La pianificazione di un piano di welfare aziendale

Un piano di welfare risulta efficace quando è in grado di ascoltare, cogliere e soddisfare i bisogni della collettività, rappresentata dai lavoratori dipendenti. Ai fini dell’efficacia del piano, la fase cruciale consiste nell’individuazione di tali bisogni, che molto spesso sono latenti. Nella prassi, la definizione di un piano di welfare aziendale si snoda nelle seguenti 4 fasi:

1. analisi,

2. progettazione; 3. implementazione;

4. monitoraggio.

La prima fase consiste nell’analisi di:

 sistema e Leve di Total Reward in uso in azienda per verificarne l’utilizzo fatto nel corso del tempo dai dipendenti e quindi verificarne l’efficacia sulla base di alcuni indicatori già individuati o da individuare

 prevedere idonee modalità di comunicazione al fine di diffondere una forte consapevolezza dei destinatari del piano circa l’offerta aziendale

 effettuare ricerche per reperire le prassi e le esperienze di aziende simili che potrebbero essere replicate;

 studio ed analisi caratteristiche socio-demografiche della popolazione aziendale. Si tratta di una fase essenziale perché ogni fascia d’età ha particolari esigenze (fare esempi); uomini e donne hanno esigenze diverse (fare esempi)

 in base alle rilevazioni e alle analisi precedenti, individuare i bisogni del personale in termini di Welfare, attraverso survey interna (questionari) o benchmark (analisi spazio-temporali)

 comprensione delle esigenze del personale (mappatura e analisi socio-demografica)  identificazione dei benefit e dei servizi che soddisfano le esigenze individuate  evidenziazione degli elementi migliorativi rispetto all’eventuale modello esistente  diagnosi del sistema esistente (Sistema e Leve di Total Reward in uso in azienda)  analisi delle caratteristiche del dipendente e del nucleo familiare (età-genere-reddito-

composizione nucleo familiare-genitori anziani a carico-familiari non autosufficienti)  caratteristiche del territorio (copertura dell’offerta del welfare pubblico-contesto in cui

vive il lavoratore)

 sistemi di ascolto (analisi tramite questionario o focus group per la raccolta di richieste della popolazione dipendente)

A ben vedere si tratta di quella che la letteratura manageriale definisce come swot analisys: essa da un lato permette la rilevazione delle prassi in uso consentendo l’identificazione delle aree meglio presidiate, che rappresentano i punti di forza, e delle aree su cui l’offerta aziendale mostra debolezze e sulle quali intervenire in futuro; dall’altro fotografa quelli di debolezza, rappresentati dalla domanda della popolazione aziendale, in un certo momento, rispetto ai servizi maggiormente desiderati (La Bella & Battistoni, 2008).

L’analisi congiunta di domanda e offerta identifica permette di capire in che modo l’organizzazione stia rispondendo alle esigenze espressi dalle persone.

La successiva fase di progettazione, si propone di definire gli interventi da introdurre in azienda al fine di ottimizzare il rapporto tra il costo e il ritorno dell’investimento. Il modello deve basarsi su simulazioni che permettono di pervenire ad una quanto più accurata ed affidabile previsione possibile delle conseguenze di breve e di medio-lungo periodo. Queste simulazione, a loro volta, si basano su di un’approfondita analisi delle variabili endogene ed esogene, che influiscono sulla sostenibilità del piano e, di conseguenza, sul suo successo. Occorre tenere in considerazione alcune cose:

 ricognizione delle esigenze dei lavoratori e delle istanze strategiche aziendali

 individuazione di un modello di welfare coerente con le necessità dei lavoratori e con le strategie aziendali di miglioramento dei livelli di produttività, engagement, fidelizzazione,  definizione del piano di wa

 costruzione di un modello di misurazione e controllo del piano di wa  eventuali condivisioni con le rappresentanze dei lavoratori

 comunicazione del piano di wa e coinvolgimento

 marketing del piando di wa: dal dipendente fornitore (della prestazione lavorativa) al dipendente fruitore (di servizi di welfare)

 customer care

 finalità, che possono essere: attrarre, trattenere o motivare. Si raggiunge la finalità individuata tramite un modello di welfare coerente con le strategie complessive di reward;

 cosa, ovvero quali servizi offrire (incontro tra domanda e offerta): piano di welfare in termini di servizi, strumenti, modalità, destinatari, ecc;

 come, ovvero quali procedure occorre adottare e quanta flessibilità è necessaria: regole di applicazione del modello di welfare;

 comunicare (cosa, come e a chi voglio comunicare): piano di comunicazione interno rivolto ai dipendenti ed esterno verso altri stakeholder.

La terza fase è quella dell’implementazione, che ha il fine di rendere concretamente disponibile quanto è stato progettato, attraverso la predisposizione di apposite piattaforme informatiche, come ad esempio intranet o un portale aziendale dedicato . È pacifico che l’adozione di un sistema efficace condizioni pesantemente il successo dell’intero piano. Infatti, questo da un lato deve permettere alle persone un immediato e semplice accesso ai servizi offerti e alle modalità di erogazione, dall’altro di consentire alle aziende una gestione efficiente di tutti i processi relativi al sistema.

La quarta ed ultima fase di monitoraggio e misurazione prevede la verifica dell’efficacia, dell’efficienza e dell’utilità dell’insieme dei servizi e dei benefit offerti, attraverso la valutazione della reale capacità di soddisfare le esigenze dei dipendenti e del ritorno dell’investimento complessivo per l’Azienda.

In particolare, ai fini di una corretta attività di monitoraggio, occorre predisporre dei report periodici che consentano di verificare la fruibilità e l’effettivo utilizzo dei servizi offerti, così da individuare eventuali zone grigie e permettere la definizione di nuovi servizi. Occorre poi procedere ad un duplice controllo: il primo riferito alla soddisfazione dei dipendenti, da effettuare mediante consultazioni che possono effettuarsi per esempio tramite la compilazione di un questionario; il secondo riferito al ritorno dell’investimento effettuato.

Inoltre, affinché un piano possa essere efficace è inutile soluzioni uniche e standardizzate; al contrario occorre definire qualsiasi strategia in modo flessibile e dinamico, così da poter fornire un’offerta variegata di beni e servizi coerenti rispetto alle diversificate esigenze dei singoli lavoratori. I principali vantaggi perseguibili mediante l’adozione dei piani di welfare aziendale sono:

 miglioramento del clima aziendale

 fidelizzazione del singolo all’organizzazione  aumento della motivazione delle persone

 aspetto sanitario e previdenziale  attraction e retention di talenti

 equilibrio fra dimensione personale e professionale del singolo lavoratore

L’esperienza mostra come i servizi più frequentemente offerti nei piani di welfare aziendale sono:  buoni pasto

 abbonamenti palestra/trasporto pubblico  asili nido aziendali

 corsi di formazione  orari flessibili  percorsi di carriera

Un secondo aspetto da considerare al momento della definizione di un nuovo piano di welfare aziendale è quello di prevede la possibilità di creare i presupposti per un adeguato e continuativo equilibrio fra dimensione personale-familiare e professionale-lavorativa. È fondamentale che il dipendente percepisca il piano di welfare aziendale come lo strumento giusto per poter conciliare i vari aspetti della propria vita. Solo questa condizione, infatti, può garantire un aumento del coinvolgimento del singolo nell’organizzazione, con conseguenti effetti positivi a catena per l’intero sistema aziendale.