Capitolo 5 Il progetto e il portale PAeSI
6.5 Il workflow del processo di semplificazione
Dopo avere illustrato i riferimenti teorici sui quali si è fondato il metodo di lavoro, passiamo ora a descrivere l'attività concreta definita di "reingegnerizzazione delle schede del portale PAeSI" (vedi Capitolo 5) in cui è stata effettuata l'azione semplificativa delle schede online.
Obiettivo dell'attività di semplificazione è la trasformazione di schede informative progettate e redatte per l'utente “operatore” e quindi per un soggetto esperto del dominio e che ben conosce il linguaggio tecnico- burocratico e di settore, in schede che forniscano un'informazione chiara e facilmente fruibile per l'utente “non esperto”, adatta inoltre alla lettura su web.
Questo lavoro è stato svolto seguendo più fasi qui di seguito elencate: 1. selezione delle schede informative sui procedimenti da sottoporre a semplificazione;
2. verifica e riscrittura dei termini;
3. semplificazione della struttura sintattica; 4. modifica dell'organizzazione del testo;
5. test con strumenti informatici per la leggibilità; 6. validazione giuridica.
1. Selezione delle schede informative
La prima fase di reingegnerizzazione e cioè la fase di selezione delle schede informative da semplificare è stata effettuata sotto la guida della Prefettura di Firenze. La scelta è stata quella di agire sulle tematiche relative ai procedimenti più frequentemente attivati dai cittadini non comunitari che vivono in Italia, anche in base alle segnalazioni degli operatori di front-office degli uffici immigrazione del territorio.
In particolare sono stati selezionati 30 procedimenti che riguardano tematiche quali il ricongiungimento familiare, l'accordo di integrazione, lo studio, il lavoro stagionale e l'iscrizione sanitaria.
2. Verifica e riscrittura dei termini
In questa fase siamo andati a verificare se i termini usati nelle schede originarie del portale fossero compresi tra quelli che costituiscono il vocabolario di base dell‟italiano.173
In alcuni casi si è riscontrato che alcuni termini non erano ricompresi nella lista del vocabolario di base: in questo caso li abbiamo sostituiti con termini del vocabolario di base e preferibilmente con termini del vocabolario fondamentale. Ecco di seguito alcuni esempi:
attestare →dimostrare diniego → rifiuto
documentazione → documenti equipollente →di uguale valore richiedente → studente
Da questi esempi si possono ricavare alcune considerazioni sul lavoro svolto e che vengono qui di seguito illustrare sinteticamente.
Alcune volte il termine della scheda non presente nel vocabolario di base non è stato semplicemente sostituito con un sinonimo, ma con un termine diverso più adatto al contenuto della scheda stessa (è il caso di
richiedente con studente, in quanto la persona che poteva attivare quel procedimento, doveva essere necessariamente una persona in quella condizione).
Altre volte il termine non presente nel vocabolario di base è stato sostituito con una locuzione (è il caso di "equipollente" con la perifrasi "di uguale valore").
In altri casi, invece, anche se il termine usato nelle schede era comunque un termine del vocabolario “di alto uso” e quindi di facile comprensione abbiamo cercato di sostituirlo con un termine corrispondente del vocabolario fondamentale (è il caso di “sottoscrivere” che abbiamo sostituito con “firmare”).
Vi sono poi casi in cui espressioni tipiche del linguaggio della PA sono state “tradotte” in termini meno “burocratici”, indipendentemente dalla presenza o meno nel vocabolario di base, della parola o delle parole, sostituite.
Ci si riferisce ad espressioni come:
“essere in possesso” sostituita con “avere”; “in corso di validità” sostituita con “non scaduto”;
“originale in visione” sostituita con “si deve mostrare l'originale”.
Si può notare che "validità" è termine non presente nel vocabolario di base mentre "originale" e "visione" sono termini del vocabolario fondamentale che abbiamo, però, deciso di sostituire con una locuzione meno burocratica.
In altri casi il parametro per operare la “traduzione” è consistito nel verificare la presenza o meno di un termine nell'Indice delle parole “a rischio discriminatorio”, per poi sostituirlo con un diverso termine considerato più neutro.
Così, ad esempio, è stato ritenuto di dover sostituire il termine “straniero” perché tale parola, al pari di “extracomunitario”, per molti autori174
174 Secondo alcuni infatti l'intero vocabolario burocratico nel designare il migrante al
contempo lo escluderebbe: tale esclusione si può notare in termini che vanno da immigrato, al più neutro straniero, dal più tecnico immigrato in situazione irregolare, fino al più distanziante extracomunitario per arrivare al più sprezzante clandestino, vedi F. Olivieri, La critica dei pregiudizi sui migranti come strategia contro le discriminazioni razziali, in T. Casadei, (a cura di), Il lessico delle discriminazioni tra società, diritto e istituzioni, Diabasis, 2008, p. 80. Altri invece si chiedono se il termine sia ancora valido e significativo e in
implica la volontà di escludere una persona dalla comunità in cui vive. “Straniero” è stato, quindi, sostituito con “non comunitario”, estendendo per analogia i suggerimenti contenuti nel “Glossario EMN Migrazione e Asilo 175 ” in riferimento ai termini più adeguati rispetto a
“extracomunitario”.
Creazione di una tabella sinottica per il confronto tra i termini originari e i termini sostitutivi
Un primo risultato tangibile dell'attività di reingegnerizzazione qui descritta è stato la realizzazione di una tabella che mostra i termini delle schede sostituti e i relativi nuovi termini utilizzati ai fini della semplificazione linguistica.
In pratica in questa fase si sta formando una tabella sinottica che sarà oggetto di condivisione con gli stakeholder nella fase “partecipativa” della semplificazione (vedi Capitolo 7) ai fini dello sviluppo di un “glossario” condiviso in Rete176. La tabella è intesa, quindi, come uno strumento
sempre “in divenire”, implementabile con l'attività di semplificazione delle schede, ma anche al mutare della lingua e della percezione sociale di alcuni termini e riusabile in successive attività di semplificazione. La tabella potrà essere implementata anche grazie all'aiuto degli utenti della Rete secondo il paradigma della “citizen science” che prevede “il coinvolgimento attivo dei cittadini nell‟impresa scientifica”177.
Qui di seguito si riporta una porzione della tabella-sinottica di “traduzione” dei termini che si è formata nel processo di semplificazione
caso positivo in che misura F. Uccella, Dei diritti umani degli stranieri:qualche riflessione
propositiva, in AA.VV., Immigrazione e razzismo in Italia, in M.Bassetti (a cura di),
Testimonianze, numeri 323-324, 1990, p. 77; altri notano che da cittadino, lavoratore, persona si scivola nella condizione disgregante ed estraniante di extracomunitario e straniero, una sorta di etichetta che identifica una persona come appartenente per sempre a una data comunità, etnia, cultura, vedi F. Perocco, L'Italia avanguardia del
razzismo europeo, in P. Basso (a cura di), Razzismo di stato. Stati Uniti, Europa, Italia,
Franco Angeli 2010, p. 398; infine altri parlano apertamente di costruzione di un nemico pubblico nello straniero e nell' immigrato. È il caso di A. Dal Lago, Non persone l'esclusione
dei migranti in una società globale, Feltrinelli, 2004, p. 118. 175 http://ec.europa.eu/dgs/home-affairs/what-we-
do/networks/european_migration_network/docs/emn-glossary-it-version.pdf
176 Un esempio di “glossario collaborativo” di termini amministrativi è stato realizzato
anche nell'ambito del portale istituzionale svedese “Information om Sverige” dedicato all'informazione ai cittadini di Paesi terzi che si stabiliscono in Svezia.Vedi
descritto.
Termine o formula originari Termine o formula sostituiti
ai fini di per
attestare dimostrare
attività lavorativa lavoro
conseguire (la laurea laurearsi
diniego rifiuto
documentazione documenti
equipollente di uguale valore
minori di età, comunque maggiori di anni 14
studenti tra i 14 e i 18 anni
munirsi avere
3. Semplificazione della struttura sintattica
Le schede informative sui procedimenti sono state successivamente sottoposte ad una semplificazione sintattica utilizzando, le indicazioni descritte precedentemente178.
Le regole che abbiamo usato sono ad esempio: · formulare periodi brevi e chiari;
· preferire le forme attive dei verbi alle forme passive e le frasi affermative alle frasi negative;
· far precedere la frase principale alle frasi subordinate, che devono essere di numero ridotto;
· evitare gli incisi se possibile;
· usare la congiunzione e nelle relazioni congiuntive e la congiunzione o (o oppure) nelle relazioni disgiuntive (sia inclusive che esclusive);
· evitare la formulazione e/o che può essere facilmente sostituita dall'elencazione esplicita dei casi nei quali la relazione tra gli elementi si realizza e dei casi nei quali non si realizza;
· preferire il ricorso all'elencazione, che rende il testo più chiaro e incontrovertibile.
Dell'utilizzo di tali regole e suggerimenti si riportano alcuni esempi qui di seguito.
Così, la frase:
“Il richiedente viene convocato dallo Sportello Unico ...” presente in una scheda179 è divenuta nella riscrittura:
“La Prefettura chiama lo studente ...” Nella stessa scheda informativa la frase:
“Lo Sportello Unico procede all‟accertamento della corrispondenza delle dichiarazioni rese informaticamente nella domanda con quelle della documentazione esibita (...)” diviene più breve e chiara:
“La Prefettura controlla i documenti per controllare che le dichiarazioni fatte nel modulo online siano corrispondenti”.
Un ulteriore caso di semplificazione, che ha riguardato la lunghezza del periodo, lo si può vedere nella riscrittura della scheda informativa sull'iscrizione al servizio sanitario regionale.
Così la frase:
“La validità dell'iscrizione coincide con il periodo di validità del permesso di soggiorno e, alla scadenza dello stesso, il cittadino straniero, per avere titolo alla assistenza sanitaria, deve provvedere al rinnovo. Per evitare discontinuità nell‟assistenza sanitaria e consentire al cittadino di regolarizzare la propria posizione, l‟iscrizione al S.S.R. rimane valida per sei mesi, oltre la data di scadenza dell‟iscrizione. In tale periodo di tempo il cittadino straniero deve provvedere alla regolarizzazione della propria posizione presentando la ricevuta della domanda di rinnovo. Alla presentazione della ricevuta entro i primi sei mesi dalla scadenza, l‟iscrizione al SSR verrà prorogata aumentando di sei mesi la precedente data di scadenza.”
è divenuta il più conciso:
“L‟iscrizione è valida fino alla scadenza del permesso di soggiorno. Alla scadenza la persona ha sei mesi di tempo per rinnovare l‟iscrizione presentando alla ASL la ricevuta della domanda di rinnovo del permesso
179 Scheda informativa relativa alla conversione del permesso di soggiorno per studio in
di soggiorno”180.
4. Modifica dell'organizzazione del testo
In seguito si è agito sull'organizzazione del testo per migliorarne la comprensione. In particolare sono state eliminate informazioni non ritenute rilevanti per l'utente finale mentre le informazioni più importanti sono state poste all'inizio del testo, considerando anche il susseguirsi delle azioni che l'utente deve svolgere.
In particolare alcune fra le regole applicate sono state:
· suddividere il contenuto in paragrafi che contengano informazioni concettualmente omogenee;
· utilizzare la tecnica della “piramide invertita”, posizionando le informazioni importanti all'inizio del testo;
· raggruppare i contenuti in porzioni andando dal generale al particolare.
La modifica dell'organizzazione del testo ha riguardato anche la successione delle diverse sezioni della scheda.
La precedente impostazione prevedeva il modello: · Titolo
· Tempi del procedimento. · Titolare del procedimento. · Requisiti.
· Documentazione richiesta. · Reperire i moduli.
· Presentare la domanda. · Ricevere il provvedimento.
La nuova impostazione, che mira a mettere in risalto i passaggi fondamentali della procedura, usando titoli più comunicativi, è la seguente181:
180 Il primo periodo è composto 106 parole, il secondo periodo riscritto da 35 parole. La scheda è consultabile sul portale PAeSI all'indirizzo
http://www.immigrazione.regione.toscana.it/lenya/paesi/live/contenuti/percorsoguida toaiprocedimenti/iscrizionessn.html
181 In alcuni casi le etichette delle diverse fasi sono indicate in modo diverso per la
peculiarità del contenuto della scheda (è il caso specifico dei procedimenti per l'iscrizione al servizio sanitario
· Titolo · Cos'è
· Chi può fare la domanda
· Quando si può fare la domanda. · Come inviare la domanda
· Cosa fare dopo avere inviato la domanda · Tempi per avere il documento
· Per informazioni
· Controllo online della domanda.
Si noti che, in linea con la tecnica della piramide invertita, le informazioni riguardanti il titolare del procedimento vengono collocate, nella nuova versione della scheda, alla fine della stessa, nella sezione “Per informazioni”, in quanto il contenuto è ritenuto meno importante rispetto a quelli introdotti dalle sezioni precedenti.
5. Test con strumenti informatici per la leggibilità
Alcune schede informative, così modificate, sono state sottoposte alla verifica della leggibilità attraverso l'uso di strumenti automatici per l'analisi della leggibilità dei testi. In particolare, a questo fine, è stato utilizzato lo strumento READ-IT182 realizzato dai ricercatori dell'Istituto
di linguistica computazionale del CNR di Pisa (ILC-CNR).
Un altro software che è stato utilizzato per valutare l'efficacia degli interventi di semplificazione è stato Corrige!.it183, che si basa sull'indice Gulpease.
Nelle figure che seguono è possibile visualizzare l'analisi della leggibilità di una scheda informativa prima e dopo l'attività di semplificazione:
182 D. Brunato, G. Venturi, Le tecnologie linguistico-computazionali nella misura della leggibilità
di testi giuridici, pp. 111-142, in Francesco Romano, Maria-Teresa Sagri, Daniela Tiscornia
Figura 5. La schermata dei risultati di READ-IT relativi alla scheda prima della semplificazione.
semplificazione.
6. Validazione giuridica
In questa fase i testi modificati, anche a seguito dei test effettuati, sono stati sottoposti ai responsabili dei diversi procedimenti amministrativi ai fini di una loro validazione dal punto di vista giuridico-amministrativo. In pratica i funzionari hanno verificato che nessuna fase del procedimento fosse stata omessa e quindi non si fossero perse informazioni rilevanti.