4.1 IDENTIFICAZIONE DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
L’art. 6 del D.Lgs. 231/2001, occupandosi dell’Organismo di Vigilanza ne ha chiarito natura, caratteristiche e compiti indicando che:
- l’Organismo di Vigilanza è organismo dell’ente, ma dotato di poteri autonomi sia di iniziativa che di controllo;
- suoi compiti sono di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del Modello nonché l’iniziativa del suo aggiornamento;
- l’omessa o insufficiente vigilanza da parte dell’Organismo rende vano tutto il sistema di prevenzione posto in essere dall’ente.
Il Consiglio di Amministrazione di Hitachi Rail STS per assicurare autonomia, indipendenza e competenza dell’Organismo di Vigilanza ha approvato un apposito Statuto, facente parte come allegato del presente Modello, con il quale ha stabilito le regole per la nomina, la composizione e il funzionamento dell’Organismo, la durata in carica, la sospensione e sostituzione dei suoi Membri, le funzioni e i poteri, i report verso gli Organi societari e i vertici aziendali.
Per il dettaglio si rinvia allo Statuto stesso. Qui è sufficiente ribadire che lo Statuto stabilisce che l’Organismo abbia carattere plurisoggettivo e sia composto da membri esterni, uno dei quali in qualità di Presidente, individuati tra accademici e professionisti di comprovata competenza ed esperienza nelle tematiche giuridiche, economiche e finanziarie e da almeno un membro interno individuato nella figura del responsabile pro tempore dell’Ente Corporate Affairs Italy.
A sua volta l’Organismo si è dotato di un apposito Regolamento, espressione della sua autonomia operativa e organizzativa, volto a disciplinare in particolare il funzionamento delle proprie attività.
L’Organismo di Vigilanza riferisce direttamente all’ Amministratore Delegato e al Consiglio di Amministrazione ed informa della sua attività il Collegio Sindacale.
4.2. FUNZIONI E POTERI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA I flussi informativi verso l’OdV sono di tre tipi:
- Flussi informativi periodici - Flussi informativi ad hoc - Segnalazioni
4.2.1 Flussi informativi periodici
I flussi informativi periodici consistono nelle informazioni inviate all’Organismo di Vigilanza dai responsabili delle funzioni aziendali individuati dalla Società di intesa con l’Organismo di
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Vigilanza e secondo la periodicità da questo stabilita che attualmente è di sei mesi. I responsabili delle funzioni aziendali nella loro qualità di responsabili interni delle operazioni compiute dai loro Uffici nelle rispettive aree di competenza inviano un’informativa che comprende le notizie sulle attività svolte dai loro uffici che, o perché incidono sulla organizzazione aziendale, o per l’importanza economica delle operazioni o per altre circostanze che la caratterizzano possono presentare profili di rischio della commissione di reati rilevanti ai sensi del Decreto 231.
Le informazioni inviate hanno il fine di consentire all’OdV di orientare le proprie indagini e i propri approfondimenti volti a valutare il grado di idoneità ed efficacia del Modello alla prevenzione dei reati presupposto per l’applicazione del D.lgs. 231/2001 e il livello di concreta attuazione di quanto previsto dal Modello stesso.
Ciascuno dei responsabili di Direzione e di Funzione Aziendale rispon derà per gli aspetti relativi alla sua area di competenza e per le persone che da lui dipendono, acquisendo presso i suoi uffici le informazioni necessarie e garantendone la correttezza.
Le informazioni trasmesse dovranno, per quanto di competenza, rispond ere alle domande che seguono:
- Nome, Cognome, funzione e area di competenza aziendale;
- Formazione inerente il Modello di Organizzazione e Gestione ricevuta nel periodo da lui e dal personale che da lui dipende;
- Gradi di conoscenza acquisito circa il contenuto del Modello e l’efficacia dei presidi che sono previsti;
- Variazioni che possono incidere sulla efficacia del Modello intervenute nella struttura organizzativa aziendale, nella articolazione dei poteri e nel sistema di deleghe;
- L’indicazione dei rapporti intrattenuti dai loro uffici con soggetti della Pubblica
Amministrazione indicando il nome dei funzionari, la loro collocazione nell’ambito della PA e l’oggetto dei loro rapporti;
- La richiesta o l’erogazione di finanziamenti pubblici, indicando in caso affermativo le causali e gli importi;
- I rapporti infragruppo per acquisto o cessione di beni o servizi o per operazioni finanziarie non di mercato, indicando importi e motivazioni;
- Le transazioni di natura commerciale o finanziaria con particolare riferimento alle operazioni effettuate in Paesi regolati da normativa finanziaria privilegiata;
- Le modifiche di protocolli, procedure e documenti di sicurezza con ripercuss ioni sui presidi in materia di tutela della salute e sicurezza sul lavoro;
- Le modifiche del Sistema di Gestione Ambientale, dei protocolli, procedure e documenti in
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materia di tutela dell’ambiente;
- Gli esiti di monitoraggi e attività di verifica in materia di sicurezza e salute nei luoghi di lavoro;
- Gli esiti di monitoraggi e attività di verifica in materia di tutela dell’ambiente dall’inquinamento;
- I dati in merito a situazioni pericolose o ad accadimenti che possano essere sintoma tici di debolezze o lacune nel sistema di prevenzione;
- Indicazione di ogni altra situazione od evento verificatosi nella propria area di competenza che possa assumere rilevanza per la concreta attuazione del Modello.
4.2.2 Flussi informativi ad hoc
I flussi informativi ad hoc comprendono le informazioni che i responsabili delle funzioni aziendali, individuati come al punto precedente, devono indirizzare all’OdV quando criticità attuali verificatesi nei loro uffici o apprese nell’esercizio della loro attività richiedono, per la loro gravità e importanza, di essere portate a conoscenza dell’OdV con immediatezza e senza rispettare la periodicità prestabilita. Fra le informazioni sono in ogni caso compresi:
- I provvedimenti assunti dall’Autorità Giudiziaria o da altre Autorità inerenti l’esistenza di procedimenti penali per reati presupposto per l’applicazione del D. 231/2001;
- Le richieste di assistenza legale inoltrate da amministratori, dipendenti o dirigenti per fatti rilevanti ai sensi del D. 231/2001;
- I risultati delle attività di verifica svolte dalla funzione di internal audit;
- I rapporti e le segnalazioni predisposti dalle funzioni aziendali, e le eventuali segnalazioni ricevute, comprese quelle in forma anonima, dalle quali emergono profili di criticità rispetto all’osservanza del D. 231/2001 o di quanto stabilito dal Modello;
- Le informazioni relative agli infortuni gravi verificatisi;
- Le informazioni relative agli episodi concernenti rischi o comp romissioni gravi per l’ambiente;
- Le situazioni di particolare rilievo che presentino profili di rischio di commissione di reati presupposto per l’applicazione del D. 231/2001.
4.2.3 Segnalazioni e whistleblowing
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Le segnalazioni sono le informazioni che i destinatari del Modello e i terzi ritengono di portare a conoscenza dell’OdV al di fuori o oltre quanto già previsto per i flussi informativi periodici o per i flussi informativi ad hoc che riguardano violazioni del Modello o altre anomalie che rappresentino un rischio di commissione di reati presupposto per l’applicazione del D.
231/2001.
Le segnalazioni, anche in forma anonima, ma circostanziate per quanto possibile, devono riguardare violazioni del Modello o anomalie o irregolarità di situazioni o comportamenti rilevanti ai sensi del D. 231/2001.
L’O.d.V valuta le segnalazioni ricevute, ivi comprese quelle in forma anonima, e le eventuali conseguenti iniziative a propria ragionevole discrezione e responsabilità, ascoltando eventualmente l’autore della segnalazione e/o il responsabile della presunta violazione e/o ogni altro soggetto che riterrà utile, e motivando per iscritto ogni conclusione raggiunta.
Qualora sia noto il soggetto che invia la segnalazione, l’O.d.V agirà in modo da garantire il segnalante contro qualsiasi forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione, assicurando altresì la riservatezza dell’identità del segnalante, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società o delle persone accusate erroneamente e/o in malafede.
Le segnalazioni potranno essere inviate:
tramite il “canale informativo e dedicato di Gruppo utilizzabile attraverso il seguente link: hitachi.ethicspoint.com
direttamente all’indirizzo dell’Odv: [email protected]
I consulenti, i collaboratori ed i partner commerciali, per quanto riguarda l’attività svolta con Hitachi Rail STS, possono effettuare la segnalazione attraverso i canali sopra indicati.
Le segnalazioni potranno altresì essere trasmesse all’Organismo di Vigilanza tramite indirizzo di posta normale:
Responsabile Ente General Counsel & Compliance Hitachi Rail STS
via P. Mantovani n. 3-5 16151 Genova
Anche in ottemperanza a quanto stabilito dalla L. 197/2017 in materia di whistleblowing alle segnalazioni possono accedere soltanto i componenti dell’Organismo di Vigilanza e i membri della sua Segreteria Tecnica.
Ai segnalanti è garantita la riservatezza dell’identità, fatti salvi gli obblighi di legge e la tutela dei diritti della Società e delle persone e i segnalanti stessi sono in ogni caso tutelati contro qualunque forma di ritorsione, discriminazione o penalizzazione.
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Le segnalazioni in malafede sono considerate violazioni gravi per l’applicazione delle sanzioni previste dal sistema disciplinare.
4.3 AZIONI DELL’ORGANISMO DI VIGILANZA
L’organismo di Vigilanza prende in considerazione ed esaminale informazioni e le segnalazioni ricevute e prevede gli approfondimenti che ritiene necessari a suo insindacabile giudizio.
In questa fase di approfondimento può assumere tutte le indagini che ritiene necessarie, chiedere alle persone le informazioni necessarie, acquisire documentazione, avvale rsi della collaborazione degli organi societari come internal audit, General Counsel & Compliance e Human Resources & Compliance, di altri organi societari o di consulenti esterni. Ogni attività dell’OdV viene verbalizzata e si conclude con una relazione, inviata alla Società, con la quale viene motivata:
- un’archiviazione quando ad avviso dell’OdV non è necessario assumere alcun provvedimento ulteriore;
- una raccomandazione quando è necessario un adeguamento del Modello, di una procedura o di un atto organizzativo;
- un suggerimento di azione disciplinare quando è stata individuata una violazione delle procedure o del Modello.
4.4 RACCOLTA, CONSERVAZIONE E ACCESSO ALL’ARCHIVIO DELL’O.D.V.
Ogni informazione, segnalazione, report previsti nel Modello sono conservati dall’Organismo di Vigilanza in un apposito archivio, il cui accesso è consentito (nei termini riportati nel Regolamento dell’OdV) esclusivamente ai Membri dell’Organismo di Vigilanza e alla Segreteria Tecnica dell’Organismo.