Valutazione del contesto e analisi SWOT

Dopo che gli obiettivi sono stati definiti, il processo strategico prevede un’analisi interna ed esterna del contesto di riferimento. Questo significa andare a visualizzare le potenzialità e le opportunità, ma soprattutto le debolezze e le minacce che possono occorrere nella programmazione di un evento.

Se è piuttosto semplice capire quali sono i punti di forza di una manifestazione, altrettanto semplice non è individuare dove questa organizzazione presenta delle mancanze oppure dove potrebbe incontrare situazioni critiche che potrebbero mettere a dura prova la struttura dell’evento.

Un altro particolare fattore che è importante studiare preventivamente alla realizzazione concreta del progetto è l’analisi dell’impatto che esso avrà nei confronti dei vari stakeholder ma, in particolare, sulla comunità dove si svolge la manifestazione. Prevedere possibili ricadute positive ed al contempo evitare “fratture” tra la comunità e l’organizzazione è un fattore di grande importanza, in quanto la gestione di un evento effettuata in armonia con il contesto di riferimento non può che giovare ad un buon risultato finale.

Il contesto esterno consiste in tutti quei fattori che possono influire positivamente o negativamente nel successo dell’evento, il contesto interno invece si riferisce alle risorse disponibili per l’evento: materiali, finanziarie ed umane. “Il contesto esterno è generalmente il primo ad essere oggetto di analisi, i suoi principali fattori possono essere: sociali, demografici, economici e culturali.”33

Prendendo in esame il nostro caso di studio, possiamo individuare alcuni fattori considerati in merito all’organizzazione del festival. Innanzitutto situando la manifestazione all’interno del centro storico cittadino vi è una forte compenetrazione tra arte e cultura, antica e moderna. Con questo si intende dire che le mura cinquecentesche di Treviso fanno da sottofondo all’iniziativa culturale ed offrono una splendida cornice storica in grado di catturare l’attenzione dei visitatori.

33 _{Cfr. Ian McDonnel et. al, Op.cit, p.62}

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Sempre in merito ai fattori culturali, come detto nel capitolo precedente, esiste un secondo tipo di compenetrazione a livello culturale: ci si riferisce alla coesistenza della cultura enogastronomica e a quella musicale. La Marca trevigiana, infatti, è ben nota per le particolarità culinarie ed enoiche; sono quindi state considerate in maniera ottimale queste particolarità della regione dando spazio a realtà di produzione tipica in concomitanza con l’evento musicale.

Un aspetto da considerare, sempre in merito all’analisi del contesto di riferimento, è quella del target della produzione. Suoni di Marca offre un ventaglio relativamente ampio in relazione al programma presentato. Ciò ha permesso, seppur con qualche caso di eterogeneità nella presentazione della lineup, di poter soddisfare un ampio bacino di pubblico sia dal punto di vista dei gusti musicali, sia dal punto di vista delle fasce d’età coinvolte.

Un’importante modifica effettuata nella nuova edizione del festival, riguarda la decisione di tenere la manifestazione completamente gratuita per tutte e 18 le giornate. Questa scelta, seppur rischiosa e con qualche critica, ha permesso a tutta la cittadinanza di poter assistere ai concerti senza sostenere alcun esborso obbligatorio. In questi periodi, dove i centri di attivazione economica sono piuttosto scarsi, sembra essere stata una scelta positiva che ha portato la venticinquesima edizione ad una grande affluenza. In conclusione è necessario porre lo sguardo anche all’arena competitiva, ossia nello specifico a quegli eventi situati nella medesima area geografica che costituiscono i reali competitors della manifestazione.

Considerando il periodo di esecuzione, la portata media e il livello della programmazione artistica, emerge nella zona un solo evento che può definirsi competitors: l’Home Festival, sempre a Treviso. Esistono però delle differenze tra i due eventi che hanno permesso ad entrambi di guadagnarsi un’affluenza considerevole e di conseguenza raggiungere il successo. Innanzitutto, i due festival si svolgono in periodi vicini ma non sovrapposti, quindi l’effetto “split” del pubblico non è avvertito.

La programmazione di Suoni di Marca ha un taglio decisamente più di nicchia e con maggiori artisti, mentre Home ha un target molto più mainstream, con un’offerta limitata di performer. Questo fattore è considerevole perché nel complesso Home Festival attrae maggiori spettatori nella singola giornata, contando su artisti più

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conosciuti, condensati però in un breve periodo, solo tre giornate; Suoni di Marca ha, con delle eccezioni, una lineup più settoriale, che potenzialmente attrae meno pubblico sulla singola giornata ma può contare su diciotto giorni di programmazione in cui crearsi un vasto bacino di pubblico. In terzo luogo una grande differenza tra i due festival Suoni è data dal fatto che Suoni di Marca è una manifestazione completamente gratuita, mentre Home ha un ticket d’ingresso. Indipendentemente dai giudizi in merito alle scelte effettuate, sembra che la politica del free entry possa essere spesso appagante a livello di affluenza.

Esistono però determinate situazioni, o punti di debolezza, che devono essere necessariamente tenuti sotto controllo, esaminati ed eventualmente corretti se dovessero verificarsi problemi durante la gestione dell’evento. Una buona organizzazione, infatti, cerca primariamente di studiare quei settori dove sono presenti lacune e cercare un miglioramento.

Esaminando il festival Suoni di Marca emerge da subito punto critico che già nelle fasi di progettazione deve essere studiato a fondo: l’accessibilità.

Situare un festival di questa portata nel centro storico di una città per 18 giornate consecutive è uno sforzo decisamente importante. Le vie d’accesso, i luoghi di sosta e la veicolazione del traffico possono portare a notevoli congestioni e disagi. Parleremo però nel dettaglio della gestione dei flussi di spettatori nei prossimi paragrafi.

Un secondo fattore di debolezza, meno visibile se non agli addetti ai lavori, è costituito dalla scelta di mantenere gratuita la manifestazione. Questa politica, può sembrare a prima vista vincente ed effettivamente ha portato a buoni risultati; vero è, però, che senza un biglietto d’ingresso, magari venduto in prevendita, le entrate economiche dell’organizzazione sono fortemente limitate nel breve periodo, di conseguenza anche le spese effettuate, ad esempio nelle scelte artistiche, hanno risentito di questa scelta. Una volta effettuata la disamina dell’ambiente in cui è inserito il festival, è necessario esaminare le caratteristiche proprie dell’evento . L’analisi interna del contesto, prende in esame le possibili risorse che un organizzazione dispone per la realizzazione dell’evento.

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Fondamentalmente si tratta di attuare un processo di analisi riguardante il “ciò che si dispone” al momento dell’ideazione del progetto. Andranno dunque scansionate le risorse umane, come ad esempio: collaboratori, addetti all’allestimento, servizi esterni e catering, che saranno indispensabili in tutto il ciclo di vita dell’evento. Le risorse finanziarie e quelle materiali, come strutture sceniche, palchi, service audio/luci/video, saranno poi indispensabili nella fase implementativa ed esecutiva del progetto.

A questo punto potremo così già individuare dei punti di forza della nostra organizzazione e di conseguenza quei punti dove invece l’organizzazione sarà più debole. E’ in ogni caso impossibile evitare che un ente abbia delle carenze, ma è altresì importante fare focus su queste problematiche al fine di ridurre al minimo i fattori di incertezza che possano causare disguidi, rallentamenti procedurali o, al peggio, insostenibilità del progetto.