Il sistema informativo e informatico sono l’insieme di risorse umane, strumenti (automatici o manuali), flussi informativi e norme organizzative, finalizzato alla gestione delle informazioni relative a tutte le attività della struttura e, nel nostro caso specifico, alle attività clinico-sanitarie, amministrative, operative, scientifiche, ecc...
Nello specifico con il termine “sistema informativo direzionale” si vuole indicare l’insieme del- le attività e delle strutture che si occupano di gestire i flussi delle informazioni nell’ambiente interno; quando parliamo di informazioni vogliamo comprendere sia informazioni elaborate manualmente che elettronicamente.
In particolare tale sistema informativo, composto dal flusso delle informazioni interne all’Ente, regola la condivisione e la distribuzione delle informazioni, ma anche l’immagazzinamento dei dati di rilievo per la gestione dell’Associazione. Il tutto viene fatto con la finalità di supportare poi il processo di decisione e controllo dell’organizzazione.
Il sistema informativo direzionale non deve essere per forza composto da elementi tecnologici, ma può essere composto anche da soli archivi cartacei; nel caso in oggetto però si è voluto implementare un sistema informativo digitale con aree intranet, software e altri strumenti in- formatici.
Gli obbiettivi per cui si è voluto implementare tale sistema sono:
1. comunicare all’interno per consentire ai vari livelli gerarchici di disporre delle informa- zioni e della documentazione necessaria per prendere decisioni adeguate. L’informazione
133 risulta essere l’elemento fondamentale per prendere una decisione e far partire di conse- guenza un’azione.
L’azione genererà poi dei risultati che daranno nuovi dati; a seconda dei dati si genere- ranno nuove informazioni sulla base delle quali si assumeranno nuove decisioni.
Tali informazioni devono essere disponibili, chiare e tempestive e proprio per questo il sistema informativo è elemento fondamentale e deve essere pianificato cosicché le infor- mazioni non vadano perse.
Da ultimo bisogna fare attenzione al costo che si deve sostenere per mantenere il sistema informativo: bisogna decidere se è preferibile per economicità tralasciare alcune informa- zioni che sarebbe troppo costoso elaborare;
2. comunicare all’esterno le informazioni riguardanti l’attività dell’Associazione e le pro- spettive sia per gli interlocutori privati che pubblici (Aziende Sanitarie, Regione, Stato, Comunità).
Prima di analizzare come è stato implementato nell’Associazione “La Nostra Famiglia” il si- stema informativo direzionale possiamo concludere sintetizzando la finalità del sistema infor- mativo direzionale: “raccogliere, elaborare e rendere disponibili le informazioni e le cono- scenze necessarie per guidare/orientare, all’interno e all’esterno, l’attività dell’Associazione e supportare ai vari livelli le decisioni politiche, gestionali e operative”.
Nella struttura organizzativa viene definito in modo preciso chi è il responsabile del Sistema Informativo Direzionale, che coincide nel nostro caso con il Controller Centrale, il quale ha tra i suoi compiti:
1. progettare e curare la realizzazione del sistema informativo direzionale seguendo le direttive del Direttore Generale e inoltre per lo sviluppo del sistema può avvalersi di gruppi multidisciplinari composti dalle varie aree organizzative;
2. supportare l’inserimento dei dati all’interno del sistema informativo da parte di tutte le unità operative concordando le modalità di rilevazione dei flussi informativi, può per esempio chiedere a chi inserisce i dati della contabilità generale di imputare i valori di costo e ricavo in un certo modo, con una certa tempistica; concordare con l’area sanitaria la modalità di raccolta dei dati sulle patologie; definire con la direzione del personale una certa modalità di raccolta delle presenze dei dipendenti e collaboratori; 3. diffondere i dati e le informazioni attraverso adeguati report che consentano ai decisori di poter prendere le decisioni di loro competenza; come ad esempio poter prendere delle decisioni su quale alternativa gestionale intraprendere, se acquistare o noleggiare
134 un’attrezzatura oppure se gestire internamente un servizio oppure avvalersi di un part- ner esterno.
Le componenti del sistema informativo direzionale che stiamo analizzando sono principalmente le seguenti:
• il sub-sistema amministrativo, che comprende tre aree: personale, contabilità generale e contabilità analitica;
• il sub-sistema sanitario, che fa riferimento alla Sovraintendenza Sanitaria; le principali attività di questo sub-sistema fanno riferimento alle esigenze riguardanti il debito infor- mativo verso le istituzioni (Ministero, Regione, Aziende Sanitarie). il sub-sistema sani- tario è composto da una serie di software e hardware che sono responsabili della ge- stione delle informazioni di tipo epidemiologico e dai dati sull’attività svolta; essi ge- nerano indicatori di tipo sanitario per statistiche o ricerche;
• il sub-sistema qualità, fa riferimento al sistema qualità e in particolare la figura di rife- rimento è il Responsabile del Sistema Qualità, che ha i seguenti compiti:
o definire la politica della qualità dell’Ente attraverso i report sul riesame della direzione, la customer sactisfaction e le visite ispettive;
o collaborare nella predisposizione degli indicatori di qualità ai vari livelli (nazio- nale, regionale e di sede);
o collaborare con i responsabili del sistema informativo per mantenere aggiornata la piattaforma intranet dove sono depositati i documenti del sistema qualità di tutte le sedi certificate ISO 9001.
E’ che fondamentale queste componenti lavorino insieme al fine di creare un sistema di con- nessioni che consenta di acquisire gli output informativi prodotti dai vari sub-sistemi; anche questo è compito del Controller, che deve garantire la congruenza dell’insieme e la razionalità del sistema informativo.
Dopo aver analizzato il sistema informativo, ci soffermiamo ad analizzare il sistema informa- tico, che è definito come un sistema di raccolta e gestione dei dati nel tempo (memorizzazione), nello spazio (trasmissione), nella forma (elaborazione); esso è quindi preposto a svolgere, in modo efficiente, un certo numero di funzioni richieste dal sistema informativo direzionale. L’ente ha stabilito pertanto, al fine di collegare le informazioni provenienti dai vari software, di acquistare un Data warehouse con la seguente struttura:
135 Come abbiamo detto potremmo definire il DW_BI, in modo semplificato ma efficace, un unico data base aziendale che mette in relazione i dati di natura sanitaria, amministrativa, organizza- tiva e gestionale.
Esso viene alimentato, con periodicità definita, dai diversi applicativi (procedure sorgenti) in uso nell’Associazione a supporto delle diverse funzioni aziendali, attraverso lo scarico massivo dei flussi di dati.
Il sistema può essere alimentato anche da particolari fogli elettronici (Excel) che raccolgono ed eventualmente elaborano dati di competenza e di interesse che non transitano dagli applicativi.
136 Nel primo livello della struttura i dati vengono sottoposti a procedimento di normalizzazione volto all'eliminazione delle ridondanze informative, ovvero del rischio di incoerenze ed incon- gruenze (es. un dipendente possiede un unico identificativo - n° di matricola; un soggetto utente il codice fiscale; etc.). I dati vengono ordinati per aree tematiche ed immessi in particolari “li- brerie” o “scaffali”. Già a questo primo livello possono essere fatte delle interrogazioni al si- stema, ma di scarso significato o valore descrittivo.
Nel secondo livello (livello nevralgico) i dati vengono adeguatamente integrati e trasformati in informazione, attraverso gli add inn (funzionalità aggiuntive) di Excel, sostenuti da SAS, soft- ware che consente l’elaborazione di una grande massa di dati, in ragione di determinati fabbi- sogni informativi, generati da analisi “ad hoc” e della gestione del ciclo di budget.
Infine il terzo livello, al quale si accede dal portale, contiene in sé la reportistica web con l’evi- denza di kpi (indicatori chiave di performance), ovvero di tabelle e report multidimensionali che interessano le diverse prospettive gestionali e di analisi.
Attraverso il Data warehouse è stato generato un sistema informativo aziendale integrato, a supporto della valutazione complessiva dell’attività dell’ente, della pianificazione, programma- zione, gestione, organizzazione e comunicazione sociale.
Il sistema dw_bi dispone nella sostanza di n.3 moduli:
Un primo modulo, “controllo strategico/direzionale”, viene incontro alle esigenze di misura- zione dei principali fenomeni aziendali e rende disponibili funzionalità applicative e strumenti che consentono la predisposizione e la pubblicazione di un sistema di indicatori.
Tali indicatori sono finalizzati alla verifica complessiva delle variabili strategiche definite a orientare le eventuali azioni di miglioramento.
Questo primo modulo consente l’accesso a:
a) reportistica web con la disponibilità per i CDR, per quanto di competenza, per sede, re- gione ed Ente nel suo complesso, degli indicatori inerenti a:
137 • attività;
• fattori impegnati;
• rapporto fra fattori impegnati ed attività svolta; • customer satisfaction;
• formazione;
• ricerca (in progress);
b) documentazione inerente il ciclo di budget, con particolare riguardo alle schede di bud- get;
c) reportistica periodica (formato Excel) predisposta e validata dalla funzione di program- mazione e controllo, con cadenza mensile, semestrale ed annuale.
Queste ultime due tipologie di documenti verranno raccolti nella “bacheca” personale che verrà predisposta per ciascun CDR.
Un secondo modulo, “programmazione e controllo”, risponde alle esigenze dell’area program- mazione e controllo di gestione in termini di:
• integrazione, trattamento ed elaborazione, attraverso il Data warehouse, dei dati pro- dotti dalle basi dati gestionali relative a dati economici e a dati di attività/processo; • gestione completa del processo di elaborazione e di raccolta delle schede di budget
annuali, incluso il processo di negoziazione;
• automatizzazione del processo di produzione del reporting periodico mensile, seme- strale ed annuale che viene certificato e reso disponibile ai CDR attraverso lo stru- mento della “bacheca personale”.
Un terzo modulo di “analisi” viene incontro alle esigenze di immediata fruizione dell’intero patrimonio informativo dell’ente e mette a disposizione, attraverso le funzionalità aggiuntive di SAS, strumenti di interrogazione interattiva dei dati in tempo reale per analisi statistiche e tec- nico-economiche estemporanee, multidimensionali e finalizzate ad uno specifico fabbisogno informativo.
Al primo modulo avranno accesso i centri di responsabilità (CDR), secondo criteri e livelli desunti dalla disposizione organizzativa di base in relazione alle specifiche competenze. Agli altri moduli avranno accesso gli operatori della funzione di programmazione e controllo (controller) per l’esercizio della loro funzione prevista dalla stessa disposizione organizzativa di base, a supporto dei CDR.
Oltre al controller centrale vi è anche un responsabile del sistema informatico che si occupa della continua evoluzione dell’architettura del sistema informatico e proporre le determinazioni
138 strategiche dal punto di vista tecnologico; ha altresì il compito di supportare le unità organiz- zative che manifestino problemi e bisogni particolari non risolvibili in sede locale.
Per fare ciò si avvale di uno staff tecnico dislocato nelle principali sedi dell’Associazione (Bo- sisio Parini -LC-, San Vito al Tagliamento -PN-, Conegliano -TV-, Ostuni -BR-, Ponte Lambro -CO-); questi CED fungono da supporto anche alle sedi più piccole, avendo rilevanza regionale.