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IPARTIMENTO DII
NGEGNERIA DELL’E
NERGIA,
DEIS
ISTEMI,
DELT
ERRITORIO E DELLEC
OSTRUZIONICORSO DI LAUREA MAGISTRALE IN INGEGNERIA GESTIONALE
Introduzione del modulo “Manufacturing” di Oracle NetSuite
in un’azienda del settore marmo
RELATORI: IL CANDIDATO:
Prof. Ing. Riccardo Dulmin Lorenzo Innocenti
Dott. Michele Rotini Extra Vision S.r.l
Sessione di Laurea del 28/11/2018 Anno Accademico 2017/2018
Sommario
Questo lavoro di tesi è il risultato del tirocinio di cinque mesi che ho svolto presso la Extra Vision S.r.l., durante il quale ho avuto modo di partecipare al progetto di implementazione del modulo “Manufacturing” del software ERP Oracle Netsuite per il cliente Marmo Srl1, che
realizza un’ampia varietà di articoli attraverso la lavorazione del marmo.
L’obiettivo di questo lavoro consiste nell’implementazione di una soluzione software che consenta alla Marmo Srl di gestire i propri processi produttivi attraverso l’utilizzo di un sistema informativo ERP2, superando l’utilizzo di strumenti alternativi.
La Marmo Srl intende utilizzare inizialmente il modulo del “Manufacturing” solo per due famiglie di prodotti, particolarmente rilevanti per il business dell’azienda, in modo così da consolidare la conoscenza del modulo su questi ed estendere poi progressivamente l’utilizzo anche agli altri prodotti.
Il mio contributo al progetto si è concentrato principalmente sulle seguenti attività:
• supporto al team nello sviluppo delle personalizzazioni, con individuazione di modifiche per miglioramento del software e successiva proposta al cliente;
• elaborazione ed esecuzione di casi d’uso da testare negli UAT, conduzione di sessioni presso la sede del cliente al fine di offrire supporto sull’utilizzo del modulo e analizzare le problematiche emerse, con successiva individuazioni di soluzioni;
• definizione delle attività di preparazione verso il Go-Live con relative criticità;
• elaborazione di possibili soluzioni per sviluppi futuri, secondo i requisiti espressi dal cliente, attraverso la gestione avanzata del Demand Planning e Supply Planning, con definizione di una configurazione a sistema per le varie tipologie di articoli e per la generazione di ordini di acquisto e produzione.
1 Per motivi di riservatezza, verrà utilizzato il nome di fantasia “Marmo Srl” per indicare l’azienda cliente nello
sviluppo dell’elaborato
2 Sistemi software costituiti da un insieme di applicazioni informatiche integrate, in grado di gestire i processi
aziendali di tipo amministrativo, produttivo e finanziario basandosi su una base di dati unica, su un predefinito business model e su procedure standard personalizzabili in base ad opzioni predefinite.
Abstract
This thesis work is the result of my five month stage in Extra Vision S.r.l. During the stage, I had the opportunity to partecipate to the implementation project of Oracle Netsuite’s “Manufacturing” module for the customer Marmo Srl, an enterprise that makes products through marble processing.
The goal of this work is the implementation of a software solution that makes Marmo Srl able to manage its production processes by using an ERP software, replacing alternative tools. In particular, Marmo Srl intends to use the “Manufacturing” module only on two important products families at the beginning, to consolidate the knowledge of the module. In the future Marmo Srl wants to progressively extend the using of the system for remaining products.
My contribution to the project focused mainly on the following activities:
• support to the team in the development of customizations, with identifications of changes for software improvement and proposal to the customer;
• drafting and execution of UAT, conducting sessions at the customer’site to offer support on the use of module and to analyze problems emerged, with subsequent identification of solutions;
• definition of final preparation activities to Go-Live and relative risks;
• definition of a possible strategy to be adopted for Demand Planning and Supply Planning, according to customer requirements, for future developments; identification of a possible configuration on the system for the various types of items and for generation of purchase orders and work orders.
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Indice
INTRODUZIONE
A) Premessa ... 6
B) Obiettivi del lavoro ... 6
C) Capitoli dell’elaborato ... 8
1. DEFINIZIONE DEL PROCESSO PRODUTTIVO E DELLE RELATIVE LOGICHE ... 10
1.1. Routings, centri di lavoro e modelli di costo ... 10
1.2. Conto Lavoro nel processo produttivo ... 11
1.3. Modalità di risposta al mercato ... 12
2. LA REALTÀ MARMO SRL ... 14
2.1. Storia ... 14
2.2. Prodotti e attività dell’azienda ... 15
2.3. NetSuite in Marmo Srl... 16
2.4. As-Is Processo di Produzione ... 17
2.5. Criticità ed esigenze attuali ... 21
2.6. To – Be Processo di Produzione ... 26
3. ORACLE NETSUITE ... 29
3.1. Cenni storici ... 29
3.2. Soluzione standard Netsuite ... 30
3.3. Struttura standard di NetSuite ... 31
3.4. NetSuite for Manufacturing ... 34
3.4.1 Anagrafiche per la produzione... 34
3.4.2 Lancio dei Work Order e Dichiarazioni di Fase ... 40
2
4. IMPLEMENTAZIONE DEL PROGETTO ... 46
4.1. Approccio al BPR ... 46
4.2. Definizione dello “scope” ... 48
4.3. Obiettivi ... 50
4.3.1. Obiettivi di progetto ... 50
4.3.2. Obiettivi del lavoro di tesi ... 51
4.4. Metodologia di implementazione ... 52
4.5. Raccolta dei requisiti ... 55
4.5.1. Requisiti per la Produzione ... 56
4.5.2. Requisiti per la Logistica nel processo produttivo ... 59
4.5.3. Requisiti per la Documentazione ... 61
4.6. Configurazione in ambiente Sandbox ... 63
4.6.1. Attivazione delle funzionalità ... 63
4.6.2. Caricamento delle anagrafiche e dei processi produttivi dei prodotti pilota . 67 4.7. Sviluppo della funzionalità per la gestione del Conto Lavoro ... 72
4.7.1. Integrazione delle anagrafiche per il Conto Lavoro ... 72
4.7.2. Flusso operativo del Conto Lavoro ... 77
4.8. Sviluppo della funzionalità per la gestione dei Seriali ... 81
4.8.1. Integrazione delle anagrafiche per la gestione dei Seriali ... 81
4.8.2. Flusso Operativo per la gestione dei seriali ... 83
4.9. Redazione ed esecuzione UAT ... 86
4.10. Attività di preparazione verso il Go-Live ... 93
3
6. IMPLEMENTAZIONI FUTURE ... 101
6.1. Gestione avanzata della produzione tramite “Advanced Manufacturing” ... 101
6.2. Gestione avanzata del “Demand Planning” e del “Supply Planning” ... 102
ALLEGATI ... 107
ALLEGATO A ... 107
ALLEGATO B ... 111
BIBLIOGRAFIA………. 112
4 INDICE DELLE FIGURE
Figura 1 Processo di Conto Lavoro ... 11
Figura 2 Posizionamento del “Decoupling Point” ... 12
Figura 3 Logica MTS ... 13
Figura 4 Logica MTO ... 14
Figura 5 Esempio di tabella Excel per pianificazione produzione ... 18
Figura 6 Esempio tabelle per dichiarazioni fasi e consumi ... 19
Figura 7 Tabella per magazzino prodotti finiti ... 20
Figura 8 Classic Center NetSuite ... 31
Figura 9 Menu di customizzazione NetSuite ... 32
Figura 10 Esempio di RS su NetSuite ... 34
Figura 11 Esempio di Distinta Base in NetSuite... 35
Figura 12 Esempio di Manufacturing Charge Item ... 37
Figura 13 Esempio di Manufacturing Cost Template ... 37
Figura 14 Esempio di Manufacturing Work Center ... 38
Figura 15 Esempio di Manufacturing Routing ... 39
Figura 16 Informazioni di testata su un WO ... 40
Figura 17 Lista dei componenti su WO ... 41
Figura 18 Tab Operations su WO ... 42
Figura 19 Esempio di Work Order Issue ... 43
Figura 20 Esempio di WO Completion... 44
Figura 21 Esempio di WO Close ... 45
Figura 22 Menu delle "Enable Features" ... 63
Figura 23 Distinta base Marmetta Levigata ... 68
Figura 24 MR Marmetta Levigata ... 68
Figura 25 Distinta Base Filagna ... 69
Figura 26 MR Filagna ... 70
Figura 27 Diagramma di flusso lavorazioni terzisti ... 73
Figura 28 Attributi Ghost su Anagrafica Item ... 73
Figura 29 Campi Custom su Revision ... 75
Figura 30 Campi Custom su Centro di Lavoro ... 75
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Figura 32 Campi custom su Operations... 77
Figura 33 Maschera di lancio creazione ordine CL ... 77
Figura 34 Testata ordine di Conto Lavoro ... 78
Figura 35 Dettaglio righe Ordine di Conto Lavoro ... 78
Figura 36 Work Order Completion per lavorazione da terzista ... 79
Figura 37 Transazione per Spedizione in Conto Deposito ... 80
Figura 38 Creazione Regola di Numerazione... 82
Figura 39 Inserimento Regola di Numerazione su Anagrafica Item ... 82
Figura 40 Custom Record Seriale/Lotto ... 83
Figura 41 Pop-up Custom per generazione dei seriali ... 84
Figura 42 Seriali generati e attribuzione parametri ... 85
Figura 43 Overview UAT ... 86
Figura 44 Struttura caso d'uso ... 87
Figura 45 Casi d'uso BOM e REV ... 89
Figura 46 Casi d’uso Conto Lavoro con Seriali ... 92
Figura 47 Grafico Capacità Operativa Utente – Fase del progetto ... 100
Figura 48 Schema Logica Time Phased ... 105
Figura 49 Processo di Conto Lavoro 1 ... 107
Figura 50 Processo di Conto Lavoro 2 ... 108
Figura 51 Processo di Conto Lavoro 3 ... 109
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Introduzione
A) Premessa
Nel contesto industriale attuale, la scelta di un sistema informativo ERP per la gestione dei dati e dei processi aziendali e il conseguente utilizzo, sia per l’operatività quotidiana che come strumento di supporto nella definizione delle strategie di medio-lungo termine, sono determinanti per essere competitivi, raggiungere gli obiettivi aziendali e accrescere il successo dell’azienda nel tempo.
Questa considerazione assume ancor più rilevanza nel settore della lavorazione del marmo, dove la complessità delle tecniche di lavorazione e dei processi, la realizzazione di un’infinita varietà di prodotti e le richieste sempre più esigenti dei clienti delineano un settore con caratteristiche uniche. Questa specificità rende spesso difficile l’individuazione di una soluzione software, in particolare di un modulo di gestione del processo produttivo, che realizzi un “matching” adeguato alle esigenze del contesto industriale in questione.
In questo scenario, la complessità viene aumentata ulteriormente considerando un’organizzazione che integra, per la prima volta, il processo produttivo con un sistema informativo. Infatti, l’implementazione dovrà essere supportata da una riprogettazione dei processi che coinvolgono la produzione e produrrà un grande cambiamento nel modello lavorativo quotidiano dell’azienda.
L’elaborato descriverà dunque quali sono stati i presupposti per l’implementazione, le attività svolte per l’approntamento della soluzione software e i risultati raggiunti, con una proiezione sugli sviluppi futuri.
B) Obiettivi del lavoro
Il presente lavoro di tesi si pone come obiettivo principale l’implementazione del modulo “Manufacturing” del software Oracle Netsuite per il cliente Marmo Srl, dove attualmente si ricorre all’ uso di fogli di lavoro per la pianificazione e l’avanzamento degli ordini di produzione.
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L’implementazione del modulo consentirà alla Marmo Srl di raggiungere, dopo aver superato una fase iniziale di apprendimento dell’utilizzo del sistema, i seguenti obiettivi:
• Lancio della produzione sul sistema basato sugli ordini di vendita inseriti sullo stesso e su logiche di punto di riordino;
• Gestione del processo produttivo attraverso la creazione, puntuale o massiva, di ordini di produzione a sistema;
• Gestione degli Ordini di Conto Lavoro all’interno del processo produttivo;
• Controllo della disponibilità dei prodotti per le varie fasi di lavorazione (materie prime, semilavorati);
• Tracciabilità delle fasi di lavorazione dei cicli produttivi;
• Associazione di seriali ai prodotti all’interno del processo produttivo;
• Accurata registrazione dei costi di produzione dei prodotti, con possibilità di effettuare analisi degli scostamenti, e dunque migliore capacità di definire prezzi di vendita adeguati.
Extra Vision, nella pianificazione del progetto di implementazione, ha deciso di seguire una struttura consolidata per l’esecuzione delle attività di progetto, che possono essere brevemente riepilogate di seguito:
1. Analisi As-Is: sono state effettuate delle sessioni di analisi presso la sede del cliente, allo scopo di comprendere la situazione attuale relativamente ai processi interessati dal progetto;
2. Raccolta dei requisiti: sono stati raccolti i requisiti del cliente relativamente ai processi interessati dal progetto e di conseguenza al funzionamento del software. Viene preparato, al termine dell’attività, un documento che viene condiviso e firmato dal cliente prima di procedere con le fasi successive del progetto;
3. Configurazione e sviluppo in ambiente Sandbox3: in base ai requisiti raccolti, si
procede a effettuare una configurazione iniziale del software in ambiente Sandbox. Nel caso in cui alcuni requisiti richiedano lo sviluppo di funzionalità non previste dal sistema, si procede all’elaborazione di un documento di definizione dei requisiti del
3 Ambiente parallelo a quello di Produzione che consente il testing delle configurazioni e delle funzionalità
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singolo sviluppo per poi procedere con l’elaborazione della funzionalità aggiuntiva da parte del programmatore;
4. Testing e debugging: una volta approntata la configurazione (che prevede anche l’inserimento di alcune anagrafiche e configurazione di processi del cliente sul sistema) e gli sviluppi, vengono effettuati dei test per assicurarsi del corretto funzionamento del sistema e, nel caso vengano rilevati dei bug sia nella parte standard che custom del sistema, viene richiesto aiuto rispettivamente al supporto Oracle oppure al programmatore che ha fornito il codice aggiuntivo;
5. Esecuzione UAT: il team di progetto prepara un piano di test per il cliente, cosicché gli utenti finali del sistema possano verificare la rispondenza ai requisiti e l’operatività delle funzionalità offerte. Il cliente fornisce dunque un feedback ad Extra Vision, che può intervenire per risolvere le criticità incontrate oppure migliorare alcune funzionalità secondo le indicazioni ricevute;
6. Passaggio della soluzione in Produzione e Go - Live: al termine della fase di risoluzione dei problemi e di realizzazione dei cambiamenti richiesti dal cliente, la soluzione viene trasferita in ambiente di Produzione4 da Sandbox attraverso l’utilizzo
di Bundle e si dà avvio al Go – Live, cioè il cliente inizia ad utilizzare le funzionalità in ambiente di Produzione. Infine, il cliente viene seguito anche successivamente all’implementazione attraverso il servizio di assistenza di Extra Vision, secondo le modalità definite nei termini contrattuali.
C) Capitoli dell’elaborato
La tesi si svilupperà attraverso i seguenti capitoli, che accompagneranno il lettore a partire dalla comprensione dei presupposti del progetto fino alla presentazione dei risultati raggiunti e degli sviluppi futuri:
1. Definizione del processo produttivo e delle relative logiche: in questa sezione si procederà a richiamare alcuni concetti teorici recepiti durante il corso di studi e necessari per la comprensione delle parti successive dell’elaborato;
2. La realtà Marmo Srl: in questo capitolo viene fornito un inquadramento generale dell’azienda Marmo Srl, riepilogando brevemente la storia aziendale e descrivendo i prodotti realizzati. Successivamente, entrando più nello specifico, viene analizzata la
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situazione As-Is dei processi produttivi interessati dal progetto, con le relative criticità e viene individuata una soluzione To-Be;
3. Oracle Netsuite: si procede ora con la descrizione del software gestionale implementato nel progetto. Vengono descritte le funzionalità standard incluse nel sistema (Ciclo Passivo, Ciclo Attivo, Crm, Anagrafiche..) e, in particolare, vengono descritte le funzionalità proposte dal modulo “Manufacturing”, quello di maggior interesse per il progetto;
4. Implementazione del progetto: in questa parte viene riportato l’approccio adottato rispetto al BPR, la metodologia adottata per l’implementazione del modulo e vengono spiegate le motivazioni che hanno portato a tale scelta. In seguito, vengono descritte analiticamente le attività che sono state eseguite per l’implementazione, considerandone gli impatti e le criticità incontrate.
5. Conclusioni: in questa sezione vengono descritti i risultati raggiunti attualmente dal progetto, evidenziandone i benefici ottenuti dal cliente e ponendo le basi per il proseguimento del progetto.
6. Implementazioni future: la tesi si conclude con la proposta di possibili sviluppi futuri dei processi aziendali, attraverso un utilizzo sempre più completo ed integrato del software Oracle Netsuite.
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1. Definizione del processo produttivo e delle relative logiche
Al fine di una migliore comprensione degli argomenti affrontati nello sviluppo dell’elaborato, nei successivi paragrafi verranno richiamati alcuni concetti teorici relativi al modello produttivo, ponendo soprattutto l’attenzione agli aspetti maggiormente aderenti alla realtà Marmo Srl.
1.1.
Routings, centri di lavoro e modelli di costo
I prodotti di un’azienda vengono realizzati attraverso l’esecuzione dei “Routings”, ossia dei cicli di lavorazione. Questi sono costituiti da una sequenza di fasi eseguite in serie o in parallelo, che portano alla trasformazione delle materie prime e successivamente dei semilavorati fino ad arrivare al prodotto finito.
Ciascuna fase del ciclo prevede un certo tempo di esecuzione, suddiviso in tempo di setup, necessario per la configurazione del macchinario, e tempo di lavorazione effettivo. A questo proposito, verranno definiti dei tempi standard che si potranno poi discostare o meno da quelli effettivi.
Una fase di lavorazione viene eseguita da un centro di lavoro, che è composto solitamente da macchinari, attrezzature e risorse umane. Per il centro di lavoro è possibile definire:
• Capacità produttiva: indica le quantità di prodotto che possono essere realizzate dal centro di lavoro in un certo intervallo di tempo;
• Modello di costo legato al centro di lavoro: fa riferimento ai costi di setup e costi di manodopera orari sostenuti per il setup e le lavorazioni.
La registrazione dei tempi di setup e di lavorazione per le varie fasi, insieme alla definizione del modello di costo (in inglese “Cost Template”) per i centri di lavoro, consente dunque di ottenere i costi originati dal processo produttivo. Questi verranno poi imputati direttamente sui prodotti finiti uscenti dal ciclo, permettendo di effettuare analisi degli scostamenti rispetto ai costi standard e di capire come intervenire per migliorare il processo produttivo.
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1.2.
Conto Lavoro nel processo produttivo
L’azienda, nella progettazione del processo produttivo, può decidere di affidarsi a un fornitore esterno, definito tipicamente “terzista”, per l’esecuzione di una lavorazione. Le ragioni che possono far propendere l’azienda ad operare tale scelta sono:
• assenza delle macchine in grado di svolgere la specifica operazione; • indisponibilità di capacità produttiva;
• convenienza dovuta alle economie di scala del fornitore;
• prodotto/semilavorato di maggiore qualità, ottenibile grazie all’esperienza del fornitore nella lavorazione.
Il Conto Lavoro, così viene definito il ricorso ad un fornitore esterno per l’esecuzione di una o più lavorazioni, può essere inoltre distinto in due categorie:
• Conto Lavoro di fase; • Conto Lavoro di Livello.
Nel primo caso l’ordine riguarderà l’esecuzione di una sola fase di lavorazione all’esterno, quindi si avrà un prodotto uscente dal magazzino dell’azienda che subirà una determinata lavorazione o trattamento e successivamente rientrerà in azienda per la prosecuzione del ciclo. Nel secondo caso, possono esservi più terzisti che sono responsabili per la realizzazione di un componente/prodotto finito che verrà poi incluso nel prodotto padre al termine del ciclo di lavorazione.
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Il processo di “Conto Lavoro”, a livello generale, è composto da una serie di attività comprendenti carichi e scarichi di inventario, stampa di documenti di trasporto e ricevimento delle fatture legate al servizio, i cui costi andranno poi inseriti all’interno del costo totale di produzione del prodotto finito. Nella Fig.1 è possibile vedere, a livello generale, i flussi fisici (riportati dalle frecce in arancione), gli scambi documentali (frecce a tratto sottile) e le operazioni eseguite dal sistema informativo (frecce tratteggiate) che vengono realizzati nel processo di Conto Lavoro.
1.3.
Modalità di risposta al mercato
Tipicamente un’azienda ha diverse possibilità nello stabilire la propria strategia di risposta al mercato, cioè come si ha intenzione di rendere disponibile il prodotto al cliente.
Nella scelta di una specifica logica, un fattore determinante è costituito dal tempo che è disposto ad aspettare il cliente per avere il prodotto: alla diminuzione di questo intervallo di tempo, corrisponderà la necessità per l’azienda di svolgere alcune attività del processo produttivo a livello previsionale, viceversa all’aumento del tempo si potrà ritardare la decisione di produrre un determinato bene.
Un’altra variabile che va ad incidere in maniera importante sulla strategia di risposta al mercato sarà sicuramente la tipologia di bene, ad esempio considerando beni di tipo commodity piuttosto che beni di tipo specialty. Dunque, è possibile introdurre il concetto di “Decoupling point”, che identifica la linea di demarcazione delle attività che vengono svolte su previsione da quelle che vengono svolte al verificarsi effettivo della domanda (Figura 2).
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Come è possibile osservare dalla Fig. 2, lo spostamento del punto di disaccoppiamento (in italiano da “Decoupling Point”) determina la definizione di diverse strategie di risposta al mercato. In particolare, in questo elaborato, verranno sviluppate maggiormente le seguenti logiche, poiché sono quelle che vengono utilizzate alla Marmo Srl:
• MTS: Make to Stock, il processo produttivo parte sulla base di previsioni di vendita; • MTO: Make to Order, il processo produttivo parte a seguito della ricezione
dell’ordine.
Facendo sempre riferimento al punto di disaccoppiamento, nella logica MTS (Fig. 3) le attività su base previsionale si spingono fino alla realizzazione del prodotto finito, con lo scopo di diminuire il più possibile il tempo di attesa per il cliente. Le quantità di produzione vengono determinate attraverso l’analisi delle vendite degli anni precedenti e il ricorso a modelli previsionali. Il presupposto fondamentale che determina l’adozione di questa logica è la presenza di una domanda ripetitiva e regolare del prodotto in questione.
Tale approccio alla gestione della produzione, nonostante consenta di soddisfare il cliente nel minor lasso di tempo possibile, porta con sé anche le seguenti criticità:
• Aumento delle giacenze di magazzino e di conseguenze del valore immobilizzato; • Possibilità di vendite effettive al di sotto di quelle programmate.
Nel MTO invece abbiamo lo svolgimento di attività su previsione fino all’approvvigionamento delle materie prime e più in generale dei componenti necessari per la produzione (Fig. 4). In questo caso la ricerca dell’ottimizzazione viene fatta soprattutto sulla velocizzazione del processo produttivo e sulla ricerca del miglior bilanciamento del carico dei centri di lavoro, in modo tale da ridurre al minimo il tempo di attesa per il cliente.
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2. La realtà Marmo Srl
2.1. Storia
L’azienda Marmo Srl opera nel settore delle lavorazioni del marmo da oltre 70 anni e ha conosciuto una crescita progressiva nel tempo.
Fin da subito la Marmo Srl ha collaborato con architetti, designer e costruttori offrendo, oltre al supporto tecnico, anche nuove idee e tecniche non convenzionali di lavorazione della pietra. La continua ricerca di nuove soluzioni e l’attenzione per il lato estetico hanno contribuito a rendere famoso nel mondo il nome della Marmo Srl, che si coniuga perfettamente con i concetti di innovazione, design ed eccellenza.
La forte crescita che ha conosciuto l’azienda nella metà del secolo scorso ha prodotto collaborazioni con importanti clienti, ai quali è stato offerto non solo un prodotto ma anche tutta l’esperienza progettuale acquisita negli anni che ha consentito di realizzare opere uniche nel proprio genere.
Parallelamente all’espansione sul mercato, Marmo Srl ha avvertito la necessità di investire internamente per sostenere questa crescita nel tempo, in particolar modo nei sistemi ICT attraverso la progressiva introduzione di sistemi informatici per la gestione della progettazione, della contabilità e delle vendite.
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2.2. Prodotti e attività dell’azienda
Marmo Srl offre un ampio catalogo di prodotti, diviso in quattro “mondi” principali: • “Mondo Piastrelle”;
• “Linea Bagno”; • “Linea casa”;
• “Prodotti personalizzati”.
Nel “Mondo Piastrelle” vengono proposte pietre in varie dimensioni e in vari colori, che potranno poi essere posate sia sul pavimento che a parete. Ciò che caratterizza maggiormente questo mondo è l’incredibile varietà di finiture, ossia di trattamenti superficiali che conferiscono proprietà ed effetti unici, che la Marmo Srl è in grado di realizzare. Le finiture offerte sono il frutto dell’esperienza dell’azienda nelle lavorazioni della pietra e delle collaborazioni con i migliori designer al mondo.
Nel mondo “Linea Bagno” vengono proposti prodotti per il bagno, che spaziano dai lavabi, da appoggio e integrati, fino ad arrivare a vasche e piatti doccia, tutti disponibili in vari tipi di colore. Proseguendo, nel mondo “Linea Casa” troviamo tavoli, librerie, complementi d’arredo e elementi di illuminazione, che hanno come elemento preponderante la pietra, sempre in vari tipi di colore. La Marmo Srl, oltre alla qualità della materia prima, pone grande attenzione al design e alle forme dei propri prodotti, come testimoniano la ricercatezza e l’eleganza dei prodotti che si trovano in questi ultimi due “mondi”. Questo risultato è ottenibile, anche in questo caso, grazie alla competenza e alla capacità creativa che i designer mettono a disposizione nella progettazione dei nuovi prodotti insieme alla Marmo Srl.
Il mondo “Prodotti personalizzati”, invece, raccoglie le necessità di tutti quei clienti che desiderano avere un prodotto unico. Infatti, la Marmo Srl offre la possibilità ai propri clienti di richiedere prodotti su misura, personalizzati secondo il proprio gusto e le proprie esigenze. L’azienda, per poter raggiungere l’obiettivo di offrire un prodotto completamente customizzato, fa ricorso a tutta la capacità progettuale dell’Ufficio Tecnico e all’esperienza accumulata negli anni, che consentono di assistere il cliente dalla fase di prevendita fino all’installazione in loco.
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L’azienda infine, oltre a rivolgersi al mercato dei consumatori finali con le diverse proposte descritte in precedenza, intraprende progetti di grande entità per l’allestimento di spazi commerciali o pubblici.
2.3. NetSuite in Marmo Srl
La Marmo Srl utilizza già da diversi anni NetSuite, dove sono configurate attualmente tre filiali, grazie all’utilizzo del modulo OneWorld, che consente di registrare sul sistema filiali in diversi paesi del mondo.
Il sistema viene utilizzato per registrare le anagrafiche di clienti, fornitori, dipendenti, prodotti e per la gestione del Ciclo Attivo e Passivo, con l’integrazione del modulo Nexil, ovvero la localizzazione italiana sviluppata da Extra Vision e Reply per la gestione del sistema di contabilità italiano.
Gli utenti del sistema possono in questo modo inserire a sistema gli ordini di acquisto, effettuare la ricezione dei materiali nei propri magazzini e registrare i pagamenti ai fornitori. Allo stesso tempo, possono essere caricati gli ordini di vendita ai clienti, approntare le spedizioni e emettere la fattura. Inoltre, avendo configurato più filiali sul sistema e considerando che l’unica sede produttiva è quella italiana, possono essere inseriti anche i cosiddetti ordini “intercompany”: le sedi estere effettuano degli ordini di acquisto per la sede italiana a cui corrispondono degli ordini di vendita che seguono il percorso inverso. Nello specifico, per far fronte a questo tipo di processo, NetSuite mette a disposizione due funzionalità, denominate “Special Order” e “Drop-Ship Order”. Nel primo caso, quando viene inserito un ordine di vendita, ad esempio da un cliente di una sede estera, viene associato direttamente un ordine di acquisto presso la sede italiana, su cui verrà fatta poi la ricezione e successivamente la consegna al cliente. Nel secondo caso, i prodotti inseriti nell’ordine di vendita vengono consegnati direttamente al cliente della filiale estera dalla sede italiana.
Per ciò che concerne i prodotti caricati a sistema, questi si distinguono in due tipologie, prodotti di tipo “Non – Inventory”, di cui non viene rilevata la giacenza, e prodotto di tipo “Inventory”. I primi costituiscono la maggior parte delle anagrafiche e sono rappresentati essenzialmente dai prodotti commercializzati: grazie ad un apposito “flag” sull’anagrafica
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dell’articolo, denominata “Can be fulfilled/received”, questi prodotti possono essere inseriti negli ordini di acquisto e vendita anche senza tenere traccia della giacenza.
I prodotti di tipo “Inventory” sono i prodotti finiti, ossia quelli che vengono realizzati dall’azienda e che, secondo una procedura completamente asincrona, vengono caricati sul sistema grazie ad un semplice carico inventariale (“Adjust Inventory” su NetSuite) da un operatore, che riporta le quantità indicate manualmente sui fogli di produzione. In particolare, la Marmo Srl ha configurato due magazzini distinti per i prodotti finiti, il “Magazzino Generale” ed il “Magazzino Prodotti Finiti”, questo per distinguere quando i prodotti diventano disponibili per il commerciale e gli agenti di vendita ai fini dell’inserimento negli ordini. Allo stato attuale, le giacenze delle materie prime e dei consumabili utilizzate per la produzione non vengono tracciate sul gestionale.
Sempre per quanto riguarda l’anagrafica dei prodotti, la Marmo Srl utilizza anche la tipologia di articolo “Kit”, che contiene al proprio interno più prodotti e per il quale è possibile definire un prezzo di vendita complessivo. NetSuite consente per questo tipo di articoli solo la vendita, per questo motivo, nel caso del Kit, non è possibile utilizzare la procedura descritta precedentemente, secondo la quale la sede estera effettua un ordine di acquisto alla sede italiana. Per ovviare a questo problema, è possibile effettuare una copia dell’ordine di vendita e cambiarne il cliente, in modo che la sede italiana possa vendere alla sede estera.
2.4.
As-Is Processo di Produzione
Come in qualsiasi azienda strutturata, la prima attività all’interno della Marmo Srl nel processo di produzione consiste nella pianificazione, che viene effettuata dal Responsabile dell’Unità Operativa sulla base degli ordini ricevuti dal reparto commerciale, dagli agenti di vendita e da altri canali quali gli showroom e l’e-commerce, considerando poi anche i dati storici pregressi.
La pianificazione viene effettuata seguendo due possibili logiche:
• in base alla domanda del prodotto proveniente dal mercato, quindi riconducibile ad una logica MTO;
• raggiungimento del livello di giacenza di un determinato prodotto, che a seguito di una lavorazione diventerà un prodotto da stoccare a magazzino per la vendita, quindi
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assimilabile ad una logica MTS. Ad esempio, questo è il caso della marmetta5
calibrata che, raggiunto un certo livello di giacenza, viene inviata sulla linea per subire la lavorazione specifica. Successivamente questa sarà disponibile alla vendita.
Attualmente la pianificazione viene eseguita attraverso la consultazione di ricerche salvate su NetSuite, che distinguono fra la produzione standard e la produzione personalizzata, cioè i prodotti realizzati su misura per il cliente. In quest’ultimo caso, gli ordini per i prodotti personalizzati saranno vagliati dall’Ufficio Tecnico prima di essere passati all’Ufficio Produzione. In particolare, le ricerche salvate, partendo dagli ordini di vendita, mostrano le righe di ordine che non sono ancora state evase, per le quali i prodotti devono essere realizzati e successivamente caricati sul magazzino dei prodotti finiti.
Dalle ricerche salvate viene estrapolato un file Excel che viene fornito al Responsabile della Produzione, che farà riferimento a questo per rilasciare gli ordini di produzione. Oltre ai prodotti da realizzare, il file Excel riporta anche le informazioni relative a:
• Data ordine e Data di consegna; • N° documento ordine di vendita; • Codice cliente;
• Quantità da produrre;
• Eventuale conversione delle quantità in un’unità di misura secondaria; • Note, per indicazioni dall’ufficio tecnico o caratteristiche specifiche.
Figura 5 Esempio di tabella Excel per pianificazione produzione
5 Marmette: elementi in marmo che hanno determinate caratteristiche relative a dimensione, colore e
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Gli ordini di produzione vengono poi passati direttamente al livello operativo, senza passare da livelli intermedi di pianificazione. Infatti, al momento attuale non viene effettuata alcuna distinzione tra ordini “pianificati”, cioè che sono stati preparati ma possono subire delle modifiche con l’evolversi degli ordini successivi, e ordini “rilasciati”, i quali invece sono definitivi e devono essere realizzati. A questo scopo viene preparato un altro file Excel, suddiviso per linea di lavoro, che riporta i prodotti da realizzare all’interno della giornata e gli operatori impegnati sulla linea.
Infine questi ultimi, per poter tracciare la produzione giornaliera, sono forniti di tabelle che riportano generalmente:
• Data di produzione; • Macchina;
• Operatore;
• Materiale in ingresso e materiale in uscita.
OPERATORE _____________ DATA ________________ MACCHINA _________________
TEMPI MORTI __________ ORA INIZIO ________________ ORA FINE __________________
MATERIALE ENTRATO
MATERIALE FORMATO SPESSORE FINITURA MAGAZZINO PEZZI ENTRATI
MATERIALE USCITO
MATERIALE FORMATO SPESSORE FINITURA PRIMA SECONDA RECUPERO
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Questi documenti vengono poi aggiornati direttamente alla linea con l’avanzamento delle varie fasi e il completamento degli ordini. Nello specifico vengono registrati i materiali in ingresso alla linea, i materiali uscenti con indicazione delle caratteristiche specifiche e delle quantità.
I cicli di produzione dei vari prodotti si basano essenzialmente sull’utilizzo di linee, composte da macchinari e persone, adibite all’effettuazione di una determinata fase di lavorazione. In particolare, le linee più importanti sono quelli che realizzano le fasi della calibratura, che porta il prodotto ad un determinato spessore, e dei trattamenti superficiali, che conferiscono una certa caratteristica al prodotto finito. Le linee, attraverso opportuni setup ed attrezzature, sono comunque flessibili per realizzare una notevole quantità di finiture e trattamenti superficiali. I prodotti realizzati dalla Marmo Srl, inoltre, sono molto diversi fra loro, questo comporta una notevole varietà a livello di distinta base e di ciclo di produzione.
Una volta che i prodotti sono stati realizzati, l’unica operazione che viene fatta su NetSuite consiste in un carico inventariale, effettuato da un addetto alla produzione, su specifici magazzini per conoscere la giacenza dei prodotti e dare visibilità al reparto commerciale e agli agenti di vendita per l’inserimento degli ordini. I caricamenti vengono fatti grazie ai dati inseriti in apposite tabelle dagli operatori alla linea, come riporta l’esempio nella Fig.7
MATERIALE DA MANDARE A MAGAZZINO PRODOTTI FINITI
MATERIALE FORMATO SPESSORE FINITURA QUANTITÀ N°DOC. SO CODICE CLIENTE
Figura 7 Tabella per magazzino prodotti finiti
I cicli di produzione prevedono spesso fasi di lavorazione effettuate da terzisti, a cui la Marmo Srl si affida per ragioni di convenienza e flessibilità produttiva. Il processo di Conto Lavoro viene attualmente gestito sul sistema attraverso una procedura secondaria: per poter
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registrare a sistema l’invio delle materie prime o dei semilavorati sui quali il terzista effettuerà le lavorazioni, viene emesso un “Sales Order” che contiene sulle righe i prodotti che vengono spediti per la lavorazione.
Successivamente, al momento della comunicazione della avvenuta lavorazione da parte del fornitore, viene inserito un “Purchase Order” che contiene sulle righe i prodotti uscenti dalla lavorazione e il servizio erogato dal terzista. In questo modo è possibile caricare la merce sul magazzino e registrare il costo del servizio a sistema.
2.5.
Criticità ed esigenze attuali
Il modello di gestione del processo produttivo utilizzato dalla Marmo Srl allo stato attuale, nonostante l’azienda sia affermata e operi sul mercato da oltre 70 anni, non consente di avere un pieno controllo sul processo stesso.
In questa sezione verranno descritte dunque le criticità che l’azienda affronta quotidianamente, andando a rappresentare in una tabella il problema/criticità riscontrato/a, le cause e gli effetti conseguenti.
PROBLEMA/CRITICITÀ CAUSA/E EFFETTO/I
1. Mancata rilevazione della giacenza per componenti e semilavorati
1. Anagrafe del
componente/semilavorato non inserita a sistema;
2. Gestione del
componente/semilavorato come articolo Non-Inventory.
1. Alti livelli di magazzino al fine di garantire la disponibilità;
2. Valore di magazzino non contabilizzato; 3. Perdita di controllo progressiva sulle giacenze effettive. 4. Impossibilità di effettuare scarichi di magazzino legati alla produzione.
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PROBLEMA/CRITICITÀ CAUSA/E EFFETTO/I
2. Impossibilità di avere impegni di componenti e semilavorati per il processo produttivo
1. Mancata rilevazione della giacenza;
2. Processo produttivo scollegato dal sistema.
1. Disallineamento tra processo produttivo e processo di acquisto.
2. Assenza della distinzione tra materiale disponibile e materiale impegnato.
3. Emissione di ordini di acquisto scollegati dal processo produttivo
1. Fabbisogni ricavati dai fogli di lavoro;
2. Ordini di produzione non inseriti a sistema.
1. Acquisti basati su pianificazione manuale in base agli ordini di vendita;
2. Impossibilità di determinare una corretta pianificazione temporale in base a lead time di acquisto e date prefissate per gli ordini di produzione.
4. Elaborazione manuale della pianificazione della produzione
1. Impossibilità di lanciare ordini di produzione a partire dalla domanda
2. Supply Plan gestito fuori dal sistema
1. Allungamento dei tempi per poter aggregare ordini di vendita, inseriti sul sistema, e rilasciare gli ordini di produzione sulla base di lotti;
2. Visibilità non immediata delle coperture generate dagli ordini di produzione sugli ordini di vendita. 5. Carichi inventariali di
prodotti finiti effettuati manualmente
Produzione non gestita a sistema
1. Allungamento dei tempi di data entry da parte degli operatori, per un’attività che
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PROBLEMA/CRITICITÀ CAUSA/E EFFETTO/I
potrebbe essere effettuata automaticamente dal sistema a seguito del completamento degli ordini di produzione;
2. Rischio di inserimento di dati non corretti, a causa di valori errati sui fogli di lavoro oppure di errori di digitazione.
6. Registrazione manuale su fogli di lavoro di scarichi di materie prime/semilavorati
e avanzamenti di
produzione
Produzione non gestita a sistema
1. Possibilità di registrazioni non corrette;
2. Ritardo nella visibilità
sugli stati di
avanzamento degli ordini di produzione;
3. Mancata imputazione diretta dei costi delle materie prime e dei costi di lavorazione sui prodotti.
7. Gestione del conto lavoro scollegata dal processo produttivo
1.Produzione non gestita a sistema
2.Funzionalità non presente da standard su NetSuite.
1. Aumento dei tempi per l’espletamento delle transazioni legate al conto lavoro, con emissione di ordini di vendita e acquisto; 2. Assenza di visibilità su materiale inviato al terzista per lavorazioni o in conto deposito;
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PROBLEMA/CRITICITÀ CAUSA/E EFFETTO/I
3. Mancata imputazione diretta dei costi dei servizi di conto lavoro sugli ordini di produzione collegati.
8. Assenza di una costificazione dei prodotti originata dal processo produttivo
1. Perdita delle informazioni registrate sui fogli di lavoro 2. Assenza di un’analisi a posteriori del processo produttivo
3. Produzione non gestita a sistema
1. Costi dei prodotti calcolati manualmente, (prevalentemente su base storica) senza tener conto dei costi reali del processo di produzione; 2. Valori di magazzino per i
prodotti realizzati non corrispondenti, nella maggior parte dei casi, a quelli reali;
3. Definizione di prezzi di vendita basata su costi di produzione non affidabili; 4. Marginalità ottenute sui prodotti venduti non affidabili;
5. Impossibilità di effettuare analisi degli scostamenti attraverso il confronto fra costi sostenuti e costi standard definiti in precedenza.
9. Mancata attribuzione di seriali ai prodotti
1. Impossibilità di generare seriali a partire dal processo produttivo
1. Tracciabilità non ricostruibile, dal prodotto finito consegnato al cliente
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PROBLEMA/CRITICITÀ CAUSA/E EFFETTO/I
fino al
componente/semilavorato utilizzato per produrlo.
10. Moltiplicazione dei fogli di lavoro
Registrazione dei dati di produzione su fogli cartacei
1.Difficoltà
nell’estrapolazione dei dati dai fogli cartacei a fini di analisi;
2.Possibilità di errori di registrazione;
3.Esecuzione delle attività non efficiente per gli operatori.
11. Mancata visibilità su disponibilità futura di prodotti per i clienti
Ordini di produzione non inseriti a sistema
1. Impossibilità di fornire tempi di consegna affidabili al cliente secondo logica “Available to Promise”, in base agli ordini di produzione inseriti a sistema e con una
data prevista di
completamento. 12. Impossibilità di
effettuare analisi sul processo produttivo
1. Dati di produzione registrati su molteplici fogli di lavoro. 2. Produzione non gestita a sistema
1. Incapacità di individuare inefficienze di processo;
2. Opportunità di
miglioramento non sfruttate
Dalla descrizione delle criticità individuate precedentemente, risulta evidente che molte di esse siano dovute alla mancanza di un modulo per la gestione della produzione, che produce degli effetti rilevanti sia per ciò che concerne gli aspetti legati strettamente al processo produttivo che a tutti i processi a questo collegati, come ad esempio la gestione delle giacenze di magazzino e degli ordini di conto lavoro legati agli ordini di produzione.
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Inoltre, un problema non indifferente rilevato attualmente nell’azienda cliente è quello delle registrazioni manuali dei dati relativi alla produzione, che hanno il solo scopo di tenere traccia temporaneamente di ciò che avviene sulla linea ma che non consentono poi di ricavare delle informazioni utili in sede di analisi consuntiva.
Infine, un’altra criticità rilevante riguarda la gestione dei seriali, in quanto la tracciabilità per alcune tipologie di prodotti realizzati dal cliente è fondamentale sia all’interno del processo produttivo che per il processo di vendita ed attualmente manca totalmente uno strumento per gestire questo aspetto.
Dalle considerazioni precedenti risulta chiaro che per la Marmo Srl sia di fondamentale importanza implementare un modulo per la gestione della produzione, che permetta all’azienda di superare i punti di debolezza del modello produttivo attuale.
In particolare, l’adozione del modulo “Manufacturing” di Oracle NetSuite per la gestione della produzione, integrato con personalizzazioni sviluppate appositamente per il cliente, consentirebbe alla Marmo Srl di:
• Superare l’utilizzo dei fogli di lavoro;
• Integrare il processo produttivo con il ciclo attivo e passivo in un unico sistema; • Integrare il processo di conto lavoro all’interno del processo produttivo;
• Valutare in maniera immediata l’impatto degli ordini di produzione sulle giacenze di magazzino;
• Tracciare le fasi del processo produttivo; • Attribuire correttamente i costi di produzione;
• Attribuire i seriali secondo specifiche logiche ai prodotti;
• Disporre di strumenti specifici e più avanzati per analizzare il processo produttivo attraverso l’elaborazione di dati.
2.6.
To – Be Processo di Produzione
Con l’introduzione del modulo “Manufacturing”, la Marmo Srl si troverà di fronte ad un cambiamento radicale nella gestione del processo produttivo, superando le logiche precedenti e ottenendo notevoli benefici a livello operativo e di risultati. Tuttavia, per poter fare questo, l’azienda e tutti gli utenti interessati dovranno eseguire delle attività che permettano di utilizzare in maniera completa ed efficace le funzionalità messe a disposizione dal software per il processo produttivo.
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L’implementazione del modulo prevede, prima di tutto, il caricamento di anagrafiche relative a:
• Articoli utilizzati nella produzione: materie prime, semilavorati e prodotti finiti secondo le varie configurazioni offerte dal sistema;
• Distinte base6 e relative revisioni7;
• Processo produttivo: cicli di produzione, centri di lavoro, modelli di costo.
Questa fase preliminare è fondamentale per poter poi gestire le varie fasi del processo produttivo sul sistema: infatti, dal Go-Live in poi, l’azienda lancerà gli ordini di produzione sul software facendo riferimento ai fabbisogni ricavati dagli ordini di vendita inseriti dal reparto commerciale attraverso i vari canali.
In particolare, il lancio degli ordini di produzione attraverso il sistema consentirà alla Marmo Srl di:
• Gestire gli impegni di componenti e semilavorati per la realizzazione del prodotto finito;
• Effettuare scarichi di magazzino per i consumi di materiale attraverso l’ordine di produzione ed avere dunque una giacenza sempre aggiornata.
• Effettuare carichi di magazzino dei prodotti finiti attraverso il completamento degli ordini di produzione;
• Registrare gli avanzamenti di fase del processo produttivo, con dichiarazione dei tempi di lavorazione;
• Ottenere un costo di produzione affidabile per ogni ordine di produzione e dunque una costificazione corretta per i relativi prodotti realizzati, attraverso il costo dei materiali consumati e l’utilizzo dei modelli di costo per i centri di lavoro citati precedentemente.
6 Documento che riporta le componenti necessarie a realizzare il prodotto finito, con le relative quantità. 7 Fa riferimento ai cambiamenti che ha subito la distinta base nel tempo, sia a livello di componenti che
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Oltre alla produzione interna, il modulo supporterà la Marmo Srl anche nella gestione delle lavorazioni presso i terzisti: in questo caso, verranno emessi, a partire dagli ordini di produzione, degli specifici ordini di Conto Lavoro.
In particolare, il sistema consentirà all’utente di creare degli ordini di Conto Lavoro e, a partire da questi, effettuare la spedizione dei materiali della distinta base al terzista con la relativa DDT, spostando a livello informativo i materiali sull’ubicazione dello stesso terzista. Successivamente, sarà possibile andare a dichiarare il rientro dei prodotti lavorati direttamente sull’ordine di produzione, consentendo dunque di effettuare il carico inventariale sui magazzini della Marmo Srl o su quello di un altro terzista.
Così facendo, il cliente avrà un controllo puntuale sulle lavorazioni effettuate dal terzista, integrate allo stesso tempo con gli ordini di produzione e superando l’esecuzione della procedura secondaria per la gestione del conto lavoro.
Inoltre, attraverso una personalizzazione integrata con il modulo, l’utente potrà definire delle regole di numerazione per l’assegnazione dei seriali ai prodotti uscenti dalle varie lavorazioni, secondo specifiche logiche richieste dal cliente stesso. In questo modo, verrà mantenuta la tracciabilità dei prodotti all’interno del processo produttivo e si potrà avere il controllo anche sugli specifici articoli consegnati ai clienti.
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3. Oracle Netsuite
3.1.
Cenni storici
NetSuite è un’azienda americana di cloud computing che ha sede a San Mateo, in California. Nasce nel 1998 grazie all’iniziativa di Evan Goldberg, che fondò la società con il nome di NetLedger. Inizialmente, si trattava di un software di contabilità ospitato sul web grazie al supporto di Small Oracle Business Suite, anche se l’accordo fra le due società decadde dopo poco tempo.
Dopo vari cambi alla guida della società, nel dicembre 2007 NetSuite fa il proprio ingresso in borsa con un’offerta pubblica iniziale (IPO) di 6,2 milioni di azioni alla New York Stock Exchange. Questo traguardo segnala la crescita dall’azienda nel tempo, caratterizzata da un’espansione territoriale con uffici in ogni parte del mondo e l’aumento dei dipendenti fino ai 4.600 di oggi.
Nel novembre del 2016, Oracle conclude l’acquisto di NetSuite per una cifra intorno ai 9,3 miliardi di dollari. Nonostante i rapporti fra Oracle e NetSuite fossero molto stretti già prima dell’acquisizione, la trattativa di acquisto è stata accompagnata da una serie di critiche ed ha attraversato fasi difficili dovute al conflitto di interessi del CEO di Oracle, Larry Ellison, detentore di circa il 40% delle azioni di NetSuite. Questo ha spinto le due società ad essere assistite nella trattativa da soggetti indipendenti che fossero in grado di valutare oggettivamente il valore e i termini dell’accordo.
NetSuite propone oggi una piattaforma unica di soluzioni che comprendono Erp, Crm, E-commerce (SuiteCommerce) e software per la gestione di servizi professionali. In questo modo l’azienda punta ad occupare il primo posto fra i software offerti secondo la modalità SaaS8, grazie alla proposta di una soluzione integrata altamente scalabile e personalizzabile
secondo le esigenze del cliente specifico.
8 Saas: Software as a Service. Si tratta di applicazioni software a disposizione del Cloud user, gestite e distribuite
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3.2.
Soluzione standard Netsuite
La soluzione standard di NetSuite si compone di 3 suite principali:
• Customer Relationship Management (CRM): viene utilizzata per dare supporto in tutto il processo di vendita, effettuare operazioni di marketing e mantenere i contatti con i clienti;
• Enterprise Resourse Planning (ERP): viene utilizzata per l’esecuzione dei processi relativi all’emissione degli ordini, la gestione dell’inventario, l’effettuazione delle spedizioni e la gestione delle risorse finanziarie e umane;
• E-commerce: consente di effettuare vendite on-line e prevede l’integrazione con i tradizionali POS (Point of Sale)
Oltre a queste, NetSuite propone anche la suite OneWorld, pensata per le grandi aziende che operano in più paesi, le quali si trovano a gestire più valute, diversi regimi fiscali e necessitano di operazioni di consolidamento fra filiali.
Inoltre, la soluzione descritta si articola in 5 moduli principali:
• Ciclo Attivo: è costituto da una serie di attività che l’azienda deve svolgere durante il processo di vendita, dall’emissione dell’ordine fino alla consegna del prodotto al cliente. Il ciclo termina con la fatturazione al cliente e la registrazione contabile del ricavo;
• Ciclo Passivo: riguarda le attività che l’azienda intrattiene con i propri fornitori, partendo dall’emissione degli ordini di acquisto, proseguendo con il ricevimento delle merci e con il pagamento a seguito del ricevimento della fattura da parte del fornitore;
• Gestione base dei Progetti: questo modulo consente di tenere traccia dell’avanzamento dei progetti, monitorare il raggiungimento degli obiettivi e assegnare le attività alle risorse;
• Gestione base del Magazzino: è l’applicazione dedicata alla gestione delle giacenze di magazzino e delle relative movimentazioni;
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• Gestione Finanziaria di base: consente di registrare i flussi di cassa sia in entrata che in uscita e di redigere il bilancio aziendale.
3.3.
Struttura standard di NetSuite
L’accesso a NetSuite viene effettuato sul sito www.netsuite.com attraverso le credenziali, e-mail e password. Una volta effettuato l’accesso, si accede alla schermata principale, che può essere personalizzata in base al ruolo dell’utente che effettua l’accesso al sistema. Nel caso della figura riportata sotto, possiamo vedere il Classic Center sull’ambiente demo Huffman Manufacturing.
In alto, è possibile vedere l’accesso alle varie sezioni del sistema, tramite degli appositi menu. Fra i menu più importanti per l’utilizzo del sistema ci sono:
• Transactions: consente di dare avvio a transazioni di vario genere (movimentazioni di magazzino, ordini di vendita, ordini di acquisto, produzione ecc.) che saranno poi registrate a sistema come record.
• Lists: è l’insieme dei record, in particolare delle anagrafiche, che sono inseriti a sistema e che interessano vari elementi, a partire dalle anagrafiche dei prodotti, quelle dei dipendenti fino a quelle relative alla produzione (distinte base, cicli di produzione ecc.)
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Proseguendo, troviamo la sezione denominata “Customization”, strumento principe di NetSuite e che lo differenzia dagli altri sistemi gestionali. Infatti, il sistema offre grandi opportunità di personalizzazione, in quanto è possibile creare:
• Custom Record: record personalizzati, composti da un insieme di campi (fields) ed eventualmente subtab (sottoschede), che consentono di registrare informazioni di business per cui il sistema non prevede un record standard;
• Custom Fields: inserimento di campi personalizzati sui record di varie tipologie. Possiamo trovare:
o Entity Fields: sono campi che vengono visualizzati sulle entità, come ad esempio anagrafiche di clienti o fornitori;
o Item Fields: campi che hanno la funzione di registrare attributi aggiuntivi relativamente agli articoli inseriti a sistema;
o CRM Fields: sono campi che vengono inseriti nei record che servono per il supporto ai clienti (case) e per la gestione dei progetti;
o Transaction Body/Line Fields: campi che possono essere popolati durante l’inserimento delle varie transazioni, sia in testata che sulle righe.
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I campi possono essere di varie tipologie, a seconda del dato che deve esservi inserito. Le tipologie principali sono:
• Checkbox: campo che è possibile valorizzare tramite una spunta, è un campo di tipo esclusivo;
• Currency: campo di tipo valuta;
• Decimal Number: campo che prevede l’inserimento di un numero decimale; • Integer Number: viene popolato con un numero intero;
• List/Record: viene popolato con valori di record già presenti a sistema; • Data: consente il popolamento con una data in un determinato formato;
• Testo: campo che consente l’inserimento di testo libero, fino a un determinato numero di caratteri.
Il menu “Setup” dà accesso a delle pagine in cui è possibile configurare le impostazioni e le funzionalità offerte dal sistema secondo le esigenze specifiche del business. Infatti, nella sezione delle “Enable Features”, viene offerta al cliente la possibilità di aggiungere funzionalità, alcune di queste a pagamento, in modo da rendere il sistema più flessibile rispetto alle varie dinamiche aziendali. Inoltre, sempre attraverso il Setup, è possibile configurare la struttura aziendale, come ad esempio i regimi di tassazione fiscale, la configurazione dei magazzini e la definizione di dimensioni di analisi come i dipartimenti e le classi.
Infine, il sistema mette a disposizione anche degli strumenti di consultazione di dati che sono indispensabili per accedere alle informazioni desiderate in maniera rapida e veloce. L’enorme mole di dati che, in un funzionamento a regime, viene memorizzata all’interno del software gestionale diventa di scarso valore se non è possibile estrapolare informazioni in grado di offrire in maniera immediata una vista su indicatori di prestazione, andamenti e tendenze che caratterizzano il proprio business.
In quest’ottica, NetSuite propone dei Report, personalizzabili secondo le richieste, che permettono di avere una “fotografia” sull’andamento del business rispetto ad una certa area funzionale. I report sono utili per svolgere delle analisi al termine di un certo arco temporale e presentare dati alle altre parti interessate in occasione di riunioni aziendali.
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Un altro strumento che offre supporto in questo senso è quello delle “Saved Searches”, cioè ricerche salvate configurabili grazie alla definizione di criteri e, una volta create, richiamabili ogni qual volta se ne abbia bisogno. Le ricerche salvate sono uno strumento prezioso per gli utenti del sistema, perché di frequente si ha la necessità di consultare lo stesso modello di dati ed in questo modo la procedura consente di accedere facilmente all’informazione. Oltre a questo, la visualizzazione delle “Saved Searches” è personalizzabile e si può scegliere quali tipi di dati visualizzare al lancio della ricerca salvata, includendo quelli di maggior interesse e nascondendo quelli secondari.
Come si deduce dall’esempio di Fig.10, in questa schermata si possono vedere tutte le operazioni denominate “Calibratura”, il relativo ordine di produzione di riferimento, l’articolo dell’ordine di produzione e lo stato dell’ordine.
3.4.
NetSuite for Manufacturing
3.4.1 Anagrafiche per la produzione
Il modulo “Manufacturing” si articola secondo gradi di complessità crescente: l’attivazione del modulo consente di definire prima di tutto degli articoli di tipo “Assembly”, per i quali è possibile lanciare degli ordini di produzione. L’articolo di tipo “Assembly” sarà configurato semplicemente con i suoi componenti oppure, con l’attivazione della funzionalità “Advanced Bill of Material”, avrà al suo interno una o più “Bill of Material” con la relativa “Revision”,
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ossia da una distinta base dei componenti con le relative quantità. Questa funzionalità offre la possibilità di associare più distinte base ad uno stesso Assembly e di tenere traccia dell’evoluzione di queste attraverso i cambiamenti di “Revision”.
Al fine di produrre gli Assembly ed effettuarne il versamento a magazzino, si dovranno lanciare degli ordini di produzione, chiamati da NetSuite “Work Order”.
In prima istanza, il sistema consente di tracciare la produzione semplicemente dichiarando di aver prodotto un determinato articolo: questa modalità, definita “Assembly Build”, effettuerà lo scarico dei componenti indicati in distinta base per realizzare il prodotto e contemporaneamente aumenterà la giacenza a magazzino dell’articolo di tipo “Assembly”. Il valore della produzione, in questo caso, sarà dato dalla somma dei costi di ciascun componente. Questa tipologia di tracciamento della produzione è quella più rudimentale e si adatta bene a contesti dove le operazioni eseguite sul prodotto sono poco rilevanti dal punto di vista dei costi, l’interesse principale è in questo caso la gestione dell’impegno dei codici in distinta base, la registrazione dei consumi e dei costi degli stessi.
Per realtà produttive con processi più avanzati, NetSuite ha sviluppato la funzionalità “Wip”, cioè “Work In Process”. Con l’introduzione di questa funzionalità la gestione del processo produttivo sul sistema diventa molto più dettagliata e si può seguire il ciclo fase per fase nel suo sviluppo. Per poter fare questo, NetSuite richiede la creazione di altri elementi che sono tipici del ciclo produttivo:
• Manufacturing Charge Item: si tratta di “Item” che possono essere utilizzati per la registrazione dei costi del processo produttivo. Questi possono avere varie categorie,
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definite “Cost Category”, che vengono individuate prima di tutto in base al tipo di costo:
o Direct/Overhead: distinzione operata in base alla possibilità di attribuire direttamente o meno il costo a un determinato ordine di produzione.
Il secondo livello di dettaglio offerto da NetSuite consente di stabilire se si tratta di un costo dovuto al tipo di risorsa utilizzata e al tipo di operazione svolta, ecco che nascono altre categorie:
o Machine/Labor: si opera una distinzione se il lavoro è svolto da un macchinario oppure da una risorsa umana;
o Run/Setup: l’operazione può essere di settaggio/preparazione del macchinario (setup) oppure di lavorazione effettiva (run)
Dalla definizione di queste categorie otteniamo i vari incroci: • Direct o Labor Run; o Labor Setup; o Machine Run; o Machine Setup. • Overhead
o Labor Run Overhead; o Labor Setup Overhead; o Machine Run Overhead; o Machine Setup Overhead.
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A seguito della creazione delle categorie di costo, sarà possibile definire degli “Item” di tipo “Other Charge for Purchase” o “Service” che possiedono l’attributo “Manufacturing Charge Item”. Ciascun articolo avrà la sua categoria di costo definita e il relativo costo che, come si può notare dalla Fig.12 sottostante, è un costo orario, tipico degli ambienti di produzione. Si andranno a creare tanti articoli di tipo “Manufacturing Charge Item” in base alle differenze di costo e categoria.
Il processo di abbinamento dei costi alle varie fasi di lavorazione può essere realizzato attraverso la creazione di modelli di costo, identificati da NetSuite come “Manufacturing Cost Template”. Grazie a questo elemento, si possono definire i costi, ovviamente di tipo diverso, da associare a una specifica fase di lavorazione.
Figura 12 Esempio di Manufacturing Charge Item
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Ad esempio, i costi associabili ad una lavorazione potranno essere sia di tipo setup che di tipo run, dunque all’esecuzione della lavorazione verranno abbinati questi costi standard inclusi nel “Manufacturing Cost Template”.
Ai passi preliminari che sono stati eseguiti fino a questo punto per la creazione del ciclo produttivo, si aggiunge la definizione dei gruppi di lavoro, ossia delle risorse che sono coinvolte nelle diverse fasi di lavorazione. NetSuite definisce questa entità come “Manufacturing Work Center”, dove al suo interno è consentita la definizione delle risorse umane e dei macchinari adibiti ad una operazione. Inoltre, è possibile definire anche un calendario per il centro di lavoro, definito “Work Calendar”. Questo sarà utile al fine di stabilire le ore disponibili per le lavorazioni all’interno di quel gruppo.
Figura 14 Esempio di Manufacturing Work Center
Grazie alla corrispondenza fra MWC e MCT, per un’operazione del ciclo i costi definiti nel modello di costo verranno moltiplicati per il numero di risorse umane e macchinari che saranno “recuperati” nel corrispondente centro di lavoro. Naturalmente la definizione dei costi totale terrà conto, come verrà spiegato nel seguito, dei tempi di lavorazione dichiarati sulla singola fase.
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Terminata la creazione dei centri di lavoro, è possibile procedere con la creazione del ciclo produttivo sul sistema, denominato “Manufacturing Routing”. Questo è composto da un insieme di fasi per le quali vengono scelti dei tempi standard di lavorazione (run) e di setup.
NetSuite richiede, per il “Manufacturing Routing”, la definizione di una “Bill of Material” e di una “Location” in cui eseguire il ciclo, dove dovranno essere presenti in giacenza anche i componenti previsti dalla distinta base per la realizzazione dell’Assembly.
Come si ricava dalla Fig. 15, per ciascuna fase devono essere definiti i seguenti elementi: • Operation Sequence: numero dell’operazione all’interno della sequenza,
generalmente si adotta la numerazione 10-20-30 e a seguire;
• Operation Name: nome dell’operazione che viene inserito manualmente; • Manufacturing Work Center;
• Manufacturing Cost Template;
• Setup Time e Run Time: questi tempi standard verranno richiamati successivamente nelle dichiarazioni dei tempi del ciclo produttivo e, nel caso di tempi run, verranno moltiplicati per le unità di prodotto finito realizzate all’interno della singola fase. Ad ogni modo possono essere modificati puntualmente nel caso di scostamenti dai tempi standard.
L’inserimento del Manufacturing Routing, con tutti gli attributi a questo collegati, è il passaggio fondamentale per consentire il tracciamento del processo produttivo fase per fase e la registrazione dei costi sorgenti dall’esecuzione delle operazioni.
