La struttura organizzativa

I Dipartimenti e le strutture dirigenziali di Staff raggruppano le attività di contenuto simile ed omogeneo, rilevanti nel programma del Sindaco.

Le Unità Organizzative si configurano dal punto di vista organizzativo come la struttura apicale dell’ente rispetto alle proprie competenze per materia, dove esercitare l’autonomia dirigenziale nell’ambito di direttive e indirizzi programmatici, oltre che di controlli periodici. La Conferenza dei Dirigenti, organismo statutario composto dai Coordinatori dipartimentali e dal Dirigente del “Gabinetto del Sindaco”, ed alle cui sedute partecipa il Dirigente dell’U.Org.va Organizzazione Personale e Controllo, presieduto e coordinato dal Segretario Generale, assolve al ruolo di garantire la migliore integrazione e coordinamento delle attività dirigenziali, in relazione alle modalità attuative del programma del Sindaco; garantisce un efficace raccordo con gli indirizzi provenienti dalla sfera politica, attraverso il metodo della programmazione e controllo delle attività e la costituzione di un clima organizzativo che ha come obiettivo la collegialità e la collaborazione. La Conferenza dei Dirigenti opera mediante una periodica e frequente attività strettamente connessa con le linee di indirizzo del Sindaco e con la operatività della G.C., in ciò svolgendo sia una funzione istruttoria generale propedeutica alle sedute della Giunta, sia una funzione di indirizzo operativo susseguente alle decisioni della G.C.; nello sviluppare la propria azione trae costanti indirizzi attraverso il necessario coinvolgimento della sfera politica e si raccorda con i Dirigenti competenti nelle materie oggetto di indirizzo. Tende ad omogeneizzare i comportamenti dei soggetti interessati e favorire i processi applicativi delle disposizioni, verifica i risultati dei programmi operativi di maggior rilievo, verifica costantemente il livello quantitativo e qualitativo dei servizi erogati, valendosi degli uffici preposti al controllo dì gestione ed alla organizzazione dei servizi.

Operativamente la Conferenza:

 Si riunisce di norma settimanalmente su convocazione del Presidente;

 Per la validità delle sedute è necessaria la presenza della maggioranza dei componenti;

 Assume proprie decisioni delle quali è redatto un processo verbale a cura della Segreteria della Conferenza medesima;

 Opera con il metodo della collegialità e pertanto favorisce decisioni unanimi. Ove la complessità delle decisioni da assumere non consenta il raggiungimento dell’unanimità, la questione è risolta alla presenza del Sindaco;

 Le decisioni sono numerate progressivamente ed iscritte in apposito repertorio, la loro conservazione è affidata alla Segreteria;

 Alle sedute della Conferenza possono essere invitati a partecipare, senza diritto di voto, dirigenti e funzionari in relazione alla trattazione di specifici argomenti;  Ha poteri di iniziativa per l’adozione di atti, provvedimenti, progetti o programmi

da parte dei soggetti competenti dell’Ente con riferimento a tutto l’ambito di attività demandato al governo del Comune;

 Le funzioni di Segreteria sono affidate con disposizione del Segretario Generale. Il Gabinetto del Sindaco esercita un ruolo di osservatorio strategico della attuazione del programma, in stretto rapporto con la Conferenza dei Dirigenti. Può anche assumere il ruolo di Coordinatore dipartimentale per alcuni raggruppamenti di attività rilevanti rispetto all’attuazione del programma del Sindaco.

I Coordinatori dipartimentali svolgono compiti di coordinamento, indirizzo e controllo e, quindi, di sovraordinazione funzionale rispetto alle responsabilità attribuite ad altri dirigenti di strutture omogenee per materia, ed in tale senso rispondono del raggiungimento degli obiettivi di mandato che fanno capo al Dipartimento medesimo. Tale funzione di coordinamento, pur non implicando diretta responsabilità gestionale o ruoli gerarchici rispetto alle competenze dei Dirigenti di Unità Organizzativa, si esercita attraverso interventi puntuali e verifiche costanti e tende, peraltro, a favorire un ruolo a tutto campo nell’ente, teso al coordinamento dal punto di vista gestionale di politiche inerenti il programma del Sindaco e della Giunta che si caratterizzino per la trasversalità su più Dipartimenti. I dirigenti di Dipartimento non necessariamente devono risultare titolari altresì di proprie Unità Organizzative. Essi partecipano alla definizione delle modalità di utilizzo delle risorse umane e strumentali, esercitano un puntuale controllo rispetto al perseguimento di obiettivi da parte dei rispettivi Dirigenti di Unità Organizzativa e di struttura, in modo da monitorare l’andamento delle azioni e delle attività, adoperando i livelli del coordinamento come funzioni sinergiche di accrescimento delle conoscenze dei singoli e di circolazione delle informazioni. I Coordinatori dipartimentali formulano le proprie proposte, d’intesa con i

Dirigenti di Unità Organizzativa, per la definizione dell’articolazione organizzativa interna alle Unità Organizzative del Dipartimento, in materia di mobilità interna al Dipartimento e di affidamento delle responsabilità di posizione organizzativa, di alta professionalità e responsabilità di funzione, coordinano il processo di attribuzione dei trattamenti economici accessori, al fine di rendere più omogenee le valutazioni, in ottemperanza a quanto tra l’altro previsto dal Sistema di misurazione e valutazione delle performance, e sono coinvolti su quant’altro più articolatamente specificato nelle schede sottostanti.

Nel rispetto della autonomia gestionale che compete alla dirigenza tutta, in relazione ai propri livelli di professionalità, i Dirigenti di Unità Organizzativa in particolare sono chiamati ad una diretta responsabilità di risultato nella gestione loro affidata. I Dirigenti informano l’attività delle strutture dirette a logiche di informazione, collaborazione, programmazione, nonché verifica e controllo delle attività svolte; assumono la diretta responsabilità dei risultati della gestione delle unità di riferimento, a fronte della assegnazione di risorse umane, strumentali e di budget di spesa predefiniti; rispondono della corretta gestione, del raggiungimento degli obiettivi e del rispetto dei tempi assegnati; sono chiamati a partecipare alla fase di costruzione del piano delle performance, a rendicontare circa le fasi di attuazione degli obiettivi di rispettiva competenza, e quant’altro stabilito dal Sistema di valutazione. A tale scopo i dirigenti di Unità Organizzativa adottano tutti gli atti di gestione del personale interno, ivi inclusa la assegnazione e la mobilità del personale internamente ai diversi Uffici costituiti, nel rispetto delle normative e dei contratti vigenti.

Lo stile di direzione dell’Ente si dovrà uniformare costantemente a principi di responsabilità, adeguamento costante ai fabbisogni emergenti, sinergia, oltre che valorizzazione e sviluppo delle professionalità, economicità di gestione, efficacia e trasparenza dell’azione amministrativa: criteri che saranno alla base del sistema premiante.

L’organigramma del Comune di Livorno è riportato in appendice.