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LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI
Che Cos'è?
La conservazione è l’insieme delle attività volte a proteggere nel tempo i documenti informatici, impedendone il danneggiamento, la perdita o la distruzione e garantendone autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità.
Entro l’11 aprile 2017 tutti i sistemi di conservazione dovranno essere adeguati alle regole tecniche contenute nel DPCM del 3/12/2013.
Quali documenti conservare?
Documenti di testo, fogli di calcolo, schemi XML redatti tramite l’utilizzo di appositi strumenti software;
Documenti acquisiti per via telematica o su supporto informatico, e-‐mail, documenti acquisiti come copia per immagine di un documento
analogico.
Registrazioni informatiche di transazioni o processi informatici, dati forniti dall’utente attraverso la compilazione di moduli o formulari elettronici
Insieme di dati, provenienti da una o più basi dati, raggruppati secondo una struttura logica determinata (viste).
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Come conservare i documenti?
CONSERVAZIONE IN HOUSE
I documenti vengono conservati all’interno della propria struttura organizzativa.
I soggetti devono rispettare quanto previsto dalle regole tecniche in tema di conservazione (dpcm 3/12/2013)
CONSERVAZIONE IN OUTSOURCING
I documenti vengono conservati da soggetti terzi, esterni alla struttura organizzativa.
I soggetti che affidano a terzi la conservazione hanno l’obbligo di rivolgersi a conservatori che garantiscano qualità e sicurezza della conservazione, accreditati da AgID.
Quali le figure professionali coinvolte?
Per il processo di conservazione in house è sufficiente soltanto la figura del responsabile
interno della conservazione
Per il processo di conservazione in outsourcing oltre al responsabile interno della conservazione è necessario anche un responsabile del soggetto terzo cui il servizio è stato affidato.
