• L’individuazione degli obiettivi formativi di interesse regionale;
• L’elaborazione di proposte e pareri che concorrono alla stesura delle linee programmatorie del sistema lombardo di ECM-CPD;
• La definizione dei criteri di monitoraggio dell’attività formativa in un’ottica sistemica, correlati quindi con gli obiettivi di interesse nazionale;
• La predisposizione di una relazione annuale sullo stato di applicazione del Programma regionale ECM;
• L’elaborazione di forme di implementazione dell’offerta formativa a favore delle professioni sanitarie più carenti di offerta.
L’Osservatorio ECM è l’organismo tecnico operativo che supporta i lavori della Commissione ECM in un’ottica di miglioramento continuo della qualità della formazione ECM di Regione Lombardia.
Compiti dell’Osservatorio ECM sono:
• La verifica della qualità della formazione ECM-CPD erogata in Regione Lombardia anche in applicazione dell’art. 18 dell’Accordo Stato-Regioni del 02/02/2017;
• La verifica dell’indipendenza dei contenuti formativi in ambito sanitario anche in applicazione dell’art. 19 dell’Accordo Stato – Regioni del 02/02/2017;
• La verifica della ricaduta della formazione continua sul S.S.L., al fine di promuovere il miglioramento della qualità della formazione dei professionisti sanitari;
• La predisposizione di report per i Provider sui flussi di offerta, avvalendosi della Anagrafe Nazionale del Co.Ge.A.P.S.
L’Osservatorio ECM esercita le proprie funzioni attraverso il controllo delle procedure, degli strumenti e dei metodi utilizzati dai provider per valutare l’apprendimento, il gradimento, la ricaduta organizzativa e l’impatto sugli stakeholder delle attività formative svolte, nonché la coerenza degli obiettivi di formazione. Inoltre, attiva processi di audit rivolti ai provider con l’obiettivo di monitorare, guidare e migliorare, attraverso l’osservazione diretta degli eventi, l’offerta formativa rivolta ai professionisti sanitari di Regione Lombardia, in relazione agli obiettivi nazionali e regionali di formazione.
Le modalità con cui vengono effettuate le visite sul campo e i criteri utilizzati per valutare gli eventi sono descritti dettagliatamente in specifico documento.
3. Procedura di accreditamento
Il presente Manuale prevede la definizione, valida per tutto il territorio regionale, dei requisiti di accreditamento dei Provider e della disciplina generale degli eventi ECM e contiene le specifiche procedure operative relative a tali procedimenti.
Il “MANUALE DI ACCREDITAMENTO PER L’EROGAZIONE DI EVENTI ECM–CPD REGIONE LOMBARDIA” (di seguito Manuale), approvato in prima applicazione con il sopracitato Decreto della D.G. Welfare, ha sviluppato la disciplina prevista dall’Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017 e dal Manuale nazionale.
Le fasi di accreditamento sono le seguenti:
a) Accreditamento provvisorio, b) Accreditamento standard,
c) Conferma/Rinnovo dell’accreditamento standard.
Le domande di accreditamento provvisorio, standard, di conferma/rinnovo devono essere presentate dal legale rappresentante, tramite procedure informatizzate svolte utilizzando la piattaforma ECM-CPD di Regione Lombardia (www.ecm.regione.lombardia.it).
L’accreditamento provvisorio
Nella domanda di accreditamento, l’aspirante Provider deve comunicare i seguenti dati identificativi:
4 - denominazione;
- sede legale e operativa;
- codice fiscale/P.IVA;
- indirizzo di posta elettronica certificata presso il quale si elegge domicilio;
- numero di iscrizione nel Registro delle Imprese e Repertorio Economico Amministrativo (REA) per i soggetti per cui è previsto.
Nel caso di amministrazioni pubbliche l’aspirante provider deve indicare l’URL utilizzato per l’adempimento degli obblighi previsti in materia di trasparenza.
La dichiarazione sostitutiva di certificazione antimafia e la certificazione di regolarità contributiva e fiscale dell’ente richiedente l’accreditamento non sono richieste ai provider pubblici e privati accreditati in quanto elementi già previsti nei requisiti per l’accreditamento istituzionale.
Tutta la documentazione trasmessa tramite procedure informatizzate relativa a requisiti minimi e standard per l’accreditamento deve essere oggetto di dichiarazione di conformità all’originale ai sensi del D.P.R. del 28 dicembre 2000 n. 445 da parte del legale rappresentante.
Gli originali dei documenti trasmessi possono essere conservati in forma cartacea o in forma elettronica. Nel primo caso, i documenti devono essere sottoscritti dal soggetto che ne assume la paternità. Nel secondo caso, i documenti devono essere sottoscritti con firma digitale personale del soggetto che ne assume la paternità. I documenti devono essere conservati a cura del provider.
In tutti i casi in cui si richiede l’inserimento tramite procedure informatizzate di un curriculum vitae, il documento trasmesso deve:
a) essere redatto, in lingua italiana o inglese, secondo il formato europeo o europass;
b) essere datato e sottoscritto, con espresso consenso al trattamento dei dati personali, ai sensi della normativa vigente;
c) evidenziare l’esperienza operativa e/o accademica maturata nell’ambito specifico corrispondente al requisito necessario per il ruolo ricoperto mediante l’indicazione del percorso formativo completo di tutti i titoli accademici conseguiti, con il nome e tipo di istituto di formazione e la qualifica conseguita, l’esperienza nella formazione relativa, ad esempio, docenze, esposizioni in qualità di relatore, titolarità di cattedra, nonché le eventuali pubblicazioni;
d) precisare l’attività lavorativa svolta negli ultimi due anni;
e) essere aggiornato ad ogni variazione rilevante ai sensi della normativa ECM e, comunque, ogni due anni.
L’accreditamento standard
Nei 90 giorni che precedono la scadenza dell’accreditamento provvisorio, il provider dovrà formalizzare la richiesta di “passaggio all’accreditamento standard” che deve essere presentata dal legale rappresentante attraverso l’area riservata sulla piattaforma informatica ECM-CPD di Regione Lombardia.
PoliS-Lombardia per l’Ente Accreditante a seguito dell’inoltro dalla domanda effettua una prima valutazione formale della documentazione e della corrispondenza tra la documentazione e i processi attivati dal provider.
La domanda è inammissibile qualora sia presentata oltre la scadenza dell’accreditamento provvisorio, con conseguente decadenza dalla posizione di provider.
Verificata la posizione del provider attraverso la piattaforma Informatica ECM-CPD, PoliS-Lombardia programma una visita ispettiva al provider (P2R) ovvero provvisorio da 2 anni e che ha richiesto il passaggio standard comunicando la data di convocazione
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con un preavviso di almeno 10 giorni. In caso di indisponibilità del provider, PoliS-Lombardia programma e comunica un’ulteriore e inderogabile data di visita.
La visita ispettiva viene svolta da un team di verifica composto da almeno due esperti dell’Osservatorio regionale ECM e uno/due componenti della Segreteria della Commissione ECM.
Il team incaricato della visita verifica i requisiti generali che caratterizzano la posizione del provider: istituzionali, organizzativi, formativi; nello specifico i piani accreditati nelle 2 annualità di riferimento, un campione di eventi selezionati e la documentazione didattico amministrativa di supporto; acquisisce, se necessario, ulteriori documenti che ritiene utili ai fini del soddisfacimento dei requisiti.
A conclusione della visita con il supporto della Segreteria della Commissione viene compilato il verbale, che viene sottoscritto dal team di verifica e dal legale rappresentante del provider o suo delegato.
La visita può produrre un esito:
1. positivo: se i requisiti sono soddisfatti;
2. negativo: se il provider non è accreditabile per gravi difformità con i requisiti di cui all’allegato A del presente manuale. Sono gravi difformità le violazioni molto gravi previste dall’art. 86 dell’Accordo Stato-Regioni n.14/2017.
Regione Lombardia, Ente Accreditante, attribuisce con propria determinazione l’accreditamento standard al provider o, in caso di carenze, il diniego all’accreditamento riportando le motivazioni della decisione presa. Notifica al provider il relativo provvedimento e lo carica nella sezione dedicata della piattaforma ECM-CPD Nel caso di diniego, la domanda potrà essere ripresentata decorsi 6 mesi dalla data di notifica del provvedimento qualora siano state eliminate le cause del diniego.
La conferma e il rinnovo dell’accreditamento standard
L’accreditamento standard cessa, decorsi 4/8 anni dalla data di notifica del provvedimento. Nel corso dell’ultima annualità, PoliS-Lombardia programma una visita di verifica ai provider S4/S4A (ovvero standard da 4/8 anni) finalizzata a confermare la permanenza nel tempo dei requisiti di accreditamento, fatto salvo il caso in cui il provider non comunichi l’intenzione di interrompere l’accreditamento con Regione Lombardia; al tempo stesso la visita programmata da PoliS-Lombardia consente anche di indagare in modo graduato la qualità del provider. PoliS-Lombardia comunica la data di convocazione e la sede di svolgimento della visita con un preavviso di almeno 10 giorni. In caso di indisponibilità del provider, stabilisce e comunica un’ulteriore e inderogabile data di visita.
Il team di verifica incaricato della visita è composto da almeno due esperti dell’Osservatorio regionale ECM e uno/due componenti della Segreteria della Commissione ECM.
Comune alle diverse tipologie di visite è che il conseguimento e il mantenimento dell’accreditamento provvisorio, standard e il suo rinnovo, sono subordinati alla valutazione positiva di tutti i requisiti, considerati complessivamente, elencati nell’Allegato “A” del presente Manuale.
In particolare, il team dell’Osservatorio ECM effettuerà tre livelli di verifica:
a) la verifica giuridico-amministrativa dell’affidabilità della struttura organizzativa alla luce delle risorse amministrative ed economiche necessarie per la configurazione di un’organizzazione stabilmente finalizzata alla formazione continua in ambito sanitario;
b) la verifica scientifico-qualitativa dell’affidabilità della struttura organizzativa alla luce delle risorse umane, scientifiche e qualitative dell’offerta formativa;
c) la verifica amministrativa dell’assenza di situazione di conflitto d’interesse o della
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presenza di interessi commerciali ai sensi delle vigenti regole in materia di ECM.
Nella valutazione complessiva sono altresì considerate:
a) le pregresse esperienze e performance in attività didattico/formativa in campo sanitario;
b) l’adozione di provvedimenti di ammonizione, sospensione o revoca dell’accreditamento;
c) le eventuali istruttorie degli organismi di verifica del sistema ECM.
Le inosservanze del presente Manuale sono riconducibili alle violazioni previste dal Titolo III dell’Accordo Stato-Regioni del 2 febbraio 2017.
Nel caso di visite di verifica, posto che sono rivolte a provider standard che hanno raggiunto un livello di maturità nel campo dell’Educazione Continua in Medicina, vengono utilizzate metodologie e strumenti adocratici (questionario ECM, griglia requisiti provider) idonei a rafforzare la qualità scientifica del provider e della formazione ECM erogata.
Oltre alle visite documentali (ispettive e di verifica) l’Osservatorio ECM assicura un monitoraggio costante dei provider accreditati attraverso l’attività di audit sugli eventi, anche da remoto e senza preavviso con il supporto della Segreteria della Commissione ECM.
In caso di comodato, affitto o cessione d’azienda, trasformazione, fusione o scissione della società è possibile trasferire o concedere in godimento l’accreditamento del provider. L’efficacia della voltura dell’accreditamento è subordinata alla valutazione positiva da parte dell’Ente accreditante della continuità del complesso organizzativo già accreditato.