implementare almeno 3 nuovi applicativi 1) entro inizi di aprile PAF piattaforma accesso fatture elettroniche 2) entro aprile DLQ web dematerializzazione disposizione di liquidazione 3) entro settembre Strategic PA per controllo di gestione finanziario ed economico
Tipo: Non Specificato
Tipo dato: Sì/No Valore iniziale: NO Obiettivo: SI Descrizione obiettivi:
SI Ultimo risultato:
Num. Denom. % Data rilevazione Dal al
Risultati
SI 31/12/2015
SI 31/08/2015
Stati d'avanzamento
31/12/2015
Avanzamento al: 100% VERDE Ore Dedicate:
0
OBIETTIVO SPECIFICO 1:
Il 15 settembre 2015 la redazione delle Determinazioni dirigenziali è avvenuta con la nuova modalità digitale. Al 31/12 sono state messe in iter 1055 atti. E' stato necessario un continuo presidio del Settore per affrontare tutte le problematiche che sono emerse nella redazione delle diverse tipologie di Determine al fine di dare indicazioni in tempo reale per la soluzioni dei problemi sia di tipo contabile e amministrativo che tecnico. Eè stato infatti necessario chiedere alla Ditta fornitrice del programma di effettuare diverse modifiche per adeguare il programma.
Tantissimi sono stati i temi affrontati nel periodo settembre-dicembre:
- manuale operativo per gli utenti dei settori - manuale operativo per la Ragioneria;
- determine digitali con più CIG
- assunzione di subimpegni, necessaria verifica che l'impegno di spesa originario sia stato assunto con determine già esecutive - nuova prassi per la gestione dei crono di parte corrente
- verifica del workflow interno al Settore
- esame della scheda contabile che comporta variazioni di bilancio - storni di competenza e di cassa
- necessità di nuove abilitazioni di operatori della ragioneria - determine di aggiudicazione definitiva
- necessità di sostituzione p.c. obsoleti - adeguamento schemi determinazioni
- organizzazione uffici in previsione delle necessità di fine anno - necessità di velocizzare la procedura
- gestione imprevisti
- conclusione di tutte le fasi di lavorazione di tutti gli atti entro il 31/12
Soprattutto a fine anno l'impegno per gestire tutti gli atti inviati alla ragioneria ha richiesto un continuo contatto con il CED ed i Settori dell'Ente per presidiare l'andamento dell'attività. Tutti gli atti sono stati conclusi entro il 31/12.
E' stata avviata l'analisi per la dematerializzazione delle delibere di Giunta e Consiglio; sono state fornite le specifiche di tipo contabile. Poichè la gestione delle attività contabili è sostanzialmente analoga per determine e delibere, in occasione dell'analisi relativa alle delibere digitali sono state evidenziate le necessità di adeguamento dell'applicativo utili per una gestione del visto contabile il più possibile funzionale.
OBIETTIVO SPECIFICO 2:
E' proseguita l'attività di formazione del personale amministrativo dei settori. Al 31/12/2015 nell'applicativo erano state inserite n° 3581 DLQ web. Entro l'anno è stata messa a punto anche la possibilità di predisporre DLQ web (dematerializzate) anche in assenza di documenti contabili registrati a SIB.
OBIETTIVO SPECIFICO 3:
La fase di analisi effettuata per la rilevazione degli ordini emessi dall'ente, che ha coinvolto servizi come economato e ced che già utilizzano una procedura ordini dell'ente, ha confermato l'opportunità di dotare tutto l'ente di un sistema omogeneo per la gestione degli ordini di spesa e per la tenuta dell'inventario dei beni mobili. Entro il 31/12 il CED ha trasmesso l'ordine per l'implementazione del modulo SIB ordini specificando tutte le personalizzazione che la fase di analisi aveva evidenziato come necessarie. Mediante
5 Scheda progetto Pagina
opportuni adattamenti, il nuovo modulo può consentire anche di gestire in modo integrato la rilevazione dei dati per la banca dati contratti da trasmettere periodicamente all'ANAC. E' proseguita la periodica pubblicazione dell'indicatore trimestrale di tempestività dei pagamenti: da un ritardo medio di 0,96 giorni rilevato nel 2014, si è passati ad un anticipo medio di 12,07 gg nel primo trimestre 2015, ad un anticipo medio di 7,28 gg nel secondo trimestre 2015 , a un anticipo medio di 4,32 gg nel terzo trimestre 2015. Sono in corso di elaborazione i dati relativi al quarto trimestre 2015 per i quali si deve attendere la conclusione dell'emissione di mandati a copertura riferiti a pagamenti effettuati nel 2015.
OBIETTIVO SPECIFICO 4:
Le prassi contabili dell'ente sono state adeguate alla luce degli aggiornamenti del bilancio armonizzato (aggiornamento dei principi contabili, dei piani dei conti, degli schemi di bilancio) approvate con i decreti del Ministero dell'Economia e delle Finanze, di concerto con il Ministero dell'Interno e con la Presidenza del Consiglio dei Ministri, approvati il 20/5/2015, il 3/7/2015, il 7/7/2015 e l'1/12/2015.
OBIETTVIO SPECIFICO 5:
A seguito degli approfondimenti effettuati, è stato affidato all'impresa proprietaria del sistema di contabilità in uso al Comune di Modena l'adattamento del modulo SIB gestione beni immobili al fine di integrarlo con la contabilità economico patrimoniale (garantendo l'elaborazione del libro cespiti) e con il sistema informatico che gestisce l'inventario dei beni immobili. Ordinate anche personalizzazioni del sistema contabile SIB utili per massimizzare le integrazioni fra contabilità finanziaria e contabilità
economico-patrimoniale. Conclusa l'attività di revisione dei centri di costo. Installato il modulo perfomance budgeting che sarà utile per le elaborazione legate al controllo di gestione sia finanziario che economico. Effettuata un'attività di formazione per i dipendenti della Ragioneria e del CED. L'applicativo è stato usato dai settori per comunicare i dati di preconsuntivo 2015 legati ad accertamenti e impegni . Il 2015 si conferma pertanto come un anno di profonda revisione delle procedure , tecniche e informatiche, per la rilevazione dei costi e ricavi dell'ente improntate a garantire elaborazioni di dati tempestive e accessibili ai diversi utenti interessati al controllo direzione e operativo dell'Ente.
OBIETTIVO SPECIFICO 6:
a) I dati sono stati regolarmente inviati al 31/10/2015.
b) Sono proseguiti gli incontri con i referenti dell'Ente e della Ditta fornitrice e sono stati messi a punto tutti gli aspetti tecnici con l'obiettivo del completo andamento a regime nel prossimo esercizio.
OBIETTIVO SPECIFICO 7:
e' Proseguito l'invio mensile alla Piattaforma Certificazione Crediti delle fatture scadute e non pagate; sono stati messi a punto gli adeguamenti di SIB per consentire di estrarre dal PAF (punto accettazione fatture) i dati da trasmettere periodicamente alle piattaforma di certificazione dei crediti.
OBIETTIVO SPECIFICO 8:
Confermati gli obiettivi già raggiunti al 31/8/2015.
OBIETTIVO SPECIFICO 9:
Al 31/12/2015 ancora non assegnato ai LLPP il personale amministrativo che si dovrà fare carico anche della gestione del magazzino la cui gestione amministrativa e contabile resta per ora di competenza dell'economato.
OBIETTIVO SPECIFICO 10:
Avviata l'esecuzione del contratto con il nuovo affidatario della gestione dei servizi postali. Effettuati periodici controlli per verificare la regolare esecuzione delle prestazioni.
OBIETTIVO SPECIFICO 11:
A consuntivo è confermata la riduzione nell'utilizzo dei fondi economali (rispetto a fondi economali assegnati ai settori per € 112.664,00, sono state utilizzate risorse per € 89.996,47). Confermata l'eliminazione dei fondi economali nella gestione dell'appalto dei servizi postali.
OBIETTIVO SPECIFICO 12:
Da 1/9/2015 il Ministero è subentrato nei contratti in essere e ha attivato quelli giunti a scadenza dopo l'1/9/2015. Il Personale ha sottoscritto una convenzione con il Ministero per la proroga fino al 31/12/2015 del comando di una dipendente.
OBIETTIVO SPECIFICO 13:
l'entrata a regime dell'applicativo di dematerializzazione delle determine digitali ha reso necessario in tempo reale la soluzione dei problemi che si sono prospettati. L'esperienza maturata sarà la base per affrontare la dematerializzazione degli atti deliberativi di giunta e di consiglio
OBIETTIVO SPECIFICO 14:
E' proseguita la formazione dei nuovi programmi in particolare su DLQ WEB con una seconda edizione cui hanno partecipato 84 persone.
6 Scheda progetto Pagina
31/08/2015
Avanzamento al: 100% VERDE Ore Dedicate:
0
1) Analisi e costruzione del workflow documentale per applicazione del nuovo software alle Determinazioni dirigenziali, Delibere di Giunta e di Consiglio con particolare riferimento alle implicazioni contabili e impatti sulle procedure che garantiscono la pubblicazione dei dati rilevanti ai fini degli obblighi della trasparenza
Nei mesi da gennaio ad agosto si è intensificato il lavoro di predisposizione della nuova procedura che avrà ufficialmente inizio il prossimo 15 settembre:
- è' stato analizzato il workflow per arrivare a un modello di flusso "più lineare", diverso da quello utilizzato nel progetto sperimentale di predisposizione delle determine digitali effettuato alcuni anni fa: la Ragioneria interviene solo sulle scritture contabili pertanto il testo sottoscritto e messo in iter dal settore è definitivo e immodificabile. Tale processo ha presupposto la necessità di lavorare sulla qualità degli atti in modo da prevenire/ridurre le richieste di modifica. Sono stati pertanto preparati e inseriti in procedura alcuni possibili modelli di atti cui si può attingere per la redazione di quanto necessario. Sono stati effettuati gli incontri con i Dirigenti dell'Ente per la validazione della procedura, sono stati individuati e restituiti gli elenchi al Servizio Sistemi Informativi con le indicazioni sui ruoli che le varie figure coinvolte nella gestione degli atti assumono all'interno dei Settori. Sono stai effettuati i corsi sulla redazione degli atti, cui sono seguiti quelli di illustrazione della nuova procedura;
- è' stata messa a punto la nuova scheda contabile come parte integrante della determina sia per la parte corrente che per il conto capitale garantendo l'integrazione tra SIB e i dati contabili inseriti dai settori nel nuovo software atti;
- sono stati garantiti gli adempimenti della trasparenza all'interno della nuova procedura (“casa di vetro”) pubblicando i dati che nell'attuale procedura atti sono inseriti nella scheda affidamenti (p.e pubblicazione incarichi, pubblicazione sovvenzioni/contributi ex art. 26/27);
-il nuovo software ha modificato anche la gestione della pubblicazione delle determine, in generale verso una dematerializzazione dei processi. Dopo la sottoscrizione da parte del Responsabile Finanziario le determine digitali diventano esecutive, acquisiscono in automatico il numero di protocollo e sono immediatamente numerate e pubblicate, tutte attività automatiche che eliminano le azioni fatte precedentemente da altri uffici;
- sono state riviste le classificazioni delle categorie del protocollo al fine di rendere possibile a tutti i redattori la giusta scelta iniziale dell'iter dell'atto.
2) Dematerializzazione delle disposizioni di liquidazione:
- Alcuni anni fa vari servizi del nostro ente sono stati coinvolti in una sperimentazione che aveva l'obiettivo di standardizzare la predisposizione delle disposizioni di liquidazione al fine di agevolare la composizione e il controllo delle disposizioni di liquidazione.
Con il Servizio Progetti Telematici è stato sviluppato un applicativo dedicato (DLQ web) che consente la dematerializzazione delle disposizioni di liquidazione, entrato in gestione nel primo semestre . testato in questi anni,. La dematerializzazione delle disposizioni di liquidazione è una naturale conseguenza della dematerializzazione delle fatture passive prodotta con l'introduzione delle fatture elettroniche, entrate a regime dal 31 marzo 2015.
- Dal 7 maggio DLQ web è entrato in esercizio: sono state dematerializzate le disposizioni che liquidano documenti di spesa (p.e.
Fatture ) registrati nel sistema di contabilità SIB; entro la fine dell'anno saranno dematerializzate anche le altre disposizioni (per esempio quelle che liquidano contributi, rimborsi spese, ecc.)
DLQ web , oltre a consentire la liquidazione dei documenti contabili da pagare e l'attestazione della regolarità tecnica delle prestazioni/forniture da pagare, permette di rilevare il liquidato per centro di costo dell'ente, vale a dire, ai sensi dei principi contabili vigenti del bilancio armonizzato, i costi di competenza dell'ente.
- Per il personale amministrativo è stata effettuata una prima tornata di corsi di formazione ed altri sono in programma a settembre.
Sono stati formati i dirigenti e i responsabili unici di procedimento coinvolti nei processi di liquidazione delle spese.
3) Gestione del ciclo passivo (verifiche sull'opportunità di dotarsi di un sistema di ordini di spesa omogeneo per tutto l'ente e monitoraggio della tempestività dei pagamenti) e dal 31/3/2015 trattamento delle fatture elettroniche passive
Dal 31/3/2015 i fornitori degli enti locali devono obbligatoriamente emettere fatture elettroniche pena l'impossibilità di essere pagati.
Ad aprile è iniziato l'utilizzo del nuovo applicativo PAF (Punto Accesso Fatture) di cui si è dotato il Comune di Modena per visualizzare e ricercare le fatture elettroniche emesse dai fornitori e trasmesse dal Sistema di Interscambio; tale sistema consente anche di inviare alla Piattaforma Certificazione Crediti le informazioni (obbligatorie per legge) sullo stato di pagamento delle fatture passive.
Per consentire un trattamento e pagamento tempestivo delle fatture elettroniche ricevute, il Comune di Modena ha definito e comunicato ai fornitori codici specifici da riportare nella parte obbligatoria e facoltativa del tracciato digitale.
Confermato l'obiettivo di adottare per tutto l’ente una procedura ordini da utilizzare per tutte le spese dell’ente, non solo per quelle destinate ad alimentare il magazzino. La nuova procedura dovrà consentire la dismissione della procedura MAC1, tecnologicamente datata, oggi in uso ad alcuni servizi e capace di garantire l'aggiornamento dell'inventario dei beni mobili dell'Ente.
Attualmente si sta esaminando il modulo ordini predisposto dalla software house che già fornisce all'ente il sistema di contabilità (SIB ordini), in particolare si stanno valutando le personalizzazioni necessarie anche per disporre di dati utili ai fini di vari adempimenti con l'ANAC (per esempio periodica trasmissione della banca dati contratti).
Al 31 agosto la procedura SIB ordini è stata caricata in ambiente di test per effettuare le prove necessarie.
Dal 2015 trimestralmente è stato pubblicato l'indicatore di tempestività dei pagamenti calcolato come ritardo medio rispetto ai termini di legge: da un ritardo medio di 0,96 giorni rilevato nel 2014, si è passati ad un anticipo medio di 12,07 gg nel primo trimestre 2015 e a un ritardo medio di 7,28 gg nel secondo trimestre 2015.
7 Scheda progetto Pagina
A fine luglio il Ministero ha fornito indicazioni per un aggiornamento delle modalità di calcolo dell'indicatore di cui si terrà conto nell'indicatore relativo al terzo trimestre 2015 da pubblicare entro fine ottobre.
4) Adeguamenti alle novità fiscali e contabili del bilancio armonizzato
Da gennaio 2015, dopo tre anni di sperimentazione, per il Comune di Modena è entrato a regime l'utilizzo del bilancio armonizzato inteso sia come schemi di bilancio approvati che come principi contabili applicati nella gestione dell'ente. Alla luce anche dell'aggiornamento al Dlgs 118/2011 approvato con decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze il 20/5/2015, è costante l'adattamento delle procedure contabili ai principi vigenti (nuove competenze nell'approvazione delle variazioni di bilancio, aggiornamenti dei piani dei conti, ecc.)
- La legge 23/12/2014 n. 190 (legge di stabilità 2015) all'art. 1 commi da 629 a 633 ha introdotto l'art. 17-ter del DPR 633/72 (normativa IVA) un nuovo meccanismo di assolvimento dell’IVA per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi nei confronti della Pubblica Amministrazione, che prende il nome di SPLIT PAYMENT. La nuova disciplina si applica alle fatture emesse dall'1/1/2015, sia che riguardino l'attività istituzionale che l'attività commerciale del Comune che paga al fornitore solo l'imponibile e, entro il 16 del mese successivo, versa l'IVA all'Erario.
La stessa legge di stabilità all'art. 1 comma 629 integra l'art. 17 sesto comma del DPR 633/72
estendendo il meccanismo del REVERSE CHARGE alle seguenti tipologie di prestazioni: servizi di pulizia, demolizione, installazione di impianti, completamento di edifici.
Entrambe le novità sono state introdotte con decorrenza 01/01/2015, conseguentemente sono stati adottati tutti gli adempimenti necessari a tali disposizioni: comunicazioni ai settori, ai fornitori, modifica delle procedure interne agli uffici, aggiornamento della contabilità IVA.
5) Adeguamenti del sistema di controllo di gestione: rilevazione dei costi e ricavi dell'ente
al 31/8 è stata fornita l'abilitazione in ambiente di test alla procedura STRATEGIC PA/modulo perfomance budgeting acquisita a fine 2014 .
Il primo obiettivo è gestire con Strategic PA i report di controllo di gestione finanziario e il sistema di tabelle e redazione testi delle relazioni d'attività predisposte dalla Ragioneria a preventivo e consuntivo, parti integranti dei documenti di bilancio e rendiconto.
Successivamente Strategic PA sarà utilizzato per elaborazioni di contabilità economica e analitica e per monitoraggi di vari indicatori della contabilità finanziaria (gestione limiti di spesa, gestione accantonamenti di bilancio, monitoraggio investimenti, monitoraggio patto di stabilità)
E' proseguita la messa a punto della nuova contabilità economico-patrimoniale analizzando le integrazioni con la contabilità
finanziaria previste dalla matrice di correlazione approvata dal ministero e adattandole alle procedure interne di rilevazione dei costi e ricavi.
E' stata effettuata l'analisi di tutte le modifiche necessarie per garantire un'integrazione tra il sistema informatico che gestisce l'inventario dei beni immobili e il sistema di contabilità al fine di una puntuale elaborazione e aggiornamento del libro cespiti dell'ente.
Concordata anche con tutti i settori interessati la predisposizione, tecnica e informatica, di schede di rendicontazione di fine lavori che, in fase di conclusione dei pagamenti di un 'opera pubblica, rilevano tutti i dati necessari per recepire l'entrata in esercizio del bene e avviare l'ammortamento dei costi pluriennali.
Alla luce dei nuovi principi contabili sono state ridefinite anche le procedure interne per contabilizzare gli incrementi patrimoniali dell'ente determinati da operazioni a titolo gratuito o a fronte scomputo oneri.
6) Sviluppo dell'applicativo dell'Ente utilizzato per il monitoraggio delle opere pubbliche:
a) in ottemperanza a quanto previsto dal D.L. n. 229/2011 del 29/12/2011 le situazioni trimestrali dei dati raccolti devono essere inviate alla Banca Dati delle Amministrazioni Pubbliche (BDAP) del Ministero dell'Economia e delle Finanze (MEF) Al fine di ottemperare a quanto previsto dal DL. 299/2011 si è proceduto alla formazione di base di n. 10 operatori sul nuovo
applicativo da utilizzare per il monitoraggio delle opere pubbliche e procedendo, in via sperimentale, alla compilazione dei dati richiesti dall'applicativo del software di tutte le opere pubbliche interessate al monitoraggio. Il materiale è stato inviato alla banca dati (BDAP) del MEF e si è proceduto ad una successiva verifica delle modalità di inserimento procedendo con le modifiche necessarie a seguito di aggiornamento del software. Le richieste di invio con cadenza trimestrale alla (BDAP) dati del MEF sono state rispettate in data:
31/01/2015, 30/04/2015, 31/07/2015.
b) utilizzo dell'applicativo per la gestione di tutto il ciclo passivo degli investimenti, dalla programmazione, alla realizzazione e all'entrata in esercizio.
Ancora non avviata l'analisi per la gestione all'interno del nuovo applicativo di tutte le fase di programmazione e realizzazione degli investimenti: in questi primi mesi si è privilegiata la messa a regime delle procedure necessarie per adempiere al monitoraggio trimestrale del MEF)
7) Espletamento degli adempimenti collegati agli aggiornamenti della Piattaforma di Certificazione dei Crediti gestita dal Ministero dell'Economia e della Finanze.
Prosegue l'attività di certificazione dei crediti inseriti in piattaforma dai fornitori.
Nel corso del 2015 sono state messe a punto le procedure informatiche che periodicamente consentono di estrarre dal sistema di contabilità i dati da inviare in piattaforma: fino all'introduzione delle fatture elettroniche, il periodico invio delle fatture ricevute; lo stato
8 Scheda progetto Pagina
dell'arte dei pagamenti delle fatture ricevute; la comunicazione mensile delle fatture scadute e non pagate.
8) Diffusione delle stampanti multifunzione e razionalizzazione nelle dotazioni di stampanti
Da settembre, dopo un 'attività di rilevazione delle dotazioni esistenti e dei fabbisogni, la gestione delle stampanti multifunzione è stata trasferita dall'economato ai sistemi informativi. Questa riorganizzazione rientra in un progetto più ampio di razionalizzazione del numero di stampanti in uso agli uffici al fine anche di realizzare risparmi nelle spese per la manutenzione e gestione delle attrezzature d'ufficio.
9) Gestione del magazzino in collaborazione con il Settore Lavori Pubblici, Patrimonio e Manutenzione Urbana
Dagli inizi del 2015 , per fare fronte a cessioni di personale dipendente non sostituito, la gestione del magazzino è stata svolta in collaborazione tra economato e servizio manutenzione: il primo ha manutenuto le attività amministrative e contabili, il secondo ha svolto tutte le attività materiali di gestione e coordinamento del magazzino e di relazione con tutti i servizi dell'ente. Dagli inizi di luglio, a conclusione anche di lavori che hanno modificato la logistica del magazzino, è stato concordato il trasferimento al Settore Lavori pubblici di dipendenti dell'economato addetti al magazzino. In attesa dell'assegnazione al Settore Lavori Pubblici di nuovo personale amministrativo, l'economato mantiene la gestione contabile e amministrativa di tutti gli approvvigionamenti del magazzino.
10) Avvio nuova gestione dei servizi postali
A seguito dei tempi amministrativi di gestione della procedura di affidamento (verifiche anomalie, verifiche sugli aggiudicatari provvisori) l'avvio del nuovo appalto per la gestione dei servizi postali è stato prorogato all'1 luglio 2015. Con il nuovo affidatario (PSD express) si stanno mettendo a punto tutte le indicazioni gestionali necessarie per un corretto svolgimento dei servizi oggetto dell'appalto; in particolare è stato concordato il sistema di rendicontazione delle attività previsto dal capitolato e finalizzato a un controllo delle prestazioni rese.
Restano affidati a Poste Italiane i servizi ad essi riservati per legge.
A Poste resta attribuita anche la notifica degli avvisi tributari.
11) Contenimento delle spese in contanti, gestione fondi economali
11) Contenimento delle spese in contanti, gestione fondi economali