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5.2 Strumenti
Per ottimizzare tutto il workflow produttivo si introduce uno strumento di gestione e pianificazione denominato WBS - Work Breakdown Structure.
L’organizzazione di un evento prevede spesso numerose attività da gestire e da integrare, la maggior parte in simultanea. Per facilitare il lavoro di organizzazione di queste attività esistono diverse metodologie di WBS.
5.2.1 WBS - Work Breakdown Structure
Un progetto per essere sviluppato al meglio deve essere analizzato in tutti i suoi singoli step. Progetti di notevole dimensione e complessità possono racchiudere una serie elevata di attività che, senza la giusta pianificazione, rischiano di non essere portati a termine per tempo.
Con l’acronimo inglese WBS - Work Breakdown Structure (Scomposizione Strutturata del Progetto) si identifica l’elenco di tutte le attività elementari presenti all’interno di un progetto.[104] La struttura è formata da un albero gerarchico orientato al prodotto suddiviso in funzione delle varie task da eseguire per arrivare a quel determinato oggetto o servizio. Il numero di livelli presenti in questa struttura è direttamente proporzionale alla complessità di realizzazione del prodotto finale.
Il metodo di scomposizione per step successivi ha le basi nei principi filosofici esposti nel “Discorso sul Metodo” dallo studioso Renato Cartesio nel 1637. [105]
Un WBS è un tipo di approccio molto utilizzato in ambito progettuale soprattutto per la sua efficacia nella pianificazione, nell’esecuzione, nel controllo e nella reportistica di un qualsiasi progetto. Tutto il processo produttivo contenuto in un WBS deve essere identificato, stimato, organizzato e preventivato in fase preliminare.
Tutto il lavoro viene organizzato e suddiviso in elementi più facili da gestire, rendendo così meno complesso la comprensione di tutto quanto il progetto. La struttura viene poi condivisa con tutti gli stakeholders [106].
5.2.1.1 Struttura
Utilizzando la Work Breakdown Structure, dunque, un qualsiasi progetto viene scomposto in maniera gerarchica in sottobiettivi, in attività o in compiti specifici. Ogni
https://www.visual-paradigm.com/guide/project-management/what-is-work-breakdown-structure/
104
Fonte http://larem.it/come-organizzare-un-evento-di-successo-wbs/
105
Secondo l’Enciclopedia Treccani con il termine Stakeholder si identificano “Tutti i soggetti, individui od
106
organizzazioni, attivamente coinvolti in un’iniziativa economica”.
singola scomposizione ricorrente avviene con un dettaglio sempre maggiore, utilizzando il cosiddetto approccio top-down.
Ogni sotto-elemento prendere il nome di WBE - Work Breakdown Elements.
Un progetto scomposto mediante Work Breakdown Structure viene solitamente rappresentato in forma grafica o descrittiva. La forma grafica è rappresentata da una struttura ad albero, la forma descrittiva è invece rappresentata dalla struttura ad indice.
Man mano che ogni singola attività viene portata a termine, tutto il quadro generale relativo alla scomposizione può essere progressivamente ridefinita.
Nella Figura 5.2 viene riportato un esempio grafici di WBS applicato alla fabbricazione e prototipazione di una bicicletta.
Figura 5.2 - Esempi di strutture ad albero [107]
Liberamente ispirata da un'immagine dimostrativa tratta da Practice Standard for Work Breakdown Structures
107
(2nd Edition)
5.2.1.2 Principi di base
Per una corretta scomposizione mediante Work Breakdown Structure, qualunque sia il tipo di progetto a cui viene applicato, è fondamentale conoscere in primis gli obiettivi da perseguire già in fase preliminare.
Il livello di scomposizione in Work Breakdown Elements deve essere realizzato in modo tale da presentare chiare e distinte sotto-attività e non devono presentare duplicati.
Ogni singolo ramo della struttura deve presentare attributi specifici a se stanti.
La scomposizione di tutto il progetto può avvenire seguendo una delle seguenti tre logiche:
- Scomposizione per fasi
Il progetto viene scomposto in base alle varie fasi che portano alla realizzazione di un singolo obiettivo
- Scomposizione per processi
Tutto il processo viene diviso in funzione dei processi che portano alla realizzazione delle deliverables, ovvero oggetti concreti realizzati per arrivare al prodotto finale (ad esempio per costruire una casa si parte dalle fondamenta, dai muri e si arriva al tetto)
- Scomposizione per localizzazione
Tutti i singoli elementi vengono scomposti in in base al luogo in cui vengono realizzati
Una delle regole principali che permettono un utilizzo corretto della metodologia WBS è la regola del 100%.
“La WBS deve includere il 100% del lavoro definito dal progetto e tutto il necessario – interno, esterno e appaltato – alla realizzazione del progetto, inclusa la gestione del progetto stesso.
La regola si applica a tutti i livelli della gerarchia: la somma del lavoro dei livelli
“figli” deve essere uguale al 100% del lavoro rappresentato dal loro “padre”.
La regola si applica anche al livello di attività: il lavoro rappresentato dalle attività in ciascun pacchetto di lavoro deve dare, sommato, il 100% del lavoro necessario per completare il pacchetto.” [108]
A titolo di esempio, nella Figura 5.3 viene riportato un grafico raffigurante la regola del 100% sopra citata.
Fonte: http://biblus.acca.it/focus/wbs-work-breakdown-structure-cose-si-utilizza/
108
Figura 5.3 - Esempio della regola del 100% applicata ad un progetto edile
5.2.1.3 Applicazione del WBS ad un evento generico
L’organizzazione di un evento qualsiasi può essere approcciato in fase di progettazione mediante metodologia Work Breakdown Structure. Molte società di produzione di eventi utilizzano questo sistema.
L’adattamento del WBS al mondo degli eventi ha come obiettivo quello di coordinare al meglio tutta la programmazione e di eseguire una serie di verifiche di tutte le attività da svolgere per arrivare alla data dell’evento in maniera completa e coordinata.
Nelle fasi preliminari il direttore di produzione insieme ai responsabili di ogni funzione stabilisce tutte le attività da realizzare e, in seconda battuta, definisce come esse debbano essere eseguite. Si costruisce così il progetto andando a scomporre il tutto in tante singole attività da far eseguire a tutte le singole funzioni. Grazie a questa suddivisione si comprende l’effettiva difficoltà e si iniziano a stanziare i budget preliminari.
Per ogni singolo obiettivo preposto si stabiliscono tre parametri:
- un arco di tempo nel quale deve essere portato a termine;
- i mezzi utilizzati per portarlo a termine;
- il costo previsto.
Durante la pianificazione delle singole attività da svolgere, il team di produzione utilizza i seguenti quattro principi:
- evidenza
studiare e non lasciare nulla al caso - analisi
individuare tutte le azioni da compiere e scomparse ulteriormente in sotto-elementi
- sintesi
arrivare ad azioni più complesse partendo da azioni più semplici - controllo
verificare costantemente lo stato di avanzamento delle singole attività
Il direttore di produzione ha la responsabilità di tutta la Work Breakdown Structure.
Tutto ciò che non viene inserito all’interno di questa struttura viene considerato come extra-progetto. Una volta definito il tutto, diventa il contratto riguardo a cosa deve essere realizzato, con quali tempi, con quali costi e con quali parametri.
È importante evidenziare che progettare al meglio un buon WBS è un buon punto di partenza, ma alla base deve essere presente un’organizzazione ben coordinata e competente.
Nella Figura 5.5 si riporta un esempio di Work Breakdown Structure applicato ad una cena di gala finalizzata alla raccolta fondi.
Figura 5.4 - WBS applicato all’organizzazione di una cena di gala