

Alla chiusura delle operazioni di ritiro, cioè alla chiusura del Ddt sul quale il comune dichiarava che si trattava dell’ultima richiesta di ritiro, venivano eseguiti i controlli più approfonditi di seguito elencati:

 confronto fra i totali di questionari per ciascuna tipologia lavorati in fase di rilevazione ed i corrispondenti aggregati per i quali era stato richiesto il ritiro;

Le discordanze venivano segnalate all’utente in modo che il comune potesse effettuare le necessarie azioni correttive. I dati aggregati sono stati valutati tramite un criterio basato su soglie di accettabilità in quanto erano ammissibili piccoli scostamenti tra le quantità finali.

Il sistema Sgr, inoltre, visualizzava dei rapporti riassuntivi che consentivano, ai vari livelli territoriali, di monitorare l’andamento delle operazioni nel massimo dettaglio.

Successivamente al ritiro, venivano eseguiti fuori linea controlli di dettaglio fra le quantità dichiarate dai comuni e le corrispettive pervenute dal vettore incaricato del ritiro. I relativi risultati dovevano essere ottenuti in tempo reale per poter riscontrare, rimanendo nei tempi contrattuali, eventuali problemi al vettore così che si potesse intervenire in tempo. Il rispetto delle scadenze era, chiaramente, fondamentale perché vincolato dal contratto. Venivano, innanzitutto, caricate nella base dati le informazioni inviate dal vettore tramite file dal tracciato prestabilito. I controlli erano eseguiti mediante procedure batch che producevano in output report resi disponibili con cadenza constante al personale Istat coinvolto nei rapporti col vettore.

La fase di ritiro è stata controllata capillarmente e ciò ha permesso di limitare al massimo i ritardi e le contestazioni sia con i comuni sia col vettore esterno.

5.6.3 La gestione delle eccezioni

La procedura di confezionamento dei plichi da parte dell’Ucc e la contestuale predisposizione dei relativi documenti per l’invio del materiale ai Centri di acquisizione ottica, rispondeva ad un’Informativa Istat di cui il personale comunale incaricato era tenuto a rispettare le linee guida, elaborate al fine di ridurre le eventuali anomalie (eccezioni) indicate dagli esempi descritti:

 discordanze fra la quantità effettiva del materiale da ritirare ed il dettaglio indicato sulle distinte e/o il documento di trasporto (Ddt);

 errori di inserimento plichi all’interno di scatole di tipologia non prevista per gli stessi;  necessità di modifica distinte e/o Ddt;

 mancato o parziale ritiro da parte del corriere.

La sola riapertura di un Ddt chiuso era, invece, un’operazione permessa esclusivamente al Rit (presente con un Responsabile per Regione) e al personale Istat addetto all’assistenza ed al monitoraggio di questa specifica fase operativa. Tale operazione veniva svolta ugualmente tramite Sgr. La riapertura, però, poteva essere eseguita in automatico solo se il Ddt non era stato ancora scaricato dal vettore incaricato del ritiro, altrimenti le modifiche nei dati dovevano essere richieste tramite il supporto telefonico. Le eventuali eccezioni rispetto alla procedura standard avrebbero infatti potuto comportare non solo disguidi nel processo di ritiro, ma soprattutto difficoltà a vari livelli con il fornitore, in quanto si rischiava di andare in deroga al contratto in essere. Era stato quindi allestito un supporto Istat telefonico e telematico chiamato a coordinare – in caso di richiesta di assistenza – le operazioni relative alla produzione della documentazione da parte dell’Ucc tramite il sistema Sgr e a risolvere, insieme al personale Ucc, ogni altra problematica, come ad esempio la predisposizione di richieste di ritiro multiplo da eseguirsi, da parte del corriere, nell’arco di due o più giornate. Gli Uffici di censimento inoltre dovevano segnalare telefonicamente eventuali errori nella compilazione delle distinte o dei Ddt commessi successivamente allo scarico da parte del vettore. In tal modo le informazioni venivano passate al servizio di supporto del vettore per intervenire tempestivamente sul processo di ritiro. Successivamente venivano anche aggiornate le informazioni nel sistema Sgr in modo da mantenere coerenti i dati in tutti gli archivi.