Processo di Approvvigionamento azienda F.lli Bernini Srl

Per competere, crescere ed acquisire vantaggio le aziende hanno bisogno di rischiare. Il rischio come già accennato è un fattore intrinseco a qualsiasi attività economica e già da molti anni oggetto di studi e analisi ritenuti necessari per una gestione efficace di un’azienda. Tuttavia generalmente si sente parlare di rischio in tema di sicurezza nelle imprese o di rischi finanziari, tematiche sulle quali oggigiorno le aziende incentrano molti dei loro investimenti e molte risorse. Studiare i rischi dei soli processi ritenuti importanti o solo di aspetti legati a normative alle quali dover conformarsi

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non prendendo in considerazione tutti gli altri è un approccio fallimentare se la finalità dell’azienda è quella di implementare un sistema di gestione della qualità. Per ottenere questo risultato, infatti, occorre che il risk based thinking pervada l’organizzazione nel suo complesso e ogni suo processo, ciò nonostante ancora oggi nella stragrande maggioranza delle aziende italiane si fatica a comprenderne l’importanza. Quanto appena detto mi ha spronata ad intraprendere lo studio del processo di approvvigionamento di una piccola azienda di impianti elettrici. La decisione di analizzare e mappare questo processo in particolare, in riferimento all’azienda in oggetto, nasce dalla consultazione del loro conto economico, più nello specifico della voce riguardante i costi dalla quale emerge come i costi legati all’acquisito e all’approvvigionamento di materie prime siano il 43,5% dei costi totali. Questo non è affatto un caso limite, al contrario, in generale si stima che il peso degli acquisti diretti e indiretti costituiscano circa il 70% del totale dei costi aziendali54_{. Aspetto forse ancora più rilevante è che, secondo degli}

studi55_{, l’ottenimento di un risparmio nel processo di approvvigionamento}

possa incidere, generalmente, sul margine operativo aziendale nella misura di 1 a 10 rispetto al fatturato, ciò significa che è necessario incrementare il fatturato di 10 euro per ottenere lo stesso beneficio, in termini di margine operativo, che ottengo con un risparmio di 1 euro sugli acquisti. Queste sono le motivazioni che mi hanno spinta a voler analizzare questo specifico processo e a valutarne i possibili rischi così da poter individuare azioni e strategie con l’obiettivo principale di una riduzione dei costi.

Descrizione del processo di approvvigionamento azienda F.lli Bernini srl.: Il processo di approvvigionamento per un’azienda di piccole dimensioni risulta molto semplice. Il titolare ottenuto il lavoro si reca sul luogo dove,

54 _{Il peso degli acquisti diretti (materia prima) e indiretti (pubblicità, assicuraz.) che risultano}

costituire circa il 70% del totale dei costi aziendali, tratto da https://www.ingegneria.unisalento.it/c/document_library/get_file?folderId=22317741&name=D LFE-74043.pdf

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insieme ad architetti o ingegneri, visiona il progetto e stabilisce la quantità di materiale necessario, attività n.1. Comunica ai propri dipendenti il materiale che occorre per il lavoro così che possano verificarne la presenza in magazzino, attività n.2 e 3. In caso di assenza del materiale nel magazzino dell’azienda sono due le casistiche: se la quantità di ordine da effettuare è irrisoria in termini di quantità e costi allora lo stesso dipendente in autonomia può contattare il fornitore con il quale l’azienda, essendo il più vicino geograficamente, da anni ha stabilito accordi a suo vantaggio, attività n.4. Il dipendente quindi acquista il materiale necessario sul posto e riceve la fattura che consegnerà al titolare, che pagherà alla scadenza, attività n. 12,

13, 14 e 15. Al contrario in caso di ordinativi con ammontare elevato, sia in

termini di costi che quantità, è il titolare che contatta i soliti 4/5 fornitori per richiedere un preventivo, attività n. 5. Consultati i vari preventivi ottenuti sceglie il fornitore ed effettua l’ordine, attività n. 7,8 e 9, che gli verrà recapitato in azienda con annessa fattura, attività n.10 e 11. Il titolare pagherà la fattura a scadenza, attività n.15.

Rappresentazione grafica del processo del processo di Approvvigionamento azienda F.lli Bernini Srl.:

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Valutazione dei rischi e azioni per il loro trattamento:

Definita in precedenza la rilevanza di tale processo per la struttura dei costi dell’azienda emerge la necessità di sviluppare un efficace sistema di gestione dei rischi connessi. Possibile punto di partenza per una tale analisi è porsi delle domande riguardanti aspetti generali come: su quali basi vengono selezionati i fornitori? Rischio di business e rischio di approvvigionamento vengono valutati complessivamente o in modo separato? Conosciamo il profilo di rischio operativo e finanziario dei nostri fornitori? E più nello specifico: esiste un processo aziendale per individuare le categorie di forniture critiche? Abbiamo dati sufficienti ad individuare efficaci strategie di gestione del rischio delle forniture?

Rischi del processo individuati:

a) il primo rischio del processo individuato riguarda la mancata

effettuazione della ricerca del materiale necessario, attività n.2,,

infatti, è pratica comune passare direttamente dalla visione del progetto alla richiesta di preventivi o all’acquisto sul posto senza controllare quanto presente all’interno del magazzino. L’assunzione di un tale comportamento ha conseguenze negative sia sulla gestione del magazzino sia sui costi in quanto viene acquistato materiale già presente, oltretutto composto da prodotti soggetti ad usura e obsolescenza. Azioni preventive individuate: al termine della fase di inventario creare un registro contenete la descrizione e la quantità di tutto il materiale presente in magazzino modificabile e consultabile in modo agile e in qualsiasi momento. Altra azione adottabile riguarda l’introduzione di un sistema di pianificazione definito MRP (Material

Requirements Planning) “è una logica di pianificazione della produzione

a capacità infinita e orientata alla riduzione delle scorte. Si tratta di una tecnica per determinare la quantità e le scadenze per l’acquisizione dei materiali a domanda dipendente, necessari a soddisfare le richieste del piano principale di produzione a seguito dell’esplosione dei fabbisogni

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generati a partire dalle date di consegna e dalla distinta base dei prodotti presenti nel piano principale di produzione. La logica con cui le attività vengono allocate alle risorse e del tipo a ritroso o utilizzando la terminologia inglese di tipo “backward planning”. Questo tipo di allocazione tenta di fasare tutte le attività di produzione interna e di approvvigionamento esterno secondo una logica del “al piu tardi” così da ridurre al minimo le scorte interoperazionali e la scorta di prodotto finito […] Gli output di questa metodologia sono rappresentati:

• dalla pianificazione degli ordini di acquisto (che deve essere convalidata dall’ufficio acquisti per essere resa operativa),

• dagli ordini di produzione pianificati (che saranno passati ad un eventuale modulo di programmazione operative e ottimizzazione quale uno schedulatore),

• da eventuali messaggi correlati alla fase di programmazione della domanda.56_”

Dunque consente di ottenere in termini di risultati: • Il coordinamento della logistica dei materiali; • La minimizzazione delle scorte;

• La massimizzazione del livello di servizio.

Altra azione da poter considerare riguarda l’acquisizione del materiale solo al momento del suo utilizzo, prevedendo, affinché tale strategia sia attuabile, un accordo con i fornitori riguardo il reso del materiale in eccedenza al termine del lavoro.

b) La seconda tipologia di rischio riscontrata nel processo riguarda

l’allungamento dei tempi che può essere determinato da più fattori i

principali determinati da una mancante classificazione preventiva degli acquisti e una mancata valutazione nella scelta dei fornitori. Per l’analisi

56 _{https://www.athena.zcu.cz/batcos/demo_it/c05m04it/c05m04u03s02it/text.htm, consultato}

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dei rischi in riferimento alla classificazione degli acquisti e, successivamente, per l’individuazione delle strategie attuabili trovo adeguato l’utilizzo, come metodologia di indagine, della matrice di