L’informazione è la base fondamentale per una consapevole amministrazione d’azienda; essa viene “prodotta” nell’ambito del sistema informativo (Ferrero, 1987).
Il sistema informativo aziendale può essere definito come l’insieme delle attività, dei processi, delle risorse tecnologiche (hardware e software) e delle persone preposte alla gestione dell’informazione. Gestire l’informazione significa quindi essere in grado di acquisire i dati necessari, elaborarli al fine di produrre informazioni8
, saper trasmettere e presentare quanto ottenuto ai giusti interlocutori (Marchi, 2003).
Un sistema informativo idoneo al raggiungimento di queste finalità deve possedere requisiti di efficacia e di efficienza. Quelli di efficacia riguardano l’aspetto della razionalità del processo decisionale aziendale e possono essere distinti in selettività, elasticità, affidabilità, tempestività, verificabilità e accettabilità dell’informazione; l’efficienza viene invece realizzata razionalizzando il processo di produzione delle informazioni
8 Il concetto di dato è profondamente diverso da quello di informazione: il dato
rappresenta la misurazione di un evento, un fatto oggettivo espresso attraverso numeri o parole. L’informazione è ottenuta attraverso l’elaborazione del dato (o di un insieme di dati) e ha la caratteristica di assumere un significato, uno scopo e/o un contesto per il destinatario.
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analizzando in particolare il valore delle informazioni ottenute e i costi sostenuti per la loro produzione.9
Altro requisito rilevante è rappresentato dal livello di integrazione, che deve essere tale da consentire l’attuazione e il controllo degli obiettivi definiti, garantire l’omogeneità dei dati trattati e assicurare l’alimentazione automatica del sistema informativo per il controllo direzionale con le informazioni provenienti dagli altri sistemi (Puklavec, 2001).
Per il raggiungimento di tali finalità è necessario che il sistema informativo rispecchi in modo coerente la struttura organizzativa aziendale, con particolare attenzione all’individuazione dei centri di responsabilità, e che sia osservata la massima omogeneità, in termini di dati da elaborare, relativamente alla fase di programmazione e a quella di consuntivazione (Marchi, 2003).
Le operazioni svolte dal sistema informativo possono essere classificate in base alle esigenze che scaturiscono dalle attività dei diversi attori dell’organizzazione aziendale, secondo uno schema definito come la piramide di Anthony (Anthony, 1967):
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Fig. 3.1. Piramide di Anthony. Fonte: R.N. Anthony, Sistemi di Pianificazione, 1967.
- le attività strategiche, che consistono nella definizione degli obiettivi aziendali e delle politiche aziendali volte al loro raggiungimento;
- le attività tattiche, che si sostanziano nell’allocazione efficace ed efficiente delle risorse aziendali al fine di conseguire gli obiettivi posti dal management strategico, oltre all’attività di controllo del raggiungimento di tali obiettivi;
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Gli attori che si collocano in ciascuno di questi livelli presentano esigenze e requisiti diversi circa le informazioni che consentono loro di svolgere il proprio compito.
L’alta direzione richiederà informazioni analitiche di sintesi, presentate anche con l’ausilio di un supporto grafico tale da offrire, attraverso una semplice occhiata, la percezione dell’andamento dell’azienda o di singoli settori aziendali; molto spesso le esigenze variano nel tempo, sono poco prevedibili e possono riguardare stime sull’andamento futuro delle grandezze misurate.
Le direzioni funzionali, parimenti, potrebbero necessitare di dati analitici e sintetici; tuttavia le richieste sono relative a dati consuntivi e le esigenze rimangono stabili nel tempo, permettendo la costruzione di elaborazioni ripetitive.
Il personale esecutivo difficilmente richiederà dati sintetici; la natura operativa delle proprie attività esige invece dati di dettaglio, forniti con tempestività (possibilmente in tempo reale).
Da quanto sopra emerge, quindi, che il sistema informativo aziendale ha assunto, ad ogni livello della struttura, un ruolo sempre più importante
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a causa sia delle esigenze della ”era dell’informazione”, sia dell’evoluzione dell’economia e dei modelli di business10.
Per quanto riguarda il patrimonio di dati, il sistema informativo deve necessariamente risolvere alcuni problemi che affliggono molte aziende: i dati provengono da fonti diverse ed eterogenee (per tecnologia, formato, ubicazione), a volte sono ridondanti, imprecisi e incompleti, altre sono di difficile fruizione o difficilmente integrabili (Ponniah, 2001).
Il sistema informativo deve quindi intraprendere operazioni di eliminazione delle ridondanze, pulizia dei dati, unificazione di strutture e formati; inoltre è necessario che i dati possano essere trasformati in informazioni facilmente fruibili da parte degli attori aziendali (Logan eBuytendijk, 2003; Mathew, 2003).
A partire dagli anni Novanta si è così manifestato un sempre maggior interesse da parte delle organizzazioni nei confronti dei prodotti software denominati Enterprise Resource Planning (ERP), grazie alla loro capacità di soddisfare i bisogni di integrazione espressi dalle organizzazioni, merito dell’unicità del database all’interno del quale vengono memorizzati i dati, sostanziale differenza rispetto ai sistemi informativi del passato.
10 Un'informazione aziendale efficace e tempestiva è riconosciuta come essenziale per le
organizzazioni per riuscire e sopravvivere nell'attuale contesto economico, sempre più dinamico e in rapida evoluzione (Lönnqvist e Pirttimäki, 2006).
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L’indiscutibile cambiamento nello svolgimento delle attività aziendali che l’adozione degli ERP comporta e l’efficacia nell’integrare i dati gestionali, non sempre sono però vantaggi che si ripercuotono sulla capacità di generare informazioni utili per l’analisi del business; l’enorme volume dei dati presenti nel database alimentato dalle transazioni operative, a motivo dell’elevato dettaglio e dell’estrema frammentazione dei dati stessi, non può essere immediatamente utilizzato dall’applicativo per fornire informazioni strategiche, ma può rappresentare un prezioso punto di partenza per successive rielaborazioni per supportare processi decisionali.
Entrano quindi in gioco i sistemi di Business Intelligence, nati con l’obiettivo di consentire una gestione razionale e ottimizzata degli elementi informativi11
, rappresentando di conseguenza il presupposto fondamentale per dare luogo a un processo decisionale efficace e in grado di generare scelte migliori e in tempi più rapidi.
La Business Intelligence infatti, apportando tempestività, precisione e accuratezza del dato, consente di supportare adeguatamente il processo decisionale aumentando di conseguenza la competitività aziendale (Liautaud & Hammond, 2000; Bochner & Vaughan 2004).
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Questo strumento, di cui se ne analizzeranno concetto e caratteristiche nel prossimo paragrafo, può essere approcciato dalle organizzazioni:
- in modo tradizionale: questo approccio alla BI riguarda l'aggregazione, l'analisi aziendale e la visualizzazione dei dati (Kudyba e Hoptroff, 2000; Raisinghani, 2004; Turban e altri, 2008). Secondo questo approccio, la BI esplora diversi strumenti tecnologici, producendo report e previsioni, al fine di migliorare l'efficienza del processo decisionale. Tali strumenti includono Data Warehouse (DW), Extract-Transform and Load (ETL), Elaborazione analitica in linea (OLAP), Data Mining (DM), Text Mining, Web Mining, Visualizzazione dati, Geographic Information Systems (GIS) e Portali Web;
- in modo più evoluto: al livello successivo c'è una preoccupazione per l'integrazione dei processi aziendali sulla BI (Eckerson, 2009; Golfarelli e altri, 2004; Turban e altri, 2008; Wormus, 2008; Zeller, 2007). Secondo questo approccio, "la BI è un meccanismo per colmare il divario tra la gestione dei processi aziendali e la strategia aziendale" (Zeller, 2008). Oltre a tutti gli strumenti della BI tradizionale, sono inclusi strumenti come Business Performance Management (BPM), Business Activity Monitoring (BAM), Service-Oriented Architecture (SOA), Automatic Decision Systems (ADS) e dashboard.
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