Mario Viscardi

sotto-gruppo. Come tu ben sai, chi ti fa il video fa il video, chi fa le luci fa le luci, chi fa l’audio fa l’audio. Un po' si sfottono, un po’ no. Per non c'è compenetrazione.

Quindi da un punto di vista tecnico vero e proprio, mi farebbe cambiare il mio attuale approccio alla comunicazione interna la presenza di uno strumento di facile consultazione che posso fare le cose che ti detto prima. Ma questo ovviamente poi comporterebbe anche una variazione da un punto di vista umano perché adesso effettivamente tutta la gestione è prettamente umana.

- Quali sono i problemi di comunicazione che riscontri la maggior parte delle volte?

Tu un po' mi hai conosciuto e sai che Piano B è, nel panorama delle agenzie che organizzano eventi, molto ben strutturata in questo senso. La comunicazione è una cosa che io seguo direttamente perché è proprio il punto nevralgico di tutto l'evento. Noi ci appoggiamo sempre a tecnologie che ci permettono di comunicare in maniera molto razionale ma anche semplificata. Non ho dei grandi problemi. Se vuoi che ti dica quali sono le problematiche diciamo più difficili da risolvere, di sicuro ti individuerei tutti quei problemi legati al mettere in sinergia i vari reparti. Poi in un evento è interessante quando tu riesci a fare qualcosa di originale e quando tu fai qualcosa di originale vuol dire che scardini le abitudini di tutti i reparti. Quindi devi avere un’overview generale e devi far capire a tutte le parti che cosa ti aspetti da loro. Molto spesso un ingrediente in più magari può disorientare tutti i reparti. Devi poi essere in grado di ri-orientarli. E’ così che l'evento acquisisce l'originalità che ti serve. Questo diciamo è a livello generale teorico.

Gli eventi contemporanei del 2020 sono degli eventi che vivono di integrazione di tantissimi sistemi. Essendoci delle nuove tecnologie che ti danno tantissime potenzialità e che tu non puoi trascurare, tu hai diversi linguaggi e devi metterli tutti insieme. Ad esempio, hai un filosofo di 85 anni che è il punto centrale del tuo evento e poi però hai 400 studenti che si collegano tutto il mondo via web. Poi c'è un tecnico luci che devi illuminare bene la persona stando attento però magari ad una proiezione che c’è sul retro.Poi hai una parte di orchestra che deve entrare tutta insieme a un certo momento e che è abituata a essere messa in una certa posizione. Bisogna saper incastrare tutto questo. Diciamo che più andiamo avanti e più la sinergia tra i vari elementi è essenziale così come la comunicazione.

In questo periodo storico, quindi, essendoci tantissime potenzialità tecnologiche devi riuscire a metterle tutte insieme. Un regista di eventi come me deve avere sapere un po' come funzionano tutti i meccanismi al fine di poter coordinare e comunicare correttamente a tutto il team di produzione.

- Come strutturi le comunicazioni all'interno del tuo team di lavoro?

Il lavoro solitamente ha i seguenti reparti. Facendo degli eventi soprattutto legati al mondo della comunicazione aziendale, ho sempre un committente che è un'azienda che investe in un evento C'è un reparto di accounting e di project management il quale si occupa di comunicare tutto quello che noi abbiamo in mente e che vogliamo fare direttamente al cliente. Si comunicano anche quelli che sono gli obiettivi del cliente stesso. Il primo anello è quindi il project manager che acquisisce le richieste del cliente e le comunica a noi. Viceversa, tramite il project manager noi comunichiamo al cliente le nostre idee per sviluppare l’evento. Poi c'è una parte di produzione che si occupa della produzione vera e propria e una parte di comunicazione che si occupa di comunicare verso l’esterno, ovvero di sfruttare al meglio le potenzialità dell'evento che noi stiamo

mettendo in scena tramite i canali di comunicazione più adeguati. E poi abbiamo il reparto artistico il quale individua i contenuti che vanno messi in scena.

Ricapitolando il reparto di produzione si occupa di allineare tutta la produzione, il reparto di comunicazione di sfruttare tutte le leve di comunicazione che l'evento può avere e il project management che per noi è l'anello di congiunzione con il committente.

Poi ognuno di queste parti ha le sue diramazioni e i suoi sottogruppi.

- Quali applicazioni o quali strumenti utilizzi per comunicare con il tuo team? E perché?

Diciamo che noi siamo in continua evoluzione. Li cambiamo e ci aggiorniamo di volta in volta. Però sicuramente ultimamente utilizziamo tantissimo le video-conference di Zoom per parlare con il cliente e per coordinare i vari gruppi di lavoro Poi usiamo WhatsApp tantissimo facendo dei gruppi di lavoro che si comunicano tra di loro. Chiaramente tutte le comunicazioni fondamentali avvengono tramite e-mail.

E durante l'evento e durante le fasi della diretta chiaramente siamo sempre connessi in Intercom. Però continuiamo sempre ad utilizzare WhatsApp perché ha un immediatezza incredibile. Si riesce a trasferire dei testi e delle foto in qualunque momento. Se in questo momento mi si è creato un problema posso scattare una foto e far vedere che c'è un problema mandandolo al gruppo di riferimento. Arriva in un secondo a tutte le persone che devono sapere di quel problema. WhatsApp è come se fosse uno scooter delle mail, un runner delle email, con tutte le informazioni importanti e con tutti gli strumenti utili.

Poi magari tra 6 mesi arriva un nuovo sistema e lo cambiamo. Siamo molto dinamici all’interno dell’agenzia.

- Quale strumenti ti piacerebbe avere a disposizione per migliorare la comunicazione?

Secondo me uno strumento fantastico deve essere semplice da usare, tipo WhatsApp.

Discord, ad esempio, se fosse un po' più semplice sarebbe un’alternativa molto valida.

Una struttura tipo Discord sarebbe interessante perché li ho dei gruppi di lavoro coi quali posso comunicare sia via testo, mandando gli allegati o le foto, che effettuare una comunicazione come si fa su un canale radio. Discord, ad esempio, ha una funzione dove tu fai un gruppo di 22 persone, li chiami tutti 22 contemporaneamente, gli dai un messaggio e poi chiudi e sai che 22 persone ti hanno sentito. Ci vorrebbe uno strumento del genere che raggruppa un po’ tutte queste funzioni sparse nelle varie app.

Il poter creare dei gruppi di lavoro a cui comunicare a tutti contemporaneamente oppure soltanto a dei settori per quanto riguarda gli eventi sarebbe eccezionale. Poi è chiaro che se funziona con lo stesso device che tu hai sempre in tasca che quindi ti puoi programmare e gestire, strutturare, configurare in qualsiasi momento sarebbe eccezionale. E se questa cosa qui potesse inviare sia messaggi vocali in tempo reale, sia allegati, sia foto, sia testi, sarebbe fantastico.

- Come ti comporti quanto ti accorgi che una comunicazione non è stata ricevuta correttamente oppure non è stata trasmessa?

In qualche modo, quando mi accorgo che una comunicazione non è passata gliela rimando più volte fino a che non ricevo un feedback dall’altra parte di avvenuta ricezione. Un'altra cosa che appunto dovrebbe avere questo sistema è capire se la comunicazione che tu hai mandato è stata ricevuta. Le spunte blu di WhatsApp a volte non so sufficienti perché magari tu l'hai aperto ma non l'hai letto. Quindi se ci fosse anche un sistema per cui tutti quanti mi dicono “ok l'ho letto” e alla fine io guardo il gruppo di 54 persone e vedo che 52 l'han letto posso valutare se i due sono importanti o meno.

- Su una scala da 1 a 10 quanto saresti disposto ad usare un'app nuova ottimizzata per la comunicazione all'interno del tuo team di produzione?

Ti direi un 6 perché il problema dell’app perfetta per organizzatore di eventi è che deve essere scaricata da tutti. Magari hai un evento dove il 70% fa parte del tuo team di produzione stretto mentre un 30% sono collaboratori esterni che intervengono solo in un preciso momento. Dipende da quanto questa app si possa integrare con app già pre-esistenti.

Il punto di maggior vantaggio di WhatsApp e che ce l'hanno tutti. Quindi io scritturo adesso un elettricista che domani mi deve fare un impianto, lo inserisco nel gruppo, poi lo tolgo e lui 80% delle volte WhatsApp ce l'hai non deve e non deve scaricare niente.

- Cosa ti farebbe cambiare drasticamente il tuo modo di gestire le comunicazione in un team?

La usability. L’integrazione di tutte quelle cose che ti ho detto in un’unica app che avesse un design e una facilità di utilizzo intuitivo. Io personalmente Mario Viscardi posso anche capire e impegnarmi a capire come funziona Discord, ma se poi lo devo spiegare a tutti quanti rischierei di impazzire. E non lo uso più. Oltre l’ingegnerizzazione dell’app, anche in questo caso, è basilare che abbiamo un design veramente intuitivo.

Soprattutto perché tutte tutte le persone che lavorano in questo campo sono sempre sotto-pressione e lavorano su tantissimi livelli. Spesso non hanno la voglia o l’attitudine per impegnarsi a capire come funziona una nuova app. La usability è quindi fondamentale perché la cosa più difficile in questo mondo è far cambiare le abitudini della gente. Appena apri l’app devi subito capire quali sono le funzioni base. Se poi dietro ci sono delle funzionalità più complesse ben venga, purché le funzionalità base siano di immediata comprensione.