Art.55 – Servizi amministrativi, tecnici e professionali.
I servizi tecnici, professionali ed amministrativi svolgono funzioni di supporto alle strutture aziendali per garantire la disponibilità delle risorse umane, materiali, finanziarie e patrimoniali e
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per assicurare che la loro gestione avvenga secondo principi di legittimità, imparzialità ed economicità.
Essi operano come centri di servizio qualificati, impegnati a rendere disponibili le risorse destinate alle unità dell’Azienda più direttamente coinvolte nella produzione ed erogazione di prestazioni e servizi di prevenzione, diagnosi, cura e riabilitazione.
La funzione di supporto deve pertanto essere finalizzata, nel rispetto delle reciproche competenze, a salvaguardare il principio di “buona amministrazione”, privilegiando l’aspetto collaborativo dei servizi senza peraltro appesantire lo svolgimento delle attività di produzione.
I Dirigenti responsabili delle UU.OO appartenenti ai Servizi Tecnici Professionali e Amministrativi rispondono del risultato dell’attività svolta e dell’organizzazione del Servizio dagli stessi diretto. Sono, in base alle disposizioni della L. n. 241/91, responsabili dei procedimenti di competenza dell’U.O. in cui sono incardinati, fatta salva la possibilità di assegnare ad altri dipendenti della stessa Unità Operativa la responsabilità per l’istruttoria del procedimento.
L’organizzazione dei servizi i tecnici, professionali e amministrativi dell’Azienda ULSS 14 è rappresentata nell’allegato n 3 al presente atto. Il numero delle Unità operative complesse, pari a quattro è individuato nel rispetto di quanto previsto nell’allegato A1 della DGR 975 del 18.6.2013. La disattivazione di Unità Operative complesse dell’area Professionale tecnica amministrativa, in quanto non previste nella DGR 975/2013 avverrà secondo il crono programma allegato 4 al presente Atto aziendale tenendo anche in considerazione, ove possibile, la data di scadenza degli incarichi assegnati.
Tutte Unità Operative dell’area professionale tecnico amministrativa con funzioni operative e non strategiche, sono aggregate all’interno del Dipartimento per i Servizi Tecnico Amministrativi allo scopo di favorire il loro coordinamento, facilitare la comunicazione interna e l’ uso flessibile delle risorse. Gli uffici ed i servizi dell’area professionale tecnico amministrativa, ad eccezione di quelli in staff, sono inseriti, in base alle materie di competenza, nelle diverse Unità Operative complesse o semplici di tale area ai fini di avere sempre un dirigente di riferimento.
Art.56 - Dipartimento per i Servizi Tecnico Amministrativi – Direttore di Dipartimento e competenze delle Unità Operative
Il Dipartimento strutturale dei Servizi Tecnico Amministrativi è costituito da:
50 o UOS Affari Generali e prestazioni sanitarie • UOC Contabilità e Bilancio;
• UOC Provveditorato, Economato e Servizi Alberghieri; • UOC Servizi Tecnici ed Informativi articolata al suo interno:
o UOS Sistemi Informativi
Il Direttore di Dipartimento dei Servizi Tecnico-Amministrativi è nominato dal Direttore Generale fra i dirigenti con incarico di direzione di una delle strutture complesse aggregate nel dipartimento. Il Direttore, oltre a detenere la titolarità dell’incarico di direzione della struttura di provenienza, è tenuto a svolgere le funzioni gestionali del Dipartimento in ordine alla razionale e corretta programmazione ed utilizzo delle risorse assegnate per il conseguimento degli obiettivi affidati, negoziando a tal fine il budget di struttura con la Direzione Generale e quindi con i Direttori delle strutture complesse aggregate nel Dipartimento.
Il Direttore di Dipartimento dei Servizi Tecnico-Amministrativi è tenuto altresì al coordinamento delle attività che coinvolgono più Unità Operative del Dipartimento e a vigilare sulla regolarità amministrativa degli atti adottati dai vari dirigenti di struttura complessa, segnalando eventuali irregolarità al Direttore Generale per le conseguenti valutazioni.
Nei casi di ingiustificata inerzia del dirigente di struttura complessa, il Direttore di Dipartimento ordina allo stesso l’istruttoria e segnala il fatto al Direttore Generale.
Ai fini dell’individuazione della sfera di competenza e della delimitazione dell’ambito di azione del potere di gestione delegato, vengono di seguito descritte le funzioni svolte dalle Unità Operative complesse appartenenti ai servizi amministrativi, tecnico professionali e alle loro articolazioni interne.
Nell’ambito delle attribuzioni assegnate tali Unità Operative Complesse sono autorizzate ad adottare gli atti di natura amministrativa con rilevanza esterna secondo le indicazioni della Direzione Generale.
• UOC Risorse Umane e Affari Generali
Le funzioni assegnate alla UOC sono quelle relative:
- alla gestione del personale dipendente (dalla fase di predisposizione del piano assunzioni, all’assunzione e alla completa gestione giuridico-economica del rapporto di lavoro);
- alla gestione dei medici convenzionati - MMG, SAI, PLS e Medici di continuità assistenziale – (estendo ogni fase del rapporto di convenzione);
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- alla gestione dei procedimenti di natura disciplinare che non siano di competenza dei dirigenti, in qualità di Ufficio Competente per i Procedimenti Disciplinari ;
- alla gestione giuridico-amministrativa dei rapporti convenzionali con altre strutture pubbliche o private non accreditate per lo svolgimento di attività in regime libero-professionale da parte di medici e veterinari dipendenti dell’Azienda ULSS;
- alla gestione degli incarichi di lavoro autonomo (incarichi libero professionali, co.co.co, ecc);
- all’applicazione dalle disposizioni in materia di libera professione predisponendo gli opportuni indirizzi applicativi ai vari servizi aziendali ;
- alla gestione degli atti convenzionali per l’attivazione di consulenze per prestazioni sanitarie con altre aziende del Servizio Sanitario Nazionale;
- alla gestione delle attività amministrative relative ai contratti di somministrazione e alle altre forme di lavoro flessibile, in collaborazione con l’UOC Provveditorato;
- all’attivazione e gestione delle borse di studio;
- alla gestione amministrativa dei rapporti giuridici con tirocinanti, allievi, frequentatori volontari delle strutture aziendali;
- alla formulazione delle previsioni di spesa relative al complessivo impiego delle risorse umane ( personale dipendente, medici convenzionati, contratti di lavoro autonomo, contratti di somministrazione, consulenze ex art. 58 CCNL….);
- all’anagrafe delle prestazioni e alla banca dati del personale dipendente e convenzionato;
- alla gestione del sistema di valutazione del personale dipendente ai fini dell’attribuzione dei compensi incentivanti contrattualmente previsti;, con il supporto dell’UOS Controllo di Gestione e dell’UOS Sistemi Informativi;
- alla gestione dei processi di valutazione del personale dirigente a scadenza dell’incarico dirigenziale;
- alle Relazioni Sindacali.
o UOS Affari Generali e prestazioni sanitarie
Tale Unità Operativa, articolazione interna dell’UOC Gestione Risorse Umane e Affari Generali si occupa di :
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- assicurare il rispetto della disciplina relativa al diritto di accesso agli atti, promuovendo il costante aggiornamento del regolamento aziendale di attuazione e fornendo indicazioni alle singole Unità Operative;
- assicurare la gestione delle attività finalizzate all’adozione e pubblicazione degli atti di competenza del Direttore Generale (deliberazioni) e Dirigenti di Unità Operativa (determinazioni), garantendo anche il costante aggiornamento degli strumenti utilizzati alla luce delle innovazioni tecnologiche disponibili;
- curare l’adeguata pubblicità, trasparenza ed informazione relative agli atti adottati dall’Azienda;
- coordinare l’attività delle strutture aziendali ai fini di dare applicazione alle disposizioni in tema di trasparenza, dare attuazione alle disposizioni sulla prevenzione e repressione della corruzione e dell’illegalità nella Pubblica Amministrazione;
- assicurare la tenuta di tutto il repertorio dei provvedimenti aziendali;
- provvedere alla gestione delle assicurazioni e dei sinistri in via giudiziale ed extragiudiziale;
- gestire i contratti di locazione attivi e passivi, di comodato d’uso e contratti diversi;
- assicurare la tutela dei diritti dell’azienda nei confronti di terzi, gestire il contenzioso civile penale e amministrativo curando il rapporto con i legali esterni;
- curare la gestione del Patrocinio Legale a favore dei dipendenti anche nei rapporti con la compagnia assicuratrice;
- attivare e gestire i contratti di donazione;
- assicurare in collaborazione con l’UOS Sistemi informativi gli adempimenti connessi all’applicazione all’interno dell’Azienda del D. Lgs. 196/2003 (testo unico in materia di privacy);
- provvedere alla predisposizione degli atti convenzionali con le strutture preaccreditate per l’assistenza ospedaliera e le prestazioni ambulatoriali esterne, assicurando la gestione amministrativa dei rapporti convenzionali conseguenti ed effettuando il monitoraggio costante del rispetto dei tetti di attività previsti dalla disciplina regionale;
- assicurare l’istruttoria dei procedimenti per l’affidamento dei servizi alle cooperative sociali, in attuazione della Legge Regionale 3 novembre 2006, n. 23 e della DGR 4189 del 18 dicembre 2007;
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- assicurare, anche mediante raccordo con altri servizi , l’attività diretta al recupero delle somme dovute dagli utenti per mancato pagamento di somme varie nonché all’ applicazione delle sanzioni amministrative previste dalla L.R. Veneto 13/2012 previste nei casi di autocertificazioni per esenzioni per reddito .di soggetti non aventi diritto;
- Verifica e controllo fatture emesse da altre strutture per prestazioni rese a pazienti ricoverati presso questa ULSS;
- Verifica e controllo fatture per trasporti secondari, su indicazioni del Direttore Pronto Soccorso;
- Assicurare il coordinamento delle attività necessarie per l’erogazione dell’assistenza sanitaria ospedaliera e di specialistica ambulatoriale ai cittadini stranieri (comunitari e non e Stranieri Temporaneamente presenti ) con il relativo pagamento o rimborso delle tariffe).
• UOC Provveditorato, Economato e Servizi Alberghieri
Le funzioni assegnate all’UOC sono:
- collaborare con la Direzione Generale nella predisposizione del Piano degli investimenti, anche in raccordo con l’Unità Operativa Controllo di Gestione, curandone, per la parte di rispettiva competenza, il costante monitoraggio;
- collaborare con la Direzione Generale nelle attività di programmazione degli acquisti di beni e servizi, anche in raccordo con le Unità Operative interessate;
- assicurare le attività istruttorie e la conduzione delle procedure di acquisizione di beni e servizi di livello aziendale, nel rispetto della normativa vigente in materia (codice dei contratti, convenzioni CONSIP, piattaforma MEPA, gare regionali), raccordandosi con le Unità Operative interessate per l’acquisizione dei relativi fabbisogni e capitolati tecnici;
- provvedere alla gestione delle scorte e dei transiti relativi ai beni di consumo sanitari di competenza (ad eccezione dei farmaci, parte dei dispositivi medici, parte dei diagnostici e reagenti) e dei beni di consumo economali dal ricevimento (controllo quantità e qualità in ingresso) al carico/scarico a magazzino, alla loro distribuzione alle unità operative, curandone la relativa gestione contabile, in modo coerente rispetto all’impianto della piattaforma di logistica integrata a livello di area vasta in via di definizione ed implementazione;
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- vigilare, attraverso i Direttori di esecuzione dei contratti individuati nell’ambito delle Unità Operative interessate, sulla corretta esecuzione degli obblighi contrattuali da parte dei fornitori di beni e servizi, segnalando eventuali irregolarità o difformità, per l’adozione delle iniziative conseguenti;
- curare la gestione amministrativa e contabile delle forniture connesse agli appalti, contratti, convenzioni, spese in economia, trattative private, nell’ambito di competenza, salvo i casi in cui venga formalmente individuato un ufficio o un servizio liquidatore diverso;
- assicurare l’acquisizione delle attrezzature ed arredi sanitari ed economali e la relativa gestione inventariale;
- curare la tenuta del registro dei beni ammortizzabili e l’aggiornamento dell’inventario dei beni mobili;
- stipulare e gestire i contratti di noleggio;
- assicurare le funzioni di cassa economale;
- integrare e gestire la disponibilità e la funzionalità del parco automezzi (carburante, manutenzione meccanica e carrozzeria, lavaggio, revisioni ecc.);
- proporre alla competente Direzione soluzioni innovative per la razionalizzazione dei costi, con standardizzazioni e sostituzioni di prodotti innovativi.
Le predette attività verranno attuare in modo coerente rispetto all’impianto della piattaforma di logistica integrata a livello di area vasta in via di definizione ed implementazione.
L’Unità Operativa oltre ai processi di acquisizione dei beni e servizi a livello aziendale, cura le attività relative alle fasi delle procedure di acquisizione dei beni e servizi di area vasta/regionale riservate alla competenza dell’Azienda ULSS 14.
• UOC Servizi Tecnici ed Informativi
Le funzioni assegnate alla UOC sono dirette alla ristrutturazione, conservazione e realizzazione di opere ed interventi strutturali, nonché, alle attività di attinenza all’ingegneria clinica.
In particolare le attività di competenza dell’Unità Operativa sono:
- collaborare con la Direzione Generale nella pianificazione e nella programmazione degli investimenti da realizzazione sul patrimonio immobiliare, quali: manutenzioni ordinaria, straordinaria, restauro, ammodernamento, adeguamento e ampliamento, su strutture edilizie e impiantistiche, nonché la manutenzione ordinaria e straordinaria, il rinnovo e
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l’innovazione del parco attrezzature biomedicali, anche in raccordo con l’Unità Operativa Controllo di Gestione;
- predisporre in attuazione della pianificazione e programmazione degli investimenti di cui al punto precedente il Piano triennale e l’elenco annuale degli investimenti, nonché ogni altro documento di programmazione previsto dalla normativa vigente;
- provvedere per la realizzazione degli investimenti programmati alla definizione dei capitolati tecnici ed alla conduzione delle procedure di gara relative al conferimento di incarichi di progettazione e direzione lavori, all’affidamento degli appalti per la realizzazione di lavori e dei servizi di manutenzione/gestione esternalizzati (esempio: gestione calore);
- predisporre studi di fattibilità, progettazione e direzione lavori secondo le indicazioni della Direzione Generale;
- collaborare con professionisti individuati per la redazione di progetti e con la direzione lavori e collaudi;
- svolgere la funzione di Responsabile di procedimento per tutte le fasi di realizzazione di un’opera ai sensi del D.Lgs. n. 163/2006 e successive modifiche e integrazioni;
- gestire i servizi di manutenzione/gestione in appalto, nonché le utenze aziendali per la fornitura di energia elettrica, gas, acqua, riscaldamento e telefonia;
- curare la tenuta e l’aggiornamento dell’inventario dei beni immobili e impianti dell’Azienda;
- procedere alle verifiche e alle certificazioni finalizzate al pagamento delle imposte sugli immobili (esempio: IMU), tassa asporto rifiuti solidi urbani e tassa occupazione spazi ed aree pubbliche, dandone comunicazione all’U.O.C. Contabilità e Bilancio;
- garantire, le attività di ingegneria clinica riguardanti, in particolare:
. programmazione, inventariazione e dismissione delle nuove apparecchiature elettromedicali;
. coordinamento delle manutenzioni, verifiche di sicurezza, funzionalità e qualità sulle apparecchiature elettromedicali e valutazione del rischio;
. provvede all’acquisto dei materiali necessari a piccoli interventi di manutenzione o sostituzione nei limiti delle competenze della Unità Operativa ed in stretta sinergia con l’UOC Provveditorato Economato e Servizi Alberghieri.
56 o UOS Sistemi Informativi
Tale Unità Operativa Semplice articolazione interna dell’UOC Servizi Tecnici ha il compito di:
- coordinare, in stretta relazione con la Direzione Generale, la definizione degli indirizzi per lo sviluppo e la gestione del sistema informativo, sia per l’ambito amministrativo sia per il settore clinico-sanitario;
- supportare i servizi competenti nell’analisi, sviluppo e implementazione dei nuovi flussi informativi e nella revisione/manutenzione dei flussi esistenti, garantendo la coerenza del sistema informativo complessivo in termini di unicità e validità delle informazioni gestite;
- fornire consulenza e supporto operativo alle strutture aziendali in materia di raccolta, elaborazione, archiviazione e presentazione dei dati, con particolare riferimento al sistema di reporting;
- supportare la Direzione Generale, in raccordo con la UOS Affari Generali e Prestazioni Sanitarie, del rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati sensibili, tutela della privacy e riservatezza, assicurando l’implementazione di ogni misura necessaria ad evitare accessi non autorizzati alle basi-dati, in linea con i requisiti della normativa vigente, e garantendo la protezione e conservazione degli archivi informatici;
- supportare la Direzione Generale nella predisposizione del Piano degli investimenti in tecnologie e soluzioni per l’informatica, garantendone la coerenza con gli obiettivi di integrazione in ambito di area vasta definiti dall’Amministrazione regionale;
- definire, di concerto con le strutture aziendali e del territorio, le soluzioni informatiche da implementare in un’ottica di integrazione in ambito di area vasta dei sistemi informativi-informatici ed avendo quale fondamentale criterio di orientamento l’obiettivo di facilitare l’accesso dell’utenza ai servizi;
- supportare gli utenti aziendali e del territorio nell’utilizzo degli strumenti di automazione informatica, ricercando e proponendo le soluzioni, anche di ordine organizzativo, finalizzate a rendere massima l’efficienza ed efficacia degli strumenti implementati;
- collaborare con l’UOC Provveditorato, Economato e Servizi Alberghieri e gli altri servizi aziendali, attraverso la proposizione delle specifiche tecniche necessarie alla definizione dei capitolati di gara per gli approvvigionamenti di beni e servizi informatici/telematici/telefonici e dei sistemi di videosorveglianza;
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- operare in forte sinergia con le UOC Provveditorato, Economato e Servizi Alberghieri e gli altri servizi aziendali per lo sviluppo della rete telematica, anche al fine di assicurare l’interazione con il sistema informativo aziendale degli utenti del territorio, quali Medici di Medicina Generale, Pediatri di Libera Scelta, Case di Riposo, per la gestione delle impegnative, ecc., Amministrazioni comunali, per gli aggiornamenti anagrafici;
- assicurare l’integrazione e la gestione tecnica delle banche dati;
- assicurare la manutenzione e l’adeguamento delle centrali telefoniche, degli apparati per la fonia aziendale e dei sistemi di videosorveglianza;
- assicurare le attività di conduzione, implementazione e manutenzione degli apparati attivi, passivi e cablaggi della rete telematica/telefonica, nonché dei sistemi e delle attrezzature informatiche aziendali.
• UOC Contabilità e Bilancio
Le funzioni assegnate alla UOC sono:
- supportare la Direzione Generale nella programmazione economico-finanziaria, monitorando costantemente l’andamento della gestione rispetto agli obiettivi di mantenimento dell’equilibrio economico-finanziario e suggerendo con tempestività eventuali azioni correttive;
- gestire la contabilità economico-patrimoniale e la contabilità analitica, in collaborazione con l’Unità Operativa Controllo di Gestione, assicurando gli opportuni collegamenti tra i due strumenti;
- provvedere all’elaborazione del Bilancio di esercizio;
- gestire gli adempimenti fiscali e l’applicazione delle relative normative: IVA, IRES, IRAP, mod. 770 e mod. Unico;
- gestire contabilmente il patrimonio aziendale, immobiliare e mobiliare, ai fini della rilevazione degli ammortamenti, in collaborazione con le Unità Operative competenti;
- monitorare costantemente la situazione debitoria dell’azienda, supportando la Direzione Aziendale, in collaborazione con l’UOS Affari Generali e Prestazioni Sanitarie, nella valutazione di possibili azioni transattive con i creditori;
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- provvedere alla definizione delle procedure amministrativo-contabili dell’Azienda, sia per i movimenti in entrata che per quelli in uscita, ed assicurare la corretta gestione delle attività contabili, nel rispetto dei principi contabili oltre che delle disposizioni regionali in materia;
- assicurare la corretta gestione dei flussi finanziari (entrate e uscite), predisponendo i piani finanziari per l’impegno dei fondi disponibili e gestendone l’effettiva realizzazione (mandati di pagamento e riversali d’incasso);
- assicurare la costante comunicazione e gestione dei flussi finanziari con l’Istituto Tesoriere e la Banca d’Italia;
- assicurare il controllo contabile della cassa economale e delle casse ticket;
- verificare la corrispondenza del bilancio economico preventivo con i relativi “budget trasversali” assegnati ai servizi;
- riscuotere i crediti e predisporre la documentazione per la procedura di riscossione coatta;
- tenere la contabilità e le rendicontazioni della Gestione liquidatoria dell’ex ULSS 32;
- provvedere all’emissione delle fatture per prestazioni a pagamento;
- provvedere alle attività amministrativo-contabili legate all’introito del ticket e dei proventi dell’attività libero professionale;
- gestire la procedura amministrativo/fiscale relativamente all’attività di libera professione intramoenia presso studi privati e strutture private convenzionate;
- organizzare e assicurare l’attività di controllo interno di regolarità amministrativo-contabile anche a supporto dell’azione del Collegio Sindacale e della Direzione Generale.