Valutazione degli auditor

La valutazione degli auditor e dei responsabili di gruppo di audit dovrebbe essere:

– pianificata, – attuata e

– registrata in conformità con le procedure del programma di audit per ottenere un risultato che sia obiettivo, coerente, corretto ed attendibile.

62 _{Pavletic Luca, “L’audit per i sistemi di gestione qualità ed ambientale secondo la nuova norma UNI EN} ISO 19011:2003 – Competenza e valutazione degli auditor – Mantenimento e miglioramento delle competenze”, Franco Angeli, Milano, 2003

Andreani Alberto, Linee Guida per gli Audit Guida dei Sistemi di Gestione per la Qualità e/o di Gestione Ambientale: UNI EN ISO 19011:2003, in sito internet:

Il processo di valutazione dovrebbe identificare esigenze di formazione e di addestramento ed altre esigenze di accrescimento delle capacità.

La norma individua la valutazione per diversi scopi e in sintesi:

- valutazione iniziale degli aspiranti auditor. In questa fase si attua la prima valutazione delle caratteristiche di competenza del candidato auditor e si identificano, se necessario, delle azioni per incrementarle;

- valutazione degli auditor per la costituzione del gruppo di verifica ispettiva. Il programma di audit identifica i requisiti di competenza che un auditor deve possedere e dimostrare. In funzione di questi fattori, occorre valutare il soddisfacimento delle competenze ai requisiti e, se necessario, individuare elementi di miglioramento.

· valutazione continua sulla prestazione degli auditor. In questa fase occorre implementare, se necessario, conoscenze e abilità nell’ottica del miglioramento continuo e il mantenimento continuo delle competenze. Per dare evidenza del mantenimento delle proprie competenze, occorre pianificare, attuare una valutazione e registrarne i risultati.

L’attività di valutazione è individuata dalla norma come un processo dove per definizione si possono individuare elementi in ingresso ed elementi in uscita con più elevato valore aggiunto. Il processo si inserisce in una logica di sistema orientata al miglioramento continuo.

La norma identifica 4 fasi essenziali per impostare correttamente la valutazione. - Fase 1 - Identificazione delle caratteristiche personali, delle conoscenze e abilità per soddisfare i requisiti del programma di audit: In questo punto si vuole

identificare il grado di competenza di un ipotetico auditor in funzione degli obiettivi individuati nel programma di audit e dal singolo audit.

Gli elementi in ingresso sono:

· dimensione, natura e complessità dell’organizzazione; · obiettivi, criteri ed estensioni del programma di audit; · tipo di audit (prima, seconda, terza parte),

· il processo di audit nel contesto dell’organizzazione; · la complessità del sistema di gestione dell’organizzazione.

Gli elementi in uscita sono:

· definizione del grado di istruzione; definizione delle conoscenze e abilità generiche e specifiche;

· definizione del grado di formazione;

· definizione del grado di formazione in addestramento (osservazione, training in affiancamento);

· definizione del numero, tipo di esperienza diretta in auditing.

- Fase 2 - Determinazione del criterio di valutazione: Definiti i requisiti di competenza per essere conforme alla situazione da valutare, occorre definire il criterio di valutazione. Il criterio di valutazione consiste nel definire quali siano gli elementi che devono essere presi in considerazione ai fini della valutazione stessa.

Questi elementi possono essere quantitativi (come gli anni di esperienza di lavoro, il numero di audit eseguiti, le ore di formazione e di addestramento nell’audit), o qualitativi (come l’aver dimostrato caratteristiche personali, conoscenze o competenze durante la formazione e l’addestramento o sul luogo di lavoro).

- Fase 3 - Determinazione del metodo di valutazione: La scelta del metodo di valutazione è il passo successivo per avere gli elementi di valutazione.

Esistono diversi metodi di valutazione che in funzione delle condizioni in cui sono applicati possono dare risultati differenti e pertanto con differente efficacia rispetto agli obiettivi preposti.

In funzione del criterio adottato, e del contesto in cui vengono applicati, si deciderà sull’applicabilità di un metodo anziché un altro. Può essere molto utile utilizzare una logica di confronto dei risultati ottenuti con diversi metodi come può essere utile utilizzare più metodi congiuntamente per migliorare la sensibilità e adattabilità.

Generalmente, si dovrebbe utilizzare una combinazione di metodi per assicurare un risultato obiettivo, coerente, giusto ed affidabile.

- Fase 4 - Conduzione della valutazione: La fase di valutazione consiste nel confrontare i dati informativi dei singoli auditor con i criteri di valutazione definiti.

La fase di valutazione deve essere intesa come un’occasione per determinare oggettivamente anche le carenze e conseguentemente individuare i possibili margini di miglioramento (formazione, training, ecc.).

Inoltre, con una visione più ampia, individuare le esigenze presenti e soprattutto future per possedere e dimostrare la capacità e la competenza nell’ottica del mantenimento e miglioramento continuo.63

63 _{Pavletic Luca, “L’audit per i sistemi di gestione qualità ed ambientale secondo la nuova norma UNI EN} ISO 19011:2003 – Competenza e valutazione degli auditor – Valutazione degli auditor”, Franco Angeli, Milano, 2003

Conclusioni

Con il presente lavoro, mi sono posto l’obiettivo di descrivere con un adeguato livello di dettaglio, la complessità dell’attività di audit, provando a mettere in evidenza come tale attività possa contribuire ad un miglioramento continuo del sistema di gestione qualità adottato da un’organizzazione.

Se, nell’introduzione della tesi, mi sono limitato ad illustrare l’attività di audit nelle sue varie tipologie, con riferimento sia all’oggetto di verifica che al soggetto preposto alla conduzione dell’audit, nei capitoli in cui si articola la tesi, ho voluto intraprendere un percorso descrittivo strutturato su tre livelli:

- nel primo capitolo, ho inteso inquadrare l’attività di audit nell’ottica della qualità, con l’intento di configurare l’audit quale attività svolta perseguendo gli obiettivi per la qualità (ottica di miglioramento, customer satisfaction, ecc.) e prestando attenzione ai soggetti coinvolti nella conduzione dell’attività di verifica;

- nel secondo capitolo, mi sono proposto di chiarire in che misura l’attività di auditing può risultare efficace per l’organizzazione sottoposta a verifica e quale soluzione metodologica sia da preferire perché l’attività di VI possa essere di effettiva utilità per l’azienda cliente, prestando attenzione anche alla fase di pianificazione dell’audit. In coda al capitolo ho illustrato un caso di adozione della metodologia di audit per processo nell’ambito di aziende di sviluppo e manutenzione, soffermandomi sulla descrizione delle diverse fasi in cui si articola l’audit in campo;

- nel terzo capitolo, mi sono limitato a scandire le fasi che caratterizzano la pianificazione e la conduzione degli audit dei sistemi di gestione per la qualità, con riguardo alla struttura della norma UNI EN ISO 19011 che è la norma che provvede a fornire:

- una linea guida sui principi dell’attività di audit e sulla conduzione di audit per sistemi di gestione qualità (ed ambientale), dalla fase di gestione del programma di audit fino alla fase finale di predisposizione del rapporto di audit ed eventuale richiesta di azioni correttive, ed

- una linea guida sulle conoscenze e competenze degli auditor e sull’applicazione del processo di valutazione degli auditor.

A conclusione della mia dissertazione potrei sostenere che un’organizzazione che intenda adottare un sistema di gestione della qualità efficace, puntando alla soddisfazione del cliente (e degli altri stakeholders) e al raggiungimento di obiettivi chiari e sfidanti, debba richiedere l’implementazione di audit che interessi tanto i processi posti in essere per l’ottenimento del prodotto/servizio finale da offrire al cliente quanto, a monte, gli obiettivi, le strategie e le politiche del SGQ adottato.

E l’audit, perché risulti di effettiva utilità per un’organizzazione, non deve essere concepito come mera valutazione di conformità alla normativa di riferimento, ma va inteso come valutazione della performance qualitativa aziendale e del grado di consapevolezza e di conoscenza delle problematiche attinenti la qualità che sussistono.

Con un’attività di audit opportunamente pianificata e condotta con la collaborazione incondizionata della direzione e di tutto il personale da sottoporre a verifica, un’organizzazione è in grado di conoscere la propria situazione nei confronti della qualità e di predisporre un adeguato piano di intervento a fronte delle criticità riscontrate e può puntare ad aumentare la propria competitività.

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