In primo luogo, va sottolineata l’efficacia delle quattro regole adottate per la gestione dei progetti:
− la rappresentazione full cost delle risorse utilizzate;
− l’allocazione delle risorse per progetti (e quindi per Dipartimenti) e non per strutture (gli Istituti);
− il coinvolgimento nelle attività di più partner sia interni sia esterni;
− il cofinanziamento dei progetti attraverso fondi aggiuntivi provenienti dall’esterno. In una organizzazione della rete scientifica a matrice e non gerarchica è importante garantire un efficace rapporto tra i diversi soggetti della rete scientifica stessa (dipartimenti, progetti, istituti e commesse). Pertanto, dovranno essere ulteriormente puntualizzati i rapporti e le sfere di autonomia programmatica, gestionale e operativa dei diversi soggetti, esemplificando gli specifici apporti a fronte di alcune funzioni chiave e conseguentemente mettendo in evidenza “chi fa che cosa”.
I Dipartimenti, articolati in Progetti, hanno il compito della programmazione delle attività, della promozione e del coordinamento delle relazioni esterne e interne, nazionali e internazionali, anche al fine di supportare uno sforzo comune, tra i diversi partner, di concertazione dei programmi e di ripartizione dei compiti, in un quadro dinamicamente definito. Il Progetto contribuisce alla funzione del Dipartimento svolgendo compiti sia di coordinamento delle commesse ai fini del conseguimento degli obiettivi progettuali sia di monitoraggio e controllo dei risultati attesi (compliance). Le commesse codificano l’impegno a fornire risultati assunto da un’unità di ricerca verso il progetto committente, ma anche verso i colleghi che svolgono altre commesse finalizzate allo stesso obiettivo progettuale. Va sottolineata la natura sostanzialmente di “contratto interno” caratterizzante questi impegni: a fronte della disponibilità di risorse umane, finanziarie e strumentali, un gruppo di ricerca all’interno di un Istituto si impegna a fornire un risultato atteso che è concordato con altri partner interni, ma anche esterni.
In questo modello organizzativo, l’Istituto ha, oltre al ruolo di coordinamento delle commesse dal punto di vista della valorizzazione delle competenze e dell’efficace impiego delle attrezzature tecnico-scientifiche, il compito fondamentale di sviluppare e alimentare le competenze, valorizzando allo scopo lo strumento delle commesse di sviluppo competenza, in una logica di integrazione multidisciplinare e interdisciplinare e di stimolare nuovi filoni e nuove opportunità (“fare scuola” nel senso più elevato dell’espressione). Volendo sintetizzare, il compito dell’Istituto si può indicare come quello non solo di condurre al meglio il presente ma anche di “costruire il futuro”. Nel contempo agli Istituti è demandato il compito di promuovere l’acquisizione delle risorse dall’esterno attraverso convenzioni operative con soggetti esterni e attraverso la partecipazione allo sviluppo dei sistemi regionali dell’innovazione.
Nel nuovo assetto organizzativo ha grande rilievo la definizione delle tipologie degli atti di gestione conferiti ai vari soggetti, le modalità di delega della rappresentanza dell’Ente e più in generale del conferimento di deleghe.
Ricordando alcuni elementi di natura generale caratterizzanti lo strumento della delega (temporaneità e revocabilità, obbligo di rendicontazione periodica, possibilità di impartire istruzioni e di porre vincoli procedurali, chiarezza del rapporto tra delegante e delegato) è dato per scontato che per quanto sopra esposto siano definiti meccanismi
certi e trasparenti; si sottolinea che il conferimento delle deleghe è reso più efficace e condivisibile in presenza di alcuni pre-requisiti fondamentali:
− sviluppo di un sistema di valutazione ex-ante, ex-post e in-itinere degli Istituti;
− definizione di format contrattuali standardizzati, con il supporto della struttura amministrativa centrale, adattabili attraverso opzioni per le diverse esigenze degli Istituti;
− sviluppo di una procedura informatica a supporto della gestione delle deleghe integrata nel sistema informativo dell’Ente.
Le considerazioni che seguono riguardano criteri e modalità per l’espletamento di funzioni da parte dei direttori di Istituto a livello decentrato anche in base al conferimento di attribuzioni e deleghe (inclusa la fattispecie specifica del potere di rappresentanza). Il decentramento viene realizzato delegando e conferendo agli Istituti tutte le decisioni eccetto quelle che la legge pone, anche solo in parte, all’esterno dell’Ente e l’utilizzo di risorse che l’Ente si trova “contingentate” per vincolo esterno. Gli Istituti dovranno essere caratterizzati da grande flessibilità gestionale e operativa al fine di poter rispondere in maniera coerente ed efficace alle diversificate funzioni loro affidate. Il direttore di Istituto potrà valutare se conferire per ciascuna delle tipologie di
funzione sopra descritte, come espressamente previsto dal Regolamento1. In particolare,
i direttori di Istituto possono valutare anche la possibilità di conferire deleghe “pesanti” per aree tematiche o di coordinamento di più commesse tra loro correlate. Nella definizione delle deleghe i direttori potranno tenere conto delle articolazioni territoriali, ma dovranno evitare con mandati troppo generali (o addirittura generici) di favorire la ricostruzione nei fatti del confuso meccanismo delle cosiddette “sezioni territorialmente distinte”.
Si potrà valorizzare anche lo strumento delle Unità di Ricerca presso terzi secondo quanto previsto dal Regolamento di Organizzazione e Funzionamento.
In aggiunta al ruolo di Direttore di Istituto, si apre, sempre all’interno della rete scientifica, una serie di nuove opportunità e posizioni alternative che consentono un’adeguata valorizzazione della pregressa esperienza in particolare per coloro che non opteranno per il tempo pieno:
− la presenza nei Consigli Scientifici di Dipartimento o nei Consigli di Istituto;
− un ruolo scientifico-gestionale nelle strutture esterne (società, consorzi, ecc.) partecipate del CNR nelle quali occorrerà prevedere una presenza più proattiva dell’Ente;
− il coordinamento delle iniziative di collaborazione con i Consorzi interuniversitari e degli Accordi Quadro del CNR;
− la gestione di progetti dipartimentali.
Occorre al contempo realizzare un più efficace ruolo delle aree di ricerca come strutture di supporto per l’ottimizzazione della gestione di risorse operative. Le aree dovranno garantire i servizi funzionali, evitando velleitari tentativi di operare come centri di
1 Per le attività di ricerca, in applicazione dell’articolo 29 comma 2 del regolamento di organizzazione,
potranno essere prese in considerazione deleghe ai futuri responsabili di commessa sia per lo sviluppo competenze sia per tematiche a carattere strategico. Per gli aspetti amministrativi o di gestione del personale o di natura tecnico-operativa per la gestione di attrezzature o impianti di particolare complessità si potrà fare riferimento alle previsioni dell’articolo 30 del Regolamento di Organizzazione. Potrà, inoltre, essere preso in considerazione ove applicabile il conferimento di deleghe anche a personale attualmente utilizzato per compiti relativi alla gestione delle aree.
rappresentanza territoriali. Tale processo dovrà tenere conto delle esigenze di funzionalità e di economicità della gestione per assicurare il supporto logistico, tecnico, informatico e amministrativo agli istituti localizzati in una medesima area geografica anche attraverso nuovi sistemi di informatizzazione e contabilizzazione. Verranno, inoltre, integrate le attività delle aree di ricerca con quelle di altri Enti e istituzioni, pubblici e privati, anche internazionali, localizzati in sedi contigue o addirittura comuni, sulla base di appositi accordi, anche al fine di favorire l’erogazione di servizi tecnico-scientifici di alta qualificazione a terzi.
Le funzioni della struttura amministrativa centrale saranno ulteriormente razionalizzate anche attraverso lo sviluppo di sistemi informativi innovativi che dovranno integrarsi nel più ampio processo di trasformazione del sistema documentale. In questo ambito, è in fase avanzata di realizzazione un sistema informativo specializzato, altamente qualificato, capace di gestire, progressivamente, l’intero ciclo di vita del documento e di interoperare con gli equivalenti sistemi delle altre pubbliche amministrazioni. Il sistema informativo che gestisce i documenti, nell’ambito del quale si realizza anche la funzione di “protocollo informatico”, diventa una risorsa strategica e nodale per garantire il buon andamento dei procedimenti amministrativi. Tale riconsiderazione non è esaurita dalla sola introduzione delle tecnologie, per quanto innovative, ma passa attraverso una reingegnerizzazione procedurale capace di rendere efficaci i processi che i sistemi automatizzati contribuiranno a rendere efficienti. A tale riguardo è stata avviata con successo la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi relativamente all’area organizzativa dell’Amministrazione Centrale e alle aree organizzative rappresentate dagli Istituti.