L’ORGANISMO DI VIGILANZA

3.1 PREMESSE

Ai sensi del Decreto, l’organo al quale deve essere affidato il compito di vigilare sul funzionamento, l’efficacia e l’osservanza del Modello, nonché di curarne l’aggiornamento, s’identifica in un Organismo di Vigilanza interno alla Società dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo.

In considerazione della specificità dei compiti che fanno capo all’Organismo di Vigilanza, che dovrà svolgere le funzioni di vigilanza e controllo previste dal Modello, il relativo incarico è stato affidato ad un organismo collegiale ad hoc.

L’Organismo di Vigilanza deve soddisfare i seguenti requisiti:

- autonomia e indipendenza: come anche precisato dalle Linee Guida emanate da Confindustria, la posizione dell’Organismo di Vigilanza nell’Ente “deve garantire l’autonomia dell’iniziativa di controllo da ogni forma di interferenza e/o condizionamento da parte di qualunque componente dell’Ente” (ivi compreso l’organo dirigente).

L’Organismo di Vigilanza deve, pertanto, essere inserito in una posizione, la più elevata possibile, con la previsione di un riporto informativo al massimo Vertice operativo aziendale. Inoltre, al fine di garantirne la necessaria autonomia di iniziativa e indipendenza,

“è indispensabile che all’Organismo di Vigilanza non siano attribuiti compiti operativi che, rendendolo partecipe di decisioni e attività operative, ne minerebbero l’obiettività di giudizio nel momento delle verifiche sui comportamenti e sul Modello”. Si precisa che per

“compiti operativi” ai fini del presente Modello e dell’attività della Società, si intendono qualsiasi attività che possa ripercuotersi su aspetti strategici o finanziari della Società.

- professionalità: tale requisito si riferisce alle competenze tecniche specialistiche di cui deve essere dotato l’Organismo di Vigilanza per poter svolgere l’attività che la norma gli attribuisce. In particolare, i componenti dell’Organismo di Vigilanza devono avere

-27-conoscenze specifiche in relazione a qualsiasi tecnica utile per compiere l’attività ispettiva, consulenziale di analisi del sistema di controllo e di tipo giuridico (in particolare nel settore penalistico e societario), come chiaramente specificato nelle Linee Guida emanate da Confindustria. E’, infatti, essenziale la conoscenza delle tecniche di analisi e valutazione dei rischi, del flow charting di procedure e processi, delle metodologie per l’individuazione di frodi, del campionamento statistico e della struttura e delle modalità di realizzazione dei reati.

- continuità di azione: tale requisito deve connotare l’attività dell’Organismo di Vigilanza per garantire l’efficace attuazione del Modello organizzativo.

- onorabilità ed assenza di conflitti di interessi: da intendersi nei medesimi termini previsti dalla Legge con riferimento ai componenti dell’organo amministrativo e di controllo.

3.2 COMPOSIZIONE, DURATA E COMPENSI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA L’Organismo di Vigilanza della Società ha forma collegiale ed è composto da 2 componenti, di cui uno interno alla società o, comunque, dipendente di una società del Gruppo Egea, ed uno esterno, scelti anche tra gli amministratori non esecutivi e i dipendenti privi di funzioni esecutive della Società o tra professionisti esterni purché dotati di quelle specifiche competenze necessarie per la migliore esecuzione dell’incarico. Qualora l’Organo Amministrativo decida di nominare un Organismo di Vigilanza uni personale, sarà nominato un soggetto esterno.

La nomina dei componenti dell’Organismo di Vigilanza e del suo Presidente è di competenza del Consiglio di Amministrazione/Amministratore Delegato. In caso di mancata nomina del Presidente dell’O.d.V. da parte dell’organo amministrativo, questi sarà scelto dai componenti dell’O.d.V.

medesimi, con preferenza per il membro esterno.

La composizione dell’Organismo di Vigilanza deve essere divulgata formalmente in azienda.

I componenti dell’Organismo di Vigilanza restano in carica per la durata stabilita dal Consiglio di Amministrazione all’atto della nomina; in assenza di una specifica determinazione, restano in carica tre anni e possono essere riconfermati.

All’atto della nomina il Consiglio di Amministrazione delibera il compenso spettante ai componenti dell’Organismo di Vigilanza. Ad essi compete altresì il rimborso delle spese sostenute per intervenire alle riunioni.

3.3 INELEGGIBILITÀ, DECADENZA, SOSTITUZIONE E REVOCA

I componenti dell’Organismo di Vigilanza devono essere dotati di adeguata professionalità, autonomia ed indipendenza. Laddove tra i componenti dell’Organismo di Vigilanza vi siano degli amministratori non esecutivi o dei dipendenti privi di funzioni esecutive della Società, delle società controllate, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo, la valutazione circa l’autonomia ed indipendenza va effettuata con riferimento all’Organismo di Vigilanza nel suo complesso anziché con riferimento ai singoli componenti.

-28-Non possono ricoprire la carica di componente dell’Organismo di Vigilanza:

a) coloro che si trovano nelle condizioni di cui all’art. 2382 c.c. ovvero coloro che sono stati condannati ad una pena che comporta l’interdizione, anche temporanea, dai pubblici uffici o l’incapacità ad esercitare uffici direttivi;

b) coloro i quali siano stati condannati, anche con sentenza non definitiva, (intendendosi per sentenza di condanna anche quella pronunciata ai sensi dell’art. 444 c.p.p.) per uno dei reati tra quelli a cui è applicabile il D.lgs. 231/2001;

c) coloro che siano titolari di partecipazioni superiori al 5% del capitale con diritto di voto della Società o abbiano aderito a patti parasociali aventi ad oggetto o per effetto l’esercizio del controllo sulla Società;

d) gli amministratori esecutivi della Società, delle società controllate, delle società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo;

e) coloro che intrattengono significativi rapporti di affari⁴ con la Società, le società controllate, le società che la controllano e di quelle sottoposte a comune controllo;

f) il coniuge, i parenti e gli affini entro il quarto grado di uno degli azionisti di cui alla lettera c) che precede o di uno degli amministratori esecutivi di cui alla lettera d) che precede.

La perdita dei requisiti di eleggibilità costituisce motivo di decadenza dalla carica.

I componenti dell’Organismo di Vigilanza debbono comunicare al Consiglio di Amministrazione, sotto la loro piena responsabilità, il sopravvenire di una delle cause di decadenza.

La risoluzione del rapporto di lavoro dei dipendenti nominati quali componenti dell’Organismo di Vigilanza non comporta la decadenza dall’incarico.

In caso di impedimento di uno o più componenti dell’Organismo di Vigilanza, di durata superiore a tre mesi, il Presidente dell’Organismo di Vigilanza, o in sua vece il componente più anziano, comunica al Presidente del Consiglio di Amministrazione/Amministratore Delegato l’intervenuto impedimento, al fine di promuovere la sostituzione del componente.

La revoca dei componenti dell’Organismo di Vigilanza può essere disposta, soltanto per giusta causa, dal Consiglio di Amministrazione/Amministratore Delegato sentito il Collegio Sindacale.

Rappresentano ipotesi di giusta causa di revoca:

 la mancata partecipazione a più di due riunioni consecutive senza giustificato motivo;

 l’interruzione del rapporto di lavoro, laddove il componente sia anche dipendente della Società o di una società controllata o collegata.

4 Ai fini del presente Modello, si considerano “significativi” i rapporti di affari che superano il 15% del volume di affari del professionista o dello studio in cui è associato.

-29-In caso di dimissioni o decadenza o revoca di un componente dell’Organismo, quest’ultimo ne darà comunicazione tempestiva al Consiglio di Amministrazione/Amministratore Delegato il quale prenderà senza indugio le decisioni del caso, nominando un nuovo componente.

Per almeno due anni dalla cessazione della carica, i componenti dell’Organismo di Vigilanza non possono intrattenere significativi rapporti di affari con la Società o con altre società, controllate, collegate o controllanti. Non si intendono “rapporti di affari” il rapporto di lavoro subordinato, la rappresentanza organica, l’essere componente di consigli d’amministrazione, l’esercitare l’attività di controllo sindacale o dell’organismo di controllo contabile, nell’ambito della Società o delle sue eventuali collegate o controllate o controllanti, qualora detti incarichi fossero già esistenti, anche in posizioni diverse, prima dell’assunzione del ruolo di componente dell’Organismo di Vigilanza.

3.4 COMPITI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA

La responsabilità ultima dell’adozione del Modello e di tutti gli aspetti decisionali operativi attinenti l’organizzazione, la gestione e il sistema dei controlli interni aziendali è del Consiglio d’Amministrazione, quale organo preposto all’adeguatezza organizzativa ai sensi dell’articolo 2381 del codice civile.

L’Organismo di Vigilanza, nell’esecuzione della sua attività ordinaria, vigila in generale:

 sull’efficienza, efficacia ed adeguatezza del Modello nel prevenire e contrastare la commissione degli illeciti ai quali a applicabile il D.lgs. 231/2001, anche di quelli che in futuro dovessero comunque comportare una responsabilità amministrativa della persona giuridica;

 sull’osservanza delle prescrizioni contenute nel Modello da parte dei destinatari, rilevando la coerenza e gli eventuali scostamenti dei comportamenti attuati, attraverso l’analisi dei flussi informativi e le segnalazioni alle quali sono tenuti i responsabili delle varie funzioni aziendali;

 sull’aggiornamento del Modello laddove si riscontrino esigenze di adeguamento, formulando proposte agli organi societari competenti, laddove si rendano opportune modifiche e/o integrazioni in conseguenza di significative violazioni delle prescrizioni del Modello stesso, di significativi mutamenti dell’assetto organizzativo e procedurale della Società, nonché delle novità legislative intervenute in materia;

 sull’attuazione del piano di formazione del personale, di cui al successivo capitolo 6.2;

 sull’avvio e sullo svolgimento del procedimento di irrogazione di un’eventuale sanzione disciplinare, a seguito dell’accertata violazione del Modello.

L’attività di controllo, eseguita dall’Organismo di Vigilanza, segue appositi protocolli di volta in volta elaborati in base alle risultanze dell’analisi dei rischi e degli interventi di controllo.

L’analisi dei rischi è il processo continuo di identificazione, classificazione e valutazione preventiva dei rischi (esterni ed interni) e dei controlli interni, da cui discende il piano degli

-30-interventi di controllo.

Il piano degli interventi di controllo, predisposto annualmente dall’Organismo di Vigilanza, che lo approva previo parere non vincolante del Consiglio di Amministrazione e del Collegio Sindacale, tiene anche conto delle eventuali osservazioni e indicazioni ricevute a vario titolo da parte dei responsabili delle funzioni aziendali. Ai fini del Decreto, il piano annuale di controllo contiene verifiche specifiche volte, in particolare per le aree sensibili, a valutare l’adeguatezza dei controlli a prevenire comportamenti illeciti.

Durante gli interventi di controllo viene analizzato nel dettaglio il livello dei controlli presenti nell’operatività e nei processi aziendali. I punti di debolezza rilevati sono sistematicamente segnalati alle unità organizzative e alle altre funzioni aziendali interessate al fine di rendere più efficienti ed efficaci le regole, le procedure e la struttura organizzativa. Per verificare l’effettiva esecuzione delle azioni da intraprendere, viene poi svolta un’attività di controllo a posteriori.

In considerazione della specificità dei compiti assegnati, l’Organismo di Vigilanza è dotato di poteri di iniziativa e di controllo sulle attività della Società, senza disporre di poteri gestionali e/o amministrativi.

Da ultimo, si consideri che l’O.d.V. si pone quale garante delle segnalazioni riconducibili alla categoria del c.d. whistleblowing. Le segnalazioni pervenute a tale titolo, qualora non direttamente indirizzate all’Organismo di Vigilanza (come nel caso del canale alternativo comunicativo digitale all’uopo predisposto per l’intero Gruppo Egea, che fa capo all’Ufficio legale della Società) dovranno infatti essere portate all’attenzione dell’O.d.V. Conseguentemente, in capo all’O.d.V. si pone altresì il compito ancillare di valutare la fondatezza di dette segnalazioni, pervenute per mezzo dei canali comunicativi all’uopo predisposti, e, se del caso, promuovere l’attivazione delle eventuali procedure sanzionatorie che dovessero rendersi necessarie, segnalando e stimolando l’intervento dell’organo amministrativo nonché, forse più importante, garantire il segnalante in buona fede da eventuali condotte ritorsive.

3.5 RISORSE A DISPOSIZIONE DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA

Nello svolgimento dei compiti assegnati, l’Organismo di Vigilanza ha accesso senza limitazioni a tutte le funzioni aziendali e a tutte le informazioni aziendali.

E’ fatto obbligo di informazione, in capo a qualunque funzione aziendale, dipendente e/o componente degli organi sociali, a fronte di richieste da parte dell’Organismo di Vigilanza o al verificarsi di eventi o circostanze rilevanti ai fini nello svolgimento delle attività di competenza dell’Organismo di Vigilanza.

Nello svolgimento dei compiti di vigilanza e controllo, l’Organismo di Vigilanza della Società è supportato da tutte le funzioni aziendali e si può avvalere di altre funzioni e professionalità esterne che, di volta in volta, si rendessero a tal fine necessarie.

-31-L’Organismo di Vigilanza, è dotato di una propria dotazione finanziaria necessaria ad espletare al meglio la propria funzione. Tale dotazione finanziaria è definita dal Consiglio di Amministrazione nel contesto delle procedure di formazione del budget aziendale.

L’Organismo di Vigilanza per lo svolgimento delle proprie mansioni può inoltre richiedere ulteriori risorse finanziarie, materiali ed umane adeguate per lo svolgimento delle attività di competenza.

L’Organismo di Vigilanza la facoltà di chiedere e/o assegnare a soggetti terzi, in possesso delle competenze specifiche necessarie per la migliore esecuzione dell’incarico, compiti di natura meramente tecnica.

3.6 MODALITÀ E PERIODICITÀ DI RIPORTO AGLI ORGANI SOCIETARI

L’Organismo di Vigilanza con cadenza annuale e comunque in ogni circostanza in cui sia ritenuto necessario o opportuno, ovvero se richiesto, riferisce al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale circa il funzionamento del Modello e l’adempimento agli obblighi imposti dal Decreto.

L’Organismo di Vigilanza presenta annualmente al Consiglio di Amministrazione ed al Collegio Sindacale il piano di attività per l’anno successivo, che potrà essere oggetto di apposita delibera.

L’Organismo di Vigilanza, su base almeno annuale, trasmette ai predetti Organi Sociali una specifica informativa sull’adeguatezza e sull’osservanza del Modello, che ha ad oggetto:

 l’attività svolta;

 le risultanze dell’attività svolta;

 le attività programmate;

 le azioni correttive ritenute adeguate/necessarie al fine di migliorare l’efficacia del Modello;

 necessità di modifiche in aumento del budget.

L’Organismo di Vigilanza trasmette immediatamente ai predetti Organi Sociali una specifica informativa su:

 innovazioni legislative in materia di responsabilità amministrativa degli enti che impongano modifiche al Modello o modifichino gli esiti del Risk Assestment e/o inficino l’efficacia del sistema dei controlli;

 gravi violazioni del Modello individuate durante lo svolgimento delle verifiche.

Gli incontri con i predetti Organi Sociali cui l’Organismo di Vigilanza riferisce di fatti necessitanti immediata informativa, e in particolare in caso di violazioni, devono essere verbalizzati e copia dei verbali deve essere custodita dall’Organismo di Vigilanza e dagli organismi di volta in volta

-32-coinvolti. Laddove l’Organismo di Vigilanza riferisca in un’occasione per cui sia prevista la verbalizzazione nel libro dei verbali del Consiglio di Amministrazione, ovvero in quello del Collegio Sindacale, l’Organismo di Vigilanza non sarà tenuto a redigere verbale nel proprio libro delle riunioni, ma sarà archiviata a cura dell’Organismo di Vigilanza stesso una copia del verbale dell’Organo Sociale di riferimento.

3.7 LIBRI OBBLIGATORI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA L’Organismo di Vigilanza è tenuto a conservare e aggiornare i seguenti Libri:

1. Libro verbale delle riunioni dell’OdV;

2. Libro registro segnalazioni e istruttorie.

Il Consiglio di Amministrazione/Amministratore Delegato , il Collegio Sindacale, il Revisore della Società possono prendere visione del “Libro verbale delle riunioni dell’OdV”, mentre il “Libro Registro segnalazioni e istruttorie” potrà essere consultato esclusivamente dai componenti dell’OdV in quanto contenente informazioni riservate (dati anagrafici dei soggetti segnalanti), anche in materia di whistleblowing. Resta inteso che la tenuta del registro relativo alle segnalazioni, è di natura eventuale, poiché avrà luogo dal momento in cui perverrà la prima segnalazione.

3.8 RACCOLTA E CONSERVAZIONE DELLE INFORMAZIONI

Ogni documento, informazione, segnalazione, reportistica previsti nel Modello sono conservati dall’Organismo di Vigilanza per un periodo 10 anni in un apposito archivio informatico e/o cartaceo accessibile dai soli componenti dell’Organismo di Vigilanza.

3.9 REGOLAMENTO DI FUNZIONAMENTO DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA L’Organismo di Vigilanza potrà disciplinare il proprio funzionamento interno con apposito regolamento, approvato dall’Organismo di Vigilanza medesimo.

Resta in ogni inteso che le disposizioni del regolamento dell’Organismo di Vigilanza che impattino sull’amministrazione o gestione della Società ovvero su questioni che rientrino nella competenza o responsabilità del Consiglio di Amministrazione, dovranno essere approvate dal Consiglio di Amministrazione stesso, che potrà rifiutarle dandone motivazione.