A.5 I REATI CONTRO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - PROTOCOLLI A PRESIDIO DEI RISCHI-REATO
A.5.1 Protocolli a presidio dei rischi-reato ex artt. 24 e 25 del D.Lgs. 231/2001
Selezione e assunzione del personale - Chief of Human Resources
Ref Descrizione Protocollo Evidenza Responsabile Frequenza
1_PA 1
Annualmente viene redatto un budget che individua gli eventuali cambi organizzativi, le modifiche all'organico, le variazioni degli stipendi previste, nonché il costo stimato per l'assunzione di nuove risorse.
Documento di
Nell'ambito delle attività di ricerca del personale, Credimi può avvalersi, a seconda del profilo richiesto, di canali di recruitment differenziati.
In particolare, il CHR può avvalersi del supporto di società specializzate nella selezione del personale, ricorrere allo strumento del "job posting", valutare eventuali conoscenze dirette di soggetti già impiegati presso la Società ovvero
considerare candidature spontanee qualora siano pervenute.
All'inizio del processo di selezione vengono analizzati i curricula vitae dei diversi candidati e viene effettuata un'attività di prima selezione volta ad individuare un congruo numero di soggetti
potenzialmente idonei a ricoprire la posizione richiesta e che potranno essere successivamente convocati per un colloquio conoscitivo.
4_PA 1
Il processo di selezione del candidato avviene sempre in maniera collegiale. In particolare, è previsto il coinvolgimento, in diversi step di colloquio, oltre che del Responsabile di Funzione richiedente la nuova risorsa, anche di almeno un altro Responsabile di Funzione.
Per la selezione di personale che deve ricoprire ruoli apicali oppure professionalità molto particolari, è sempre previsto anche il coinvolgimento dell'AD.
Policy - selezione e assunzione del
A conclusione delle attività di selezione e acquisizione della documentazione necessaria, si procede alla definizione della proposta contrattuale che viene
formalizzata all'interno del Modulo
"Domanda di Assunzione" e deve essere sottoposta al candidato per relativa accettazione.
Il contratto di lavoro che disciplina i rapporti tra Credimi e la nuova risorsa è sottoscritto dall'AD.
Contratto di lavoro
sottoscritto dall'AD AD Ad evento
Gestione di paghe, contributi e adempimenti fiscali - Chief of Human Resources
Ref Descrizione Protocollo Evidenza Responsabile Frequenza
1_PA 2
Al CFO è conferito il potere di: "redigere e sottoscrivere comunicazioni, certificazioni e/o dichiarazioni previste dalla normativa in materia contributiva, assistenziale e del lavoro, nonché rappresentare la Società avanti agli Enti Pubblici del Settore Lavoro (Ispettorato del Lavoro, INPS, INAIL, ASL, URLMO, ENPI, ecc.) ivi comprese le organizzazioni sindacali, negoziando e stipulando i relativi atti".
Atto di conferimento di procura speciale del 02.12.2016 n. 2609/1360 Rep
CFO Ad evento
2_PA 2
Credimi ha adottato un modello organizzativo che prevede
l'esternalizzazione di parte delle proprie funzioni aziendali.
In particolare, la Società ha
contrattualmente demandato ad un fornitore esterno specializzato nella prestazione di servizi informatici, organizzativi e amministrativi in favore di società operanti nel settore del Factoring Domestico l'erogazione di "Servizi Centralizzati".
Accordo per la
"Somministrazione di Servizi IT e Servizi Centralizzati"
AD
CFO
Ad evento
3_PA 2
Lo Studio Esterno designato da Credimi ha in carico, in collaborazione con il Fornitore di "Servizi Centralizzati", la predisposizione dei cedolini paga e il calcolo
dell'ammontare dei contributi da versare.
Accordo per la
"Somministrazione di Servizi IT e Servizi Centralizzati"
L'evasione degli adempimenti fiscali e previdenziali è contrattualmente affidata ad un Fornitore esterno di "Servizi Centralizzati", che pone in essere tutte le attività necessarie al calcolo degli adempimenti fiscali di competenza del Committente coordinandosi con lo Studio Esterno dallo stesso designato per la parte previdenziale e fiscale connessa al
personale dipendente e assimilato. Il Fornitore cura altresì la predisposizione dei modelli F24 e F23 di pagamento e la corretta e completa contabilizzazione degli stessi (fatta eccezione per la
predisposizione degli F24 relativi ai
contributi di dipendenti co.co.co. in quanto gestiti direttamente dal Committente).
Accordo per la
"Somministrazione di Servizi IT e Servizi Centralizzati"
5_PA 2
Il Fornitore di "Servizi Centralizzati", in collaborazione con lo Studio Esterno designato da Credimi, si occupa della predisposizione dei moduli necessari per le dichiarazioni fiscali spettanti al
Committente in quanto soggetto d'imposta.
Tra essi rientrano:
- Dichiarazione annuale IVA e comunicazione dati IVA (se tuttora esistente);
- Modello 770 semplificato e ordinario (se ne ricorrono i presupposti);
- Modello Unico;
- Modello IRAP;
- Comunicazione polivalente: blacklist, spesometro (operazioni attive e passive) e operazioni con San Marino (qualora esistenti);
- Comunicazione bollo virtuale;
- Comunicazione Certificazione Unica.
Accordo per la
"Somministrazione di Servizi IT e Servizi Centralizzati"
Il Fornitore di "Servizi Centralizzati"
monitora lo scadenziario degli
adempimenti obbligatori garantendo il rispetto delle scadenze previste.
In particolare, si impegna a sottoporre i moduli che ha predisposto al CFO entro i tre giorni lavorativi precedenti alla scadenza affinché sia garantito il rispetto dei termini di pagamento degli
adempimenti fiscali stabiliti dalla normativa vigente.
Ricevuti dal Fornitore i moduli necessari per le dichiarazioni fiscali, il CFO effettua un controllo e li valida affinché il Fornitore possa procedere con l'invio alle competenti autorità.
Ricevuti dal Committente i moduli necessari per le dichiarazioni fiscali sottoscritti, il Fornitore li trasmette per tempo alle Autorità competenti.
Moduli/dichiarazioni
Il Fornitore di "Servizi Centralizzati" si impegna a comunicare al Committente, entro i due giorni lavorativi precedenti alla scadenza, gli importi relativi agli
Importi calcolati dal Fornitore trasmessi al Committente
Fornitore di "Servizi
Centralizzati" Infrannuale
adempimenti fiscali e previdenziali di competenza del Committente per il mese di riferimento.
10_PA 2
Ricevuta da parte del Fornitore la comunicazione degli importi relativi agli adempimenti fiscali e previdenziali, il Committente li verifica e, se necessario, richiede eventuali correzioni.
In caso di verifica positiva, il CFO ne autorizza il pagamento al Fornitore.
Importi calcolati dal
Il Fornitore di "Servizi Centralizzati"
contabilizza a sistema gli importi relativi agli adempimenti fiscali e previdenziali liquidati dal Committente entro il giorno successivo alla ricezione.
Sistema contabile Fornitore di "Servizi
Centralizzati" Infrannuale
Gestione dei rapporti con Enti Pubblici e Autorità Amministrative/Ispettive - Chief of Human Resources
Ref Descrizione Protocollo Evidenza Responsabile Frequenza
1_PA 3
Al CFO è conferito il potere di: "redigere e sottoscrivere comunicazioni, certificazioni e/o dichiarazioni previste dalla normativa in materia contributiva, assistenziale e del lavoro, nonché rappresentare la Società avanti agli Enti Pubblici del Settore Lavoro (Ispettorato del Lavoro, INPS, INAIL, ASL, URLMO, ENPI, ecc.) ivi comprese le organizzazioni sindacali, negoziando e stipulando i relativi atti".
Atto di conferimento di procura speciale del 02.12.2016 n. 2609/1360 Rep
CFO Ad evento
Selezione e gestione dei fornitori di beni e servizi - Chief Financial Officer
Ref Descrizione Protocollo Evidenza Responsabile Frequenza
1_PA 4
L'iter di selezione di un nuovo fornitore avviene nel rispetto del principio di collegialità e prevede il coinvolgimento di più soggetti. In particolare, il Responsabile della Funzione interessata gestisce il processo potendosi confrontare in qualunque momento con l'AD.
Partecipazione di più
2_PA 4
Il processo prende avvio ad iniziativa del Responsabile della Funzione interessata che rileva la necessità di avvalersi di un nuovo fornitore a fronte di un'esigenza specifica (es. dotarsi di una nuova soluzione tecnologica, acquistare un servizio
consulenziale, di un pc etc.).
In seguito viene effettuata una fase di ricerca sul mercato per individuare i fornitori che sarebbero in grado di offrire il servizio, che si conclude con la richiesta ai potenziali partner individuati di formulare un'offerta.
La scelta dei fornitori avviene sulla base di valutazioni obiettive e imparziali fondate sulla qualità, sul prezzo e sulle garanzie fornite.
Per la scelta delle agenzie creative la Società adotta un formale processo di gara tra professionisti. In particolare, il processo prende avvio con la formalizzazione da parte del CMO di un brief nel quale vengono rappresentati gli obiettivi del progetto e tutte le informazioni utili per la sua realizzazione, che viene sottoposto ad un numero variabile di potenziali fornitori.
La valutazione delle proposte avanzate dalle agenzie coinvolte nel processo di selezione avviene, poi, sulla base di parametri definiti ex ante (seppur variabili alla luce delle esigenze del caso concreto).
Brief
La valutazione dei fornitori "in gara"
avviene mediante l'attribuzione di un punteggio numerico a fronte del rispetto o meno di specifici parametri definiti in fase di avvio del processo di selezione. Tali criteri possono variare a seconda delle esigenze peculiari di ciascun progetto, ma vengono comunque preliminarmente formalizzati e resi noti.
Nella griglia dei parametri tenuti in considerazione rientrano, ad esempio:
creatività, disponibilità di tempo e risorse, prezzo.
Griglia dei parametri di valutazione e punteggi attribuiti
CMO Ad evento
6_PA 4
Tutte le volte in cui l'attività di ricerca e selezione del fornitore sia volta alla conclusione di contratti di importo pari o superiore ad € 20.000, è necessario richiedere offerte ad almeno tre fornitori diversi.
Terminato il processo di ricerca, il Responsabile della Funzione interessata redige un report di valutazione dei fornitori e propone la propria scelta all'AD per l'approvazione finale.
Qualora, in virtù delle specifiche esigenze del caso concreto, non sia possibile richiedere più offerte a fornitori diversi, il Responsabile della Funzione interessata predispone un report indirizzato all'AD in cui illustra i motivi dell'infungibilità e il fornitore individuato per ottenere l'approvazione alla conclusione del contratto.
Gestione dei pagamenti ai fornitori - Chief Financial Officer
Ref Descrizione Protocollo Evidenza Responsabile Frequenza
1_PA 5
Per effetto del conferimento di procura speciale, il CFO è titolare del potere di negoziare, stipulare ed eseguire contratti bancari (ivi inclusi, a titolo meramente esemplificativo e non esaustivo, i finanziamenti, i mutui e le aperture di credito), senza alcun limite.
Atto di conferimento
In occasione del management meeting settimanale, il CFO si interfaccia con l'Amministratore Delegato al fine di discutere insieme l'andamento economico-finanziario dell'azienda.
Minuta e to-do list elaborate in sede di incontro
CFO Settimanale o
mensile
3_PA 5
Le disposizioni di pagamento sono
effettuate soltanto dai soggetti la cui firma è depositata presso l'istituto di credito.
In particolare, sono individuati i soggetti legittimati ad operare per conto della società e i limiti dei relativi poteri.
Specimen di firma AD
CFO
Ad evento
4_PA 5
Credimi ha adottato un modello organizzativo che prevede
l'esternalizzazione di parte delle proprie funzioni aziendali.
In particolare, la Società ha
contrattualmente demandato ad un fornitore esterno specializzato nella prestazione di servizi informatici, organizzativi e amministrativi in favore di società operati nel settore del Factoring Domestico l'erogazione di "Servizi Centralizzati".
Accordo per la
"Somministrazione di Servizi IT e Servizi Centralizzati"
AD
CFO
Ad evento
5_PA 5
Credimi e il Fornitore di "Servizi Centralizzati" individuano, al proprio interno, ciascuno per quanto di propria competenza, un Responsabile della funzione di collegamento tra le Parti.
In particolare, le Parti comunicano, l'una all'altra, i compiti assegnati ai rispettivi responsabili con specifico riferimento alle attribuzioni afferenti la trasmissione di documenti, informazioni e dati necessari alla prestazione del servizio oggetto dell'Accordo.
Accordo per la
"Somministrazione di Servizi IT e Servizi Centralizzati"
Credimi invia regolarmente (almeno settimanalmente) al Fornitore di "Servizi Centralizzati" le fatture ricevute dai propri clienti affinché questi possa provvedere alla registrazione contabile delle stesse.
Fatture CFO Ad evento
7_PA 5
Il Fornitore di "Servizi Centralizzati"
provvede alla registrazione contabile delle fatture sulla base dei flussi informativi provenienti da Credimi.
Fatture Fornitore di "Servizi
Centralizzati" Ad evento
8_PA 5
Il Responsabile del contratto verifica che ci sia corrispondenza tra la fattura e il relativo contratto/ordine.
Scambio di mail tra Responsabile del contratto e CFO
Responsabile del
contratto Ad evento
9_PA 5
Ricevuta, da Credimi, l'autorizzazione ad effettuare il pagamento, il Fornitore di
"Servizi Centralizzati" provvede ad eseguirlo.
L'attività di registrazione nel sistema contabile delle movimentazioni derivanti da operazioni di pagamento ed incasso è contrattualmente affidata al Fornitore di
"Servizi Centralizzati", che provvede in seguito alla ricezione delle relative informazioni da parte di Credimi.
Accordo per la
"Somministrazione di Servizi IT e Servizi Centralizzati"
Fornitore di "Servizi
Centralizzati" Ad evento
11_PA 5
Entro il mese successivo a quello in cui viene effettuato il pagamento, il Fornitore di "Servizi Centralizzati" verifica la correttezza delle registrazioni effettuate dalla banca in relazione all'importo e alla data di valuta del pagamento.
Prospetto delle
Credimi effettua regolarmente un controllo sull'operato del Fornitore di "Servizi Centralizzati": in particolare, verifica che il pagamento effettuato dal provider sia coerente con l'ordine di acquisto al fornitore e con la fattura trasmessagli.
Prospetto delle riconciliazioni bancarie
CFO Settimanale o
mensile
Erogazione del credito - Chief Financial Officer
Ref Descrizione Protocollo Evidenza Responsabile Frequenza
1_PA 6
Credimi ha adottato un modello organizzativo che prevede
l'esternalizzazione di parte delle proprie funzioni aziendali.
In particolare, la Società ha
contrattualmente demandato ad un fornitore esterno specializzato nella prestazione di servizi informatici, organizzativi e amministrativi in favore di società operati nel settore del Factoring Domestico l'erogazione di "Servizi Centralizzati".
Accordo per la
"Somministrazione di Servizi IT e Servizi Centralizzati"
AD
CFO
Ad evento
2_PA 6
Credimi e il Fornitore di "Servizi Centralizzati" individuano, al proprio interno, ciascuno per quanto di propria competenza, un Responsabile della funzione di collegamento tra le Parti.
In particolare, le Parti comunicano, l'una all'altra, i compiti assegnati ai rispettivi responsabili con specifico riferimento alle attribuzioni afferenti la trasmissione di documenti, informazioni e dati necessari alla prestazione del servizio oggetto dell'Accordo.
Accordo per la
"Somministrazione di Servizi IT e Servizi Centralizzati"
Atto di attribuzione dei poteri
CFO Ad evento
3_PA 6
Terminata con esito positivo la fase di valutazione del prenditore, il CLO propone al cliente un'offerta di finanziamento.
Offerta di
finanziamento CLO Ad evento
4_PA 6
Accettata l'offerta da parte del cliente, la piattaforma produce un flusso contenente le corrette istruzioni di pagamento indirizzato al Fornitore di "Servizi Centralizzati".
Flusso generato dalla piattaforma
Piattaforma
informatica Ad evento
5_PA 6
Il Fornitore di "Servizi Centralizzati"
provvede alla registrazione contabile dei finanziamenti sulla base dei flussi informativi provenienti da Credimi.
Flusso generato dalla piattaforma
Fornitore di "Servizi
Centralizzati" Ad evento
6_PA 6
A fronte del flusso di cui al punto precedente, il Fornitore di "Servizi Centralizzati" provvede ad eseguire il pagamento e alla registrazione contabile del finanziamento.
Flusso generato dalla piattaforma
Fornitore di "Servizi
Centralizzati" Ad evento
7_PA 6
Entro il mese successivo a quello in cui viene effettuato il pagamento, il Fornitore di "Servizi Centralizzati" verifica la correttezza delle registrazioni effettuate dalla banca in relazione all'importo e alla data di valuta del pagamento.
Prospetto delle
Credimi effettua periodicamente un controllo sull'operato del Fornitore di
"Servizi Centralizzati".
Prospetto delle riconciliazioni bancarie
CFO Settimanale o
mensile
Gestione dei rapporti con Enti Pubblici e Autorità Amministrative/Ispettive - Chief Financial Officer
Ref Descrizione Protocollo Evidenza Responsabile Frequenza
1_PA 7
Al CFO è conferito il potere di: "redigere e sottoscrivere comunicazioni, certificazioni e/o dichiarazioni previste dalla normativa in materia contributiva, assistenziale e del lavoro, nonché rappresentare la Società avanti agli Enti Pubblici del Settore Lavoro (Ispettorato del Lavoro, INPS, INAIL, ASL, URLMO, ENPI, ecc.) ivi comprese le organizzazioni sindacali, negoziando e stipulando i relativi atti".
Atto di conferimento di procura speciale del 02.12.2016 n. 2609/1360 Rep
CFO Ad evento
Gestione del rimborso spese (attività strumentale) - Chief Financial Officer
Ref Descrizione Protocollo Evidenza Responsabile Frequenza
1_PA 8
Credimi ha adottato una regola generale in forza della quale non vengono erogati anticipi di denaro contante.
Linee Guida
AD
CFO
Ad evento
2_PA 8
Le spese sostenute in trasferta e in occasione di colazioni, pranzi e cene con clienti e/o potenziali clienti vengono giustificate mediante nota spese.
Nota spese in Excel Trasfertista Ad evento
3_PA 8
Le spese effettivamente sostenute dal dipendente possono essere oggetto di rimborso solo qualora adeguatamente supportate da documentazione giustificativa riconosciuta fiscalmente secondo la normativa vigente.
Nota spese in Excel
Documentazione giustificativa
Trasfertista Ad evento
4_PA 8
La nota spese viene redatta mediante la compilazione di un rendiconto delle spese su un apposito File Excel a cui viene allegata la relativa documentazione giustificativa.
Nota spese in Excel
Documentazione giustificativa
Trasfertista Ad evento
5_PA 8
Le note spese vengono sottoposte alla firma dell'AD e trasmesse al CFO per gli opportuni controlli.
La nota spese dell'Amministratore Delegato viene approvata dal CFO.
Nota spese in Excel sottoscritta per
Il rendiconto delle spese, corredato della relativa documentazione giustificativa, viene trasmesso al CFO affinché possa effettuare il controllo di merito e sull'inerenza.
Nota spese in Excel
Documentazione giustificativa
CFO Ad evento
7_PA 8
Il rimborso di quanto sostenuto dal dipendente viene erogato dal CFO
mediante bonifico bancario entro un mese dalla presentazione della nota spese.
Nota spese in Excel
Ricevuta bonifico
CFO Ad evento
8_PA 8
Effettuato il pagamento del rimborso spese, il CFO archivia e conserva la documentazione ad esso relativa.
Documentazione relativa al rimborso spese
CFO Ad evento
Selezione e gestione dei fornitori di beni e servizi - Chief Marketing Officer
Ref Descrizione Protocollo Evidenza Responsabile Frequenza
1_PA 9
L'iter di selezione di un nuovo fornitore avviene nel rispetto del principio di collegialità e prevede il coinvolgimento di più soggetti. In particolare, il Responsabile della Funzione interessata gestisce il processo potendosi confrontare in qualunque momento con l'AD.
Partecipazione di più
Il processo prende avvio ad iniziativa del Responsabile della Funzione interessata che rileva la necessità di avvalersi di un nuovo fornitore a fronte di un'esigenza specifica (es. dotarsi di una nuova soluzione tecnologica, acquistare un servizio
consulenziale, di un pc etc.).
In seguito viene effettuata una fase di ricerca sul mercato per individuare i fornitori che sarebbero in grado di offrire il servizio, che si conclude con la richiesta ai potenziali partner individuati di formulare un'offerta.
La scelta dei fornitori avviene sulla base di valutazioni obiettive e imparziali fondate sulla qualità, sul prezzo e sulle garanzie fornite.
Per la scelta delle agenzie creative la Società adotta un formale processo di gara tra professionisti. In particolare, il processo prende avvio con la formalizzazione da parte del CMO di un brief nel quale vengono rappresentati gli obiettivi del progetto e tutte le informazioni utili per la
Brief
Offerte sviluppate dalle agenzie creative
CMO Ad evento
sua realizzazione, che viene sottoposto ad un numero variabile di potenziali fornitori.
La valutazione delle proposte avanzate dalle agenzie coinvolte nel processo di selezione avviene, poi, sulla base di parametri definiti ex ante (seppur variabili alla luce delle esigenze del caso concreto).
5_PA 9
La valutazione dei fornitori "in gara"
avviene mediante l'attribuzione di un punteggio numerico a fronte del rispetto o meno di specifici parametri definiti in fase di avvio del processo di selezione. Tali criteri possono variare a seconda delle esigenze peculiari di ciascun progetto, ma vengono comunque preliminarmente formalizzati e resi noti.
Nella griglia dei parametri tenuti in considerazione rientrano, ad esempio:
creatività, disponibilità di tempo e risorse, prezzo.
Tutte le volte in cui l'attività di ricerca e selezione del fornitore sia volta alla conclusione di contratti di importo pari o superiore ad € 20.000, è necessario richiedere offerte ad almeno tre fornitori diversi.
Terminato il processo di ricerca, il Responsabile della Funzione interessata redige un report di valutazione dei fornitori e propone la propria scelta all'AD per l'approvazione finale.
Qualora, in virtù delle specifiche esigenze del caso concreto, non sia possibile richiedere più offerte a fornitori diversi, il Responsabile della Funzione interessata predispone un report indirizzato all'AD in cui illustra i motivi dell'infungibilità e il fornitore individuato per ottenere l'approvazione alla conclusione del contratto.
Erogazione del credito - Chief Lending Officer
Ref Descrizione Protocollo Evidenza Responsabile Frequenza
1_PA 10
Credimi ha adottato un modello organizzativo che prevede
l'esternalizzazione di parte delle proprie funzioni aziendali.
In particolare, la Società ha
contrattualmente demandato ad un fornitore esterno specializzato nella prestazione di servizi informatici, organizzativi e amministrativi in favore di società operati nel settore del Factoring Domestico l'erogazione di "Servizi Centralizzati".
Accordo per la
"Somministrazione di Servizi IT e Servizi Centralizzati"
AD
CFO
Ad evento
2_PA 10
Credimi e il Fornitore di "Servizi Centralizzati" individuano, al proprio interno, ciascuno per quanto di propria competenza, un Responsabile della funzione di collegamento tra le Parti.
In particolare, le Parti comunicano, l'una
In particolare, le Parti comunicano, l'una