Il processo di creazione di un budget

La fase immediatamente successiva all’ideazione dell’evento è la creazione di un budget.

Ma cos’è un budget?

Un budget, detto anche piano operativo economico, è un documento contabile/amministrativo che, rispetto ad un certo periodo di tempo, traduce in termini quantitativo-monetari il progetto425. Al giorno d’oggi gli enti teatrali, e le “aziende di spettacolo” in generale, non possono fare a meno di fare i conti con il sistema economico e proprio per questo necessitano di affidarsi agli strumenti dell’economia aziendale per riuscire a soddisfare il cosiddetto principio di economicità, che impone che le attività svolte dalle fondazioni culturali siano coerenti con la loro disponibilità economica, e che quindi le risorse in uscita siano bilanciate da quelle in entrata. Nel perseguire questa regola esse sono spesso aiutate dall’erogazione di contributi pubblici e a volte anche privati.

Nel caso della produzione di uno spettacolo teatrale, quando viene redatto, il budget deve essere il più realistico possibile, in modo da permettere di avere un’idea chiara dei costi che devono essere sostenuti per l’effettiva realizzazione della rappresentazione. Il responsabile amministrativo procede alla pianificazione del preventivo, insieme alla produzione, tenendo presente l’ipotetica disponibilità economica della Compagnia, i possibili contributi erogati dagli enti pubblici o privati e facendo delle supposizioni sull’incasso futuro. Per procedere con la stesura di questo documento è importante che siano stati

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R.N. ANTHONY,D.F.HAWKINS,D.M.MACRÌ,K.A.MERCHANT, Sistemi di controllo, McGraw-Hill, 2001.

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raccolti più elementi possibili relativamente alla programmazione e alla pianificazione delle azioni, alle tempistiche, ai costi necessari per la produzione e per l’allestimento; inoltre si devono avere ben chiare le informazioni sui compensi di tutti i collaboratori, non solo del team artistico ma anche di quello tecnico ed organizzativo per poter elaborare i dati in modo corretto e preciso. Il Budget deve essere definito in ogni sua dettagliata componente, allocando prudentemente le risorse disponibili nei materiali e nel lavoro per la costruzione delle scenografie e per la realizzazione dei costumi, senza sprechi e rispettando il vincolo di bilancio. In corso d’opera esso può ovviamente subire delle variazioni e per questo viene costantemente aggiornato. Bisogna tenere presente inoltre che in ogni budget si devono individuare dei costi fissi di gestione, cioè quei costi che sono presenti indipendentemente dall’attività che sto svolgendo. Lo scopo del documento è quindi quello di fornire una previsione sulla sostenibilità del progetto, sulle risorse economiche necessarie per la sua realizzazione, se esso è in grado di autoalimentarsi o se deve essere sostenuto; è inoltre una vera e propria guida durante la fase di produzione e diventa, in corso d’opera , uno strumento di programmazione delle attività e delle linee da seguire, di coordinamento e di comunicazione tra le parti e anche di motivazione verso il raggiungimento dei propri obbiettivi per coloro che lavorano al progetto426.

Generalmente, nella stesura del budget, il responsabile mira a seguire alcuni principi fondamentali:

- la chiarezza; ossia il budget deve essere chiaro e leggibile, analitico e comprensibile, per tutti i suoi interlocutori, anche quelli esterni; - l’oculatezza; i costi devono essere calcolati sulla base di dati

realistici, basati sull’identificazione dei fornitori di materiali e servizi, senza tralasciare dati informativi comparativi;

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- la prudenza; si deve essere cauti nelle stime di costi e di ricavi, soprattutto in presenza di variabili operative incerte. Inoltre si deve tenere conto dell’alta percentuale di imprevisto che caratterizza le organizzazioni di produzione culturale, come ad esempio i ritardi rispetto al calendario, gli incidenti, la burocrazia;

- l’operatività; ossia prevedere dei margini che consentano una ragionevole flessibilità, effettuare controlli e aggiornamenti;

- il collegamento finanziario; cioè il budget è strettamente legato alla tesoreria e viceversa, entrambi possono determinare informazioni necessarie l’un l’altro, ad esempio quando si ricorre al credito per finanziare la produzione, è necessario evidenziare nel budget gli eventuali oneri finanziari;

- la responsabilità; sono definiti dei responsabili del rispetto della previsione di spesa427.

Scrivere un piano economico preventivo sulla base di queste linee guida aiuta ad avere delle previsioni maggiormente affidabili.

Elemento fondamentale da tenere in considerazione nel preventivo, è la distinzione tra quelli che sono i costi/ricavi diretti, che presentano un legame con la produzione artistica, in quanto sorgono e si estinguono con essa, come per esempio il costo delle scenografie, i costi per la regia o per i costumi; e i costi/ricavi indiretti, che sono invece quelli che riguardano il personale interno che non è direttamente coinvolto nello specifico progetto oppure costi di manutenzione della struttura428. Generalmente nel budget vengono considerati i costi/ricavi diretti del progetto in questione ed una quota percentuale di quelli indiretti, che sono suddivisi quindi tra tutte le produzioni dell’organizzazione culturale. Entrambe le categorie si possono suddividere in costi/ricavi fissi, cioè

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RGANO, La gestione dei progetti di spettacolo, Milano 1997

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P.FERRARESE, Lineamenti di report per le aziende di cultura. Elementi di project management

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valori che rimangono stabili indipendentemente dal volume di attività o dallo sfruttamento dello spettacolo, come per esempio la scenografia, i costumi o i copioni; e costi/ricavi variabili, ossia quei costi che aumentano o diminuiscono in proporzione all’aumento dell’attività, si intendono quindi tutti i costi vivi delle tournèe come diarie, i trasporti, montaggi e smontaggi, facchinaggi o viaggi429.

Altro punto da valutare è il tipo di rapporto contrattuale che lega artisti, tecnici e organizzatori al progetto. Essi hanno un compenso diverso in base al loro ruolo, gli artisti infatti si devono considerare liberi professionisti, quindi non subordinati, mentre i tecnici sono lavoratori dipendenti per i quali la Compagnia ha il dovere di versare oneri previdenziali, assistenziali e assicurativi. Vi sono poi altre figure alle quali viene invece elargito un compenso unico, come per esempio il regista.

Tenuto conto di tutte le informazioni sopracitate, il budget preventivo viene predisposto e approvato prima di iniziare la produzione. È un documento importante anche ai fini di trasparenza per poter accedere a dei finanziamenti o ai contributi pubblici.

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