Essere consapevole dei principi legali ed etici legati all’uso delle tecnologie digitali
REGOLAMENTO IN MATERIA DI PRIVACY
Da fine maggio 2018 questa Istituzione Scolastica ha provveduto ad aggiornare la propria modulistica e tutte le informazioni riguardanti la Privacy, secondo il Regolamento (UE) Generale della protezione dei dati, n. 679/2016 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27/04/2016 aggiornato alle rettifiche pubblicate nella Gazzetta Ufficiale Europea 127 del 23/05/2018.
In particolare, è stata riscritta la pagina web dell’Istituzione Scolastica (link diretto qui: https://www.ic2pescantina.edu.it/trasparenza/privacy) che adesso contiene:
a) La parte riguardante il Titolare ed i Responsabili (nominativi e recapiti del Titolare, del Responsabile Protezione Dati –DPO- e dei Responsabili Trattamento Dati;
b) La parte riguardante le informative (alle Famiglie, ai Dipendenti, agli Esperti esterni, ai Fornitori);
c) La parte riguardante il Data Breach (Notifica potenziale/reale violazione dati personali).
Ogni altra modulistica (ad esempio gli incarichi al trattamento dati ai Docenti, al Personale ATA, agli Esperti Esterni, moduli per eventi specifici riguardanti gli alunni, modulistica per iscrizione, frequenza etc…) è stata completamente rivista per effetto delle norme sopra citate.
In riferimento alla sospensione delle lezioni in presenza a causa dell’emergenza sanitaria COVID 19 il Regolamento in Materia di Privacy è stato integrato per quanto concerne la DAD (Didattica a Distanza) dai seguenti documenti:
*Regolamento sul corretto utilizzo di Internet da parte degli studenti
1. Leggere attentamente i termini di servizio e l’informativa sulla privacy prima di prestare il consenso per l’utilizzo delle piattaforme didattiche ai singoli fornitori a. Prestare attenzione alle richieste di consenso (il consenso deve essere richiesto in maniera esplicita e inequivocabile)
b. Le singole piattaforme adottano delle condizioni d’uso e/o termini sulla privacy che gli interessati (famiglie e alunni) sono tenuti a leggere attentamente prima di usufruire del servizio
c. Secondo la normativa italiana sulla privacy il trattamento dei dati personali del minore di età inferiore a quattordici anni fondato sul consenso è lecito a condizione che sia prestato da chi esercita la responsabilità genitoriale (ex. Art.2-quinquies d.lgs. 101/2018).
2. Corretto utilizzo delle credenziali istituzionali per l’accesso alla piattaforma didattica GSUITE da parte degli studenti/famiglie a. La credenziali (email e password) di accesso alla piattaforma didattica GSUITE di Istituto sono personali e riservate
b. Non diffondere per nessuna ragione la password di accesso alla piattaforma GSUITE (non comunicare ad altri la password via whatsapp o attraverso facebook o altri canali social) c. Lo studente/famiglia deve inoltre comunicare immediatamente all’Istituto Scolastico nelle modalità indicate da parte del Titolare l’impossibilità ad accedere al proprio account d. In caso di smarrimento delle credenziali istituzionali si prega di contattare il singolo Istituto che provvederà a mettere in contatto lo studente/famiglia con l’incaricato alla gestione
delle credenziali
e. L’Istituto non risponde per lo smarrimento delle credenziali che non siano state fornite da parte dell’Istituto Scolastico stesso
f. Non diffondere l’email istituzionale a soggetti esterni all’Istituto Scolastico se non attraverso espressa autorizzazione da parte del Dirigente Scolastico per l’erogazione di specifici servizi
g. Lo studente si impegna ad osservare il presente regolamento, pena la sospensione da parte dell’Istituto dell’account personale dello studente 3. Utilizzo responsabile di internet
a. La connessione a siti non sicuri può produrre un potenziale danno anche ai dati raccolti nelle piattaforme digitali, evitare pertanto di connettersi a siti non sicuri
b. Effettuare costantemente gli aggiornamenti di sicurezza del sistema operativo c. Mantenete il PC pulito attraverso l’utilizzo di antivirus al minimo gratuiti
d. Accertarsi che i software di protezione del sistema operativo (es. firewall, antivirus, etc) siano abilitati e costantemente aggiornati e. Assicurarsi che gli accessi al sistema operativo siano protetti da una password sicura
f. Non installare software provenienti da fonti non ufficiali
g. Bloccare l’accesso al sistema e/o configurare la modalità di blocco automatico in caso di allontanamento dal pc h. Non cliccare su link o allegati contenuti in email sospette
i. Utilizzare l’accesso a connessioni WI-FI adeguatamente protette
j. Collegarsi a dispositivi mobili (pen drive, hard disk esterni, etc) di cui si conosce la provenienza k. Effettuare sempre il log-out dalle piattaforme didattiche dopo che si ha concluso la sessione di studio 4. Accesso alle aule virtuali (es. classi virtuali o link per le video-lezioni)
a. Qualora siano state fornite delle “Netiquette” da parte dell’Istituto si prega di leggere attentamente e rifarsi ad esse b. Non divulgare a terzi i link e le password di accesso alle sessioni delle video-lezioni o dei singoli corsi
c. Non accedere ai link delle video-lezioni al di fuori degli orari assegnati per le singole lezioni per scopi personali d. I link delle video-lezioni non sono equiparabili a social privati
e. Utilizzare eventuali chat configurate nelle aule virtuali solo per sottoporre domande o fornire risposte pertinenti alla lezione e comunque in uno spirito di condivisione positivo e rispettoso del lavoro altrui
f. Non utilizzare le chat della piattaforma didattica (o in generale la piattaforma didattica) per danneggiare altre persone g. Non creare e non trasmettere immagini indecenti o comunque provenienti da siti non sicuri
h. Gli accessi sono tracciabili ed eventuali comportamenti inadeguati sono pertanto identificabili 5. Registrazioni audio-video delle lezioni
a. La voce è un dato personale
b. Salvo che il docente non abbia rilasciato il consenso al trattamento dei dati personali e/o abbia rilasciato le lezioni sotto licenza, le lezioni tenute in modalità audio-video possono essere registrate solo per motivi personali (ovvero ascoltare la video-lezione in un momento successivo) ma non possono essere diffuse su canali di comunicazione privati o social network
6. Materiale in condivisione per la didattica
a. Non diffondere su canali di comunicazione privati o social network il materiale didattico ad uso esclusivo da parte dell’Istituto Scolastico In caso di utilizzo delle piattaforme didattiche non conforme al presente regolamento, il Dirigente Scolastico provvederà ad adottare i provvedimenti opportuni.
*Informativa specifica alunni/famiglie relativa al trattamento dei dati dei minori da parte dell’Istituto Scolastico per l’utilizzo di adeguate piattaforme digitali
Visto il considerando 38) del GDPR (UE) 2016/679 “i minori meritano una specifica protezione relativamente ai loro dati personali, in quanto possono essere meno consapevoli dei rischi, delle conseguenze e delle misure di salvaguardia interessate nonché dei loro diritti in relazione al trattamento dei dati personali. Tale specifica protezione dovrebbe, in particolare, riguardare l’utilizzo dei dati personali dei minori a fini di marketing o di creazione di profili di personalità o di utente e la raccolta di dati personali relativi ai minori all’atto dell’utilizzo di servizi forniti direttamente a un minore”.
Considerata la necessità di assicurare con urgenza il diritto fondamentale all’istruzione (emergenza sanitaria Covid-19)
Viste le note 278 e 279 del MIUR con le quali sono state fornite istruzioni operative alle Istituzioni Scolastiche sull’attivazione e sul potenziamento di modalità di apprendimento a distanza
Considerato il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri dell’8 marzo del 2020 il quale prevede che siano attivate, per tutta la durata della sospensione delle ordinarie attività scolastiche,
modalità di didattica a distanza
Considerato la “questione privacy” evidenziata dal MIUR nella nota 388 del 17 marzo 2020”
Visto il Provvedimento del Garante n.64 del 26 marzo 2020 “Didattica a distanza. Prime indicazioni”
Visto la richiesta esplicita dell’Autorità Garante di informare gli interessati (in questo caso alunni/famiglie) con un linguaggio comprensibile anche ai minori, riguardo, in particolare, alle caratteristiche essenziali del trattamento dei dati che viene effettuato per l’erogazione della didattica in digitale
Ritenuto che superata la prima fase emergenziale in cui sono state avviate d’urgenza iniziative di didattica a distanza, le scuole potranno gradualmente valutare di adottare ulteriori misure per rafforzare la piena conformità al Regolamento e al Codice
Il Dirigente Scolastico informa gli alunni/famiglie che i dati dei minori non vengono trattati per l’utilizzo di piattaforme didattiche che comportano dei rischi di profilazione per gli utenti, il trattamento dei dati per finalità di marketing, e la cessione dei dati dei minori a terze parti quali i social network.
Il Titolare del trattamento è l’Istituto Comprensivo 2 di Pescantina, nella figura del rappresentante legale dott.ssa Elisabetta Peroni.
L’Indirizzo email del DPO è [email protected]
Finalità e base giuridica del trattamento
Finalità Base giuridica
- Erogazione della didattica a distanza - Favorire il più possibile la continuità dell’azione didattica evitando la mera
trasmissione di compiti ed esercitazioni quando non accompagnata da una qualche forma di azione didattica o anche semplicemente di contatto a distanza
- Attivazione di modalità di didattica a distanza, avuto anche riguardo alle specifiche esigenze degli studenti con disabilità
- Le finalità devono essere limitate a quanto strettamente necessario per la fornitura dei servizi richiesti ai fini della didattica on line, senza l’effettuazione di operazioni ulteriori
- Gestori dei servizi digitali (Google per “G-SUITE for EDU”)
- Altri tipi di piattaforma didattica dei quali l’Istituto Scolastico è a conoscenza dei rischi per i minori
- Gestori di altri canali di comunicazione di cui il Titolare deve essere messo a conoscenza ed autorizzare e/o regolamentare in via del tutto eccezionale (con particolare riguardo agli alunni per cui è stato predisposto un piano educativo individualizzato).
Periodo di conservazione dei dati
- Illimitata per quanto riguarda i dati utilizzati ai fini dell’attivazione del registro elettronico
- Per tutta la durata della permanenza nell’Istituto Scolastico per quanto riguarda i dati utilizzati per l’attivazione degli account istituzionali (“G-SUITE for EDU”)
- Limitata all’utilizzo delle piattaforme secondo misure di protezione attuate da parte del Titolare per l’attivazione degli altri tipi di piattaforma didattica oltre il registro elettronico e i principali gestori di servizi digitali (“G-SUITE for EDU”)
- Fino al termine dell’emergenza per quanto riguarda il materiale strettamente utilizzato ai fini dell’erogazione della didattica durante l’emergenza COVID-19 - Da definirsi per l’ordinaria conservazione dei materiali didattici forniti dall’Istituto e dei compiti prodotti dagli alunni
Diritti degli interessati:
- Gli interessati sono informati dell’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al Titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre il diritto alla portabilità dei dati
- Diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo
Qualora il Titolare del trattamento intenda trattare ulteriormente i dati personali per una finalità diversa da quella per cui essi sono stati raccolti, prima di tale ulteriore trattamento fornisce all’interessato informazioni in merito a tale diversa finalità e ogni ulteriore informazione pertinente.
*Informativa specifica ex.art. 13 e 14 del GDPR “trattamento immagini e voci alunni/famiglie attraverso webcam dei PC”
Visto la nota del MIUR del 17 marzo 2020 “emergenza sanitaria da nuovo Coronavirus. Prime indicazioni operative per le attività didattiche a distanza”.
Considerato che “Le istituzioni scolastiche sono tenute, qualora non lo abbiano già fatto, ad informare gli interessati del trattamento secondo quanto previsto dagli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 e “a garantire che i dati personali siano trattati in modo lecito, corretto e trasparente, che siano raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime, che siano trattati in modo non incompatibile con tali finalità, evitando qualsiasi forma di profilazione, nonché di diffusione e comunicazione dei dati personali raccolti a tal fine, che essi siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per cui sono trattati, e trattati in maniera da garantire un'adeguata sicurezza dei dati personali, compresa la protezione, mediante misure tecniche e organizzative adeguate, da trattamenti non autorizzati o illeciti e dalla perdita, dalla distruzione o dal danno accidentali”.
Considerato in particolar modo la necessità per i docenti di sostegno di mantenere l’interazione a distanza per gli alunni cui è stato assegnato un PEI/PDP.
Considerato che le webcam dei PC di docenti, famiglie e degli alunni vengono impiegate in questo periodo su larga scala a scopo identificativo.
Considerato che attraverso la webcam i docenti trattano dati personali degli alunni e delle famiglie quali “immagine visiva degli interessati” e la “voce”.
Il Titolare dell’Istituto ritiene adeguato informare gli interessati dello specifico trattamento in oggetto Dati di contatto del Titolare: [email protected]
Dati di contatto del Responsabile protezione dati: [email protected] Finalità del trattamento:
Erogazione della didattica a distanza durante lo stato di emergenza secondo le indicazioni del MIUR
Registrazione delle attività didattiche che comportano il trattamento dell’immagine degli studenti e delle famiglie
Caricamento delle registrazioni all’interno dei canali didattici utilizzati da parte dell’Istituto Destinatari: alunni e famiglie
Periodo di conservazione dei dati: fino a cessazione dell’emergenza e all’interno dei canali didattici messi a disposizione da parte dell’Istituto
Diritti degli interessati: valgono gli stessi diritti declinati nell’informativa generale alunni e famiglie consegnata ad inizio anno scolastico
*Trattamento dei dati dei minori da parte dell’Istituto Scolastico per l’utilizzo di adeguate piattaforme digitali
Visto il considerando 38) del GDPR (UE) 2016/679 “i minori meritano una specifica protezione relativamente ai loro dati personali, in quanto possono essere meno consapevoli dei rischi, delle conseguenze e delle misure di salvaguardia interessate nonché dei loro diritti in relazione al trattamento dei dati personali. Tale specifica protezione dovrebbe, in particolare, riguardare l’utilizzo dei dati personali dei minori a fini di marketing o di creazione di profili di personalità o di utente e la raccolta di dati personali relativi ai minori all’atto dell’utilizzo di servizi forniti direttamente a un minore”;
Considerata la necessità di assicurare con urgenza il diritto fondamentale all’istruzione (emergenza sanitaria Covid-19);
Viste le note 278 e 279 del MIUR con le quali sono state fornite istruzioni operative alle Istituzioni Scolastiche sull’attivazione e sul potenziamento di modalità di apprendimento a distanza;
Considerato il Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri dell’8 marzo del 2020 il quale prevede che siano attivate, per tutta la durata della sospensione delle ordinarie attività scolastiche, modalità di didattica a distanza;
Considerato la “questione privacy” evidenziata dal MIUR nella nota 388 del 17 marzo 2020”;
Visto il Provvedimento del Garante n.64 del 26 marzo 2020 “Didattica a distanza. Prime indicazioni”;
Visto la necessità di informare, oltre che gli alunni e le famiglie (come per esplicita richiesta dell’Autorità Garante), anche i docenti riguardo le caratteristiche essenziali del trattamento dei dati che viene effettuato per l’erogazione della didattica in digitale;
Visto che gli alunni/famiglie di questo Istituto Scolastico sono stati informati che i dati dei minori non vengono trattati per l’utilizzo di piattaforme didattiche che comportano dei rischi di profilazione per gli utenti, il trattamento dei dati per finalità di marketing, e la cessione dei dati dei minori a terze parti quali i social network;
Ritenuto che superata la prima fase emergenziale in cui sono state avviate d’urgenza iniziative di didattica a distanza, le scuole potranno gradualmente valutare di adottare ulteriori misure per rafforzare la piena conformità al Regolamento e al Codice;
Viste anche le indicazioni fornite dal Responsabile protezione dati;
Il Dirigente informa i docenti che l’attivazione di piattaforme per la didattica in digitale senza previa valutazione da parte del Titolare rappresenta un rischio elevato per il trattamento dei dati di minori.
Pertanto si avvisano i docenti di segnalare al Titolare qualsiasi tentativo personale di attivazione di piattaforme per la didattica in digitale oltre quelle installate da parte dell’Amministratore di Sistema dell’Istituto.