Punti di forza e di debolezza (Strengths and Weaknesses)

Nel concreto del contesto aziendale, l’analisi interna si è dunque materializzata in un’azione di ascolto e comprensione delle problematiche più diffuse all’interno dell’azienda.

Le direttive del management spingevano soprattutto sulla comprensione dei punti di debolezza: per questo, nel corso dell’analisi, ci si è focalizzati soprattutto su questi, per far seguire poi alla fase di diagnosi quella di prognosi, dove il candidato ha suggerito alcune possibili azioni correttive finalizzate al miglioramento dei processi e di gestione del cambiamento.

Nel corso delle interviste tenute dal candidato con i vari attori presenti all’interno della struttura organizzativa, si è dunque cercato di delineare, talvolta con domande esplicite, talaltra con questioni indirette, quali fossero in particolare le difficoltà emerse nel contesto lavorativo, con uno sguardo accurato a quelle direttamente collegabili ai cambiamenti di tipo tecnologico e gestionale avvenuti nell’azienda.

Dall’insieme di interviste effettuate, sono dunque emerse tutta una serie di problematiche che costituiscono i veri punti di debolezza gestionali della società. Una volta raccolte, le problematiche sono state poi organizzate raggruppandole in

clusters afferenti ai vari processi e macroprocessi individuati in fase di process

mapping.

4.3.1 Punti di debolezza Approvvigionamento

Dopo una serie di interviste trasversali, i principali punti di debolezza nell’area approvvigionamento che sono stati evidenziati sono i seguenti:

- L’analisi dello stock viene effettuata senza alcun prova statistica

- Il livello di riordino dello stock è stabilito senza alcun studio preliminare

- Completa assenza di un algoritmo per calcolare le quantità di riapprovvigiona- mento automatico

- Completa assenza di una dichiarazione di livello di servizio al cliente

- La maggior parte degli acquisti viene fatta in maniera urgente, con grande spreco di finanze

- Assenza di un segnale per avvertire i responsabili dell’approvvigionamento dell’arrivo di un “Sales Order” (avvertimento al momento fatto in maniera manuale)

- La gestione dei fornitori è effettuata in maniera del tutto approssimativa: • Non esistono analisi di mercato

• Non esistono partnerships

• Non esistono valutazioni delle performance dei fornitori

- Assenza di tecniche per la gestione dello stock, il che aumenta sensibilmente il valore del capitale immobilizzato ed i costi di stoccaggio in magazzino

In generale, si può asserire che l’azienda non dedica la giusta attenzione alla diagnosi delle problematiche – forse semplicemente perché si dà per scontato che i problemi siano conosciuti all’interno dell’azienda, quando spesso non è così, anche all’interno degli stessi uffici – e dunque manca la capacità di sfruttare questa fase come possibile abilitatore ad un approccio proattivo di gestione. Le potenzialità della base di dati unica del software ERP non sono assolutamente sfruttate dall’azienda, e quindi il cambiamento rischia di essere avvertito solo come un appesantimento burocratico e quindi un problema in più per i dipendenti, invece che un’occasione per fare efficienza e risultare più efficaci.

4.3.2 Punti di debolezza Assistenza Post-Vendita

Analogamente, lo stesso lavoro è stato effettuato per quanto riguarda i processi afferenti al servizio di assistenza post-vendita. I principali punti di debolezza in questo ambito sono risultati essere:

- La base dati è praticamente inutilizzata: mancano probabilmente delle risorse umane dedicate all’analisi dei reclami e dei difetti tecnici più frequenti

- Nessun indicatore sull’assistenza post-vendita è stato introdotto

- Esistono differenti tecniche di gestione delle informazioni nei due stabilimenti di Beauchamp e Mandelieu-La-Napoule

- Grossi problemi di gestione dei rapporti con i Service Dealers

- SAP non gestisce il lato tecnico degli interventi (es.: nessuno storico per imbarcazione, solo vista per cliente)

Anche in questo caso, i principali problemi sono dovuti a mancanze, ed all’ignoranza su alcuni temi che potrebbero rendere il cambiamento più gradito ai dipendenti facendo loro saggiare la bontà delle innovazioni

- Il planning operativo viene fatto manualmente

- Vi è un sovraccarico di lavoro operativo per le fatturazioni 4.3.3 Punti di debolezza Magazzino

Nel magazzino, i problemi sono maggiormente di carattere operativo: l’introduzione di SAP, in questo campo, pare aver complicato alcune operazioni che prima erano percepite come più snelle da parte dei dipendenti. Le principali impasses riscontrate in questo settore sono risultate le seguenti:

- Non è stata stabilita alcuna memoria per la posizione dei pezzi nel software SAP R/3 (una volta svuotatasi una referenza, il database non tiene memoria del collegamento « tipo di referenza – luogo », e dunque i materiali cambiano continuamente di posizione)

- Nessun indicatore specifico è stato stabilito

- La comunicazione dei problemi ai motori tra il servizio di assistenza post-vendita ed i tecnici dell’atelier è fatta esclusivamente in maniera orale, aumentando così i rischi di fraintendimenti

In generale, qui l’introduzione di SAP è stata vissuta più come una limitazione alle libertà dei responsabili che un vero supporto alle procedure e processi. « Dobbiamo essere noi ad adattarci alla sua logica, quando credo dovrebbe essere il contrario » ha ammesso un magazziniere quasi in una dichiarazione di sfida nei confronti del sistema gestionale.

4.3.4 Punti di debolezza Vendita

I processi legati alla Vendita dei prodotti MTU sono piuttosto eterogenei tra loro, differenziandosi per clientela, tipo di prodotto e mercato. Per questo, è opportuno effettuare già almeno una prima divisione, anche in fase di analisi, tra i relativi

punti di debolezza. Di seguito, sono riportati dunque quelli relativi alla vendita di prodotti standard o con specificità tecniche:

- Lead Time al cliente elevato (dipendente, a monte, da un Time-to-market eccessivo)

- Eccessiva dipendenza dai tempi di trattamento amministrativo e di effettuazione ordini della casa madre di Friedrichshafen

- Qualità dell’informazione estremamente bassa: i processi di MTU Germania sono del tutto invisibili dalla Francia

- SAP non prevede alcuna modalità di gestione degli acconti

Qui, gli influssi del cambiamento c’entrano relativamente poco: i problemi sono gli stessi evidenziabili probabilmente nell’azienda già da prima dell’introduzione delle innovazioni tecnico-gestionali dell’ultimo anno. L’impossibilità di gestire gli acconti con il nuovo strumento SAP è però una lacuna grave, da colmare necessariamente.

Per il servizio di Export, invece, si sono riscontrate le seguenti problematiche: - Lead Time al cliente elevato (specialmente per i prodotti di Detroit Diesel)

- Rotture di stock (in Africa in particolar modo si vendono spesso motori anche vecchi, per cui è difficile trovare i relativi pezzi di ricambio)

- La formazione per i Service Dealers è molto cara, in relazione ai principali concorrenti

Anche in questo caso, dunque, pare che il cambiamento non sia il motivo portante delle problematiche operative riscontrate dai dipendenti : il problema si sposta dunque semmai sul tentare di capire come la mappatura dei processi, unitamente all’introduzione di SAP, possa andare ad agire da enabler e da facilitatore per queste problematiche.

4.3.5 Punti di debolezza Contabilità

La contabilità è forse l’area più massivamente toccata dall’introduzione del nuovo sistema ERP introdotto: qui, i dipendenti lavorano per il 90% del loro tempo nel nuovo software, e dunque sono forse tra gli utenti che più rapidamente riescono a

conoscere nel dettaglio il sistema. Ciò rende il loro punto di vista sicuramente privilegiato e dunque ancor più rilevante per la nostra analisi. I problemi riscontrati dai dipendenti intervistati sono qui di carattere prettamente operativo:

- SAP ha problemi di interfacciamento con le applicazioni bancarie prima utilizzate, e non abilita alcuni trasferimenti di denaro

- Vi è la necessità continua di validazioni da parte di responsabili gerarchici di livello superiore, il che rallenta terribilmente le operazioni (specialmente quando il responsabile è in trasferta o in ferie, e non è stato abilitato nessun altro a fare le sue veci)

- I dipendenti sono immatricolati in SAP come clienti (non esiste un dossier dedicato)

In quest’ambito, dunque, tutti i principali punti di debolezza da migliorare sono legati alle innovazioni in area ICT.

4.3.6 Punti di debolezza Segreteria

La definizione « segreteria » traduce in maniera necessariamente incorretta il termine « assistant » utilizzato in azienda. Trattasi qui di tutta una serie di problemi legati in buona sostanza a processi di supporto alla direzione, questioni burocratiche ed amministrative. Di seguito, i principali problemi operativi riscontrati con riferimento a strumenti IT e documentazione :

- Il software per la gestione delle paghe « Efficient » è molto lento (server centralizzato in Germania): effettuare qualsiasi operazione/modifica è un processo estremamente lungo che costringe a gravi perdite di tempo

- Nel documento « Fiche de travail » che descrive l’esecuzione dei lavori in trasferta da parte dei tecnici non compare l’orario di partenza né quello di arrivo, mentre nel software Efficient è poi richiesto

- Non esiste un modo per effettuare la corrispondenza automobile usata – tecnico: nel caso di multe, ad esempio, non è dunque possibile stabilire di chi sia la colpa I problemi, meramente operativi, nascondono qui in realtà la difficoltà di integrazione tra sistemi IT e pratiche e documenti aziendali. Questo rapporto, in

ultima analisi, costituisce di fatto la chiave di volta per la buona riuscita di un investimento IT.

4.3.7 Punti di debolezza Gestione IT e HR

In questa sede si puntualizzano i principali problemi di chi è chiamato a governare i sistemi IT e di chi si trova a gestire le risorse umane.

Le due funzioni sono entrate a far parte della struttura aziendale solo recentemente. E’ forse per questo che non si è ottenuto in questa analisi un numero di criticità elevato: semplicemente, non hanno ancora avuto il tempo di maturare l’esperienza necessaria per comprendere le difficoltà intrinseche del loro lavoro.

Le problematiche emerse in sede d’intervista sono pertanto unicamente le seguenti:

- Ritardi enormi per l’esecuzione dei lavori richiesti su server e modifiche sw o hw da parte della casa madre di Friedrichshafen

- Poca tracciabilità e poco formalismo nella gestione delle risorse umane

Una più accurata descrizione delle problematiche relative a questi due macroprocessi potrà essere effettuata forse nel prossimo semestre.