Capitolo 4 La scrittura della Pubblica amministrazione
4.3 Regole di scrittura del testo amministrativo
Come illustrato da Fioritto57, i suggerimenti che riguardano le regole di
scrittura del testo sono correlati a due concetti fondamentali: la
comprensibilità e la leggibilità. La leggibilità e la comprensibilità sono le due
caratteristiche linguistiche capaci di garantire ad un testo semplicità, chiarezza e precisione e quindi la sua efficacia comunicativa.
La leggibilità indica se, da un punto di vista quantitativo e in base ad alcuni parametri, un testo è più o meno facile da leggere, mentre la comprensibilità riguarda il modo in cui è organizzato e presentato il contenuto di un testo. La leggibilità non coincide con la comprensibilità, ma è la condizione di base per arrivare ad avere un testo chiaro. Affinché un testo sia realmente comprensibile è necessario che sia pianificato con molta cura, che il messaggio da trasmettere sia ben definito e sia chiara
57 A. Fioritto, Il linguaggio delle amministrazioni pubbliche - relazione tenuta al
Convegno su “Scrittura e società” che si è svolto presso il Dipartimento di Scienze Umane, Storiche e Sociali dell‟Università del Molise nell‟ottobre 2005, i cui atti sono ora pubblicati in G. Fiorentino (a cura di), Scrittura e società, Storia, Cultura e Professioni, Aracne, Roma, 2007.
l‟utenza di riferimento, così da adeguare la forma linguistica a ciò che si vuole comunicare.
La leggibilità è favorita dall‟utilizzo di frasi brevi e di parole di base. Una frase breve, che non contenga cioè più di 20-25 parole, aiuta chi legge a comprendere le informazioni in essa contenute in modo corretto. Una frase non eccessivamente lunga è una frase che esprime un solo contenuto, non presenta molte proposizioni complesse, contiene poche frasi subordinate. La regola di scrivere frasi brevi è utile per chi legge, ma anche per chi scrive perché “costringe” ad usare una sola frase per ciascuna informazione da comunicare. Il criterio della brevità delle frasi, inoltre, aiuta chi scrive a limitare la presenza eccessiva di catene di parole senza un verbo in forma finita, forma spesso utilizzata nel linguaggio amministrativo.
Fioritto58, spiega, quindi, quali scelte linguistiche permettano di ottenere
documenti più leggibili e comprensibili.
È innanzitutto preferibile l‟uso della forma attiva del verbo rispetto a quella passiva, perché aiuta chi legge ad individuare immediatamente qual è il soggetto dell‟azione. Spesso la scrittura amministrativa privilegia invece la forma passiva o il “si” passivante (impersonale), come in “si trasmette”, “si comunica”.
Si consiglia, poi, di preferire la forma affermativa alla forma negativa, in quanto meno ambigua: invece di scrivere “si avvalgono in via non occasionale”, è meglio scrivere “usano regolarmente”; invece di usare la doppia negazione e scrivere “non è impossibile”, meglio usare la forma affermativa “è possibile”.
Un fattore sintattico molto utilizzato nei testi amministrativi è, poi, la “nominalizzazione”, ossia quel fenomeno linguistico per cui si forma un nome facendolo derivare dal verbo. L‟uso esagerato della nominalizzazione rischia di provocare serie difficoltà di comprensione nel lettore. In questo modo il nome tende a sostituire intere frasi e assume un‟importanza maggiore rispetto al verbo. Le forme verbali rendono il testo più chiaro, perché con i verbi si indicano delle azioni e le azioni richiedono dei soggetti concreti e espliciti. Con la nominalizzazione, invece, si privilegia uno stile impersonale, astratto, poco diretto e poco efficace a livello comunicativo. Per aumentare la chiarezza di un testo, e
quindi la sua efficacia comunicativa, è consigliabile ridurre le nominalizzazioni riportandole, dove possibile, alla forma verbale di partenza: invece di scrivere “effettuare la richiesta” è meglio scrivere richiedere; invece di scrivere “ricevimento della raccomandata” è meglio scrivere ricevere la raccomandata, invece di “accedere alla consultazione” meglio consultare, invece di “procedere all‟accertamento” meglio accertare.
Il secondo aspetto fondamentale, perché un testo sia leggibile e comprensibile per le persone a cui è indirizzato, è quello lessicale.
Per favorire la comprensione del testo è opportuno usare il più possibile parole che appartengono al vocabolario di base della lingua italiana (le cosiddette parole del linguaggio comune). L‟utilizzo di tali termini non costituisce un rischio per la validità giuridica dell‟atto se si stabilizza con certezza quali sono i concetti giuridici e i termini che devono essere necessariamente usati. Le parole fittiziamente tecniche, i cosiddetti “tecnicismi collaterali” possono, invece, essere tradotti con parole del linguaggio di base.
Il vocabolario di base della lingua italiana è stato curato dal linguista Tullio De Mauro e pubblicato nella sua prima versione nel 198059. In
teoria, ogni testo può essere scritto utilizzando parole del vocabolario di base: si calcola che le parole del vocabolario di base nei testi in lingua italiana possano costituire il 95%. delle parole che lo compongono Anche nel caso del linguaggio amministrativo, con eccezione dei termini tecnici che danno validità giuridica agli atti, i termini settoriali possono essere sostituiti con sinonimi presenti nel vocabolario di base e quindi comprensibili da tutti60.
Per quanto riguarda l‟organizzazione di un testo comunicativo chiaro, è necessario innanzitutto individuare gli elementi base che devono essere presenti in qualsiasi comunicazione: mittente e destinatario (punto di partenza e di arrivo della comunicazione); il contesto, l‟insieme dei fatti di cui il mittente narra; il codice, cioè l‟insieme di regole usate per comunicare; il canale, il grado di attenzione richiesto al destinatario e, infine, il messaggio, ossia le modalità stilistiche con cui si trasmette il contenuto. I testi amministrativi e normativi sono “testi di servizio” e, perciò, l‟aspetto fondamentale che deve caratterizzare un testo comunicativo pubblico è
59 T. De Mauro, Guida all’uso delle parole, Roma, Editori riuniti, 1980. 60 A. Fioritto, op. cit.
relativo al destinatario. I testi normativi e amministrativi hanno, infatti, lo scopo principale di indurre comportamenti. Tali testi hanno, inoltre, soprattutto una funzione informativa e sono quindi legati all‟aspetto del contesto. Questo fa sì, ad esempio, che sia necessario indicare le informazioni importanti per il destinatario all‟inizio del testo.
Le regole linguistiche per la stesura degli atti amministrativi sono illustrate in dettaglio nella Guida alla redazione degli atti amministrativi. Regole e
suggerimenti, realizzata nel 201161da un gruppo di lavoro promosso
dall'Istituto di teoria e tecniche dell'informazione giuridica del CNR e dall'Accademia della Crusca. Nella parte prima della Guida, relativa alle regole linguistiche, vengono forniti suggerimenti di scrittura in merito a stile, brevità del periodo; testo e connessioni tra le frasi; coordinazione congiuntiva e disgiuntiva; tipi di enumerazioni; frasi condizionali e congiunzioni pertinenti; frasi negative; modi, tempi e persone del verbo; uso dei verbi dovere e potere; uso della forma attiva, passiva e impersonale dei verbi; uso di pronomi e aggettivi; scelta e uso delle parole; termini giuridici o tecnici; interpretazione di termini che hanno diversi significati; arcaismi, latinismi e neologismi; forestierismi; nomi di mestiere, titoli professionali e ruoli istituzionali; coerenza terminologica; uso di abbreviazioni e sigle; uso delle lettere maiuscole; le maiuscole nei nomi di enti e di luoghi composti da più parole; usi e funzioni della punteggiatura; apostrofo e accento; scrittura dei numeri; date e ore; unità di misura e monetarie; simboli convenzionali propri di linguaggi tecnici o scientifici; presentazione grafica del testo. Infine, una specifica attenzione è riservata alla verifica della stesura del testo, una rilettura che ha lo scopo di verificare sul piano testuale la completezza informativa, la correttezza formale e l‟adeguatezza del testo al destinatario e alla situazione.
Infine, si ricorda che anche la Commissione europea ha realizzato nel 2010 una pratica e sintetica guida62per aiutare chi lavora nelle istituzioni
europee a scrivere in modo chiaro, disponibile nelle 23 lingue ufficiali dell‟Unione europea. La Guida si basa su dieci semplici suggerimenti per redigere in modo più efficace un testo, ossia, avere chiare le idee prima di iniziare a scrivere; pensare sempre a chi legge; curare la struttura del documento; usare frasi semplici e brevi, essere coerenti e logici; usare i verbi al posto dei sostantivi; essere concreti; preferire la forma attiva dei
verbi; evitare "falsi amici"63, le espressioni gergali, le abbreviazioni e le
sigle e rivedere e controllare sempre il testo.
63 Con "falsi amici" ci si riferisce a quei termini che assomigliano a parole di altre lingue