Come gi`a detto in precedenza, l’esigenza di un sistema di business intelligence nasce da un utilizzo massivo di fogli excel per la gestione dei dati aziendali. Ogni attivit`a difatti utilizza una serie di fogli elettronici che ad oggi risultano essere confusionari e non pi`u performanti in relazione alle nuove esigenze e al crescere della mole dei dati stessi.
La selezione dei dati in esame per l’implementazione del nuovo sistema `e stata fatta dunque a partire da numerosi excel forniti dai responsabili di ogni attivit`a. In conformit`a con il GDPR alcuni dei dati contenuti in questi file sono stati mascherati, alterati o addirittura omessi. Ci`o comunque non ha impedito un’esaustiva raccolta di informazioni utili per questa prima fase di progettazione. Ad ogni responsabile di attivit`a `e stato richiesto un archivio di questi file.
Ovvimente ognuno degli excel conteneva una struttura differente in quanto redatto da attori differenti. La raccolta e l’interpretazione di questi dati ha richiesto molto tempo vista la variabilit`a delli stessi.
Ogni file presenta una struttura tabulare simil-csv, con una serie di attributi customizzati, i quali verranno trattati e modificati per poter adattare i dati al modello di business descritto in precedenza. Tali fasi di estrazione e trasfor- mazione verranno trattate pi`u avanti.
Di seguito `e possibile apprezzare un estratto di tali file.
Figure 16: Esempio file excel PKM - statistiche
• HR Per quanto riguarda tale attivit`a, i file ricevuti contenevano dati relativi alle risorse interne e ai processi di selezione di queste. Gli excel sono due e fanno riferimento al periodo 2018/2019
– 2019 Elenco Risorse LC - GB.xlsx contenente l’elenco delle risorse presenti nell’organico aziendale fino ad oggi;
– 20171203 Visura Corsi di Laurea AFU Sistema Informativo.xlsx con- tenente tutte le informazioni sulle universit`a e sui corsi di laurea. All’interno del file si riscontra la presenza di alcune statistiche riguardanti la provenienza delle risorse. Ovviamente tali statistiche sono calco- late a mano o con formule excel.
Inoltre vi `e la presenza di uno sheet aggiuntivo contenente le metriche relative al processo di recruiting;
• PKM Gli excel relativi all’attivit`a di gestione del personale contengono informazioni riguardo il loro percorso in azienda e le loro attivit`a sui pro- getti nei quali sono stati inseriti.
A partire da questi file risulta interessante analizzare la retention delle risorse e le performance interne in relazione all’operato dei propri dipen- denti. Anche in questo caso gli excel sono due, ognuno dei quali contenente diversi sheet;
– 20190218 Retention review.xlsx contenente i dati necessari per l’analisi della retention delle risorse interne. I dati sono suddivisi per anno (2018-2019): per ogni periodo vengono riportate le statistiche per seniority, tipologia cliente e cliente.
– 20190227 DB KM v0.xlsx contenente le informazioni relative alle at- tivit`a delle risorse sui progetti. Anche qui i dati vegnono raggup- pati secondo diversi criteri: strumenti utilizzati, info clienti, industry, ruolo risorsa, ambito.
• SALES in questo caso le info sono contenute in un unico file excel for- nito, all’interno del quale sono stati redatti diversi sheet per le esigenze dell’attivit`a.
– Dati sales 2019.xlsx contenente i dati relativi alle opportunit`a e alle richieste ricevute dai clienti. Qui ritroviamo informazioni riguardanti gli incontri con i clienti, le risorse proposte (con relative skills), rate della risorsa, esito dell’incontro (nel caso positivo l’effettivo concretiz- zarsi dell’opportunit`a).
Di seguito un estratto degli excel relativi all’attivit`a SALES
Figure 18: Esempio file excel SALES - dati opportunit`a
Le informazioni contenute in tali excel non presentano alcun tipo di strut- tura che possa rispecchiare uno schema rapportabile ad una base di dati. Difatti sia i file che gli sheet al loro interno non sono parlanti da questo punto di vista. Per questo motivo, nella fase di trasformazione `e stato necessario collegare le informazioni attraverso l’introduzione di nuovi campi che mettessero in comu- nicazione le tabulazioni.
Nonostante ci`o si `e cercato di ricreare uno schema dei dati cos`ı da portare all’attenzione la necessit`a di un sistema che possa organizzare e sfruttare al meglio tutte queste informazioni.
Nel diagramma seguente dunque possiamo osservare una schematizzazione dei file excel presentati in precedenza. I contenuti dei vari file sono stati rapp- resentati tramite un diagramma siml-entit`a-relazione cos`ı da porre un punto di partenza per la migrazione di tali informazioni verso un sistema pi`u completo e complesso.
Figure 19: AS-IS data - 1
Per semplicit`a grafiche, alcune di queste tabelle sono state ridimensionate in termini di campi per poterne mostrare il contenuto.
All’interno di questi excel venivano riportate anche delle statistiche calcolate a mano dai responsabili di ogni area.
Esempi di queste sono:
• Numero di colloqui sostenuti durante l’intero iter per facolt`a;
• Classifica delle top 10 universit`a in base al numero di colloqui sostenuti durante l’intero iter di selezione;
• Numero di inserimenti;
• Distribuzione del numero di uscite dall’azienda per tipologia di societ`a destinazione;
• Distribuzione del numero di risorse che hanno lasciato l’azienda, per livello di seniority e clienti.
I dati AS-IS non sono in grado di contribuire a soddisfare le domande di business che sono trapelate a seguito dell’analisi dei requisiti del sistema. Per ci`o l’obiettivo `e quello di selezionare da queste sorgenti le informazioni rilevanti e di effettivo interesse, trasformarle e manipolarle per lo scopo prefissato.